Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường và quá trình hội nhập kinh tế quốc tế sau khi Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), các doanh nghiệp xây lắp phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt. Đặc thù của ngành xây dựng cơ bản là các công trình được triển khai theo phương thức đấu thầu, đòi hỏi giá trị dự toán phải được tính toán chính xác, chặt chẽ, không cho phép xảy ra tình trạng lãng phí vốn đầu tư. Trong cơ cấu chi phí xây lắp, chi phí nguyên vật liệu (NVL) chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, do đó mọi biến động về vật liệu đều tác động trực tiếp đến giá thành công trình và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Chuyên đề thực tập chuyên ngành "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Chí Dũng" do sinh viên Nguyễn Nữ Minh Ngọc (Lớp LTCĐ Kế toán 06 - K16, Viện Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) thực hiện dưới sự hướng dẫn của PGS.TS. Trần Văn Thuận. Đề tài tập trung giải quyết các nhiệm vụ và phạm vi nghiên cứu cụ thể:

  1. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu:

    • Hệ thống hóa những vấn đề cơ bản về đặc điểm, quy trình quản lý và tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp.
    • Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Chí Dũng.
    • Đánh giá các mặt ưu điểm, nhận diện các điểm hạn chế còn tồn tại trong công tác hạch toán vật liệu tại đơn vị; từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu.

  2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

    • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu (bao gồm cả kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp và quy trình luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán).
    • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Xây dựng Chí Dũng (Địa chỉ: Tổ 17b, Phường Nguyễn Thái Học, Thành phố Yên Bái, Tỉnh Yên Bái).
    • Phạm vi thời gian: Khảo sát thực tế số liệu kế toán phát sinh trong quý IV năm 2015, trọng tâm là kỳ hạch toán tháng 12 năm 2015.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và cơ sở lý luận

Tác giả vận dụng hệ thống quy định và nguyên tắc kế toán hiện hành của Nhà nước:

  • Chế độ kế toán: Thực hiện theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp.
  • Các nguyên tắc kế toán cơ bản: Nguyên tắc giá gốc (tính giá nguyên vật liệu theo giá thực tế mua vào và chi phí thu mua liên quan), nguyên tắc nhất quán (duy trì phương pháp hạch toán qua các kỳ kế toán), và nguyên tắc thận trọng.
  • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên đối với nguyên vật liệu và phương pháp hạch toán chi tiết ghi thẻ song song.

Phương pháp nghiên cứu

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập trực tiếp hệ thống chứng từ gốc, sổ sách kế toán chi tiết, sổ tổng hợp và báo cáo tài chính tại Phòng Kế toán - Tài chính của công ty.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp và đối chiếu: Phân tích quy trình luân chuyển chứng từ từ khâu đề xuất, mua sắm, kiểm nghiệm, nhập kho đến xuất dùng cho từng công trình thi công; đối chiếu số liệu giữa Thẻ kho do thủ kho theo dõi với Sổ chi tiết vật liệu, Sổ cái tài khoản 152 và Bảng tổng hợp xuất - nhập - tồn.
  • Phương pháp hạch toán kế toán: Mô tả các quy trình ghi chép theo hình thức kế toán Nhật ký chung trên hệ thống phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Chí Dũng

Chương này trình bày tổng quan về mô hình hoạt động và đặc thù vật tư của đơn vị:

