Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, các doanh nghiệp thực hiện quyền tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh theo nguyên tắc tự bù đắp chi phí và bảo đảm có lãi. Để nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường trong và ngoài nước, doanh nghiệp phải đồng thời thực hiện các mục tiêu: nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và hạ giá thành sản xuất. Trong hệ thống các đòn bẩy kinh tế phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp, yếu tố con người giữ vị trí then chốt, trong đó tiền lương đóng vai trò là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động, đồng thời là nguồn thu nhập chính bảo đảm đời sống cho người lao động.

Gắn liền với tiền lương là các khoản trích theo lương bao gồm: Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và Kinh phí công đoàn (KPCĐ). Việc tổ chức tốt công tác hạch toán tiền lương và các khoản thanh toán bảo hiểm không chỉ đảm bảo quyền lợi vật chất, tạo động lực thúc đẩy năng suất lao động mà còn giúp doanh nghiệp chấp hành nghiêm túc các quy định pháp luật hiện hành.

Từ yêu cầu thực tiễn đó, tác giả Nguyễn Thị Thu Hiền (sinh viên lớp Kế toán K43, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) dưới sự hướng dẫn của ThS. Lê Ngọc Thăng đã thực hiện chuyên đề tốt nghiệp: “Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Sữa Quốc tế”.

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của chuyên đề gồm:

  1. Hệ thống hóa đặc điểm lao động, các hình thức trả lương và cơ chế quản lý tiền lương, các khoản trích theo lương tại đơn vị thực tập.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Sữa Quốc tế.
  3. Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty.

Đối tượng nghiên cứu là công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương. Phạm vi nghiên cứu về không gian là Công ty Cổ phần Sữa Quốc tế (địa chỉ tại Km 29 - Quốc lộ 6, xã Trường Yên, huyện Chương Mỹ, thành phố Hà Nội); phạm vi thời gian tập trung vào số liệu thực tế năm 2013, trọng tâm là chứng từ và sổ sách kế toán tháng 11 năm 2013.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng hệ thống quy định pháp luật và chế độ kế toán doanh nghiệp của Việt Nam làm cơ sở pháp lý và lý thuyết hạch toán, bao gồm:

  • Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Nghị định số 62/2009/NĐ-CP ngày 27/07/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Bảo hiểm y tế (áp dụng mức đóng BHYT 4,5% từ ngày 01/01/2010).
  • Quy định của Luật Bảo hiểm xã hội và Luật Bảo hiểm thất nghiệp (bắt đầu thực hiện từ ngày 01/01/2009).
  • Mẫu chứng từ ban hành kèm Công văn số 93 TC/CĐKT ngày 20/07/1999 của Bộ Tài chính về mẫu Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả áp dụng trên thực tế là phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp quan sát thực địa tại doanh nghiệp:

  • Phương pháp thu thập và chứng từ kế toán: Thu thập trực tiếp hệ thống chứng từ gốc phát sinh tại các phòng ban và phân xưởng (Bảng chấm công, Bảng tổng hợp năng suất sản lượng, Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH, Phiếu chi, Giấy chứng nhận nghỉ ốm).
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp số liệu: Tổng hợp cơ cấu nhân sự từ phòng Hành chính - Nhân sự; phân tích các bảng tính lương, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương.
  • Phương pháp tài khoản và ghi sổ kế toán: Vận dụng nguyên tắc hạch toán ghi kép trên hệ thống tài khoản kế toán (TK 334, TK 338 và các tài khoản chi phí liên quan TK 622, TK 627, TK 642) theo hình thức kế toán Nhật ký chung.

Nguồn dữ liệu sử dụng trong chuyên đề là dữ liệu thứ cấp và dữ liệu tác nghiệp thực tế do Phòng Hành chính - Nhân sự và Phòng Tài chính - Kế toán của Công ty Cổ phần Sữa Quốc tế cung cấp trong kỳ thực tập.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm lao động tiền lương và quản lý lao động tiền lương của Công ty CP Sữa Quốc tế

Chương này tập trung phân tích đặc điểm nhân sự, cơ chế tổ chức quản lý và quy chế phân phối thu nhập tại đơn vị:

