Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, lao động là một trong ba yếu tố cơ bản bên cạnh tư liệu lao động và đối tượng lao động. Sức lao động của con người khi kết hợp với tư liệu sản xuất là điều kiện tiên quyết để tạo ra của cải vật chất. Để tạo động lực thúc đẩy người lao động nâng cao năng suất và hiệu quả công việc, tiền lương và các chế độ đãi ngộ giữ vai trò đòn bẩy kinh tế trực tiếp. Tiền lương không chỉ là nguồn thu nhập chủ yếu phục vụ tái sản xuất sức lao động của người lao động mà còn là một bộ phận trọng yếu cấu thành nên giá thành sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Đối với nhà quản lý doanh nghiệp, bài toán đặt ra là phải tính toán, phân bổ chi phí tiền lương hợp lý nhằm vừa đảm bảo quyền lợi của người lao động, vừa tối ưu hóa chi phí sản xuất kinh doanh. Việc tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương một cách khoa học, chính xác giúp doanh nghiệp đánh giá đúng tình hình sử dụng lao động, kiểm soát quỹ lương và tuân thủ đúng các nghĩa vụ bảo hiểm đối với Nhà nước.

Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, tác giả Hà Thị Trang đã thực hiện chuyên đề tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Nama C&T Vina" dưới sự hướng dẫn của TS. Phạm Thị Minh Hồng tại Viện Kế toán Kiểm toán – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (năm 2017).

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của chuyên đề được xác định rõ:

  1. Hệ thống hóa cơ sở thực tiễn về đặc điểm lao động, công tác quản lý lao động và các hình thức trả lương tại Công ty TNHH Nama C&T Vina.
  2. Phân tích thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương (Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Kinh phí công đoàn) tại công ty thông qua hệ thống chứng từ, tài khoản, phương pháp tính toán và quy trình ghi sổ kế toán.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán tiền lương tại đơn vị, từ đó đề xuất các nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Nama C&T Vina (địa chỉ: Khu phố 4, Trung Sơn Trầm, thị xã Sơn Tây, TP. Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và tài liệu kế toán phát sinh trong niên độ năm 2017, trọng tâm phân tích chuyên sâu vào dữ liệu tháng 10/2017.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và cơ chế quản lý tiền lương

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên hệ thống các quy định pháp luật lao động và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành tại thời điểm nghiên cứu:

  • Bộ luật Lao động và Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Bảo hiểm y tế, Luật Việc làm.
  • Nghị định số 153/2016/NĐ-CP của Chính phủ quy định mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động.
  • Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (CTGS).

Phương pháp nghiên cứu thực tế

Tác giả đã sử dụng tổng hợp các phương pháp hạch toán kế toán và nghiên cứu thực tiễn:

  • Phương pháp thu thập và khảo sát dữ liệu thực tế: Tiếp cận hệ thống hồ sơ nhân sự, bảng chấm công, hợp đồng lao động, phiếu giao việc, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH và chứng từ kế toán tiền mặt tại công ty.
  • Phương pháp chứng từ kế toán: Khảo sát trình tự lập, luân chuyển và kiểm tra các chứng từ gốc liên quan đến lao động, tiền lương và trợ cấp bảo hiểm.
  • Phương pháp tài khoản và ghi sổ kép: Phân tích quy trình định khoản, đối ứng tài khoản giữa TK 334, TK 338 với các tài khoản chi phí (TK 622, TK 642) và tài khoản tiền tệ (TK 111).
  • Phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán: Phân tích dữ liệu từ bảng phân bổ tiền lương, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái các tài khoản tổng hợp.