  • Đặc điểm kinh doanh: Công ty hoạt động chính trong lĩnh vực thi công công trình công nghiệp, giao thông thủy lợi và kinh doanh vật tư vật liệu xây dựng trên địa bàn tỉnh Yên Bái.
  • Cơ cấu chi phí nguyên vật liệu: Trong hoạt động xây lắp của công ty, nguyên vật liệu chiếm khoảng 85% tổng chi phí thi công. Trong đó:
    • Nguyên vật liệu chính chiếm 65% (bao gồm sắt, thép, đá, cát, gạch, xi măng, tôn các loại).
    • Nguyên vật liệu phụ chiếm 20% (bao gồm dầu, mỡ bôi trơn, que hàn...).
    • Công cụ dụng cụ (CCDC) chiếm khoảng 20% chi phí phục vụ thi công (như đà nẹp, cốp pha, thiết bị văn phòng).
Phân loại NVL Tài khoản theo dõi Nội dung kinh tế và chủng loại vật liệu
Nguyên vật liệu chính TK 152.1 Đối tượng lao động chủ yếu cấu thành thực thể công trình: Đá các loại, sắt thép các loại, cát, gạch, xi măng, tôn màu, tôn mạ, tôn dập sóng.
Vật liệu phụ TK 152.2 Vật liệu làm tăng chất lượng hoặc hỗ trợ thi công: Dầu mỡ, que hàn.
Nhiên liệu TK 152.3 Cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất: Xăng, dầu chạy máy thi công.
Phụ tùng thay thế TK 152.4 Chi tiết thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị: Ác quy, găng cao su, phụ kiện cơ giới.
  • Quy trình luân chuyển và quản lý kho tàng:
    • Hình thành NVL: Căn cứ hồ sơ thiết kế công trình, Phòng Kế hoạch - Vật tư bóc tách khối lượng, khảo sát báo giá thị trường và trình Giám đốc phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp trước khi ký hợp đồng kinh tế.
    • Kiểm nhận và lưu trữ: Khi vật liệu chuyển đến, Ban Kiểm nghiệm vật tư (gồm đại diện Ban Giám đốc, Phòng Kỹ thuật, Phòng Vật tư thiết bị, Kế toán vật liệu và Thủ kho) kiểm tra quy cách, chất lượng, lập Biên bản kiểm nghiệm. Vật liệu phụ được lưu trữ tại hệ thống kho riêng biệt; vật liệu chính có kích thước lớn (thép tấm, thép hình, thép ống) được tập kết tại bãi ngoài trời có bạt che phủ.
    • Xuất kho: Thực hiện dựa trên Phiếu yêu cầu vật tư của các đội công trình, được Phòng Kỹ thuật kiểm tra định mức tiêu hao và Giám đốc sản xuất cùng Kế toán trưởng phê duyệt.

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Chí Dũng

Chương 2 mô tả chi tiết thực tế hạch toán kế toán tại doanh nghiệp thông qua hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán trong tháng 12 năm 2015:

1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Công ty áp dụng phương pháp Ghi thẻ song song kết hợp phần mềm MISA SME.NET 2010:

  • Tại kho: Hàng ngày, căn cứ vào Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) và Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT), thủ kho ghi chép số lượng nhập, xuất, tồn vào Thẻ kho (Mẫu S12-DN) theo từng danh điểm vật liệu.
  • Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu nhận chứng từ gốc, kiểm tra tính hợp pháp, ghi đơn giá thực tế và phản ánh vào Sổ chi tiết vật liệu (Mẫu S10-DNN) cả về chỉ tiêu số lượng lẫn giá trị. Cuối tháng, lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn (Mẫu B07-BH) để đối chiếu với Thẻ kho và Sổ cái TK 152.
Nghiệp vụ phát sinh (Tháng 12/2015) Chứng từ kế toán sử dụng Định khoản kế toán
Mua 300 cây chống (đơn giá 25.000 đ/cây) và 5 tấn thép vằn D8 (đơn giá 12.000 đ/kg/tấn) của Công ty TNHH Đức Linh - Hóa đơn GTGT số 002312 (09/12/2015)
- Biên bản kiểm nghiệm số 55 (09/12/2015)
- Phiếu nhập kho số 66 (10/12/2015)		 Nợ TK 152: 67.500.000 đ
Nợ TK 1331: 6.750.000 đ
Có TK 331: 74.250.000 đ
Xuất kho 300 cây chống và 5 tấn thép vằn D8 phục vụ thi công công trình Trường Cao đẳng Văn Hóa TP Yên Bái - Phiếu yêu cầu vật tư số 01 (14/12/2015)
- Phiếu xuất kho số 68 (14/12/2015)		 Nợ TK 621: 67.500.000 đ
Có TK 152: 67.500.000 đ
Nhập kho vật liệu (đá 4x6) từ xưởng nghiền đá tự chế biến của công ty - Phiếu nhập kho số 715 (21/12/2015) Nợ TK 152: 16.000.000 đ
Có TK 154: 16.000.000 đ

