CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU- CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BITEXCO NAM LONG 1. Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty CP Bitexco Nam Long Đặc điểm NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất- kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Khi tham gia vào hoạt động sản xuất - kinh doanh, vật liệu bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn. Vật liệu được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp liên doanh, vốn góp của các thành viên tham gia công ty, …, trong đó, chủ yếu là do doanh nghiệp mua ngoài.
Có thể nói, vật liệu vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối với những doanh nghiệp sản xuất (Công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng cơ bản vật liệu là yếu tố vô cùng quan trọng, chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí để tạo thành sản phẩm). Do vậy vật liệu không chỉ quyết định đến số lượng sản phẩm mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm tạo ra. Nguyên vật liệu có đảm bảo quy cách, chủng loại sự đa dạng thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của xã hội.
Như vậy vật liệu có một giá trị vô cùng quan trọng không thể phủ nhận trong quá trình sản xuất kinh doanh. Một hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không thể thực hiện được nếu thiếu một trong ba yếu tố: Lao động, tư liệu lao động, và đối tượng lao động. Trong đó con người với tưcách là chủ thể lao động sử dụng tư liệu lao động và đối tượng lao động để tạo ra của cải vật chất. Trong doanh nghiệp sản xuất công nghiệp biểu hiện cụ thể của đối tượng lao động là nguyên vật liệu.
Chi phí về vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm và là bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp. Nó không chỉ làm đầu vào của quá trình sản 2 Chuyên đề tốt nghiệp xuất mà còn là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho được theo dõi bảo quản và lập dự phòng khi cần thiết. Do vật liệu có vai trò quan trọng như vậy nên công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất phải được thực hiện một cách toàn diện để tạo điều kiện quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần cho sản xuất, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Từ những đặc điểm nêu trên nên việc quản lý nguyên vật liệu rất được Công ty chú trọng.
Danh mục NVL Để tránh nhầm lẫn trong công ty quản lý và nguyên vật liệu nhất là đối với ngành dược tên của nguyên vật liệu thường mang tên của thành phần hoá học rất khó nhớ, để tiện cho việc quản lý và thuận tiện trong quá trình sử dụng. Công ty đã xây dựng được một hệ thống mã hoá nguyên vật liệu theo phương pháp gợi nhớ: mỗi nguyên vật liệu của Công ty được mã hoá bằng các ký tự trong đó : 4 ký tự còn lại là 4 chữ cái đầu tiên của tên nguyên vật liệu đó. Để bảo quản tốt nguyên vật liệu dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát, Công ty đã xây dựng một hệ thống kho bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho theo bảng 1.1 như sau: Bảng 1.1: Danh mục NVL STT Tên NVL STT Tên NVL 1 Bông thô Việt Nam 4 Dây cu-roa 2 Xơ Indonesia 5 Vải nhung 3 Vải gai 6 Gỗ ép …… …… …… ( Nguồn: Phòng kinh doanh) 3 Chuyên đề tốt nghiệp Cách mã hóa NVL tại công ty Từ bảng 1.1, công ty đã có cách mã hóa NVL( bảng 1.2) cho công ty để nhân viên kinh doanh và nhân viên kế toán thống nhất dễ sử dụng trong hạch toán kế toán.2: Bảng mã hóa NVL Mã NVL Tên NVL BONGTHO_VN Bông thô Việt Nam XO_IDO Xơ Indonesia VAIGAI Vải gai DAY_CR Dây cu-roa ( Nguồn: Phòng kinh doanh) Vì số lượng nguyên vật liệu và chủng loại, đa dạng nên công ty đã tiến hành phân loại từng thứ dược liệu theo tiêu chuẩn hoá học để sắp xếp vào những chỗ phù hợp nhằm tránh hư hao, hỏng và mất mát. Công ty đã tiến hành mã hoá, phân loại chúng vào các kho khác nhau để tiện việc theo dõi và quản lý tình hình nhập - xuất - tồn kho.
Hiện nay công ty đang sử dụng một số các kho theo bảng 1.3 như sau: Bảng 1.3 : Danh mục kho hàng của Công ty Nam Long Mã kho Tên kho K091 Kho NVL chính K 092 Kho NVL phụ …………. ( Nguồn: Phòng kinh doanh) Phân loại NVL Trong Công ty vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, tính năng lý hoá, phẩm cấp chất lượng. Mặt khác, nguyên vật liệu lại thường xuyên biến động, do đó để quản lý và hạch toán được nguyên vật liệu cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Do đặc điểm nguyên vật liệu sử dụng trong 4 Chuyên đề tốt nghiệp Công ty có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Trên cơ sở kết quả phân loại, tuỳ thuộc vào công dụng, tính năng, vai trò, tác dụng của từng thứ, từng loại vật liệu mà có biện pháp quản lý hạch toán cho phù hợp. Căn cứ vào yêu cầu quản lý, căn cứ vào nội dung kinh tế và công dụng của từng thứ vật liệu trong sản xuất kinh doanh, vật liệu tại Công ty CPBitexco Nam Long chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Xơ Indonesia, bông thô Việt Nam, vải thô gai, số lượng các loại vải nhiều, mỗi loại có màu sắc kích cỡ khác nhau. - Vật liệu phụ: Gồm chỉ, khóa, ken, mex, vải lót, cúc các loại. - Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng chi tiết để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải như: Dây cudoa máy khâu, kim máy khâu, dầu tra máy, săm lốp ôtô.
- Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất ra sản phẩm như các loại vải vụn. Như vậy việc phân loại nguyên vật liệu ở Công ty CP Bitexco Nam Long phù hợp với đặc điểm và vai trò và tác dụng của mỗi thứ trong sản xuất kinh doanh, giúp cho nhà quản lý được dễ dàng hơn. Dựa trên cơ sở phân loại này giúp Công ty theo dõi được số lượng từng loại vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, từ đó đề ra phương thức quản lý phù hợp. Cách tính giá NVL Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, phương pháp tính giá một cách hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn tới nhiệm vụ, mục đích của hạch toán nguyên vật liệu.
Giá thực tế NVL nhập kho được tính như sau: Giá thực tế Giá mua Chiết khấu thương Chi phí NVL nhập = ghi trên + - mại và giảm giá thu mua trong kì hóa đơn hàng bán 5 Chuyên đề tốt nghiệp Trong đó: - Giá mua ghi trên hóa đơn là giá mua chưa tính thuế GTGT (vì công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế). - Chi phí thu mua là chi phí vận chuyển NVL - Các khoản giảm trừ: là các khoản chiết khấu mà DN được hưởng khi mua số lương lớn hoặc thanh toán theo hóa đơn chiết khấu thanh toán. Vì Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán nên đơn giá bình quân này được cài đặt sẵn trong máy cho từng thứ vật liệu riêng theo công thức trên, kế toán chỉ cần nhập liệu vào số lượng xuất, còn trị giá vốn thực tế xuất kho là do máy tự động tính vào thời điểm cuối kỳ. Ví dụ, Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 00013485 ngày 24 tháng 12 năm 2015, công ty Bitexco Nam Long mua vật tư của công ty CP DệtVĩnh Phú loại hàng xơ Indonesia với số lượng 150.000kg, đơn giá 355,000 đ/ kg (giá mua chưa bao gồm thuế GTGT 10%), ta có: Giá nhập kho của xơ Indonesia trên sẽ là 150.
Đặc điểm luân chuyển NVL tại công ty CP Bitexco Nam Long Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ ( cung cấp trực tiếp cho sản xuất hoặc dựtrữ cho các đơn hàng của khách hàng), Công ty tiến hành lập kế hoạch thu mua. Việc thu mua này được tiến hành nhanh chóng do các nhà cung cấp chủ yếu nằm gần địa bàn mà Công ty đang hoạt động và là nhà cung cấp quen thuộc. Công ty thường thu mua nguyên vật liệu của các nhà cung cấp lớn, uy tín, đảm bảo chất lượng nguyên liệu,cũng có khi Công ty thu mua của các nhà cung cấp bông vải tư nhân với khối lượng từ 200- 300. Khi có đơn đặt hàng của khách hàng nước ngoài, Công ty có thể sản xuất sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng là vải đã được dệt thành thành phẩm trong nước hoặc sử dụng vải do chính khách hàng cung cấp.
Nguyên vật liệu khi mua về, sau khi đã được kiểm 6 Chuyên đề tốt nghiệp nghiệm, đủ điều kiện theo hợp đồng kinh tế đã ký kết được tiến hành nhập kho. Công ty đã đầu tư xây dựng hệ thống nhà kho với diện tích đủ lớn, thoáng mát. Công ty đã xây dựng một hệ thống kho tàng bảo quản gồm 2 kho: kho 1 chứa NVL, kho 2 chứa vật liệu phụ khác. Các kho được nối liền với nhau và ngăn cách bằng một bức tường gạch.
Mỗi kho được thiết kế một cửa rộng và cao,thuận tiện cho việc vận chuyển nhập xuất kho nguyên vật liệu. Nền nhà kho được xâycao hơn nền đất ngoài trời và làm bằng xi măng rắn chắc, khô ráo. Mái nhà kho đượclợp blu chặt chẽ giúp bảo quản nguyên vật liệu trước thời tiết khắc nghiệt. Tất cả các kho đều do một thủ kho trực tiếp theo dõi.
Hệ thống thiết bị trong khotương đối đầy đủ nhất là khi nguyên vật liệu của Công ty là chất dễ cháy gồm cân, xe đẩy, các thiết bị phòng chống cháy nổ… nhằm bảo đảm an toàn một cách tối đa cho nguyên vật liệu trong kho.