Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường và tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa, ngành xây dựng cơ bản đóng vai trò quan trọng trong việc tạo lập cơ sở vật chất kỹ thuật cho nền kinh tế quốc dân. Đặc thù của sản phẩm xây dựng là những công trình có quy mô lớn, kết cấu kỹ thuật phức tạp, thời gian thi công kéo dài và giá trị đầu tư cao. Trong cơ cấu giá thành sản phẩm xây lắp, chi phí nguyên vật liệu (NVL) thường chiếm tỷ trọng áp đảo trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Do đó, bất kỳ biến động hay sự thất thoát, lãng phí nào trong quá trình thu mua, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu cũng trực tiếp tác động đến giá thành công trình và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp xây dựng.

Công ty Cổ phần Thương mại Tổng hợp Thiên Minh là doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thi công xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp. Đặc điểm thi công của công ty đòi hỏi khối lượng nguyên vật liệu rất lớn, chủng loại đa dạng, địa bàn thi công trải rộng theo từng địa điểm công trình. Việc quản lý và hạch toán chi phí NVL một cách chặt chẽ, chính xác là điều kiện then chốt để công ty kiểm soát chi phí, hạ giá thành và nâng cao năng lực cạnh tranh. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, tác giả Phạm Thị Phương đã thực hiện chuyên đề: "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Tổng hợp Thiên Minh".

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm:

  1. Hệ thống hóa đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Tổng hợp Thiên Minh.
  2. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty, bao gồm việc tính giá, luân chuyển chứng từ, kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp NVL.
  3. Chỉ ra các ưu điểm, tồn tại trong công tác kế toán NVL tại đơn vị, từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức quản lý và thực hành kế toán nguyên vật liệu.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Thương mại Tổng hợp Thiên Minh (địa chỉ tại Khu 1, Vĩnh Tiên, Thị trấn Yên Lạc, huyện Yên Lạc, tỉnh Vĩnh Phúc) và các kho công trình trực thuộc (như công trình Nhà đa năng Trường THPT Phạm Công Bình, Trụ sở UBND huyện Yên Lạc, Trụ sở Công an huyện Yên Lạc).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu và số liệu thực tế được thu thập và phân tích trong giai đoạn năm 2015 – 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề được xây dựng dựa trên hệ thống văn bản pháp lý, chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành của Việt Nam, bao gồm:

  • Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp.
  • Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ Kế toán Doanh nghiệp áp dụng từ kỳ kế toán năm 2015.
  • Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) về Hàng tồn kho.

Về phương pháp kế toán áp dụng tại doanh nghiệp:

  • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
  • Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
  • Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
  • Phương pháp hạch toán chi tiết NVL: Phương pháp ghi thẻ song song.
  • Hình thức sổ kế toán: Hình thức Nhật ký chung, được xử lý trên phần mềm kế toán Simba.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả sử dụng:

  • Phương pháp thu thập và quan sát thực tế: Tiếp cận trực tiếp các phòng ban chức năng (Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Vật tư, Phòng Kế hoạch kỹ thuật) và các ban chỉ huy công trình để khảo sát quy trình quản lý, luân chuyển chứng từ và bảo quản NVL.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu: Thu thập các chứng từ kế toán gốc (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ), các sổ kế toán chi tiết, Thẻ kho, Sổ Nhật ký chung và Sổ cái tài khoản 152 để đối chiếu, phân tích quy trình hạch toán.
  • Phương pháp so sánh và đối chiếu: So sánh giữa số liệu thực tế kiểm kê tại kho và số liệu trên sổ sách kế toán; so sánh quy trình thực hành tại doanh nghiệp với các chuẩn mực, chế độ kế toán nhà nước quy định.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty CPTMTH Thiên Minh

Chương này trình bày chi tiết về đặc tính lý hóa, quy cách luân chuyển và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý nguyên vật liệu tại doanh nghiệp xây lắp:

  1. Đặc điểm nguyên vật liệu: NVL trong công ty là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hóa, tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất. Do đặc thù xây dựng, NVL có khối lượng lớn, cồng kềnh (cát, đá, sỏi, xi măng, sắt thép), chủ yếu mua ngoài và vận chuyển thẳng tới chân công trình. Các loại vật liệu chịu tác động trực tiếp của thời tiết, dễ bị oxy hóa hoặc suy giảm chất lượng nếu không bảo quản đúng quy chuẩn.