Nguồn dữ liệu sử dụng

Toàn bộ số liệu sơ cấp và thứ cấp trong nghiên cứu được trích xuất trực tiếp từ phòng Kế toán và bộ phận Tổ chức - Hành chính của Công ty TNHH Nama C&T Vina trong năm 2017, tiêu biểu gồm:

  • Bảng chấm công tháng 10/2017.
  • Hợp đồng lao động số 03/HĐLĐ-NAMA và số 04/HĐLĐ-NAMA.
  • Bảng thanh toán lương tháng 10/2017 và Bảng phụ cấp tiền ăn trưa.
  • Bảng phân bổ tiền lương và BHXH tháng 10/2017.
  • Các Chứng từ ghi sổ (số 01, 02, 03, 04 ngày 31/10/2017).
  • Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái TK 334, TK 338 năm 2017.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: Đặc điểm lao động - tiền lương và quản lý lao động, tiền lương của Công ty TNHH Nama C&T Vina

Chương này tập trung mô tả cấu trúc nhân sự, phân loại lao động, các quy định trả lương và quy trình tổ chức quản lý tiền lương tại doanh nghiệp.

Cơ cấu và đặc điểm lao động: Tính đến ngày 01/01/2017, tổng số lao động làm việc tại công ty là 48 người, bao gồm:

  • Lãnh đạo công ty: 01 người.
  • Phòng kỹ thuật: 02 người.
  • Nhân viên kế toán: 01 người.
  • Công nhân thi công xây lắp: 44 người.

Lao động của công ty được phân chia thành hai nhóm chính: lao động trực tiếp (công nhân xây lắp, giám sát thi công) và lao động gián tiếp (quản lý, hành chính, kế toán). Do đặc thù hoạt động trong ngành xây lắp đòi hỏi thể lực, lao động nam chiếm đa số (độ tuổi từ 21 đến 40 tuổi); lao động nữ chỉ có 02 người (Giám đốc và nhân viên kế toán). Về trình độ chuyên môn, khối văn phòng và kỹ thuật có trình độ đại học, cao đẳng; trong khi khối thi công trực tiếp chủ yếu có trình độ trung cấp hoặc lao động phổ thông.

Chế độ và hình thức trả lương:

  • Doanh nghiệp áp dụng chế độ tiền lương tối thiểu theo quy định nhà nước. Đơn giá ngày công thấp nhất trả cho công nhân là 150.000 đồng/ngày, đảm bảo nếu làm đủ ngày công trong tháng thì mức thu nhập đạt từ 3.900.000 đồng/tháng (đáp ứng quy định mức lương tối thiểu vùng).
  • Hình thức trả lương áp dụng là lương thời gian dựa trên bảng chấm công hàng ngày. Đơn giá ngày công của công nhân dao động theo thỏa thuận tay nghề (từ 150.000 đồng/ngày trở lên). Nhân viên kế toán hưởng mức lương thỏa thuận 170.000 đồng/ngày (tính trên cơ sở 26 ngày công chuẩn/tháng). Riêng Giám đốc công ty đồng thời là chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên nên không hưởng lương.
  • Chế độ phụ cấp: Công ty áp dụng mức phụ cấp tiền ăn trưa 30.000 đồng/người/ngày cho những ngày làm đủ công.
  • Chế độ làm thêm giờ: Áp dụng đối với công nhân trực tiếp thi công (không áp dụng cho khối quản lý/văn phòng). Tiền làm thêm giờ được tính theo công thức: $$\text{Tiền làm thêm giờ} = \text{Tiền lương giờ thực trả} \times (\text{150% hoặc 200% hoặc 300%}) \times \text{Số giờ làm thêm}$$ Trong đó: ngày thường tính 150%, ngày nghỉ hàng tuần tính 200%, ngày Lễ/Tết tính 300%. Khoản tiền làm thêm giờ được cộng trực tiếp vào thu nhập thực lĩnh và không chịu trích nộp bảo hiểm.
  • Chế độ trợ cấp BHXH: Lao động nghỉ ốm đau hưởng 75% mức lương thỏa thuận; nghỉ thai sản hoặc điều trị bệnh nghề nghiệp hưởng 100% mức lương theo quy định, chi trả dựa trên chứng từ y tế hợp lệ và được quyết toán với cơ quan BHXH.

