Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, các doanh nghiệp sản xuất và thương mại chịu áp lực cạnh tranh gay gắt trên thị trường. Mục tiêu cốt lõi và điều kiện tiên quyết cho sự tồn tại của doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận thông qua việc sản xuất sản phẩm đạt chất lượng cao, hạ giá thành và gia tăng khối lượng tiêu thụ. Để hiện thực hóa mục tiêu này, công tác quản lý các nguồn lực đầu vào đóng vai trò then chốt, đặc biệt là chi phí nguyên vật liệu (NVL) – yếu tố thường chiếm tỷ trọng chi phối trong tổng chi phí sản xuất.
Tại Công ty Cổ phần Công nghiệp Hoàng Anh – đơn vị chuyên thiết kế, chế tạo thiết bị áp lực (bồn bể) và thiết bị nồi hơi – chi phí NVL chiếm từ 60% đến 70% tổng chi phí sản xuất. Do đó, việc tổ chức quản lý chặt chẽ và hạch toán chính xác NVL từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến khâu xuất dùng có ý nghĩa trực tiếp đối với giá thành sản phẩm và hiệu quả tài chính của công ty. Nhận thức được tầm quan trọng này, đề tài "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Công nghiệp Hoàng Anh" được thực hiện nhằm giải quyết các yêu cầu thực tiễn trong công tác hạch toán kế toán tại đơn vị.
Nhiệm vụ nghiên cứu được xác định cụ thể qua 3 nội dung:
- Nghiên cứu đặc điểm, phân loại, quy trình luân chuyển và công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Công nghiệp Hoàng Anh.
- Phân tích, đánh giá thực trạng kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
- Đánh giá những ưu điểm, tồn tại và đề xuất hệ thống giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp.
Đối tượng nghiên cứu của chuyên đề là công tác kế toán nguyên vật liệu, bao gồm hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, phương pháp hạch toán chi tiết, kế toán tổng hợp nhập – xuất kho và phương pháp tính giá nguyên vật liệu. Phạm vi nghiên cứu về không gian được thực hiện tại Công ty Cổ phần Công nghiệp Hoàng Anh (địa chỉ: Quốc lộ 5A, xã Dị Sử, huyện Mỹ Hào, tỉnh Hưng Yên). Phạm vi về thời gian tập trung vào số liệu hạch toán thực tế trong năm tài chính 2015 (trọng tâm là quý I và tháng 02/2015, tháng 04/2015).
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Chuyên đề được xây dựng trên nền tảng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, cụ thể là Thông tư số 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 22/12/2014. Khung lý thuyết và nguyên tắc hạch toán áp dụng bao gồm:
- Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu nhập kho: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn mua ngoài được xác định bằng giá mua ghi trên hóa đơn cộng chi phí thu mua (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản) cộng các khoản thuế không được hoàn lại (nếu có), trừ đi các khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán.
- Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Doanh nghiệp áp dụng phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO - First In First Out), dựa trên giả thiết nguyên vật liệu nào nhập trước sẽ được xuất trước theo đơn giá của từng lần nhập cụ thể.
- Phương pháp hạch toán chi tiết: Áp dụng phương pháp Thẻ song song để ghi chép, đối chiếu số lượng và giá trị vật tư giữa kho và phòng kế toán.
- Hình thức kế toán tổng hợp: Áp dụng hình thức Nhật ký chung, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế Giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ.
Tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu chuyên ngành kế toán kết hợp với khảo sát thực tế:
- Phương pháp thu thập và quan sát thực tế: Khảo sát quy trình làm việc, phỏng vấn nhân viên tại Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Kế hoạch - Vật tư và phân xưởng sản xuất.
- Phương pháp phân tích, đối chiếu chứng từ và sổ sách kế toán: Khai thác trực tiếp các chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu đề nghị xuất vật tư) và các sổ kế toán (thẻ kho, sổ chi tiết NVL, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, sổ nhật ký chung, sổ cái TK 152).
- Phương pháp tổng hợp và so sánh: Phân tích số liệu thực tế phát sinh để đánh giá tính hợp lý, hợp lệ và mức độ chặt chẽ trong quản lý và hạch toán chi phí.
