Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp sản xuất dệt may luôn phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt, đòi hỏi phải chủ động xây dựng phương án sản xuất, tự bù đắp chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Trong cơ cấu chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm dệt sợi, chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn. Mọi biến động về giá cả, định mức tiêu hao hoặc sự thất thoát trong quá trình thu mua, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu đều tác động trực tiếp đến kết quả kinh doanh và lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu được xác định là công cụ quản lý kinh tế then chốt, phản ánh khách quan và kiểm soát toàn diện chu chuyển giá trị vật tư trong doanh nghiệp.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Dệt Hà Nam" do sinh viên Hoàng Thị Ánh Tuyết thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Thị Mỹ tại Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (tháng 03/2012) tập trung giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

  1. Hệ thống hóa và phân tích đặc điểm nguyên vật liệu, danh mục vật tư, quá trình luân chuyển và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Dệt Hà Nam.
  2. Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác kế toán chi tiết, thủ tục chứng từ và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu đang áp dụng tại doanh nghiệp.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện có tính khả thi cho đơn vị.

Đối tượng nghiên cứu của chuyên đề là công tác kế toán nguyên vật liệu (bao gồm kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp). Phạm vi nghiên cứu về không gian được thực hiện tại Công ty TNHH Dệt Hà Nam (gồm Nhà máy I - Trung tâm và Nhà máy II - Khu công nghiệp Châu Sơn, thành phố Phủ Lý, tỉnh Hà Nam). Phạm vi thời gian tập trung vào số liệu thực tế phát sinh trong tháng 01 năm 2011 và giai đoạn nghiên cứu đầu năm 2012.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Về cơ sở lý luận và nghiệp vụ, chuyên đề vận dụng các nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện hành trong công tác hạch toán hàng tồn kho:

  • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu.
  • Phương pháp hạch toán chi tiết: Áp dụng phương pháp ghi thẻ song song kết hợp kế toán máy.
  • Phương pháp tính giá xuất kho: Áp dụng phương pháp đơn giá bình quân liên hoàn (bình quân sau mỗi lần nhập).
  • Hệ thống tài khoản sử dụng: Tài khoản 152 (Nguyên liệu, vật liệu) và 9 tài khoản cấp 2 chi tiết (TK 152.1 đến TK 152.9), cùng các tài khoản liên quan như TK 111, TK 112, TK 133, TK 141, TK 311, TK 331, TK 154, TK 621, TK 627, TK 642, TK 632, TK 138.
  • Hình thức sổ kế toán: Hình thức Chứng từ ghi sổ trên nền tảng ứng dụng phần mềm kế toán máy.

Tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu thực tiễn bao gồm:

  • Phương pháp thu thập và chứng từ kế toán: Thu thập các chứng từ gốc thực tế như Hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT), Lệnh nhập kho, Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT), Phiếu xin cấp vật tư, Phiếu kế hoạch cấp vật tư, Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT), Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT) và Thẻ kho (mẫu 06-VT).
  • Phương pháp phân tích - đối chiếu số liệu: So sánh đối chiếu giữa số liệu trên thẻ kho của thủ kho với sổ chi tiết vật liệu của kế toán; đối chiếu sổ chi tiết tài khoản phải trả người bán (TK 331) với hóa đơn, phiếu nhập kho; đối chiếu bảng phân bổ nguyên vật liệu với các chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK 152.
  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu sơ cấp và thứ cấp trích xuất từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế trong tháng 01/2011 tại Phòng Kế toán và Phòng Vật tư kỹ thuật của Công ty TNHH Dệt Hà Nam.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý NVL tại công ty TNHH dệt Hà Nam

Chương I phân tích chi tiết đặc thù vật tư và quy trình quản lý vật liệu trong hoạt động sản xuất sợi của doanh nghiệp:

  1. Danh mục và nguyên tắc mã hóa nguyên vật liệu: Doanh nghiệp áp dụng quy tắc mã hóa vật tư thống nhất trên hệ thống máy tính bằng cách kết hợp chữ cái đầu tiên của tên vật tư với 4 chữ số tự nhiên bắt đầu từ số 0 (ví dụ: Bông Việt Nam có mã B0019; Bông Brazil có mã B0010; Nắp mối nối 146 có mã N0018).
  2. Phân loại nguyên vật liệu và tổ chức kho bãi: Nguyên vật liệu tại công ty được phân chia thành 6 nhóm cụ thể và bố trí quản lý theo hệ thống 4 kho chính:
Nhóm nguyên vật liệu Thành phần / Chủng loại chủ yếu Mã kho quản lý Tên kho
Vật liệu chính Bông (bông nguyên cấp thấp/cao, bông Tây Phi, Mỹ, Brazil, Việt Nam), Xơ (Xơ Staple, Xơ Polyester) K1 Kho vật liệu chính
Vật liệu phụ Túi ni lông, bao bì đóng gói sản phẩm K2 Kho vật liệu phụ
Vật tư, phụ tùng thay thế Biến tần, vòng bi, dây đai, lò xo lá, nắp mối nối, aptomat... K3 Kho vật tư & phụ tùng thay thế
Vật liệu & thiết bị XDCB Tôn, thép, đá cắt 350, que hàn phi 3... K3 Quản lý chung nhóm phụ tùng/XDCB
Nhiên liệu Xăng Mogas A92, dầu Cozena S32... - Xuất dùng thẳng, không qua kho
Phế liệu thu hồi Bông phế, sợi rối K4 Kho phế liệu
  1. Đặc điểm luân chuyển và bảo quản nguyên vật liệu:
    • Khâu thu mua: Nguồn vật liệu chính yếu gồm mua trong nước và nhập khẩu nước ngoài qua hợp đồng thương mại. Những lô hàng cần kiểm nghiệm được Hội đồng kiểm nghiệm (gồm đại diện công ty kiểm định quốc tế, thủ kho, cán bộ vật tư) kiểm tra đối chiếu trước khi lập lệnh nhập kho.
    • Khâu bảo quản: Bông là nguyên liệu dễ hút ẩm, trọng lượng thay đổi theo thời tiết nên công ty phải đo lường chính xác độ ẩm khi nhập và xuất kho để làm căn cứ tính chi phí và giá thành; bông đóng thành kiện bảo quản nơi khô ráo và tuân thủ an toàn phòng cháy.
    • Khâu dự trữ: Xác định mức dự trữ tối thiểu cần thiết theo công thức: $$\text{DTTTCT} = \text{DTTX} + \text{DTBH}$$ (Trong đó: DTTTCT là dự trữ tối thiểu cần thiết, DTTX là dự trữ thường xuyên, DTBH là dự trữ bảo hiểm).
  2. Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu:
    • Giá nhập kho: Tính theo giá thực tế. Hàng mua trong nước tính bằng giá mua chưa thuế GTGT cộng chi phí vận chuyển, bốc xếp. Hàng nhập khẩu tính theo giá CIF cộng thuế nhập khẩu, phí/lệ phí hải quan và chi phí vận chuyển, lưu kho bãi liên quan. Phế liệu nhập kho tính theo giá bán thực tế trên thị trường.
    • Giá xuất kho: Áp dụng phương pháp đơn giá bình quân liên hoàn do phần mềm kế toán tự động tính toán lại sau mỗi lần nhập - xuất: $$\text{Đơn giá bình quân} = \frac{\text{Trị giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ} + \text{Trị giá thực tế vật tư nhập trong kỳ}}{\text{Số lượng vật tư tồn đầu kỳ} + \text{Số lượng vật tư nhập trong kỳ}}$$
    • Nhiên liệu xăng dầu: Do đơn vị ít sử dụng nên không qua nhập kho mà tính theo phương pháp đích danh và hạch toán trực tiếp vào chi phí.

Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH dệt Hà Nam

Chương II mô tả chi tiết toàn bộ chu trình xử lý chứng từ, hạch toán chi tiết và kế toán tổng hợp NVL tại doanh nghiệp:

  1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu:

