CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO TRÀNG AN 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Tràng An. Công ty cổ phần Bánh kẹo Tràng An, trong những năm qua Công ty đã không ngừng lớn mạnh, tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong sản xuất kinh doanh. Với đội ngũ lãnh đạo giàu kinh nghiệm, chiến lược kinh doanh tốt, đội ngũ kỹ sư được đào tạo chuyên ngành có năng lực và lực lượng công nhân giỏi tay nghề, Công ty Công ty cổ phần Bánh kẹo Tràng An đã tiến bước vững chắc và phát triển liên tục để giữ vững uy tín và chất lượng, xứng đáng với niềm tin yêu của người tiêu dùng.
Tiền thân là một xưởng làm nước chấm với công suất 3000 tấn/năm. Ngày nay, Công ty đã phát triển trở thành một trong 5 doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo lớn nhất cả nước, với quy mô sản xuất lên tới 30. Sản phẩm của công ty đa dạng về kiểu dáng, phong phú về chủng loại, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Có những sản phẩm mang hương vị hoa quả nhiệt đới như Nho đen, dâu, cam, chanh…, có những sản phẩm mang hương vị sang trọng như cà phê, caramen, sôcôla…lại có những sản phẩm mang hương vị đồng quê như Taro, đậu đỏ, cốm…Mặt khác, các sản phẩm Bánh kẹo Tràng An luôn luôn có chất lượng đồng đều, ổn định, liên tục được người tiêu dùng bình chọn là “Hàng Việt Nam chất lượng cao” trong nhiều năm liền từ năm 1996 đến nay.
Là một doanh nghiệp sản xuất nên NVL là một yếu tố không thể thiếu được trong quá trình hoạt động. Giá trị về NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm (khoảng 65% - 70%). Vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng NVL là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.S Phạm Minh Hồng 3 SV: Phạm Dương Tùng Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hóa, chúng chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Sản phẩm của TRANCO rất đa dạng và phong phú.
Do vậy, NVL của Công ty cũng rất đa dạng gồm nhiều loại (khoảng 1.500 loại), mỗi loại lại có những tính chất và đặc thù riêng biệt. Các nguyên liệu chính được sử dụng như: các loại đường, sữa, trứng, bột mỳ, bơ, tinh dầu, mạch nha, shortening, một số loại hương vị hoa quả,… NVL phần nhiều là các loại NVL thuộc hàng thực phẩm, có thời gian sử dụng ngắn, có vai trò và công dụng khác nhau trong sản xuất kinh doanh. Nên để tránh nhầm lẫn trong công tác quàn lý và hạch toán NVL, Công ty cũng đã phân loại NVL rất rõ ràng và chính xác tương ứng với quy cách và chủng loại của NVL. Nếu căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò và tác dụng, NVL của Công ty được phân loại như sau: Nguyên vật liệu chính: Đường, sữa, mạch nha, bơ, bột mỳ, bột gạo, tinh dầu,… đây là những nguyên liệu mà sau khi gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm.
Vật liệu phụ: Nhãn bánh kẹo, đóng hộp, hương liệu, bao gói,… tuy không phải là những vật liệu cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm những chúng có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất sản phẩm. Vật liệu phụ sẽ được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm như thay đổi màu sắc, mùi vị của sản phẩm, tạo nhãn mác thương hiệu cho sản phẩm, hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.S Phạm Minh Hồng 4 SV: Phạm Dương Tùng Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành Nhiên liệu: Dầu diesel, than, gas, … nhiên liệu được sử dụng phục vụ cho bộ phận nồi hơi, bộ phận vận chuyển, cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh. Phụ tùng thay thế: Dây curoa, bánh răng, pin, bulông,… đây là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ. Thiết bị và vật liệu XDCB là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, XDCB.
Phế liệu thu hồi: Bao dứa, thùng cactong,. Nếu căn cứ vào nguồn cung cấp NVL, NVL của Công ty được chia thành 2 loại: Nguyên vật liệu mua ngoài: Gồm những NVL chủ yếu do phòng vật tư chịu trách nhiệm thu mua, cung ứng phục vụ cho sản xuất. Trong đó, một số nguyên liệu như: Sữa bột, hương liệu, sôcôla và các phụ gia thực phẩm khác trong nước chưa sản xuất được, Công ty phải nhập khẩu trực tiếp từ các nhà sản xuất từ các nước Mỹ, Pháp, Úc và một số nước Đông Nam Á. Nguyên vật liệu tự sản xuất như: Hộp đựng các loại, nhãn sản phẩm,… đây là loại vật tư mà Công ty tự gia công, chế biến.
Tất cả nguyên vật liệu tại Công ty được quản lý và bảo quản trong 5 kho: THAT, BICH, ANH, THU, KT: Kho ANH: Kho vật liệu chính. Kho BICH: Kho vật liệu chính. Kho THAT: Kho vật liệu chính. Kho THU: Kho vật liệu chính.