  2. Phân loại và mã hóa nguyên vật liệu: Công ty phân loại NVL căn cứ vào công năng và vai trò sử dụng:

    • Nguyên vật liệu chính: Cát, đá, sỏi, gạch, xi măng (PC30, PC40, xi măng trắng), sắt thép (thép phi D6, D8, D10, D12-16, D18, D20), sơn các loại.
    • Nguyên vật liệu phụ: Que hàn, đinh, dây thép buộc.
    • Nhiên liệu: Xăng, dầu diezel (DO5S0), dầu thủy lực (DTL), mỡ máy.
    • Phụ tùng thay thế: Săm lốp ô tô, gầu xúc, răng gầu, mũi khoan của máy móc thi công (máy trộn bê tông, máy xúc, máy ủi, máy cẩu).
    • Vật liệu khác: Phế liệu thu hồi (vỏ bao xi măng, đầu mẩu sắt thép thừa, thùng carton).

    Công ty không mở tài khoản cấp 2 cho TK 152 mà xây dựng hệ thống mã vật tư dựa trên các chữ cái đầu để nhập liệu trên phần mềm kế toán.

STT Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tính
1 Cát đen CD M3
2 Cát vàng CV M3
3 Đá 1x2 DA1x2 M3
4 Dầu diezel DO5S0 Lít
5 Dầu thủy lực DTL Lít
6 Sơn Dulux A936.18L DULUX18 Thùng
7 Gạch đặc GACHĐ Viên
8 Gạch lát 200x200 GLAT200 Viên
9 Thép phi 8 TH8 Kg
10 Thép phi 10 TH10 Kg
11 Xi măng PC30 XIPC30 Tấn
12 Xi măng PC40 XIPC40 Tấn
  1. Cơ cấu tổ chức quản lý nguyên vật liệu: Bộ máy công ty tổ chức theo mô hình trực tuyến – chức năng, phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận:
    • Giám đốc công ty: Phê duyệt kế hoạch cung ứng, hạn mức dự trữ và hợp đồng mua bán vật tư.
    • Phòng Kế hoạch kỹ thuật: Lập bảng định mức và tiến độ cung ứng vật tư theo dự toán từng giai đoạn công trình.
    • Phòng Vật tư: Khảo sát giá, lập phương án thu mua, kiểm nghiệm quy cách chất lượng khi hàng về, lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho.
    • Phòng Tài chính Kế toán: Kiểm tra chứng từ hợp lệ, theo dõi số liệu nhập – xuất – tồn, tính giá thành, thanh toán và quyết toán tạm ứng.
    • Ban chỉ huy công trình & Bảo vệ: Giám sát nhu cầu sử dụng thực tế, lập phiếu yêu cầu cấp vật tư, bảo quản kho bãi tại công trường nhằm ngăn ngừa thất thoát.

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CPTMTH Thiên Minh

Chương 2 mô tả toàn diện quy trình hạch toán kế toán NVL tại doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ phát sinh thực tế trong tháng 10/2015:

  1. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu:
    • Giá nhập kho: Xác định theo giá thực tế mua ngoài (Giá mua chưa thuế GTGT trên hóa đơn + Chi phí thu mua vận chuyển - Các khoản giảm trừ).
    • Giá xuất kho: Áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Đơn giá bình quân được phần mềm tự động tính toán vào thời điểm cuối tháng theo công thức:

$$\text{Đơn giá bình quân} = \frac{\text{Giá trị tồn đầu kỳ} + \text{Giá trị nhập trong kỳ}}{\text{Số lượng tồn đầu kỳ} + \text{Số lượng nhập trong kỳ}}$$

