Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động xây dựng cơ bản giữ vai trò sản xuất vật chất quan trọng nhằm tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật cho toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Do đặc thù sản phẩm xây lắp là các công trình, hạng mục công trình có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính chất đơn chiếc và cố định tại nơi xây dựng trong khi các yếu tố sản xuất (thiết bị, nhân lực, vật tư) phải di chuyển theo địa điểm thi công, công tác quản lý và hạch toán chi phí đòi hỏi tính chính xác cao và phải gắn liền với thiết kế dự toán.

Tại các đơn vị thi công xây lắp, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn, dao động từ 60% đến 70% tổng giá trị công trình. Mức độ tiêu hao và biến động giá cả của nguyên vật liệu tác động trực tiếp đến giá thành sản phẩm và hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý chi phí vật tư, đề tài "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát" được thực hiện nhằm giải quyết các yêu cầu thực tiễn trong công tác hạch toán tại doanh nghiệp.

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của chuyên đề được xác định gồm:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về đặc điểm, vai trò, phân loại và tổ chức quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát, bao gồm hệ thống chứng từ, kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp và kiểm kê.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty.

Đối tượng nghiên cứu là toàn bộ công tác kế toán nguyên vật liệu (từ khâu lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, ghi sổ chi tiết đến kế toán tổng hợp). Phạm vi nghiên cứu về không gian là Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát (địa chỉ tại Số 5/28 Mễ Trì Thượng, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội); phạm vi thời gian tập trung vào số liệu thực tế phát sinh trong tháng 12 năm 2016 và năm 2017.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và cơ sở lý thuyết

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Các chuẩn mực và nguyên tắc kế toán áp dụng bao gồm:

  • Nguyên tắc giá gốc: Nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo giá mua thực tế ghi trên hóa đơn cộng các chi phí thu mua, bốc dỡ, vận chuyển phát sinh hợp lý (chưa bao gồm thuế GTGT do công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ).
  • Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp giá thực tế đích danh, xuất lô hàng nào gắn liền với đơn giá nhập của lô hàng đó cho từng công trình cụ thể.
  • Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Phương pháp thẻ song song kết hợp giữa việc ghi chép số lượng trên thẻ kho của thủ kho và ghi chép đồng thời số lượng, giá trị trên sổ chi tiết vật liệu của kế toán.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

Tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu thực tiễn trong lĩnh vực kế toán:

  • Phương pháp thu thập và xử lý chứng từ: Thu thập trực tiếp các chứng từ gốc tại phòng Kế toán và phòng Kế hoạch - Vật tư (Giấy đề nghị mua vật tư, Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho).
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp đối chiếu: So sánh số liệu giữa Thẻ kho và Sổ chi tiết vật liệu, Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn để đánh giá tính thống nhất của dữ liệu hạch toán.
  • Nguồn dữ liệu: Số liệu sơ cấp và thứ cấp trích xuất từ các hồ sơ thi công thực tế của công ty, tiêu biểu là Hợp đồng kinh tế số 612/2016/TCXD-CH ngày 06/12/2016 cho công trình "Xây dựng Nhà khách và Hội trường – Công ty nhiệt điện Na Dương – TKV - Lạng Sơn" và công trình "Tường rào và cổng – Thái Nguyên".

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát

Chương 1 làm rõ đặc điểm sản xuất của công ty xây dựng và cơ cấu phân loại nguyên vật liệu. Do địa bàn thi công dàn trải, nguyên vật liệu được chuyển trực tiếp đến chân công trình hoặc bảo quản tại 2 kho theo từng công trình nhằm tránh hao hụt, hư hỏng.

Nguyên vật liệu tại công ty được phân chia thành 5 nhóm chức năng:

  1. Nguyên vật liệu chính: Cơ sở vật chất chủ yếu tạo nên thực thể công trình (xi măng PC30, xi măng trắng, thép ø6A1, ø10A1, ø20A2, thép tấm, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch lát, cát, đá, sỏi...).
  2. Vật liệu phụ: Phụ gia bê tông, gỗ coppha, sơn tổng hợp, bột màu, que hàn, đất đèn... nhằm hỗ trợ và nâng cao chất lượng thi công.
  3. Nhiên liệu: Xăng, dầu cung cấp năng lượng cho máy móc, phương tiện vận tải.
  4. Phụ tùng thay thế: Chi tiết máy cẩu, máy trộn bê tông, mũi khoan, săm lốp ô tô.
  5. Phế liệu thu hồi: Đầu mẩu thép thừa, cốp pha hỏng, vỏ bao xi măng.

