CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CPTMTH THIÊN MINH 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty CPTMTH Thiên Minh Trong các doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp xây lắp, NVL là những đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hóa, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và cũng là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định, NVL tiêu hao toàn bộ và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó được chuyển giao toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm mới làm ra. Mỗi ngành nghề kinh doanh khác nhau sử dụng các loại NVL khác nhau.
Với đặc điểm khác biệt của ngành xây dựng, để tiến hành thi công nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu của các Chủ đầu tư công ty phải sử dụng một khối lượng NVL rất lớn bao gồm nhiều chủng loại khác nhau, mỗi loại vật liệu có vai trò, tính năng lý hóa riêng. Các loại NVL công ty thường sử dụng như: xi măng, cát, đá, sắt, thép, gạch… Đó là những NVL có sẵn và dễ mua, NVL của công ty chủ yếu là mua ngoài. Các NVL của công ty cần cẩn trọng trong quá trình lưu kho, bảo quản vì việc thi công công trình thường diễn ra ngoài trời và chịu nhiều tác động điều kiện tự nhiên nên các NVL đó dễ bị oxy hóa, bị ẩm ướt. Nếu các NVL trên bị oxy hóa và ẩm ướt thì chắc chắn sẽ không sử dụng được hoặc nếu sử dụng được thì sẽ ảnh hưởng xấu đến chất lượng công trình.
Mặt khác NVL sử dụng ở các công trình có đặc thù là cồng kềnh, khối lượng lớn nên rất khó khăn trong công tác vận chuyển, bảo quản như xi măng, sắt thép… Hơn nữa địa điểm thi công công trình thường phụ thuộc vào vị trí địa lý của mỗi địa phương do đó các yếu tố sản xuất trong đó có NVL phải di chuyển theo từng địa điểm công trình. Thông thường trước SVTH: Phạm Thị Phương 3 Lớp: Kế toán 25B.03 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Thủy khi tiến hành thi công một công trình công ty phải tiến hành lập bảng hạn mức vật tư dựa vào bảng dự toán của gói thầu xây lắp nhằm tránh sử dụng lãng phí vật tư và cân đối vốn đầu tư vào công trình ở các thời điểm cho phù hợp. Do vậy khi hoàn thành một công trình số lượng tồn kho vật liệu thường rất ít và sẽ được chuyển sang cho các công trình khác hoặc bán đi.
Với đặc điểm là công ty sử dụng rất nhiều loại vật liệu khác nhau cho hoạt động xây lắp nên trong công tác hạch toán đã sử dụng mã vật tư thay vì sử dụng tài khoản cấp II để phản ánh từng loại vật liệu. Công ty đã xây dựng mỗi loại vật tư một mã số riêng, như quy định một lần trên bảng mã vật tư ở máy tính bởi các chữ cái đầu của vật liệu. Vì vậy tất cả các loại vật liệu sử dụng đều được hạch toán trên tài khoản 152 - Nguyên vật liệu. Điều này được thể hiện rõ qua bảng danh mục mã vật tư như sau: SVTH: Phạm Thị Phương 4 Lớp: Kế toán 25B.03 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS.
Phạm Thị Thủy Biểu 1-1: Danh mục hàng hóa vật tư Tài khoản STT Tên vật tư Mã vật tư ĐVT sử dụng 1 Cát đen CD M3 2 Cát vàng CV M3 3 Đá 1x2 DA1x2 M3 4 Đá 2x4 DA2x4 M3 5 Đá 4x6 DA4x6 M3 6 Đá hộc DH M3 …………… 14 Dầu diezel DO5S0 Lít 15 Dầu thủy lực DTL Lít …………… 34 Sơn Dulux A936.18L DULUX18 Thùng 35 Sơn Dulux A936.5L DULUX5 Lon 36 Sơn Dulux A936. 46 Gạch đặc GACHĐ Viên 48 Gạch lỗ GACHL Viên 48 Gạch lát 200x200 GLAT200 Viên 50 Gạch lát 300x300 GLAT300 Viên 51 Gạch lát 400x400 GLAT400 Viên 52 Gạch lát 500x500 GLAT500 Viên …………… 64 Thép phi 8 TH8 kg 65 Thép phi 10 TH10 Kg 66 Thép phi 12-16 TH12-16 Kg 67 Thép phi 18 TH18 Kg …………… 72 Xi măng PC30 XIPC30 Tấn 73 Xi măng PC40 XIPC40 Tấn …………… SVTH: Phạm Thị Phương 5 Lớp: Kế toán 25B.03 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Thị Thủy Bắt nhịp cùng với xu thế chung của đất nước bước sang nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp nói chung và Công ty CPTMTH Thiên Minh nói riêng chịu tác động nhiều của quy luật kinh tế, trong đó cạnh tranh là yếu tố khách quan, điều đó gây ra không ít khó khăn cho công ty nhưng điều đó cũng là động lực để công ty tồn tại và phát triển hơn nữa. Để có thể vươn lên khẳng định vị trí của mình trong điều kiện nền kinh tế thị trường đòi hỏi công ty phải có hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả.