Quy trình quản lý lao động và tiền lương: Vào cuối tháng, các bộ phận chuyển bảng chấm công về Phòng Tổ chức - Hành chính. Phòng Tổ chức - Hành chính tổng hợp, lập bảng tính lương chuyển Giám đốc phê duyệt, sau đó chuyển sang phòng Kế toán. Kế toán lập giấy đề nghị thanh toán trình Giám đốc duyệt chi để Thủ quỹ xuất tiền mặt chi trả trực tiếp cho người lao động.

CHƯƠNG 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Nama C&T Vina

Chương 2 phản ánh chi tiết thực tế hạch toán kế toán tại công ty thông qua hệ thống chứng từ, tài khoản sử dụng và trình tự ghi sổ trong tháng 10/2017.

Tỷ lệ trích các khoản theo lương áp dụng:

Khoản trích nộp Tính vào chi phí DN (%) Trừ vào lương NLĐ (%) Tổng tỷ lệ trích (%)
Bảo hiểm xã hội (BHXH) 17,5% 8,0% 25,5%
Bảo hiểm y tế (BHYT) 3,0% 1,5% 4,5%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 1,0% 1,0% 2,0%
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2,0% 0,0% 2,0%
Tổng cộng 23,5% 10,5% 34,0%

Hệ thống tài khoản và định khoản nghiệp vụ:

  • TK 334 - Phải trả người lao động: Dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán tiền lương, tiền công, phụ cấp, trợ cấp BHXH cho người lao động.
  • TK 338 - Phải trả, phải nộp khác: Chi tiết các tài khoản cấp hai gồm TK 3382 (KPCĐ), TK 3383 (BHXH), TK 3384 (BHYT), TK 3386 (BHTN).

Các bút toán kế toán chủ yếu phát sinh trong tháng 10/2017:

  1. Tính tiền lương phải trả cho các bộ phận:
    • Bộ phận quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642: 3.400.000 đồng / Có TK 334: 3.400.000 đồng.
    • Bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất: Nợ TK 622: 157.006.600 đồng / Có TK 334: 157.006.600 đồng.
  2. Trích các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn tính vào chi phí doanh nghiệp (23,5%):
    • Nợ TK 642: 1.038.700 đồng
    • Nợ TK 622: 43.442.100 đồng
    • Có TK 338 (chi tiết 3382: 2%, 3383: 17,5%, 3384: 3%, 3386: 1%): 44.480.800 đồng.
  3. Trích các khoản bảo hiểm khấu trừ vào lương của người lao động (10,5%):
    • Nợ TK 334: 19.874.400 đồng / Có TK 338 (chi tiết 3383, 3384, 3386): 19.874.400 đồng.
  4. Trợ cấp BHXH chi trả cho người lao động nghỉ ốm (trường hợp anh Nguyễn Văn Thạo - nghỉ 10 ngày mổ ruột thừa theo Giấy chứng nhận số 05 của Bệnh viện Bạch Mai):
    • Nợ TK 338 (3383): 3.254.000 đồng / Có TK 334: 3.254.000 đồng.
  5. Chi trả tiền lương bằng tiền mặt cho người lao động:
    • Nợ TK 334: 140.532.200 đồng / Có TK 111: 140.532.200 đồng.
  6. Nộp các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn cho cơ quan quản lý bằng tiền mặt (Phiếu chi số 03 ngày 12/11/2017):
    • Nợ TK 338: 64.355.200 đồng / Có TK 111: 64.355.200 đồng.

Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ: Hàng ngày và định kỳ, căn cứ vào các chứng từ gốc (Bảng chấm công, Hợp đồng lao động, Phiếu giao việc, Giấy nghỉ ốm hưởng BHXH, Bảng thanh toán lương, Bảng phụ cấp ăn trưa), kế toán lập Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Cuối tháng (ngày 31/10/2017), kế toán lập các Chứng từ ghi sổ (CTGS số 01: Phụ cấp ăn trưa; CTGS số 02: Tiền lương văn phòng; CTGS số 03: Khấu trừ bảo hiểm vào lương; CTGS số 04: Thanh toán lương). Các CTGS được đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào Sổ cái TK 334 và Sổ cái TK 338.