  • Đặc điểm lực lượng lao động: Tổng số lao động của công ty là 109 người, trong đó nam giới là 68 người (chiếm 62,4%), nữ giới là 41 người (chiếm 37,6%). Độ tuổi bình quân của lao động là 31 tuổi (người nhỏ tuổi nhất là 21 tuổi, cao nhất là 55 tuổi). Toàn bộ 100% cán bộ công nhân viên đều được tham gia đóng bảo hiểm.
Trình độ chuyên môn Số người Tỷ lệ (%)
Kỹ sư 21 19,27
Cử nhân 06 5,50
Cao đẳng 15 13,76
Trung cấp 18 16,51
Công nhân kỹ thuật 12 11,01
Lái xe 03 2,75
Lao động phổ thông 34 31,19
Tổng số lao động 109 100,00
  • Hình thức trả lương: Công ty áp dụng đồng thời hai hình thức:
    1. Trả lương theo sản phẩm: Áp dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất, căn cứ vào số lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn nghiệm thu và đơn giá tiền lương do phòng Kế toán phối hợp phòng Kỹ thuật lập, Giám đốc phê duyệt: $$\text{TLSP}{1\text{kho}} = \text{SL} \times \text{ĐGTL}{1\text{SP}}$$ Sau đó kết hợp đánh giá xếp loại công A, B, C theo cấp bậc và ngày công thực tế để tính thu nhập.
    2. Trả lương theo thời gian: Áp dụng cho cán bộ, nhân viên bộ phận gián tiếp (quản lý phân xưởng, các phòng ban chuyên môn, nhân viên phục vụ): $$\text{Lương chính} = \frac{\text{LCB} \times \text{Hệ số lương}}{26 \text{ ngày}} \times \text{Số ngày công thực tế} + \text{Phụ cấp} + \text{Thưởng}$$ $$\text{Lương làm thêm giờ} = \frac{\text{LCB} \times \text{Hệ số lương}}{208 \text{ giờ}} \times \text{Số giờ làm thêm} \times 200%$$
  • Chế độ phụ cấp, thưởng và phạt:
    • Phụ cấp trách nhiệm: $\text{Phụ cấp} = \text{Hệ số trách nhiệm} \times 2.000$. Hệ số quy định: Giám đốc (0,5), Phó Giám đốc (0,4), Trưởng phòng/Quản đốc (0,3), Phó phòng (0,2), Tổ trưởng (0,1). Công ty không áp dụng phụ cấp độc hại.
    • Thưởng: Phân chia thành thưởng thường xuyên (xếp hạng theo ngày công A, B, C; thưởng chất lượng sản xuất; thưởng ca ba vào các tháng 3, 4, 5) và thưởng không thường xuyên (lễ, tết, thi đua). Mức thưởng công A là 300.000 đồng/tháng (100%), công B là 150.000 đồng/tháng (50%), công C không được thưởng (0%). Cuối năm, người lao động được nhận 1 tháng lương cơ bản cùng khoản thưởng 200.000 đồng/công A và 100.000 đồng/công B.
    • Phạt: Vi phạm quy định an toàn hoặc nghỉ không lý do từ 1 đến 9 công thì mỗi công nghỉ bị phạt trừ 5 công thực tế; nghỉ từ 10 công trở lên bị phạt và cắt toàn bộ tiền thưởng.
  • Tỷ lệ các khoản trích theo lương: Tổng tỷ lệ trích nộp là 32,5% trên quỹ lương; trong đó tính vào chi phí doanh nghiệp 23%, trừ vào lương người lao động 9,5%:
    • BHXH (24%): Doanh nghiệp chịu 17%, người lao động đóng 7% (nộp về BHXH Huyện Chương Mỹ, công ty không giữ lại 2% tại đơn vị).
    • BHYT (4,5%): Doanh nghiệp chịu 3%, người lao động đóng 1,5%.
    • BHTN (2%): Doanh nghiệp chịu 1%, người lao động đóng 1%.
    • KPCĐ (2%): Doanh nghiệp chịu 100% tính vào chi phí (1% cho công đoàn cơ sở, 1% nộp Liên đoàn lao động Huyện Chương Mỹ).
  • Cơ cấu quản lý lao động - tiền lương: Phân định rõ chức năng của Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, hai Phó Giám đốc, Phòng Hành chính - Nhân sự (quản lý hồ sơ, chấm công, lập kế hoạch tiền lương), Phòng Tài chính - Kế toán (kiểm soát, hạch toán, chi trả) và Ban Quản lý chất lượng QA (nghiệm thu sản phẩm, xác nhận sản phẩm lỗi để trừ lương).

Chương 2: Thực trạng công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Sữa Quốc tế

Chương 2 mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ, tài khoản và phương pháp ghi sổ kế toán tại đơn vị thông qua các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 11/2013:

  • Hệ thống chứng từ sử dụng: Doanh nghiệp áp dụng các mẫu biểu theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC và các quy định liên quan:
    • Bảng chấm công (Mẫu 01a - LĐTL).
    • Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02 - LĐTL), Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu 03 - LĐTL).
    • Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành (Mẫu 05 - LĐTL), Bảng tổng hợp năng suất sản lượng (Mẫu 06a - LĐTL).
    • Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (Mẫu 10 - LĐTL), Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Mẫu 11 - LĐTL).
    • Phiếu chi (Mẫu số 02 - TT), Giấy chứng nhận ốm hưởng BHXH, Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH, hồ sơ mẫu 67a-TS, A01-TS, D02-TS.
  • Hạch toán chi tiết nghiệp vụ tiền lương và bảo hiểm:
    • Trường hợp lương thời gian: Minh họa qua trường hợp của Giám đốc Nguyễn Thị Bẩy (hệ số lương 3,25, hệ số phụ cấp 0,5, làm việc 27 ngày công gồm 1 ngày làm thêm giờ, đạt công A thưởng 300.000 đồng). Sau khi trừ 9,5% các khoản bảo hiểm, số tiền thực lĩnh được xác định chính xác theo công thức.
    • Trường hợp lương sản phẩm: Minh họa qua công nhân trực tiếp sản xuất Phạm Công Thành (hệ số lương đóng bảo hiểm 1,85, làm việc 26 ngày công, đạt công A). Khối lượng sản phẩm hoàn thành gồm: Sữa chua uống SC001 (2.000 đơn vị), Sữa chua Bio SC003 (1.100 đơn vị), Váng sữa QT VS100 (750 đơn vị), Sữa tươi 110ml ST110 (1.850 đơn vị), Sữa tươi 180ml ST180 (2.000 đơn vị), tổng tiền lương sản phẩm đạt 4.450.000 đồng.
    • Trường hợp trợ cấp BHXH: Công nhân Vũ Thế Tiến nghỉ ốm do sốt virus 3 ngày (từ 09/11 đến 11/11/2013), tỷ lệ hưởng 75%, được cơ quan BHXH chi trả trợ cấp thay lương số tiền 335.554 đồng.
  • Tài khoản và trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp:
    • Doanh nghiệp sử dụng TK 334 (chi tiết TK 3341, TK 3348) và TK 338 (chi tiết TK 3382, TK 3383, TK 3384, TK 3389).
    • Trình tự luân chuyển: Từ chứng từ gốc (Phiếu chi, Phiếu thanh toán BHXH, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH) $\rightarrow$ ghi vào Sổ chi tiết TK 334, Sổ chi tiết TK 3382, 3383, 3384, 3389 (Mẫu S20-DN) $\rightarrow$ ghi vào Sổ Nhật ký chung (Mẫu S03a-DN) $\rightarrow$ lên Sổ Cái TK 334 và Sổ Cái TK 338 (Mẫu S03b-DN).
Chỉ tiêu nghiệp vụ tháng 11/2013 Tài khoản Nợ Tài khoản Có Số tiền (VNĐ)
Chi phí lương bộ phận Quản lý doanh nghiệp 642 334 90.235.000
Chi phí lương bộ phận Phân xưởng sản xuất 627 334 210.405.000
Chi phí lương Công nhân trực tiếp sản xuất 622 334 190.038.000
Trợ cấp BHXH ốm đau chi trả thay lương 338 (3383) 334 335.554
Trừ bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) vào lương NLĐ 334 338 50.474.000
Thanh toán tiền lương cho người lao động bằng tiền mặt 334 111 (1111) 441.204.000
Trích nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ qua ngân hàng 338 112 / 1111 Toàn bộ số trích nộp

Chương 3: Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Sữa Quốc tế

Chương này trình bày các định hướng và giải pháp xuất phát từ kết quả khảo sát thực tế tại Chương 1 và Chương 2 nhằm:

  • Hoàn thiện việc lập, kiểm soát và luân chuyển chứng từ ban đầu (bảng chấm công, bảng kê năng suất).
  • Chuẩn hóa quy trình phân bổ chi phí nhân công và tính toán các khoản trích theo lương theo sát các văn bản quy phạm pháp luật mới của Nhà nước.
  • Nâng cao tính chính xác trong việc mở sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản tiền lương (TK 334) và bảo hiểm (TK 338).

