Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.Bản chất, vai trò, yêu cầu và nguyên tắc của kế toán quản trị CPSX 1.1 Bản chất và vai trò Sự ra đời và phát triển của kế toán quản trị là kết quả tất yếu nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của nhà quản trị doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường luôn biến động và nhiều rủi ro. Mặc dù, ra đời sau kế toán tài chính nhưng kế toán quản trị ngày càng chứng tỏ sự cần thiết và có vai trò đặc biệt quan trọng đối với công tác quản trị và điều hành doanh nghiệp (Huỳnh Văn Lợi, 2007). KTQT chi phí sản xuất là một bộ phận của hệ thống kế toán quản trị nhằm cung cấp thông tin về chi phí để mỗi tổ chức thực hiện chức năng quản trị yếu tố nguồn lực tiêu dùng cho các hoạt động, nhằm xây dựng kế hoạch, kiểm soát, đánh giá hoạt động và ra các quyết định hợp lý. KTQT chi phí sản xuất cung cấp bao gồm cả những thông tin quá khứ và thông tin có tính dự báo thông qua việc lập kế hoạch và dự toán trên cơ sở định mức chi phí.
Kế toán quản trị chi phí sản xuất với chức năng quản trị chi phí doanh nghiệp: KTQT chi phí sản xuất cung cấp thông tin chi phí phục vụ cho các chức năng quản lý. - Lập kế hoạch và dự toán. Để xây dựng kế hoạch nhà quản trị thường phải dự đoán, phán đoán kết quả của các chỉ tiêu kinh tế sẽ xảy ra dựa trên những cơ sở khoa học có sẵn. Trong quá trình xây dựng, nhà quản trị thường phải liên kết các chỉ tiêu kinh tế với nhau để thấy rõ sự tác động về nguyên nhân và kết quả sẽ xảy ra trong tương lai.
Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt và vạch ra các bước thực hiện để đạt được những mục tiêu đó. Các kế hoạch này có thể là kế hoạch dài hạn, ngắn hạn. e 9 Dự toán cũng là một loại kế hoạch nhằm liên kết các mục tiêu và chỉ rõ cách huy động, sử dụng các nguồn lực để đạt các mục tiêu đề ra. Kế toán quản trị thu thập thông tin thực hiện (quá khứ) và những thông tin liên quan đến tương lai (thông tin dự đoán, dự tính) để phục vụ cho việc lập kế hoạch, dự toán.
Hàng năm, các doanh nghiệp xây dựng kế hoạch tổng thể về tiêu thụ và sản xuất chi tiết cho từng quý trong năm dựa trên số liệu về tiêu thụ của năm trước và dự báo tình hình tiêu thụ của năm sau. Từ dự toán kế hoạch tiêu thụ và sản xuất kết hợp với định mức nhân công và định mức tiêu hao vật tư kế toán sẽ lập dự toán các loại chi phí sản xuất như: Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí SXC. - Tổ chức thực hiện. Trong việc tổ chức, nhà quản lý sẽ quyết định cách liên kết tốt nhất giữa tổ chức, con người với các nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch được thực hiện có hiệu quả nhất.
Trong việc điều hành, các nhà quản lý giám sát hoạt động hàng ngày và giữ cho cả tổ chức hoạt động trôi chảy. Kế toán quản trị có vai trò thu thập và cung cấp các thông tin đã và đang thực hiện để phục vụ cho việc ra quyết định (như các quyết định ngắn hạn: quyết định loại bỏ hoặc tiếp tục duy trì kinh doanh một bộ phận nào đó, quyết định tự sản xuất hay mua, quyết định nên bán ngay nửa thành phẩm hay tiếp tục chế biến… hoặc các quyết định tài sản dài hạn khác…) Ngoài ra còn thu thập thực hiện phục vụ cho việc kiểm tra đánh giá sau này. - Kiểm tra và đánh giá. Kiểm tra và đánh giá là việc đối chiếu, so sánh giữa doanh thu, chi phí thực hiện với các kế hoạch và dự toán đã đặt ra, qua đó phát hiện những điểm mạnh và những hạn chế để có chính sách khen thưởng, động viên và chế tài kịp thời.
Với yêu cầu đánh giá cho từng cá nhân, từng đơn vị, từng bộ phận e 10 trong quá trình kinh doanh, việc tổ chức dữ liệu cho đánh giá và kiểm tra phải được thực hiện chi tiết. Đây là một công việc đòi hỏi phải có sự kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. - Ra quyết định. Ra quyết định là việc thực hiện những lựa chọn hợp lý trong số các phương án khác nhau.
Ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt, nó là một chức năng quan trọng, xuyên suốt các khâu trong quá trình quản lý một tổ chức, từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện cho đến kiểm tra đánh giá. Chức năng ra quyết định được vận dụng liên tục trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Tất cả các quyết định đều có nền tảng từ thông tin. Do vậy, một yêu cầu đặt ra cho công tác kế toán, đặc biệt là kế toán quản trị là phải đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh, chính xác cho nhà quản lý nhằm hoàn thành tốt việc ra quyết định.