    • Hệ thống chứng từ trực tiếp và luân chuyển: Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT), Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT), Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT), Thẻ kho (mẫu 06-VT), Phiếu xin cấp vật tư, Phiếu kế hoạch cấp vật tư.
    • Quy trình ghi thẻ song song: Tại kho, thủ kho dùng Thẻ kho để ghi chép hàng ngày về mặt số lượng; cuối ngày tính ra số lượng tồn. Tại phòng kế toán, kế toán vật tư nhận chứng từ, kiểm tra và nhập vào phần mềm máy tính để in phiếu nhập/xuất chính thức, tự động tính đơn giá xuất bình quân liên hoàn. Cuối tháng, kế toán in Bảng kê chứng từ nhập/xuất, Sổ chi tiết vật liệu, Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn để đối chiếu trực tiếp với Thẻ kho của thủ kho.
    • Minh chứng nghiệp vụ nhập kho:
      • Mua trong nước: Nghiệp vụ mua 700 kg Bông Việt Nam của Công ty TNHH Minh Vũ theo Hóa đơn GTGT số 0078156 ngày 04/01/2011, đơn giá 18.850 đồng/kg; thành tiền chưa thuế 13.195.000 đồng, thuế GTGT 1.319.500 đồng, tổng thanh toán 14.514.500 đồng (Phiếu nhập kho số NB01/01 ngày 05/01/2011).
      • Mua phụ tùng: Nhập 50 cái nắp mối nối 146 của Công ty Thiết bị Tam Anh theo Hóa đơn GTGT số 0056790 ngày 06/01/2011, đơn giá 138.000 đồng/cái, thành tiền 6.900.000 đồng, thuế GTGT 690.000 đồng (Phiếu nhập kho số NVT02/01 ngày 07/01/2011).
      • Nhập khẩu: Lô hàng Bông Brazil theo Invoice số 79 ngày 10/12/2010 của Unicot trị giá thanh toán 141.604.288 đồng; lệ phí hải quan 300.000 đồng; chi phí kiểm dịch, vệ sinh, D/O 871.500 đồng; cước vận chuyển 29.454.545 đồng (Phiếu nhập kho số NB03/01).
    • Minh chứng nghiệp vụ xuất kho: Xuất 1.800 kg Bông Việt Nam cho Xưởng 3 - Nhà máy I sản xuất sợi Ne40 (Phiếu xuất kho số XBSX01/01 ngày 08/01/2011); xuất 10 cái nắp mối nối 146 sửa chữa máy ống (Phiếu xuất kho số XVT04/01 ngày 10/01/2011).

  2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu:

    • Mô hình tổ chức: Doanh nghiệp có 2 nhà máy sản xuất (Nhà máy I trung tâm và Nhà máy II tại KCN Châu Sơn) nhưng tổ chức hạch toán tập trung tại Phòng Kế toán công ty.
    • Hệ thống tài khoản kế toán tổng hợp:
      • TK 152.1: Nguyên liệu Bông, Xơ
      • TK 152.2: Vật liệu phụ
      • TK 152.3: Nhiên liệu
      • TK 152.4: Vật tư & phụ tùng thay thế sửa chữa
      • TK 152.5: Phế liệu thu hồi
      • TK 152.6: Vật liệu xây dựng
      • TK 152.7: Phụ tùng thay thế khu công nghiệp
      • TK 152.8: Nguyên liệu Bông, Xơ khu công nghiệp
      • TK 152.9: Vật liệu phụ khu công nghiệp
    • Tài khoản chi phí và đối ứng: TK 621 (Chi phí NVL trực tiếp mở chi tiết theo phân xưởng/nhà máy), TK 627, TK 133, TK 331, TK 311, TK 154, TK 111, TK 112.
    • Trình tự ghi sổ tổng hợp: Từ các chứng từ gốc nhập/xuất, kế toán nhập máy tự động vào Sổ chi tiết TK 152, Sổ theo dõi các khoản phải trả người bán (TK 331), Bảng phân bổ nguyên vật liệu cuối tháng. Định kỳ lập các Chứng từ ghi sổ (CTGS số 14, 15 về nhập kho; CTGS số 26, 27 về xuất kho), sau đó đăng ký vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và vào Sổ Cái TK 152.

Chương III: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH dệt Hà Nam

Tác giả tổng kết đánh giá thực trạng và đưa ra các đề xuất cụ thể:

  1. Ưu điểm ghi nhận:
    • Quy trình phối hợp 3 khâu (thu mua, bảo quản dự trữ, sử dụng) nhịp nhàng, kiểm soát tốt về mặt hiện vật và giá trị.
    • Ứng dụng kế toán máy kết hợp phương pháp ghi thẻ song song giúp việc đối chiếu số lượng giữa thủ kho và kế toán rõ ràng, đơn giản, dễ kiểm tra.
    • Áp dụng phương pháp bình quân liên hoàn trên phần mềm kế toán giúp xác định chính xác, tức thời giá trị xuất kho.
    • Công tác kiểm kê định kỳ 6 tháng một lần được tổ chức nghiêm túc, có biên bản đánh giá chất lượng riêng cho từng kho.
  2. Nhược điểm còn tồn tại:
    • Bất cập trong phân loại kho: Xếp chung hai loại vật liệu chính là bông và xơ vào một Kho K1 (Kho bông), dẫn đến khó khăn khi theo dõi số dư tồn kho riêng biệt từng loại, kế toán phải thực hiện phép tính đối trừ thủ công.
    • Dự trữ mất cân đối: Lượng tồn kho đầu kỳ quá lớn gây ứ đọng vốn (đầu tháng 01/2011, lượng tồn đầu kỳ là 3.119,76 kg bông và xơ với giá trị ghi nhận lên tới hơn 64,77 tỷ đồng, trong khi nhu cầu sản xuất trong tháng chỉ khoảng gần 900.000 kg, tương ứng hơn 16 tỷ đồng).
    • Chậm trễ trong luân chuyển chứng từ: Khi có nhu cầu sản xuất đột xuất, phân xưởng nhận vật tư trước rồi thủ kho mới chuyển chứng từ lên phòng kế toán để lập phiếu xuất kho chính thức. Điều này làm chậm trễ khâu ký duyệt, dẫn đến có thời điểm số liệu kế toán trên phần mềm bị âm (-) tạm thời về lượng và tiền dù thực tế kho vẫn còn vật tư.
    • Định giá phế liệu chưa hợp lý: Áp dụng giá thị trường tại thời điểm nhập kho mà chưa tính toán trừ hao các chi phí phát sinh và rủi ro giảm giá để bảo toàn vốn.
  3. Các giải pháp hoàn thiện đề xuất:
    • Tách kho vật liệu chính: Chia Kho K1 hiện tại thành 2 kho độc lập gồm Kho vật liệu bông và Kho vật liệu xơ nhằm theo dõi chính xác nhập - xuất - tồn riêng biệt của từng loại trên sổ kế toán.
    • Tối ưu hóa công tác lập kế hoạch dự trữ: Xây dựng kế hoạch sản xuất chi tiết theo tháng, quý; phân công cán bộ chuyên trách theo dõi từng nguồn hàng để ổn định giá và giảm lượng vốn ứ đọng.
    • Chuẩn hóa luân chuyển chứng từ xuất - nhập kho: Rút ngắn thời gian lập và ký phiếu xuất kho, chấm dứt tình trạng xuất vật tư trước khi có chứng từ hợp lệ để tránh hiện tượng số dư âm ảo trên phần mềm kế toán.
    • Hoàn thiện phương pháp tính giá phế liệu: Xác định giá phế liệu nhập kho có tính đến chi phí xử lý và dự phòng biến động giá tiêu thụ.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu mang lại những kết quả và đóng góp cụ thể sau:

  1. Khái quát hóa toàn diện thực trạng kế toán NVL: Đã hệ thống hóa toàn bộ quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp ghi sổ chi tiết (ghi thẻ song song) và kế toán tổng hợp (phương pháp kê khai thường xuyên, hình thức Chứng từ ghi sổ trên máy vi tính) tại một doanh nghiệp sản xuất dệt sợi có 2 nhà máy vận hành.
  2. Minh chứng số liệu thực tế chuẩn xác: Trích lục và xử lý hệ thống bảng biểu, chứng từ thực tế tháng 01/2011 gồm: Bảng kê chứng từ nhập/xuất kho bông, Sổ chi tiết TK 1521, Sổ chi tiết TK 1527, Sổ theo dõi TK 331 (chi tiết Công ty Minh Vũ), Bảng phân bổ nguyên vật liệu, Chứng từ ghi sổ số 14, 15, 26, 27, Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK 152.
  3. Đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính ứng dụng: Các giải pháp tách kho quản lý bông - xơ, tinh giản quy trình luân chuyển chứng từ để khắc phục lỗi âm kho trên phần mềm, và hoàn thiện định mức dự trữ giải quyết bài toán ứ đọng vốn lưu động có giá trị thực tiễn trực tiếp đối với bộ máy quản lý của Công ty TNHH Dệt Hà Nam.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát số liệu của đề tài tập trung chủ yếu vào số liệu phát sinh của tháng 01 năm 2011 tại một doanh nghiệp quy mô vừa trong ngành dệt sợi; chưa đi sâu phân tích biến động tỷ giá hối đoái và chi phí tài chính phát sinh từ hình thức thanh toán tín dụng thư (L/C) khi nhập khẩu bông trong dài hạn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang mô hình kế toán quản trị chi phí nguyên vật liệu, xây dựng định mức tiêu hao kỹ thuật chi tiết cho từng mã sợi (Ne40/1 CVCM, Ne40/1 CMP) và tích hợp hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) nhằm kết nối dữ liệu tức thời giữa các phân xưởng sản xuất, hệ thống kho bãi và phòng kế toán.