Để quản lý thống nhất, công ty thiết lập Bảng danh điểm vật tư mã hóa theo tài khoản:

Mã vật tư Nhóm vật tư / Tên, quy cách vật tư Đơn vị tính Tài khoản hạch toán
152.1 Nguyên vật liệu chính TK 1521
152.01 Xi măng các loại TK 1521
152.1.1 Xi măng PC 30 Kg TK 1521
152.1.2 Xi măng trắng Kg TK 1521
152.2 Vật liệu phụ TK 1522
152.01 Que hàn Kg TK 1522
152.02 Sơn tổng hợp Kg TK 1522
152.03 Bột màu Kg TK 1522

Quy trình quản lý luân chuyển vật tư được chia thành các khâu:

  • Khâu thu mua: Khảo sát giá thị trường, ký hợp đồng kinh tế giao hàng tại chân công trình, lập biên bản nghiệm thu khối lượng theo định kỳ 1 tháng/lần giữa bên mua và bên bán.
  • Khâu bảo quản và dự trữ: Bố trí kho bãi khô ráo, xác định định mức tồn kho tối đa - tối thiểu để không gây gián đoạn thi công hoặc ứ đọng vốn lưu động.
  • Khâu xuất dùng: Căn cứ hạn mức khoán và tiến độ thi công của từng đội xây dựng.

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát

Chương 2 mô tả chi tiết hệ thống biểu mẫu, quy trình hạch toán chi tiết và tổng hợp cho các nghiệp vụ thực tế phát sinh trong tháng 12/2016.

1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Công ty sử dụng hệ thống chứng từ ban đầu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

  • Giấy đề nghị mua vật tư (Mẫu số 121/GVT) và Giấy xin mua vật tư (Mẫu số 121/GVT-CH).
  • Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT) và Phiếu chi (Mẫu 02-TT) số 1546/TU-CH ngày 08/12/2016 tạm ứng 220.000.000 đồng cho cán bộ vật tư Nguyễn Văn Tới.
  • Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 03-VT) ngày 13/12/2016 kiểm nhận lô gạch lát.
  • Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT): Lập 3 liên (Phòng Kế hoạch - Vật tư lưu, Thủ kho lưu, Phòng Tài chính - Kế toán lưu).
  • Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT): Lập 2 liên căn cứ vào định mức kỹ thuật.

Quy trình xử lý đối với các trường hợp nhập - xuất cụ thể:

  • Mua ngoài nhập kho:
    • Phiếu nhập kho số 154 ngày 13/12/2016: Nhập 668 hộp gạch lát 400x400mm (đơn giá 190.000 đ/hộp), 62 hộp gạch 250x250mm (đơn giá 140.000 đ/hộp), 234 hộp gạch 250x400mm (đơn giá 140.000 đ/hộp) từ Công ty TNHH TM Hà Phúc (HĐ GTGT số 0085951), tổng giá trị 168.360.000 đồng (chưa thuế).
    • Phiếu nhập kho số 155 ngày 15/12/2016: Nhập 20 tấn xi măng bao PCB-30 từ Công ty CP Xi măng La Hiên VVMI (HĐ GTGT số 0124229), đơn giá mua 981.364 đ/tấn, chi phí vận chuyển 151.818 đ/tấn; tổng giá trị thực tế nhập kho là 22.670.182 đồng.
    • Phiếu nhập kho số 157 ngày 18/12/2016: Nhập 9.077 kg thép D<=10 và 13.464 kg thép 14<=D<=25 từ DNTN TM Nguyễn Trung (HĐ GTGT số 0000586), tổng trị giá nhập kho 382.868.541 đồng.
  • Mua vật liệu chuyển thẳng chân công trình: Ngày 20/12/2016, công ty mua 80 m³ cát đen của DNTN Khởi Nghĩa (HĐ bán hàng số 0135476) với đơn giá 154.000 đ/m³, tổng tiền 12.320.000 đồng, chuyển thẳng đến công trình Na Dương và hạch toán trực tiếp vào chi phí công trình (TK 621).
  • Xuất kho thi công:
    • Phiếu xuất kho số 160 ngày 19/12/2016: Xuất 4.500 kg thép D<=10 và 7.964 kg thép 14<=D<=25 cho Đội xây dựng số 2 thi công công trình Nhà khách Na Dương, giá trị thực tế xuất kho là 196.442.964 đồng.
    • Phiếu xuất kho số 163 ngày 22/12/2016: Xuất toàn bộ 668 hộp gạch 400x400, 62 hộp gạch 250x250, 234 hộp gạch 250x400 cho Đội 2, giá trị xuất 168.360.000 đồng.
    • Phiếu xuất kho số 164 ngày 23/12/2016: Xuất 15 tấn xi măng PCB-30 cho Đội 2, giá trị xuất 17.002.637 đồng (theo đơn giá đích danh 1.133.182 đ/tấn).