CHƯƠNG 3: Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Nama C&T Vina

Chương 3 tổng kết các đánh giá về ưu điểm, hạn chế của hệ thống kế toán hiện tại và đưa ra các nhóm giải pháp hoàn thiện.

Đánh giá thực trạng:

  • Ưu điểm: Công ty thực hiện nghiêm túc quy định về mức lương tối thiểu vùng; quản lý ngày công tương đối rõ ràng qua bảng chấm công công khai; thực hiện chi trả lương và trợ cấp trực tiếp, kịp thời; hạch toán đầy đủ các khoản trích nộp bảo hiểm theo đúng tỷ lệ nhà nước quy định.
  • Nhược điểm:
    • Hình thức trả lương theo thời gian thuần túy chưa gắn chặt kết quả lao động cá nhân với đơn giá sản phẩm hoàn thành trên công trường.
    • Chế độ đãi ngộ, phụ cấp còn đơn giản (mới có phụ cấp ăn trưa 30.000 đồng/ngày, chưa có phụ cấp trách nhiệm, độc hại, phụ cấp thâm niên).
    • Bảng thanh toán lương còn gộp nhiều nội dung tính toán (lương cơ bản, làm thêm giờ, trừ bảo hiểm) trong một biểu mẫu duy nhất, gây khó khăn cho việc kiểm tra chi tiết.

Các giải pháp hoàn thiện do tác giả đề xuất:

  1. Về hình thức tiền lương và phương pháp tính lương: Đề xuất nghiên cứu áp dụng kết hợp hình thức trả lương theo sản phẩm hoặc lương khoán công việc đối với các tổ đội thi công xây lắp nhằm nâng cao năng suất lao động.
  2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán: Hoàn thiện việc mở chi tiết các tiểu khoản thuộc TK 334 (TK 3341, TK 3348) và TK 338 để phân định rõ ràng giữa các đối tượng lao động thường xuyên và lao động thời vụ.
  3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Tách biệt biểu mẫu Bảng thanh toán lương và Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ; chuẩn hóa quy trình lưu trữ hồ sơ và chứng từ bảo hiểm xã hội.
  4. Về sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp: Mở thêm sổ kế toán chi tiết thanh toán lương theo từng phòng ban, đội thi công để phục vụ công tác kiểm soát chi phí nội bộ.
  5. Về báo cáo kế toán: Thiết lập định kỳ các báo cáo phân tích quỹ lương và tình hình biến động lao động phục vụ trực tiếp cho ban giám đốc ra quyết định quản trị.

Kết quả và đóng góp

  • Hệ thống hóa thực trạng kế toán tiền lương tại doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ: Chuyên đề đã phản ánh chân thực và đầy đủ toàn bộ quy trình hạch toán lao động, tiền lương và bảo hiểm xã hội của Công ty TNHH Nama C&T Vina trong năm 2017.
  • Minh họa chi tiết chu trình luân chuyển chứng từ và sổ sách: Cung cấp hệ thống dữ liệu thực tế gồm 22 biểu mẫu kế toán hoàn chỉnh (từ Bảng chấm công, Hợp đồng lao động, Phiếu giao việc, Giấy chứng nhận C65-HD, Bảng phân bổ tiền lương đến các Chứng từ ghi sổ số 01-04 và Sổ cái các tài khoản 334, 338).
  • Đề xuất giải pháp mang tính ứng dụng thực tiễn: 5 nhóm giải pháp hoàn thiện được thiết kế phù hợp với quy mô nhân sự (48 người) và mô hình quản lý của doanh nghiệp xây lắp TNHH một thành viên.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được giới hạn tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH Nama C&T Vina) với quy mô lao động nhỏ và cơ cấu tổ chức kế toán đơn giản (01 nhân viên kế toán, Giám đốc kiêm Kế toán trưởng). Dữ liệu phân tích tập trung chủ yếu vào số liệu phát sinh của tháng 10/2017.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu hạch toán tiền lương gắn với dự toán công trình xây lắp lớn, nghiên cứu ứng dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng để tự động hóa quy trình luân chuyển chứng từ và tích hợp phương pháp tính thuế thu nhập cá nhân tự động cho toàn bộ nhân sự.

