CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM SẢN PHẨM, TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TĐX VIỆT NAM 1. Đặc điểm sản phẩm dịch vụ của Công ty Công ty Cổ phần TĐX VIỆT NAM So với các ngành sản xuất khác, ngành xây dựng cơ bản có những đặc điểm về kinh tế - kỹ thuật riêng biệt, thể hiện rất rõ nét ở sản phẩm xây lắp và quá trình tạo ra sản phẩm của ngành. Sản phẩm xây dựng của Công ty cũng có đặc điểm chung của các sản phẩm xây lắp là những công trình, vật kiến trúc.có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất sản phẩm dài. Đặc điểm này đòi hỏi việc tổ chức quản lý và hạch toán nhất thiết phải lập dự toán (dự toán thiết kế, dự toán thi công) của từng công trình, hạng mục công trình, đồng thời quá trình sản xuất xây lắp phải so sánh với dự toán, lấy dự toán làm thước đo.
Sản phẩm cố định tại nơi sản xuất, còn các điều kiện cần thiết cho sản xuất như các loại xe máy, thiết bị, nhân công. phải di chuyển theo địa điểm đặt công trình. Mặt khác, việc xây dựng còn chịu tác động của địa chất công trình và điều kiện thời tiết, khí hậu của địa phương. cho nên công tác quản lý và sử dụng tài sản, vật tư cho công trình rất phức tạp, đòi hỏi phải có mức giá cho từng loại công tác xây lắp cho từng vùng lãnh thổ.
Sản phẩm được thực hiện theo đơn đặt hàng nên thường được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thỏa thuận với chủ đầu tư từ trước, còn gọi là giá đấu thầu (được quy định trong hợp đồng ký giữa bên giao thầu và bên nhận thầu), do vậy tính chất hàng hóa của sản phẩm xây lắp không được thể hiện rõ, nghiệp vụ bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây lắp hoàn thành đạt điểm dừng kỹ thuật cho bên giao thầu chính là quy trình tiêu thụ sản phẩm. Về xây dựng, Công ty xây dựng các công trình xây dựng công nghiệp dân dụng từ nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp, từ xây dựng từng phần đến xây dựng toàn bộ chìa khoá trao tay. Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nên có đặc điểm chung của ngành xây dựng cơ bản, sản phẩm của Công ty có đặc điểm: sản xuất theo đơn đặt hàng, sản phẩm có tính đơn chiếc, quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian sản xuất kéo dài. Khi tiến hành thi công, Công ty phải bỏ ra các yếu tố cần thiết đó là lao động sống và lao động vật hoá.
Để quản lý tốt, chặt chẽ và có hiệu quả vật tư tiền vốn, tránh thất thoát, thiệt hại 9 Lê Hải Thúy L ớp : Ktth 22.23 Đại học Kinh Tế Quốc Dân Viện kiểm toán rất dễ xáy ra trong quá trình thi công công trình thì đòi hỏi kế toán công trình phải theo dõi, kiểm tra công tác sử dụng vật tư và tiến hành ghi chép đầy đủ chi phí phát sinh tại công trình theo đúng chế độ. Đặc điểm tổ chức sản xuất sản phẩm tại Công ty Công ty Cổ phần TĐX VIỆT NAM - Có thể khái quát quy trình công nghệ sản xuất của Công ty Công ty Cổ phần TĐX VIỆT NAM như sau: Sơ đồ 1. Đặc điểm quy trình công nghệ Thi công bề mặt Giải phóng Thi công nền Thi công và hoàn thiện mặt bằng móng phần thô Về công nghệ sản xuất, Công ty sử dụng phương thức hỗn hợp vừa thủ công vừa kết hợp bằng máy. Đối với các công việc đơn giản như dọn dẹp, giải phóng mặt bằng, thi công bề mặt và hoàn thiện, công ty sử dụng lao động thủ công, còn công việc thi công nền móng và thi công phần thô, tùy theo công việc và xem xét hiệu quả kinh tế, Công ty có thể sự dụng xe máy thi công thay cho lao động thủ công.
-Cơ cấu tổ chức sản xuất :Do các công trình có địa điểm thi công rộng nên lực lượng lao động của Công ty được tổ chức thành các đội xây lắp, mỗi đội lại tổ chức thành các tổ, mỗi đội phụ trách thi công một công trình hay hạng mục công trình tùy theo tính chất và quy mô công trình. Tuy nhiên cũng có khi nhiều đội cùng phối hợp thi công trên cùng một địa bàn, một công trình theo sự điều phối của lãnh đạo công ty. Công ty chịu trách nhiệm tìm kiếm thị trường, lập hồ sơ dự thầu và ký hợp đồng thi công công trình khi trúng thầu. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh phòng kế hoạch công ty giao nhiệm vụ cho các đội thi công công trình hay hạng mục công trình.
Theo cách giao khoán của Công ty, khi nhận hợp đồng thầu mới, tuỳ theo từng loại công trình, Công ty giao khoán cho xí nghiệp xây lắp từ 75% đến 95% tổng chi phí hợp đồng. Phần kinh phí Công ty giữ lại để trang trải chi phí quản lý và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Các đội xây dựng có nhiệm vụ tổ chức thi công các công trình theo đúng tiến độ, yêu cầu kỹ thuật và đảm bảo chất lượng công trình, khối lượng công việc đã ký trong hợp đồng. Tổ chức sản xuất trong Công ty theo phương thức khoán gọn các công trình, hạng mục công trình, khối lượng hoặc công việc cho các đội xây dựng.