2. Tổ chức ghi sổ kế toán chi tiết

Công ty áp dụng phương pháp Thẻ song song:

  • Tại kho (Thủ kho ghi): Ghi chép số lượng thực nhập, thực xuất trên Thẻ kho (Mẫu S12-DN). Định kỳ từ 5 đến 7 ngày, thủ kho chuyển chứng từ về phòng kế toán.
  • Tại phòng kế toán: Kế toán căn cứ chứng từ ghi Sổ chi tiết vật liệu theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị tiền. Cuối tháng lập Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn để đối chiếu khớp đúng với Thẻ kho và Sổ cái.

Trích xuất số liệu Thẻ kho vật tư tiêu biểu trong tháng 12/2016:

Tên vật tư Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
Gạch lát 400x400mm Hộp 0 668 668 0
Xi măng bao PCB-30 Tấn 20 50 33 37
Thép xây dựng D<=10 Kg 8.073 9.077 4.500 12.650

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát

Chương 3 tổng kết các đánh giá về mặt được và chưa được trong thực tế hạch toán tại đơn vị, đồng thời đưa ra các định hướng giải pháp cụ thể:

1. Đánh giá chung về thực trạng

  • Ưu điểm: Bộ máy kế toán tổ chức gọn nhẹ; áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh phù hợp với tính chất khoán gọn theo từng công trình; sử dụng phương pháp thẻ song song giúp kiểm soát độc lập số liệu giữa kho và phòng kế toán.
  • Nhược điểm:
    • Quản lý kho bãi: Một số loại vật liệu cồng kềnh tập kết tại chân công trình (cát, sỏi, đá) chưa có kho che chắn bảo đảm, dễ hao hụt do thời tiết.
    • Lập và luân chuyển chứng từ: Việc luân chuyển chứng từ từ các công trình ở xa về phòng Tài chính - Kế toán định kỳ 5-7 ngày đôi khi bị chậm trễ so với thời điểm phát sinh thực tế.
    • Định mức và tính giá: Chi phí vận chuyển bốc dỡ phát sinh riêng lẻ đôi khi hạch toán trực tiếp vào chi phí công trình mà chưa phân bổ chính xác vào giá gốc nguyên vật liệu nhập kho trong một số trường hợp mua lẻ.

2. Các giải pháp hoàn thiện

Tác giả đề xuất các nhóm giải pháp:

  • Về công tác quản lý nguyên vật liệu: Tăng cường quản lý định mức tiêu hao vật tư tại từng đội xây dựng; xây dựng kho bãi dã chiến tại chân công trình để bảo quản cát đá, hạn chế hao hụt tự nhiên; tổ chức nghiệm thu vật tư chặt chẽ ngay khi giao nhận.
  • Về phương pháp tính giá nguyên vật liệu: Thực hiện tính đúng, tính đủ chi phí thu mua, bốc dỡ vào giá gốc vật tư nhập kho đối với tất cả các nguồn mua theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC trước khi kết chuyển vào chi phí sản xuất (TK 621).
  • Về công tác lập và luân chuyển chứng từ ban đầu: Chuẩn hóa quy trình bàn giao chứng từ giữa thống kê công trường và kế toán vật liệu; hoàn thiện biểu mẫu biên bản bàn giao vật tư tại chân công trình; đẩy mạnh ứng dụng phần mềm để cập nhật số liệu nhập - xuất kịp thời theo ngày.