  1. Quy trình luân chuyển chứng từ:

    • Nhập kho mua ngoài: Phòng vật tư căn cứ nhu cầu công trình -> Lấy báo giá và trình duyệt -> Ký hợp đồng -> Hàng về chân công trình có Ban kiểm nghiệm (nhân viên vật tư, kế toán, thủ kho) kiểm tra và lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư -> Phòng vật tư lập Phiếu nhập kho (3 liên) -> Thủ kho ký nhận, vào Thẻ kho, chuyển liên 2 cho kế toán kèm Hóa đơn GTGT.
    • Xuất kho phục vụ thi công: Ban chỉ huy công trình lập phiếu yêu cầu -> Phòng vật tư lập Phiếu xuất kho (3 liên) -> Thủ kho xuất vật tư và ghi số lượng thực xuất -> Cuối kỳ chuyển chứng từ lên phòng kế toán để tính đơn giá và ghi nhận chi phí.
    • Điều chuyển nội bộ: Khi có Lệnh điều động của Giám đốc, phòng vật tư lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (2 liên) để thực hiện giao nhận giữa các công trình.

  2. Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song:

    • Tại kho: Thủ kho sử dụng Thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất theo chỉ tiêu số lượng đối với từng loại vật liệu.
    • Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư định kỳ 5-6 ngày nhận chứng từ từ thủ kho, cập nhật vào phần mềm Simba để ghi Sổ chi tiết NVL (theo dõi cả số lượng và giá trị). Cuối tháng, lập Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn NVL và đối chiếu với Thẻ kho của thủ kho.

  3. Kế toán tổng hợp NVL:

    • Tài khoản kế toán sử dụng: TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu), TK 1331 (Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ), TK 331 (Phải trả cho người bán), TK 111, TK 112 (chi tiết TK 11213), TK 621 (Chi phí NVL trực tiếp), TK 627, TK 642, TK 711, TK 632, TK 1381.
    • Quy trình ghi sổ: Từ chứng từ gốc nhập, xuất -> Ghi vào Sổ Nhật ký chung -> Ghi vào Sổ cái TK 152 -> Lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.
    • Kiểm kê và xử lý thừa thiếu: Ban kiểm kê lập biên bản kiểm kê gồm 2 bản. Nếu thừa hạch toán ghi Nợ TK 152 / Có TK 711. Nếu thiếu trong định mức hạch toán Nợ TK 632 / Có TK 152; thiếu chưa rõ nguyên nhân ghi Nợ TK 1381 / Có TK 152.
Trích đoạn Sổ cái TK 152 (Tháng 10/2015) Diễn giải nghiệp vụ TK đối ứng Số phát sinh Nợ (VNĐ) Số phát sinh Có (VNĐ)
Số dư đầu kỳ 205.528.000
Ngày 01/10/2015 Xuất vật liệu thi công công trình HV4 TK 621 26.230.000
Ngày 01/10/2015 Mua NVL nhập kho công trình Trụ sở CA TK 331 21.000.000
Ngày 05/10/2015 Mua NVL nhập kho công trình NĐN PCB TK 11213 56.000.000
Ngày 05/10/2015 Xuất vật liệu thi công công trình K2 TK 621 35.000.000
Ngày 10/10/2015 Mua vật tư thi công công trình NĐN PCB TK 331 22.000.000
Ngày 20/10/2015 Mua vật tư thi công công trình NĐN PCB TK 11213 45.000.000
Ngày 27/10/2015 Xuất vật liệu thi công công trình Trụ sở UBND TK 621 16.750.000
Ngày 30/10/2015 Xuất vật liệu thi công công trình HV4 TK 621 65.100.000
Số dư cuối kỳ 256.017.000