Kho KT: Kho kỹ thuật. Mỗi loại NVL có mã riêng, mỗi mã đều bao gồm hai thành phần là tên kho và số đếm, tên kho chính là loại kho chứa NVL đó, ví dụ như: GVHD: Th.S Phạm Minh Hồng 5 SV: Phạm Dương Tùng Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đường: BICH24 Sữa : 9 THAT Bột mỳ: THAT 267, 15 BICH Bột kacao ANH 200: THAT 302… Tuy nhiên cách mã hóa vật tư tại Công ty không thống nhất về hình thức, có một số loại vật tư được mã hóa theo cách tên kho trước rồi đến số đếm nhưng cũng có một số loại lại được mã hóa theo cách số đếm trước rồi đến tên kho. Sự không thống nhất này đã gây không ít khó khăn cho công tác quản lý, sử dụng và kế toán vật tư. Về vấn đề này, tôi xin được trình bày rõ hơn trong phần 3.
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Tràng An. Tại khâu thu mua NVL Phòng vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm kỳ sau, định mức tiêu hao NVL và kế hoạch dự trữ NVL, để tính ra số NVL cần thu mua và tiến hành thăm dò thị trường, tìm kiếm nhà cung cấp. Công ty đã xây dựng một hệ thống các tiêu chuẩn rất chặt chẽ để lựa chọn ra các đối tác cung cấp NVL. Hệ thống tiêu chuẩn đó là: Thứ nhất: Những doanh nghiệp là đối tượng để lựa chọn làm nhà cung cấp là những doanh nghiệp trực tiếp sản xuất, chủ động nguồn nguyên liệu đầu vào.
Thứ hai: Những doanh nghiệp này cần có một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trên thị trường ổn định, tạo lập được uy tín với các bạn hàng. Thứ ba: Đảm bảo cung cấp đủ số lượng và chất lượng NVL như đã cam kết. Phòng vật tư dựa trên những tiêu chuẩn đã được xây dựng lên đó để lựa chọn ra những nhà cung cấp đạt yêu cầu. NVL của Công ty không tập trung vào một hay hai nhà cung cấp mà được cung cấp bởi một số nhà sản xuất có uy tín trong ngành.
Điều này vừa tạo nên một sự cạnh tranh về giá, vừa giảm sự phụ thuộc vào mỗi nhà cung cấp. Hàng năm, Công ty thường ký hợp đồng GVHD: Th.S Phạm Minh Hồng 6 SV: Phạm Dương Tùng Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành nguyên tắc với các nhà cung cấp lớn đã được phê duyệt theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, các nhà cung cấp đó như: Công ty CP bao bì nhựa Tân Tiến, công ty liên doanh sản xuất bao bì Tongyuan, công ty liên doanh mía đường Nghệ An Tate and Lyle, công ty CP Sữa Việt Nam Vinamilk, công ty CP thực phẩm Minh Dương, … Mặt khác, NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do đó biến động về giá NVL sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành sản phẩm. Tuy nhiên, do đặc thù của ngành bánh kẹo là tính cạnh tranh cao nên Công ty không thể cùng lúc nâng giá bán sản phẩm. Giá bán sản phẩm chỉ có thể điều chỉnh khi cả thị trường bánh kẹo điều chỉnh giá bán, chịu áp lực tăng giá NVL trong một thời gian dài.
Do vậy, khi giá NVL tăng lên có thể đưa đến một số các rủi ro: - Như ta biết, 25% chi phí NVL là chi phí cho nguyện liệu đường kính, vậy nên sự biến động giá đường cũng ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Hơn nữa, nếu giá bán đường của Việt Nam mà cao hơn giá đường của các nước khác ví dụ như Thái Lan, điều này làm tăng chi phí nguyên liệu, giảm sự cạnh tranh của các sản phẩm bánh, kẹo trên trường quốc tế. - Hay, với sự tác động của các dịch bệnh, ví dụ như dịch cúm gia cầm năm 2005 và 2006 vừa qua, điều này sẽ có tác động rất lớn tới tâm lý người tiêu dùng, tuy Công ty đã sử dụng bột trứng nguyên chất nhập khẩu nhưng dịch cúm cũng gây ra những tác động nhất định, ảnh hưởng tới sức tiêu thụ sản phẩm. - Và cả những biến động về giá nguyên vật liệu nhập khẩu: Có một số nguyên phụ liệu mà Công ty không sản xuất được cũng như trong nước chưa đáp ứng được, phải nhập khẩu, do vậy, khi giá thay đổi hay nhà nước thay đổi GVHD: Th.S Phạm Minh Hồng 7 SV: Phạm Dương Tùng Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành các chích sách về tỉ giá ngoại tệ, thuế nhập khẩu,…cũng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến giá bán của các sản phẩm sử dụng những nguyên liệu này.
Do vậy, nếu không nắm bắt được những thông tin của thị trường nói chung và của thị trường NVL nói riêng, Công ty sẽ không chủ động và rất có thể bị ảnh hưởng khi mà nền kinh tế có chút biến động, công việc kinh doanh sẽ không được ổn định. Những NVL thu mua trước khi nhập kho phải qua khâu kiểm tra toàn diện về số lượng, chất lượng, quy cách và chủng loại bởi phòng KCS.