2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

  • Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
  • Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung (Mẫu S03a-DN, S03b-DN).
  • Hệ thống tài khoản vận dụng: TK 152 (chi tiết TK 152.1, 152.2, 152.3, 152.4), TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 1331, TK 154, TK 621 (Chi phí NVL trực tiếp công trình), TK 627, TK 642, TK 241.
  • Quy trình luân chuyển sổ tổng hợp:
    1. Hàng ngày, căn cứ chứng từ gốc đã kiểm tra, kế toán nhập dữ liệu vào Sổ Nhật ký chung và các sổ chi tiết tài khoản liên quan.
    2. Định kỳ từ Sổ Nhật ký chung, số liệu được tự động kết chuyển vào Sổ cái TK 152.
    3. Cuối tháng/quý, lập Bảng tổng hợp chi tiết TK 152 từ các Sổ chi tiết vật liệu, sau đó đối chiếu số liệu tổng cộng với Sổ cái TK 152.
    4. Lập Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản và trích lập Báo cáo tài chính.

Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Xây dựng Chí Dũng

1. Đánh giá chung về thực trạng công tác kế toán

  • Ưu điểm:
    • Bộ máy kế toán được tổ chức tinh gọn, phân định trách nhiệm rõ ràng cho từng phần hành kế toán.
    • Chấp hành nghiêm túc chế độ chứng từ kế toán ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
    • Vận dụng phần mềm kế toán hỗ trợ công tác nhập liệu, đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán tương đối kịp thời.
    • Khâu kiểm nghiệm chất lượng và quy trình cấp phát vật tư cho các công trình thi công được kiểm soát qua Ban kiểm nghiệm và các cấp phê duyệt.
  • Hạn chế còn tồn tại:
    • Về chứng từ: Chưa sử dụng "Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ" đối với các loại nguyên vật liệu xuất ra công trường nhưng không sử dụng hết trong tháng và để lại thi công tiếp vào tháng sau, gây khó khăn cho việc xác định chính xác chi phí thực tế phát sinh trong kỳ. Tốc độ luân chuyển chứng từ từ các đội công trình về phòng kế toán đôi lúc còn chậm trễ.
    • Về tài khoản hạch toán: Chưa mở và theo dõi Tài khoản 151 (Hàng mua đang đi đường) đối với các trường hợp hóa đơn đã về nhưng hàng chưa nhập kho.
    • Về phương pháp tính giá xuất kho: Thực tế tính giá xuất kho còn dồn công việc tính toán vào cuối kỳ, ảnh hưởng đến tiến độ hạch toán chi phí giá thành.

2. Các đề xuất hoàn thiện

Tác giả đề xuất các nhóm giải pháp dựa trên nguyên tắc nhất quán, giá gốc, thận trọng và hài hòa giữa chi phí với lợi ích:

  • Xây dựng Sổ danh điểm nguyên vật liệu thống nhất: Thiết lập bộ mã danh điểm vật tư khoa học dựa trên việc kết hợp mã loại vật liệu, phân nhóm và số hiệu tài khoản cấp 2. Sổ danh điểm thống nhất giúp chuẩn hóa công tác tìm kiếm, theo dõi biến động nhập - xuất - tồn, đồng thời hỗ trợ theo dõi giá hạch toán thường xuyên trên phần mềm.
  • Bổ sung quy trình theo dõi vật liệu dở dang: Đưa mẫu Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ vào sử dụng tại các đội thi công nhằm theo dõi lượng vật tư chưa sử dụng hết, đảm bảo trích chuyển chi phí chính xác vào TK 621 của từng hạng mục công trình.
  • Hoàn thiện việc sử dụng tài khoản: Mở sổ theo dõi TK 151 đối với hàng mua đang đi đường khi chứng từ và hàng hóa không về cùng thời điểm, đảm bảo tuân thủ đầy đủ chuẩn mực kế toán.

Kết quả và đóng góp

  1. Kết quả khảo sát thực tế:

    • Phản ánh trung thực quy trình luân chuyển chứng từ nhập, xuất và hạch toán chi phí nguyên vật liệu tại một doanh nghiệp xây lắp quy mô cấp tỉnh.
    • Trích xuất hệ thống bảng biểu, sổ kế toán minh họa cụ thể cho các nghiệp vụ mua bán, xuất dùng vật tư (cây chống, thép vằn D8, đá nghiền...) phục vụ công trình thực tế (Trường Cao đẳng Văn Hóa TP Yên Bái).

  2. Đề xuất giải pháp mang tính ứng dụng:

    • Đưa ra mô hình xây dựng hệ thống mã danh điểm vật tư chi tiết phù hợp với đặc thù nhiều chủng loại của ngành xây dựng.
    • Đề xuất các giải pháp khắc phục khâu luân chuyển chứng từ và kiểm soát vật tư tồn đọng tại công trường xây lắp.