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Tổng hợp Thiên Minh

Trên cơ sở đánh giá thực trạng, tác giả chỉ ra các mặt tích cực và hạn chế, đồng thời nêu định hướng và giải pháp cụ thể:

  1. Đánh giá ưu điểm:

    • Bộ máy quản lý gọn nhẹ, phân công rõ ràng; hệ thống kho bãi bố trí tại công trình có bảo vệ nghiêm ngặt.
    • Áp dụng phần mềm kế toán máy Simba giúp giảm tải việc ghi chép trùng lặp của phương pháp thẻ song song.
    • Tuân thủ hệ thống chứng từ kế toán theo quy chuẩn chế độ hiện hành.

  2. Những tồn tại cần khắc phục:

    • Về luân chuyển chứng từ: Công trình xa văn phòng nên việc chuyển chứng từ còn trễ hạn (5-6 ngày/lần); chưa lập "Biên bản giao nhận chứng từ" giữa thủ kho và kế toán. Trường hợp vật tư xuất thẳng cho công trình vẫn lập đồng thời cả phiếu nhập và phiếu xuất gây lãng phí thời gian.
    • Về tài khoản hạch toán: Chỉ sử dụng duy nhất một TK 152 chung cho mọi loại NVL, không mở tài khoản cấp 2 (1521, 1522...), gây khó khăn cho việc phân tích cơ cấu chi phí vật liệu chính, phụ, nhiên liệu.
    • Về sổ kế toán: Nghiệp vụ mua chịu và thanh toán phát sinh nhiều nhưng công ty chưa mở Sổ Nhật ký mua hàng (nhật ký đặc biệt); chưa lập Bảng phân bổ NVL cho từng công trình.
    • Về kế toán quản trị và dự phòng: Thiếu các báo cáo kế toán quản trị định kỳ phục vụ ra quyết định; chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi giá vật liệu biến động.

  3. Các giải pháp hoàn thiện đề xuất:

    • Về chứng từ: Ban hành "Biên bản giao nhận chứng từ" khi luân chuyển chứng từ từ công trường về phòng kế toán; áp dụng quy trình giao thẳng tới công trường không qua nhập kho trung gian bằng chứng từ giao nhận trực tiếp.
    • Về tài khoản kế toán: Phân chia TK 152 thành các tài khoản cấp 2: TK 1521 (Nguyên vật liệu chính), TK 1522 (Nguyên vật liệu phụ), TK 1523 (Nhiên liệu), TK 1524 (Phụ tùng thay thế), TK 1528 (Vật liệu khác).
    • Về sổ sách kế toán: Mở thêm Sổ Nhật ký mua hàng để theo dõi công nợ chi tiết theo nhà cung cấp; lập Bảng phân bổ nguyên vật liệu cuối tháng để tập hợp chính xác chi phí vào TK 621 của từng công trình.
    • Về kế toán quản trị và dự phòng: Thiết lập hệ thống báo cáo quản trị vật tư nội bộ (báo cáo biến động giá, báo cáo tiêu hao so với định mức dự toán); xây dựng quy trình trích lập dự phòng giảm giá vật tư định kỳ cuối năm tài chính.
    • Về cơ sở hạ tầng kho bãi: Cải tạo, mở rộng diện tích kho tại các công trình và bố trí thêm nhân sự hỗ trợ thủ kho.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu mang lại những kết quả và đóng góp thực tiễn cụ thể đối với công tác kế toán tại đơn vị thực tập:

  • Hệ thống hóa toàn bộ chu trình luân chuyển chứng từ: Phản ánh chân thực quy trình kiểm soát vật tư xây dựng từ khâu lập định mức, dự toán, kiểm nghiệm hiện trường đến khi ghi sổ kế toán tổng hợp trên phần mềm Simba.
  • Làm rõ thực trạng số liệu hạch toán: Cung cấp hệ thống biểu mẫu, hóa đơn, thẻ kho và trích lục sổ cái tài khoản 152 trong tháng 10/2015 với số dư đầu kỳ là 205.528.000 VNĐ và số dư cuối kỳ là 256.017.000 VNĐ tại công trình Nhà đa năng Trường THPT Phạm Công Bình.
  • Đề xuất 7 nhóm giải pháp hoàn thiện có tính ứng dụng cao: Đề xuất cải tiến chứng từ giao nhận, mở tài khoản cấp 2 cho TK 152, bổ sung Sổ Nhật ký mua hàng, lập Bảng phân bổ NVL, xây dựng hệ thống báo cáo quản trị và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát số liệu thực tế chỉ tập trung vào một số công trình tiêu biểu tại tỉnh Vĩnh Phúc trong một khoảng thời gian ngắn (tháng 10/2015). Nghiên cứu chưa đi sâu vào việc so sánh hiệu quả giữa các phần mềm kế toán khác nhau trên thị trường xây dựng.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang việc tích hợp quản trị chuỗi cung ứng vật tư với hệ thống ERP xây dựng hoàn chỉnh; nghiên cứu sâu hơn về kế toán chi phí NVL gắn liền với tính giá thành theo phương pháp định mức dự toán công trình.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Nắm bắt được phương pháp trình bày một chuyên đề thực tập tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp xây lắp, cách thu thập chứng từ thực tế, thiết lập sơ đồ hạch toán và trích lục sổ sách kế toán.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp xây dựng, xây lắp: Tham khảo mô hình kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song kết hợp phần mềm kế toán, quy trình quản lý vật tư tại kho công trình và các giải pháp tổ chức hệ thống tài khoản cấp 2.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty CPTMTH Thiên Minh áp dụng phương pháp nào để tính giá xuất kho nguyên vật liệu?
Công ty áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Đơn giá xuất kho được phần mềm kế toán tính toán tự động vào thời điểm cuối tháng căn cứ vào số lượng và giá trị tồn đầu kỳ cộng với nhập trong kỳ.

2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty được thực hiện theo phương pháp nào?
Công ty thực hiện kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song. Thủ kho theo dõi về mặt số lượng trên Thẻ kho hàng ngày; phòng kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị trên Sổ chi tiết NVL và Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.

3. Tại sao công ty không mở tài khoản cấp 2 cho TK 152 mà sử dụng mã vật tư?
Do công ty sử dụng số lượng và chủng loại vật liệu rất lớn cho nhiều hạng mục công trình, việc thiết lập mã ký hiệu bằng các chữ cái đầu (như TH8, XIPC30, DA1x2) trên phần mềm kế toán giúp việc nhập liệu nhanh chóng và tiện lợi cho việc quản lý kho. Tuy nhiên, điều này cũng gây hạn chế cho việc phân tích tổng hợp cơ cấu vật liệu chính, phụ trên sổ cái.

4. Khi phát sinh thừa hoặc thiếu nguyên vật liệu sau kiểm kê, công ty xử lý hạch toán như thế nào?
Trường hợp thừa NVL, kế toán ghi Nợ TK 152 / Có TK 711. Trường hợp thiếu trong định mức ghi Nợ TK 632 / Có TK 152; nếu thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý ghi Nợ TK 1381 / Có TK 152.

5. Phần mềm kế toán được Công ty Thiên Minh sử dụng trong công tác hạch toán là gì?
Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy Simba để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo hình thức sổ Nhật ký chung.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Phạm Thị Phương đã phản ánh một cách có hệ thống và chi tiết thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Tổng hợp Thiên Minh. Qua việc phân tích từ khâu lập định mức, luân chuyển chứng từ đến hạch toán chi tiết và tổng hợp trên phần mềm kế toán, nghiên cứu đã chỉ ra các điểm mạnh trong quản lý cũng như những tồn tại cần khắc phục. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất có căn cứ khoa học, bám sát các quy định kế toán hiện hành và phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp ngành xây lắp.