Kết quả và đóng góp

  • Hệ thống hóa toàn diện mô hình tiền lương: Khóa luận phản ánh chính xác mô hình kết hợp giữa trả lương theo thời gian (khối gián tiếp, quản lý) và trả lương theo sản phẩm trực tiếp (khối công nhân vận hành dây chuyền sản xuất sữa tự động) tại Công ty Cổ phần Sữa Quốc tế.
  • Tập hợp bộ số liệu thực chứng chi tiết: Khóa luận cung cấp đầy đủ chuỗi dữ liệu kế toán thực tế trong tháng 11/2013, từ cơ cấu 109 nhân sự, các hệ số lương, bảng đơn giá sản phẩm cho đến hệ thống sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản 334, 3382, 3383, 3384, 3389.
  • Minh họa quy trình hạch toán rõ ràng: Mô tả mạch lạc quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung đối với các nghiệp vụ tính lương, trích bảo hiểm (tổng tỷ lệ 32,5%), thanh toán lương bằng tiền mặt và giải quyết trợ cấp BHXH trả thay lương tại đơn vị cơ sở.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế về phạm vi dữ liệu: Chuyên đề thực tập tốt nghiệp được thực hiện trong khoảng thời gian có hạn, các mẫu chứng từ và số liệu kế toán thực chứng chủ yếu được trích xuất tập trung vào kỳ kế toán tháng 11 năm 2013.
  • Hướng nghiên cứu mở rộng: Mở rộng khảo sát chu kỳ hạch toán tiền lương trong cả năm tài chính; nghiên cứu sâu hơn về việc ứng dụng phần mềm kế toán tự động hóa trong việc kết nối dữ liệu máy chấm công với phần mềm tính lương, cũng như việc cập nhật các chế độ bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân trong các giai đoạn tiếp theo.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo trực quan cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Tham khảo phương pháp xây dựng chuyên đề thực tập tốt nghiệp về đề tài kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương; cách trình bày hệ thống chứng từ, sơ đồ định khoản và sổ kế toán Nhật ký chung theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp sản xuất thực phẩm/sữa: Tham khảo phương pháp xây dựng đơn giá tiền lương theo công đoạn sản phẩm, cơ chế chấm công - tính thưởng phân loại A, B, C và quy trình quản lý hồ sơ giải quyết chế độ ốm đau, thai sản với cơ quan BHXH cấp huyện.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu lao động tại Công ty Cổ phần Sữa Quốc tế được phân bổ theo trình độ chuyên môn như thế nào? Theo Biểu 1.1 trong văn bản, công ty có tổng cộng 109 lao động gồm: 21 kỹ sư (19,27%), 06 cử nhân (5,50%), 15 người trình độ cao đẳng (13,76%), 18 người trình độ trung cấp (16,51%), 12 công nhân kỹ thuật (11,01%), 03 lái xe (2,75%) và 34 lao động phổ thông (31,19%).

2. Công ty Cổ phần Sữa Quốc tế áp dụng tỷ lệ trích nộp các khoản theo lương như thế nào? Tại thời điểm nghiên cứu (tháng 11/2013), tổng tỷ lệ trích nộp là 32,5% trên quỹ lương; trong đó tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là 23% và trừ vào lương người lao động là 9,5%. Cụ thể:

  • BHXH: 24% (Doanh nghiệp: 17%, Người lao động: 7%).
  • BHYT: 4,5% (Doanh nghiệp: 3%, Người lao động: 1,5%).
  • BHTN: 2% (Doanh nghiệp: 1%, Người lao động: 1%).
  • KPCĐ: 2% (Doanh nghiệp chịu 100%, gồm 1% cho công đoàn cơ sở và 1% nộp công đoàn cấp trên).

3. Tiêu chí xếp hạng ngày công để xét thưởng hàng tháng của công ty được quy định ra sao? Thưởng ngày công được chia làm 3 mức:

  • Hạng A: Nghỉ 0 - 1 công (ốm, con ốm, tự xin nghỉ có lý do), mức thưởng 100% (tương ứng 300.000 đồng/tháng).
  • Hạng B: Nghỉ 2 - 3 công, mức thưởng 50% (tương ứng 150.000 đồng/tháng).
  • Hạng C: Nghỉ 4 - 5 công, mức thưởng 0%.

4. Khi công nhân nghỉ việc không có lý do thì bị xử phạt như thế nào? Căn cứ quy chế công ty, công nhân nghỉ không lý do từ 1 đến 4 công hoặc từ 5 đến 9 công thì cứ mỗi công nghỉ bị phạt trừ 5 công thực tế. Nếu nghỉ không lý do từ 10 công trở lên, ngoài việc bị phạt trừ công còn bị cắt toàn bộ quyền xét thưởng.

5. Doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ kế toán nào để hạch toán tiền lương? Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung (Mẫu số S03a-DN), kết hợp mở Sổ Cái TK 334 (Mẫu S03b-DN) và các sổ chi tiết theo mẫu S20-DN cho TK 334, TK 3382, TK 3383, TK 3384, TK 3389 theo quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thu Hiền đã phản ánh chi tiết thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Sữa Quốc tế. Bằng việc kết hợp giữa lý luận chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC với các biểu mẫu, chứng từ và số liệu kế toán phát sinh thực tế tháng 11/2013, công trình đã làm rõ quy trình tính lương theo sản phẩm, lương thời gian và các khoản trích nộp bảo hiểm. Đây là tài liệu mang tính thực tiễn cao, phục vụ hiệu quả cho việc học tập và nghiên cứu nghiệp vụ kế toán tiền lương trong các doanh nghiệp sản xuất.