Kết quả và đóng góp

  1. Minh họa quy trình hạch toán thực tế trong xây lắp: Chuyên đề phản ánh toàn bộ quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán chi tiết vật liệu bằng số liệu thực tế tại Công ty CP Nam Phát thông qua các hợp đồng và công trình cụ thể (như công trình Nhà khách Na Dương - Lạng Sơn).
  2. Làm rõ phương pháp tính giá đích danh và phương pháp thẻ song song: Nghiên cứu đã chứng minh tính phù hợp của phương pháp tính giá thực tế đích danh đối với doanh nghiệp xây dựng có quy mô vừa, thi công theo từng công trình khoán gọn, giúp xác định chính xác chi phí vật tư đưa vào tài khoản 621 cho từng hạng mục công trình.
  3. Đề xuất giải pháp mang tính ứng dụng: Đưa ra các biện pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chứng từ ban đầu, quản lý định mức hao hụt vật tư chân công trình và chuẩn hóa việc hạch toán chi phí thu mua vào giá gốc nguyên vật liệu.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi số liệu minh chứng trong chuyên đề tập trung vào các chứng từ phát sinh trong tháng 12 năm 2016 tại kho số 02 của một doanh nghiệp xây lắp cụ thể. Báo cáo chưa đề cập sâu đến việc ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hoặc kế toán quản trị vật tư nâng cao.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang việc kết nối kế toán chi tiết nguyên vật liệu với hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành công trình xây lắp hoàn thành (TK 154, TK 632) theo từng giai đoạn nghiệm thu thanh toán.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán: Cung cấp mẫu hình trình bày chuyên đề thực tập tốt nghiệp chuẩn mực, minh họa chi tiết cách lập các chứng từ ban đầu (Giấy xin mua vật tư, Phiếu tạm ứng, Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Thẻ kho) theo quy định của Thông tư số 200/2014/TT-BTC.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ: Tham khảo phương pháp tổ chức thẻ song song và cách thức theo dõi, tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh cho từng công trình xây dựng.

Câu hỏi thường gặp

1. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng bao nhiêu trong giá trị công trình tại Công ty Nam Phát?

Theo số liệu trình bày trong chuyên đề, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng từ 60% đến 70% tổng giá trị công trình xây lắp, là nhân tố quyết định trực tiếp đến giá thành sản phẩm xây dựng.

2. Công ty áp dụng phương pháp nào để tính giá nguyên vật liệu xuất kho?

Công ty áp dụng phương pháp Giá thực tế đích danh. Do vật tư thi công công trình nào thường được mua dự trữ cho chính công trình đó ngay tại chân công trình, kế toán căn cứ trực tiếp vào đơn giá nhập kho của chính lô hàng đó để tính giá xuất dùng.

3. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu áp dụng tại đơn vị là phương pháp nào?

Công ty áp dụng Phương pháp thẻ song song. Thủ kho theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn trên Thẻ kho hàng ngày; Kế toán vật liệu theo dõi cả số lượng và giá trị trên Sổ chi tiết vật liệu; cuối tháng đối chiếu khớp đúng thông qua Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn.

4. Đối với vật tư mua về sử dụng trực tiếp tại chân công trình (như cát đen), thủ tục hạch toán được thực hiện như thế nào?

Vật tư được giao thẳng đến chân công trình (ví dụ 80 m³ cát đen ngày 20/12/2016). Kế toán cùng đội trưởng thi công kiểm tra số lượng, chất lượng, sau đó chuyển hóa đơn bán hàng về phòng Tài chính - Kế toán để hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất công trình (ghi Nợ TK 621) mà không qua tài khoản kho (TK 152).

Kết luận

Chuyên đề thực tập chuyên ngành của sinh viên Vũ Mạnh Hảo đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát dựa trên chuẩn mực Thông tư 200/2014/TT-BTC. Thông qua việc phân tích hệ thống chứng từ, phương pháp thẻ song song và phương pháp tính giá đích danh cho các công trình thực tế, tác giả đã chỉ rõ các điểm mạnh và tồn tại trong quản lý vật tư xây lắp. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất tập trung vào việc quản lý định mức, hạch toán chi phí thu mua và luân chuyển chứng từ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính tại doanh nghiệp.