Như chúng ta đã biết, kế toán tài chính chủ yếu phục vụ nhu cầu bên ngoài doanh nghiệp. KTQT cung cấp thông tin nội bộ cho nhà quản trị doanh nghiệp. Như vậy, KTQT chi phí sản xuất không ghi nhận chi phí như kế toán tài chính, KTQT chi phí sản xuất được ghi nhận theo nhiều chiều hướng khác nhau để đáp ứng nhu cầu thông tin trong hoạch định, thực hiện, kiểm soát và ra quyết định. KTQT có vai trò rất to lớn trong việc cụ thể hóa các kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp thành các dự toán sản xuất kinh doanh.
KTQT chi phí sản xuất cũng cung cấp các thông tin để nhà quản lý kiểm soát quá trình thực hiện kế hoạch thông qua các báo cáo đánh giá, kiểm soát chi phí, nâng cao hiệu quả và hiệu năng hoạt động của doanh nghiệp. Thông tin chi phí sản xuất của từng bộ phận, phân xưởng, sản phẩm được cung cấp chi tiết và thường xuyên sẽ giúp nhà quản lý kiểm soát quá trình sản xuất sản phẩm, cung ứng dịch vụ, giúp loại bỏ những khoản chi phí không cần thiết hoặc hữu ích nhằm kích e 11 thích quá trình kinh doanh có hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Trên cơ sở các báo cáo định kỳ so sánh kết quả thực tế với kế hoạch dự kiến về doanh thu, chi phí, lợi nhuận của doanh nghiệp, các nhà quản lý sẽ đánh giá hoạt động quản trị và tìm ra động lực cố gắng thực hiện tốt mục tiêu kinh doanh, nắm bắt điều kiện hoạt động hiện tại cũng như dự đoán bối cảnh tương lai cho đơn vị mình. Ngoài ra, KTQT chi phí sản xuất còn cung cấp các thông tin thích hợp cho các nhà quản lý để xây dựng chiến lược cạnh tranh như cung cấp các báo cáo về các bộ phận, phân xưởng, dịch vụ, sản phẩm…và các báo cáo về lựa chọn phương án kinh doanh như mở rộng cơ sở, đầu tư máy móc trang thiết bị, mở rộng thị trường tiêu thụ… KTQT chi phí sản xuất sẽ trả lời câu hỏi chi phí sẽ là bao nhiêu, thay đổi như thế nào khi có sự thay đổi về sản lượng sản xuất, ai phải chịu trách nhiệm giải thích về những thay đổi bất lợi của chi phí và giải pháp cần đưa ra để điều chỉnh chi phí cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh.2 Yêu cầu và nguyên tắc Thông tin của KTQT chi phí sản xuất chủ yếu là thông tin mang tính dự báo nên khó chính xác tuyệt đối, do vậy người làm công tác kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp cần phải tuân thủ những yêu cầu và nguyên tắc này để đảm bảo số liệu được chính xác, bám sát được tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Để tiến hành hoạt động kế toán quản trị chi phí sao cho đạt hiệu quả cao nhất, cần tuân thủ một số yêu cầu như sau (Trương Bá Thanh, 2014). - Cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin theo yêu cầu quản lý về chi phí sản xuất của từng hoạt động, bộ phận, công việc, sảnphẩm. Những thông tin thực hiện về khối lượng, đơn giá đầu vào, đầu ra. nhằm phục vụ cho việc lập kế hoạch, lập định mức, lập dự toán, kiểm tra, giám sát, đánh giá và ra quyết định.
e 12 - Thông tin kế toán quản trị chi phí sản xuất cung cấp chi tiết, cụ thể hơn so với kế toán tàichính. - Thông tin kế toán quản trị chi phí sản xuất cung cấp có tính logic và so sánh được nhằm nhận diện thông tin nhanh, chínhxác. - Thông tin kế toán quản trị chi phí sản xuất phải mang tính bảomật. Vì, thông tin kế toán quản trị ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Để hoạt động kiểm soát chi phí đem lại hiệu quả và tiết kiệm nhất có thể, ngoài việc thực hiện các yêu cầu trên, cần thiết phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc khách quan: Thực hiện nguyên tắc này để phù hợp với quy luật khách quan của nền kinh tế thị trường như trình độ quản lý, quy mô sản xuất, ngành nghề kinh doanh,. thực hiện nguyên tắc này để giảm thiểu sai sót trong khâu dự báo kế hoạch sản xuất. -Nguyên tắc phù hợp: Phải gắn lĩnh vực hoạt động kinh doanh trong tình hình thực tế kinh doanh của ngành, địa phương, lĩnh vực,. Bên cạnh đó, tùy thuộc vào quy mô, lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh mà bố trí đội ngũ người làm công tác kế toán quản trị phù hợp với nhu cầu và trình độ quản lý của nhà quản trị doanh nghiệp và bối cảnh chung của nền kinh tế.
- Nguyên tắc tiết kiệm và hiệuquả: Cần tránh tình trạng tổ chức bộ máy kế toán quản trị cồng kềnh, không linh hoạt và kém hiệu quả. - Nguyên tắc linh hoạt: Cần nhận thức rằng tại mỗi doanh nghiệp tổ chức một mô hình kế toán quản trị riêng, phù hợp với doanh nghiệp mình. Không áp dụng mô hình kế toán quản trị sử dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp. - Nguyên tắc phối hợp: Cần phối, kết hợp giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính có hiệu quả để cung cấp thông tin cho các đối tượng cần sử dụng thông tin ở bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.