Nguồn dữ liệu phục vụ nghiên cứu là hệ thống tài liệu sơ cấp và thứ cấp do Phòng Tài chính - Kế toán Công ty Cổ phần Công nghiệp Hoàng Anh cung cấp trong giai đoạn thực tập năm 2015 - 2016.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Công nghiệp Hoàng Anh
Chương 1 khái quát về đặc điểm hoạt động sản xuất, phân loại và cơ cấu quản lý nguyên vật liệu tại đơn vị:
- Đặc điểm nguyên vật liệu: Sản phẩm chính của công ty là bồn bể áp lực và thiết bị nồi hơi. Nguyên vật liệu chính bao gồm: thép tấm Q345B, thép tấm SS400, thép không gỉ SUS 304, đặc inox SUS 304. Vật liệu phụ gồm: que hàn, thuốc hàn. Phụ tùng thay thế gồm: vòng bi, van bi, mũi khoan... Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn (60% - 70% giá thành sản phẩm).
- Hệ thống danh điểm vật liệu: Doanh nghiệp đã thiết lập bảng mã danh điểm vật liệu chi tiết cho từng loại vật tư để theo dõi trên tài khoản 152.1.
| STT |
Ký hiệu danh điểm |
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu |
Đơn vị tính |
TK theo dõi |
| 01 |
TQ345B.10x2000 |
Thép tấm Q345B 10x2000x6000 |
kg |
152.1 |
| 02 |
TQ345B.12x1500 |
Thép tấm Q345B 12x1500x6000 |
kg |
152.1 |
| 03 |
TSS400.5x1500 |
Thép tấm SS400 5x1500x6000 |
kg |
152.1 |
| 04 |
TSS400.6x1500 |
Thép tấm SS400 6x1500x6000 |
kg |
152.1 |
| 05 |
TSS400.8x1500 |
Thép tấm SS400 8x1500x6000 |
kg |
152.1 |
| 06 |
TSS400.10x1500 |
Thép tấm SS400 10x1500x6000 |
kg |
152.1 |
| 07 |
TSUS304.8x1524 |
Thép tấm inox SUS 304 8x1524 |
kg |
152.1 |
| 08 |
TSUS304.8x1550 |
Thép tấm inox SUS 304 8x1550 |
kg |
152.1 |
| 09 |
TSUS304.6x1524 |
Thép tấm inox SUS 304 6x1524 |
kg |
152.1 |
| 10 |
SUS304.0,4x1220 |
Thép không gỉ SUS 304 0,4x1220 |
kg |
152.1 |
| 11 |
SUS304.1,5x1246xC |
Thép không gỉ SUS 304 1,5x1246xC |
kg |
152.1 |
| 12 |
SUS30445 |
Đặc inox SUS 304 45 |
kg |
152.1 |
| 13 |
TSUS304.12x1220 |
Thép inox SUS 304 1,2lyx1220 |
kg |
152.1 |
| 14 |
TSUS304.6x1560 |
Thép inox SUS 304 6lyx1560 |
kg |
152.1 |
- Quy trình luân chuyển và quản lý kho:
- Nguồn cung cấp: Thu mua chủ yếu trên thị trường nội địa từ các nhà cung ứng lâu năm như Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Vạn Xuân, Công ty Thương mại Anh Việt.
- Dự trữ và bảo quản: Kho vật tư có diện tích 300 $m^2$, lợp mái tôn, tường gạch bao quanh đặt liền kề xưởng sản xuất. Mức dự trữ nguyên vật liệu chính thường duy trì khoảng 50 tấn.
- Bộ máy quản lý: Phòng Kế hoạch - Vật tư gồm 4 nhân sự (1 Trưởng phòng, 1 nhân viên lập kế hoạch sản xuất, 1 nhân viên cung ứng - sử dụng vật tư, 1 thủ kho).