Trong giá khoán gọn, không chỉ có tiền lương mà còn có đủ các chi phí về vật liệu, công cụ, dụng cụ thi công, chi phí chung của bộ phận nhận khoán. Như vậy, tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty theo phương thức khoán không 10 Lê Hải Thúy L ớp : Ktth 22.23 Đại học Kinh Tế Quốc Dân Viện kiểm toán phải “khoán trắng” mà là “khoán quản”. Cách tổ chức giao khoán như trên góp phần nâng cao tính tự chủ, mang tính hiệu quả kinh tế cao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở khối lượng chi phí dự toán, chủ nhiệm công trình xây dựng kế hoạch cung ứng vật liệu, huy động nhân lực cũng như máy móc và vốn lưu động để quá trình sản xuất được diễn ra thuận lợi theo dự toán thiết kế và thi công.
Quy trình hoạt động của các đội như sau: Sơ đồ 1. Sơ đồ quy trình hoạt động của các đội Đội trưởng đội xây dựng Chủ nhiệm công trình Nhân viên Nhân viên kỹ Các tổ sản Bảo vệ kinh tế thuật xuất công trường thi công - Đội trưởng có nhiệm vụ điều hành và giám sát việc tổ chức thi công tại các công trình xây dựng; - Chủ nhiệm công trình có nhiệm vụ theo dõi, điều động nhân công, mua nguyên vật liệu cho từng hạng mục xây lắp sao cho đảm bảo đúng tiến độ và đúng định mức chi phí; - Nhân viên kỹ thuật theo dõi kiểm tra, đôn đốc các tổ sản xuất thực hiện công việc đảm bảo đúng tiến độ, kỹ thuật và an toàn lao động; - Nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu thập, phân loại, kiểm tra các chứng từ ban đầu sau đó lập Bảng kê chuyển chứng từ ban đầu về phòng Kế toán - Tài chính; - Các tổ sản xuất thực hiện các công việc được phân công; - Bảo vệ kiêm thủ kho có trách nhiệm quản lý vật liệu, công cụ lao động tại công trường nơi các đội thi công. Quản lý chi phí sản xuất của Công ty Cổ phần TĐX VIỆT NAM： -Quản lý chi phí sản xuất là phải kiểm soát được chi phí sản xuất phát sinh, tập hợp phân bổ chi phí sản xuất cho từng công trình, hạng mục công trình một cách hợp lý, làm cơ sở cho việc xác định giá thành sản xuất sản phẩm. Đồng thời trên cơ sở đó đề ra biện pháp hợp lý để tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm xây lắp.
11 Lê Hải Thúy L ớp : Ktth 22.23 Đại học Kinh Tế Quốc Dân Viện kiểm toán Sơ đồ 1. Mô hình Quản lý chi phí sản xuất của Công ty Cổ phần TĐX VIỆT NAM TỔNG GIÁM ĐỐC Phó giám đốc Phòng kế hoạch Phòng tổ chức Phòng kế toán kỹ thuật hành chính Các đội xây lắp *Chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận như sau: Giám Đốc: gián tiếp giám sát phó giám đốc công ty trong việc kiểm soát chi phí của các công trình xây dựng để thu được lợi nhuận, trực tiếp thảo luận với ban giám đốc công ty về các phương án giảm chi phí, tìm ra phương án tối ưu để hạ giá thành sản phẩm các công trình xây lắp. Phó giám đốc: là người trực tiếp đưa ra các quyết định trong việc lựa chọn công trình thi công, quyết định phê duyệt thiết kế, quyết định dự toán, quyết định về định mức vật tư, chi phí. Các phó giám đốc chịu trách nhiệm giám sát kiểm tra kỹ thuật của công trình nhất là phần cơ và điện ( thường là đột xuất), chịu trách nhiệm trước giám đốc về chất lượng các công trình xây lắp, về việc kiểm soát chi phí xây lắp.
Phòng kế hoạch kỹ thuật: chịu trách nhiệm giám sát tất cả các quy trình kỹ thuật, các chi phí biến đổi đột xuất của công trình, rà soát các hồ sơ đề nghị thanh toán 12 Lê Hải Thúy L ớp : Ktth 22.23 Đại học Kinh Tế Quốc Dân Viện kiểm toán trước khi chuyển cho phòng kế toán, bóc tách khối lượng chính xác để các chi phí xây lắp không vượt so với dự toán, nếu vượt phải giải trình rõ. Là phòng trực tiếp lập các hồ sơ dự toán về chi phí vật liệu, nhân công… tổng chi phí để hoàn thành công trình. chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về các hồ sơ đã lập. Đồng thời, phối hợp cùng với phòng kế toán để tính giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ, cuối kỳ, lập các báo cáo giá thành sản phẩm xây lắp.
Phòng kế toán: là phòng trực tiếp ghi nhận, kiểm soát và đưa ra các báo cáo về chi phí phát sinh trong quá trình thi công, chịu trách nhiệm tổng hợp các chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công, chi phí sản xuất chung, chi phí dở dang… để tính ra giá thành sản phẩm các công trình xây lắp Các đội xây lắp: Trực tiếp thi công các công trình xây lắp, thực hiện các biện pháp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng công trình, chuyển các chứng từ chi phí phát sinh từ đội xây lắp về phòng kế toán để ghi nhận chi phí.