Một trong những giải pháp cho vấn đề này là công ty phải quản lý thật tốt các yếu tố đầu vào mà cụ thể đó là nguyên vật liệu. Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học và hợp lý. Công ty CPTMTH Thiên Minh đã tiến hành phân loại NVL, song việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản NVL ở kho. Công ty phân NVL thành các loại căn cứ vào vai trò của các NVL như sau: - NVL chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên sản phẩm.
Bao gồm hầu hết các loại NVL mà công ty sử dụng như: xi măng, sắt, thép, cát, đá, gạch, sơn… Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: xi măng PC30, xi măng PC40, xi măng trắng, thép phi 6, phi 10, phi 12-16, phi 18, phi 20, gạch lỗ, gạch đặc, gạch ốp lát, cát vàng, cát đen,… Đó là đối tượng không thể thiểu trong quá trình tạo nên sản phẩm xây lắp. Nguyên vật liệu chính tạo nên hình thái sản phẩm của công ty. - NVL phụ: bao gồm những NVL dùng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện tính năng, chất lượng của sản phẩm như: que hàn, đinh, thép buộc… - Nhiên liệu: là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như: xăng, dầu, mỡ. - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng của máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy ủi, máy SVTH: Phạm Thị Phương 6 Lớp: Kế toán 25B.03 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS.
Phạm Thị Thủy xúc, máy cẩu, máy trộn bê tông, phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, gầu xúc, răng gầu, săm lốp ô tô… - Vật liệu khác: là các loại phế liệu thu hồi từ sản xuất bao gồm: các đoạn thừa của thép, sắt, vỏ bao xi măng, thùng cacton đựng gạch ốp lát… Với cách phân loại như trên sẽ giúp nhà quản lý nắm bắt được nội dung, công dụng của từng loại NVL trên cơ sở đó sử dụng, bảo quản phù hợp với đặc điểm của chúng. Xét về phương diện kế toán cách phân loại này sẽ đáp ứng được yêu cầu tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty CPTMTH Thiên Minh Khi có phát sinh nhu cầu về NVL của các công trình trong quá trình thi công và thủ kho báo thiếu NVL xuất dùng yêu cầu cần nhập mua mới hoặc kế toán đối chiếu lượng hàng hóa tồn kho thấy thấp hơn lượng hàng tồn kho tối thiểu theo kế hoạch của công ty và yêu cầu mua bổ sung thêm. Khi đó phòng vật tư căn cứ vào tình hình sử dụng vật tư và định mức kỹ thuật để lên kế hoạch cung ứng, dự trữ vật tư trong kỳ.
Dựa vào kế hoạch cung ứng vật tư cho các công trình, phòng vật tư lấy báo giá vật tư, lập bảng dự trữ mua vật tư và chuyển cho giám đốc duyệt. Khi được duyệt thì sẽ xin tạm ứng tiền mua vật tư tại phòng tài chính kế toán. Sau đó phòng vật tư tiến hành thu mua NVL. Việc thu mua NVL được tiến hành trên cơ sở thỏa thuận giữa người bán và công ty.
Hình thức thanh toán cũng được thỏa thuận phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Thông thường trước khi thi công một công trình thì phòng kế hoạch kỹ thuật sẽ tiến hành lập bảng định mức vật tư dựa vào bảng dự toán và bảng tiến độ thi công công trình. Sau đó chuyển bảng định mức vật tư cho phòng vật tư, phòng vật tư tiến hành nghiên cứu tìm hiểu nhà cung cấp vật liệu đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật đồng thời tiết kiệm được chi phí vận chuyển để ký hợp đồng mua NVL cho các công trình. SVTH: Phạm Thị Phương 7 Lớp: Kế toán 25B.03 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS.
Phạm Thị Thủy Các nhà cung cấp vật tư cho công ty thường là các công ty có uy tín trong kinh doanh nên quá trình cung cấp NVL diễn ra đúng kế hoạch, đủ về chủng loại và số lượng, đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất và hiệu quả kinh doanh. NVL của công ty mua thường có đặc điểm cồng kềnh, số lượng nhiều nên nhà cung cấp thường cũng là người chuyên chở vật liệu đến tận chân công trình. Sau khi nhân viên phòng vật tư và thủ kho công trình kiểm đếm số lượng, chất lượng, quy cách vật liệu nếu đạt yêu cầu thì sẽ tiến lập phiếu giao nhận vật tư có xác nhận của cả hai bên giữa nhà cung cấp và công ty. Sau đó NVL mới được nhập kho tại công trình.
Việc thu mua NVL ở kho công trình tiến hành theo kế hoạch định mức và căn cứ vào tiến độ thi công công trình do phòng kế hoạch kỹ thuật lập. Công ty đã kiểm soát đầu vào của chi phí này, để đảm bảo tính linh hoạt kịp thời phục vụ cho sản xuất, nguyên tắc xuất dùng NVL ở công ty đơn giản cụ thể. Căn cứ vào phiếu yêu cầu vật tư của ban chỉ huy công trình được ký duyệt chuyển sang phòng vật tư lập phiếu xuất kho và thủ kho xuất NVL phục vụ thi công công trình. Sản phẩm xây lắp từ khi khởi công cho đến khi hoàn thành công trình bàn giao đưa vào sử dụng thường kéo dài và phụ thuộc vào quy mô, tính phức tạp về kỹ thuật của từng công trình.