- Phương pháp tính giá:
- Tính giá nhập: Tính theo giá mua thực tế cộng chi phí thu mua trừ giảm trừ thương mại. Ví dụ: Hóa đơn số 0011591 ngày 21/04/2015 mua 4.286,5 kg thép tấm Q345B, SS400 từ Công ty Anh Việt: Giá mua chưa thuế là 53.685.117 đồng, chi phí bốc dỡ 1.000.000 đồng, giảm giá 1% (536.851 đồng), giá trị thực nhập kho là 54.148.266 đồng.
- Tính giá xuất: Áp dụng phương pháp FIFO. Ví dụ: Tháng 04/2015 xuất 626 kg thép tấm inox SUS 304 (tồn kho 400 kg đơn giá 41.260 đ/kg; nhập thêm 424 kg đơn giá 38.808 đ/kg), giá trị xuất kho được tính gồm 400 kg theo giá 41.260 đ/kg và 226 kg theo giá 38.808 đ/kg, đạt tổng trị giá xuất là 25.274.608 đồng.
Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Công nghiệp Hoàng Anh
Chương 2 mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nhập - xuất kho:
- Hệ thống chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT), Phiếu xuất kho kiêm phiếu giao hàng (Mẫu 01-VT), Biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm hàng hóa (Mẫu 03-VT ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC), Hóa đơn GTGT, Phiếu đề nghị xuất vật tư (Mẫu BM-MD-KHTT-20), Thẻ kho (Mẫu S12-DN), Sổ chi tiết NVL, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL.
- Quy trình kế toán chi tiết theo phương pháp Thẻ song song:
- Tại kho: Thủ kho dùng Thẻ kho để ghi chép số lượng nhập, xuất, tồn của từng danh điểm vật tư dựa vào Phiếu nhập và Phiếu xuất kho.
- Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở Sổ chi tiết NVL để theo dõi cả số lượng và giá trị. Định kỳ hoặc trong vòng 7 ngày, thủ kho chuyển chứng từ lên phòng kế toán để đối chiếu và vào sổ. Cuối tháng lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.
- Nghiệp vụ thực tế minh họa:
- Nghiệp vụ nhập kho ngày 07/02/2015: Nhập 7.394 kg thép tấm Q345B và SS400 theo HĐ GTGT số 043573 từ Công ty Thương mại Anh Việt, Phiếu nhập kho số 12, tổng thanh toán 107.269.559 đồng (tiền hàng chưa thuế: 97.517.781 đồng, thuế GTGT 10%: 9.751.778 đồng).
- Nghiệp vụ xuất kho ngày 09/02/2015: Xuất 7.394 kg thép tấm cho Xưởng sản xuất theo Phiếu đề nghị số 24 và Phiếu xuất kho số 16, tổng trị giá xuất dùng hạch toán Nợ TK 621 / Có TK 152 là 97.517.781 đồng.
- Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu:
- Tài khoản sử dụng: TK 152 (gồm TK 152.1 - NVL chính, TK 152.2 - NVL phụ, TK 152.4 - Phụ tùng thay thế), TK 621 (Chi phí NVL trực tiếp), TK 331 (Phải trả người bán), TK 111, TK 112, TK 154, TK 622, TK 627, TK 641, TK 642. Doanh nghiệp không sử dụng TK 151 (Hàng mua đang đi đường) và không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Hình thức ghi sổ: Ghi sổ Nhật ký chung (Mẫu S03a-DN) và chuyển số liệu vào Sổ cái TK 152, Sổ chi tiết TK 331.
Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Công nghiệp Hoàng Anh
Chương 3 tổng kết các ưu điểm, chỉ ra các mặt hạn chế và đề xuất giải pháp hoàn thiện:
- Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức quản lý gọn nhẹ; hình thức kế toán Nhật ký chung phù hợp với quy mô doanh nghiệp; phân loại vật tư bằng danh điểm khoa học; quản lý kho bãi tương đối tốt, đảm bảo nguồn NVL cho sản xuất liên tục.
- Nhược điểm tồn tại:
- Chứng từ luân chuyển bị dồn về cuối tháng do địa bàn thi công rộng và phân tán, dẫn đến việc hạch toán trên sổ kế toán bị chậm.