Giá trị tham khảo

  • Đối với sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Tài liệu là mẫu chuyên đề thực tập tốt nghiệp điển hình về đề tài kế toán tiền lương, cung cấp cách trình bày phương pháp hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ và cách lập các bảng phân bổ chi phí tiền lương, bảo hiểm xã hội.
  • Đối với người làm kế toán tại các doanh nghiệp xây lắp nhỏ: Cung cấp tài liệu tham khảo thực tế về phương pháp tính lương thời gian, cách xử lý lương làm thêm giờ (150%, 200%, 300%), thủ tục thanh toán trợ cấp ốm đau qua bảo hiểm xã hội (mẫu C65-HD) và định khoản các tài khoản 334, 338, 622, 642.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự của Công ty TNHH Nama C&T Vina tại thời điểm nghiên cứu gồm bao nhiêu người?

Tính đến ngày 01/01/2017, công ty có tổng số 48 lao động, gồm 01 Lãnh đạo công ty, 02 nhân viên Phòng kỹ thuật, 01 Nhân viên kế toán và 44 Công nhân thi công xây lắp.

2. Tỷ lệ trích các khoản theo lương áp dụng tại công ty trong năm 2017 được phân chia như thế nào?

Tổng tỷ lệ trích các khoản theo lương là 34%, trong đó tính vào chi phí doanh nghiệp là 23,5% (BHXH: 17,5%, BHYT: 3%, BHTN: 1%, KPCĐ: 2%) và trừ vào lương của người lao động là 10,5% (BHXH: 8%, BHYT: 1,5%, BHTN: 1%).

3. Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán nào để hạch toán tiền lương?

Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào các chứng từ gốc và Bảng phân bổ tiền lương, kế toán lập các Chứng từ ghi sổ (CTGS), vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ rồi chuyển số liệu vào Sổ cái TK 334 và Sổ cái TK 338.

4. Mức phụ cấp ăn trưa và nguyên tắc tính tiền làm thêm giờ tại công ty được thực hiện ra sao?

  • Mức phụ cấp ăn trưa là 30.000 đồng/người/ngày cho những ngày làm đủ công.
  • Tiền làm thêm giờ chỉ áp dụng cho công nhân thi công trực tiếp, tính trên đơn giá giờ làm việc tiêu chuẩn: nhân hệ số 150% (ngày thường), 200% (ngày nghỉ hàng tuần) và 300% (ngày Lễ, Tết). Tiền làm thêm giờ không bị khấu trừ các khoản trích bảo hiểm.

5. Trường hợp người lao động nghỉ ốm đau được thanh toán chế độ bảo hiểm như thế nào trong tài liệu?

Người lao động nộp Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (mẫu C65-HD) do cơ sở y tế cấp. Kế toán tính trợ cấp bằng 75% mức lương thỏa thuận theo số ngày nghỉ thực tế (ví dụ trường hợp ông Nguyễn Văn Thạo nghỉ 10 ngày mổ ruột thừa nhận trợ cấp 3.254.000 đồng) và lập thủ tục quyết toán lại với cơ quan BHXH.

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Hà Thị Trang đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Nama C&T Vina trong năm 2017. Nghiên cứu cung cấp minh chứng thực tế rõ ràng về phương pháp tính lương thời gian, hạch toán các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội và quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất mang tính khả thi, bám sát đặc thù quản lý của một doanh nghiệp xây lắp quy mô vừa và nhỏ.