  3. Ý nghĩa học thuật:

    • Chuyên đề là tài liệu tổng kết thực tiễn việc vận dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC vào phần hành kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng cơ bản.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi dữ liệu nghiên cứu chỉ tập trung vào một doanh nghiệp cụ thể (Công ty Cổ phần Xây dựng Chí Dũng) trong khoảng thời gian ngắn (quý IV năm 2015), do đó một số giải pháp mang tính đặc thù nội bộ đơn vị, chưa bao quát toàn bộ các mô hình tổng thầu xây lắp quy mô lớn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang mối quan hệ giữa kế toán nguyên vật liệu với công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp theo từng hạng mục công trình hoàn thành; kết hợp phân tích quản trị hàng tồn kho và tối ưu hóa chi phí dự toán công trình.

Giá trị tham khảo

Báo cáo chuyên đề thực tập này là nguồn tài liệu hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Tham khảo cấu trúc chuyên đề tốt nghiệp, quy trình hạch toán chi tiết theo phương pháp ghi thẻ song song và cách thức lập sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 152 trong doanh nghiệp xây lắp.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp xây dựng vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình lập Ban kiểm nghiệm vật tư, cách thức luân chuyển chứng từ 3 liên và phương pháp bóc tách chi phí NVL trực tiếp (TK 621) cho từng công trình thi công.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty CP Xây dựng Chí Dũng áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết và phương pháp kế toán tổng hợp nào đối với nguyên vật liệu?

Công ty áp dụng phương pháp Ghi thẻ song song cho kế toán chi tiết (thủ kho theo dõi số lượng trên Thẻ kho, kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị trên Sổ chi tiết vật liệu). Đối với kế toán tổng hợp, công ty áp dụng Phương pháp kê khai thường xuyên kết hợp hình thức kế toán Nhật ký chung.

2. Tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu chiếm bao nhiêu phần trăm trong cơ cấu chi phí xây lắp tại doanh nghiệp?

Nguyên vật liệu chiếm khoảng 85% tổng chi phí xây dựng công trình của công ty, trong đó nguyên vật liệu chính chiếm 65% và nguyên vật liệu phụ chiếm 20%.

3. Trong nghiệp vụ ngày 14/12/2015, công ty đã xuất những vật tư gì và dùng cho công trình nào?

Theo Phiếu xuất kho số 68 ngày 14/12/2015, công ty đã xuất 300 cây chống (đơn giá 25.000 đ/cây) và 5 tấn thép vằn D8 (đơn giá 12.000 đ/đơn vị tính) với tổng giá trị 67.500.000 đồng để phục vụ thi công công trình Trường Cao đẳng Văn Hóa, thành phố Yên Bái.

4. Tác giả đã chỉ ra những điểm hạn chế nào trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị?

Các hạn chế chính gồm: chưa sử dụng Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ cho vật tư công trình chưa dùng hết; việc luân chuyển chứng từ từ công trường về phòng kế toán đôi khi còn chậm; chưa hạch toán qua TK 151 (Hàng mua đang đi đường); và công tác tính giá xuất kho còn dồn vào cuối kỳ.

5. Giải pháp trọng tâm nào được tác giả đề xuất để nâng cao hiệu quả quản lý vật tư tại công ty?

Tác giả đề xuất xây dựng hệ thống Sổ danh điểm nguyên vật liệu thống nhất trên toàn công ty thông qua bộ mật mã hóa vật tư khoa học (kết hợp phân loại, nhóm và tài khoản cấp 2), đồng thời bổ sung chứng từ theo dõi vật tư dở dang tại công trình.

Kết luận

Chuyên đề thực tập của tác giả Nguyễn Nữ Minh Ngọc đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Chí Dũng. Thông qua việc phân tích hệ thống chứng từ thực tế phát sinh trong tháng 12/2015 và quy trình ghi sổ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tác giả đã làm rõ các ưu điểm cũng như hạn chế trong quản lý vật tư xây lắp. Các giải pháp đề xuất, trọng tâm là việc xây dựng sổ danh điểm vật liệu thống nhất và hoàn thiện chứng từ luân chuyển, có tính thực tiễn cao đối với công tác hạch toán tại doanh nghiệp.