- Việc quản lý hao hụt vật tư tại các công trình chưa chặt chẽ, đặc biệt là vật liệu rời (cát, đá, sỏi) dễ bị thất thoát do đo đếm thủ công.
- Phương pháp hạch toán tiền lương khoán chưa tách bạch lương làm thêm giờ, ngày lễ tết của công nhân trực tiếp sản xuất.
- Áp dụng phương pháp tính giá thành trực tiếp cho cả những hợp đồng cải tạo, nâng cấp có thời gian ngắn, khối lượng nhỏ dẫn đến quản lý chi phí chưa chặt chẽ.
- Chưa trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định (TSCĐ).
- Tài khoản 152 chưa chi tiết hóa hết các loại phụ tùng và vật liệu thay thế; phương pháp Thẻ song song gây trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa thủ kho và kế toán nhưng công tác đối chiếu chỉ diễn ra cuối tháng; chưa xây dựng quy trình phân tích và đánh giá rủi ro nhà cung ứng.
- Phương hướng và giải pháp hoàn thiện:
- Về quản lý thu mua và nhà cung cấp: Khảo sát biểu giá thị trường định kỳ, lựa chọn đối tác cung ứng có năng lực tài chính tốt để áp dụng chính sách thanh toán chậm đối với các đơn hàng lớn.
- Về hạch toán chi tiết NVL: Cập nhật chứng từ nhập - xuất hàng ngày vào phần mềm và sổ chi tiết, tránh dồn việc vào cuối tháng để lãnh đạo kịp thời nắm bắt biến động tồn kho và vốn lưu động.
- Về báo cáo vật tư cuối kỳ: Yêu cầu thủ kho và đơn vị thi công lập Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ đối với lượng vật tư xuất dùng chưa hết trong chu kỳ sản xuất, làm căn cứ tính đúng giá thành và kiểm soát định mức tiêu hao.
- Về hiện đại hóa công tác kế toán: Khai thác triệt để các tính năng của phần mềm kế toán máy, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên kế toán và nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ công tác quản lý.
Kết quả và đóng góp
Nghiên cứu đã phản ánh hệ thống thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Công nghiệp Hoàng Anh với các kết quả cụ thể:
| Tiêu chí |
Thực trạng tại Công ty Hoàng Anh |
Giải pháp đề xuất hoàn thiện |
| Phương pháp hạch toán chi tiết |
Thẻ song song (thủ kho ghi Thẻ kho, kế toán ghi Sổ chi tiết NVL). |
Duy trì Thẻ song song kết hợp cập nhật chứng từ hàng ngày trên máy vi tính, đẩy nhanh tiến độ đối chiếu. |
| Phương pháp tính giá xuất kho |
Nhập trước - Xuất trước (FIFO). |
Tiếp tục áp dụng FIFO do phù hợp với biến động giá và đặc điểm luân chuyển vật tư cơ khí. |
| Luân chuyển chứng từ |
Chứng từ thường bị lưu giữ tại kho đến 7 ngày hoặc dồn cuối tháng mới chuyển về phòng kế toán. |
Thiết lập quy trình chuyển giao chứng từ nhập/xuất trong ngày để cập nhật dữ liệu kịp thời. |
| Báo cáo vật tư dở dang |
Chưa theo dõi chặt chẽ lượng NVL đã xuất nhưng chưa dùng hết tại phân xưởng/công trình. |
Lập định kỳ "Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ" để điều chỉnh chi phí sản xuất trực tiếp (TK 621). |
| Ứng dụng công nghệ thông tin |
Kế toán thực hiện trên máy vi tính nhưng chưa khai thác tối đa tính năng liên kết dữ liệu giữa các bộ phận. |
Đào tạo nâng cao trình độ kế toán máy, tích hợp quản lý kho và kế toán chi tiết vật tư tự động. |
Đóng góp của chuyên đề thể hiện ở việc hệ thống hóa toàn bộ quy trình luân chuyển chứng từ kế toán nhập - xuất vật tư theo Thông tư 200/2014/TT-BTC tại một doanh nghiệp sản xuất cơ khí - xây lắp; đồng thời đưa ra 4 nhóm kiến nghị sát với thực tế quản lý kho, kiểm soát định mức tiêu hao và tổ chức chứng từ tại đơn vị.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Số liệu nghiên cứu thực tế tập trung chủ yếu vào các chứng từ phát sinh trong tháng 02 và tháng 04 năm 2015; chưa đánh giá toàn diện chu kỳ kinh doanh cả năm tài chính. Chuyên đề chưa đi sâu vào việc xử lý các nghiệp vụ hàng mua đang đi đường (TK 151) và hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 2294).