Giá trị tham khảo

Chuyên đề tốt nghiệp là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Cung cấp mẫu hình nghiên cứu thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, từ cách thiết kế hệ thống chứng từ gốc, mở sổ chi tiết đến quy trình tổng hợp số liệu lên Sổ Cái theo hình thức Chứng từ ghi sổ.
  • Cán bộ kế toán và quản lý kho tại các doanh nghiệp dệt may: Tham khảo cách thức phân loại danh điểm vật tư, mã hóa danh mục nguyên vật liệu dệt (bông, xơ, phụ tùng máy dệt) và phương pháp kiểm soát chênh lệch độ ẩm của bông trong quá trình nhập - xuất kho.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Dệt Hà Nam áp dụng phương pháp nào để tính giá nguyên vật liệu xuất kho và tại sao lại phù hợp?
Công ty áp dụng phương pháp đơn giá bình quân liên hoàn (bình quân sau mỗi lần nhập). Phương pháp này hoàn toàn phù hợp vì doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán máy, hệ thống tự động cập nhật và tính toán lại đơn giá xuất ngay khi phát sinh nghiệp vụ, giúp cung cấp thông tin giá trị xuất kho kịp thời, chính xác cho quản trị mà không tốn công tính toán thủ công.

2. Hệ thống mã hóa danh mục nguyên vật liệu tại doanh nghiệp được thiết lập theo quy tắc nào?
Doanh nghiệp mã hóa vật tư bằng cách kết hợp chữ cái đầu tiên của tên loại vật tư với 4 chữ số tự nhiên bắt đầu từ số 0. Ví dụ: Bông Việt Nam được mã hóa là B0019, Bông Brazil là B0010, Nắp mối nối 146 là N0018 hoặc N0299. Các mã này kết hợp với TK 152 trên phần mềm tạo thành hệ thống sổ chi tiết cho từng danh điểm vật tư.

3. Vì sao chuyên đề đề xuất phải tách riêng kho vật liệu bông và kho vật liệu xơ?
Trong thực tế tại công ty, bông và xơ là hai loại nguyên liệu chính nhưng đều được xếp chung vào Kho K1 (Kho bông). Do nghiệp vụ nhập xuất hai loại này diễn ra hàng ngày với tần suất lớn, việc để chung kho khiến kế toán muốn biết số dư tồn kho của xơ phải in toàn bộ số liệu của bông rồi thực hiện phép tính đối trừ thủ công, gây mất thời gian và dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn số liệu.

4. Thực trạng dự trữ nguyên vật liệu chính tại công ty đầu tháng 01/2011 bộc lộ bất cập gì về mặt số liệu?
Báo cáo tổng hợp vật liệu cho thấy số lượng tồn đầu kỳ tháng 01/2011 lên tới 3.119,76 kg bông và xơ, tương ứng với giá trị vốn bị chiếm dụng ghi nhận là hơn 64,77 tỷ đồng. Trong khi đó, nhu cầu sản xuất thực tế trong cả tháng 1 chỉ tiêu hao khoảng gần 900.000 kg (tương ứng hơn 16 tỷ đồng), phản ánh công tác lập kế hoạch dự trữ chưa sát thực tế, gây ứ đọng lượng vốn lưu động rất lớn của doanh nghiệp.

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Hoàng Thị Ánh Tuyết đã phản ánh trung thực, chi tiết toàn bộ thực trạng tổ chức quản lý và công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Dệt Hà Nam. Qua việc phân tích quy trình ghi thẻ song song, phương pháp kê khai thường xuyên và hình thức Chứng từ ghi sổ trên kế toán máy, tác giả đã chỉ rõ những điểm mạnh về tính kịp thời cũng như các tồn tại về quản lý kho bãi, dự trữ vốn và luân chuyển chứng từ. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất mang tính đồng bộ, bám sát thực tế sản xuất sợi, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị chi phí và hoàn thiện công tác kế toán tại doanh nghiệp.