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phân tích công tác kế toán quản trị chi phí nguyên vật liệu, xây dựng hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật tự động hóa và tích hợp kiểm soát nội bộ chuỗi cung ứng vật tư trong môi trường sản xuất cơ khí chế tạo.
Giá trị tham khảo
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này có giá trị tham khảo thiết thực đối với:
- Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán tại các trường đại học khối kinh tế đang thực hiện khóa luận, chuyên đề tốt nghiệp về phần hành kế toán nguyên vật liệu và hàng tồn kho.
- Cán bộ kế toán vật tư và nhà quản trị tại các doanh nghiệp sản xuất cơ khí, gia công kim loại, chế tạo bồn bể, nồi hơi trong việc tham khảo bộ chứng từ mẫu (Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu 03-VT, Phiếu xuất kho kiêm giao hàng, Sổ danh điểm vật liệu) và tổ chức luân chuyển chứng từ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Câu hỏi thường gặp
1. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng bao nhiêu trong cơ cấu chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Công nghiệp Hoàng Anh?
Chi phí nguyên vật liệu tại công ty chiếm tỷ trọng từ 60% đến 70% tổng chi phí sản xuất, đóng vai trò quyết định đến giá thành của các thiết bị áp lực và nồi hơi.
2. Công ty áp dụng phương pháp nào để tính giá nguyên vật liệu xuất kho và hạch toán chi tiết vật tư?
Công ty áp dụng phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO) để tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho và áp dụng phương pháp Thẻ song song trong công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
3. Cơ cấu nhân sự của Phòng Kế hoạch - Vật tư tại Công ty Hoàng Anh gồm những ai?
Phòng Kế hoạch - Vật tư của công ty gồm 4 người: 1 Trưởng phòng phụ trách chung, 1 nhân viên lập kế hoạch sản xuất, 1 nhân viên phụ trách kế hoạch cung ứng và sử dụng vật tư, và 1 thủ kho phụ trách nhập - xuất, bảo quản vật tư.
4. Những nhà cung cấp nguyên vật liệu chính của công ty trong văn bản là những đơn vị nào?
Nguyên vật liệu chính (thép tấm, thép không gỉ) được cung cấp bởi các đối tác trong nước gồm Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Vạn Xuân và Công ty Thương mại Anh Việt.
5. Tác giả đã chỉ ra những nhược điểm chính nào trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty?
Các nhược điểm chính bao gồm: chứng từ kiểm kê dồn về cuối tháng làm chậm tiến độ ghi sổ; hao hụt vật liệu rời ở công trình chưa được kiểm soát chặt; phương pháp Thẻ song song gây trùng lặp về chỉ tiêu số lượng; chưa trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ; chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và chưa sử dụng TK 151 khi hàng chưa về nhập kho cuối tháng.
Kết luận
Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thơm đã phân tích toàn diện thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Công nghiệp Hoàng Anh theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC. Tác giả đã làm rõ quy trình hạch toán chi tiết bằng phương pháp Thẻ song song, tính giá xuất kho theo phương pháp FIFO và quy trình ghi sổ Nhật ký chung trên hệ thống chứng từ thực tế năm 2015. Trên cơ sở chỉ ra các điểm nghẽn về luân chuyển chứng từ và quản lý hao hụt vật tư, chuyên đề đã đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính ứng dụng thực tế nhằm nâng cao hiệu quả quản trị chi phí và hoàn thiện công tác kế toán tại doanh nghiệp.
