CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO 1. Khái niệm, đặc điểm, phân loại hàng tồn kho 1. Khái niệm hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam về HTK ( VAS 02) thì “ HTK là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dang dở - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ ” Như vậy có thể thấy HTK chính là tài sản ngắn hạn và nằm ở tất cả các khâu trong quá trình SXKD từ hàng hóa mua về để bán, thành phẩm nhập kho, NVL, CCDC lưu kho hay hàng hóa, thành phẩm gửi bán cho đến chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. HTK có thể là vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất, cũng có thể là hàng hóa mua vào để bán ra trong các doanh nghiệp thương mại.
Theo chuẩn mực kế toán quốc tế về HTK ( IAS 02), thì HTK còn được định nghĩa bao gồm cả đất đai và các tài sản khác được giữ để bán trong kỳ sản xuất-kinh doanh thông thường Theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 quy định rõ “đối với sản phẩm dở dang, nếu thời gian sản xuất, luân chuyển vượt quá một chu kỳ kinh doanh thông thường thì không được trình bày là hàng tồn kho trên Bảng cấn đối kế toán mà trình bày là tài sản dài hạn. Đối với vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế có thời gian dự trữ trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường thì không được trình bày là hàng tồn kho trên Bảng cấn đối kế toán mà trình bày là tài sản dài hạn.” SV: Nguyễn Thu Trang 5 MSV: 18A4020582 Khóa luận tôt nghiệp Học viện Ngân hàng Các loại vật tư, hàng hóa, sản phẩm, NVL,.không thuộc quyền sở hữu, kiểm soát của doanh nghiệp thì không được phản ánh là HTK trong doanh nghiệp như HTK nhận giữ hộ, ký gửi, nhận gia công, nhận ủy thác xuất nhập khẩu. Đặc điểm của hàng tồn kho HTK là một bộ phận tài sản ngắn hạn và chiếm tỷ trọng không nhỏ trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Có nhiều nguồn hình thành nên HTK như mua sắm, tự sản xuất, gia công, nhận vốn góp, quà tặng.
HTK tham gia vào tất cả các khâu trong quá trình SXKD của doanh nghiệp, các nghiệp vụ liên quan đến HTK cũng xảy ra với tần suất lớn chính vì vậy HTK luôn luôn biến đổi hình thái và chuyển hóa thành các dạng tài sản ngắn hạn khác như khoản phải thu, tiền, thành phẩm, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. HTK trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại với những đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản khác nhau vì vậy HTK có thể được lưu trữ ở những kho khác nhau Việc xác định giá trị, chất lượng, tình trạng của HTK là một công việc đòi hỏi tính chính xác cao, tính khách quan và minh bạch. HTK có thể chuyển hóa hết một lần vào thành phẩm, chi phí ( như NVL) hay chuyển hóa từng phần vào thành phẩm, vào chi phí ( như CCDC xuất dùng phân bổ nhiều kỳ) 1. Phân loại hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam về HTK (VAS 02) thì HTK được phân thành: “- Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; - Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm; SV: Nguyễn Thu Trang 6 MSV: 18A4020582 Khóa luận tôt nghiệp Học viện Ngân hàng - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; - Chi phí dịch vụ dở dang ” HTK trong doanh nghiệp có rất nhiều chủng loại, đa dạng về đặc điểm, tính chất, điều kiện bảo quản.
chính vì vậy các doanh nghiệp sẽ chọn cách phân loại HTK theo tiêu thức phù hợp nhất với đặc trưng SXKD của mình. Sau đây là một số cách phân loại HTK phổ biến.1: Phân loại hàng tồn kho Phân loại HTK Mục đích sử Nguồn hình Nhu cầu sử Địa điểm bảo dụng và công Phẩm chất thành dụng quản dụng HTK dự trữ cho HTK mua từ HTK sử dụng HTK bên trong HTK chất lượng sản xuất bên ngoài cho SXKD doanh nghiệp tốt HTK dự trữ cho HTK chưa cần HTK bên ngoài HTK kém phẩm HTK mua nội bộ tiêu thụ sử dụng doanh nghiệp chất HTK không cần HTK mất phẩm HTK tự gia công sử dụng chất HTK được nhập từ các nguồn khác Mỗi cách phân loại HTK sẽ đem lại một ưu điểm riêng, chẳng hạn phân loại HTK theo mục đích sử dụng và công dụng giúp cho việc sử dụng HTK đúng mục đích đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị trong việc lập dự toán thu mua, bảo quản, dự trữ hàng hóa. Cách phân loại HTK theo nguồn hình thành sẽ giúp doanh nghiệp xác định được đúng các yếu tố cấu thành nên giá trị của HTK và tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá trị HTK của doanh nghiệp khi lập BCTC hợp nhất ( nếu có). Cách phân loại theo nhu cầu sử dụng sẽ đánh giá được mức độ hợp lý của HTK và tiến hành trích lập dự phòng cũng như lập kế hoạch sử dụng và thu mua tránh lãng phí HTK.
Phân loại theo địa điểm bảo quản giúp doanh nghiệp đảm bảo được chất lượng của HTK, phân định trách nhiệm vật chất liên SV: Nguyễn Thu Trang 7 MSV: 18A4020582 Khóa luận tôt nghiệp Học viện Ngân hàng quan đến HTK từ đó có cơ sở để hạch toán giá trị bị hao hụt, mất mát trong quá trình bảo quản. Cách phân loại theo phẩm chất giúp doanh nghiệp đánh giá được chất lượng và tình trạng của HTK, xác định giá trị tổn thất làm cơ sở để lập dự phòng. Việc xác định và phân loại đối tượng nào thuộc HTK của doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến tính chính xác của HTK trên Bảng cân đối kế toán, ảnh hưởng đến các chỉ tiêu trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và các hệ số khác có liên quan đến HTK. Chính vì vậy việc phân loại HTK là cần thiết trong bất kỳ doanh nghiệp nào.
Vai trò và nhiệm vụ của kế toán hàng tồn kho 1. Vai trò của kế toán hàng tồn kho - Nếu kế toán tổng hợp là công cụ đắc lực để quản lý tài chính thì kế toán HTK là công cụ đắc lực để quản lý một bộ phận lớn của tài sản lưu động. Kế toán HTK có chính xác và kịp thời hay không sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Kế toán HTK đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động SXKD của doanh nghiệp.
- Sản phẩm của kế toán HTK là các báo cáo bao gồm thông tin về mặt số lượng, giá trị, chủng loại, kho, thời gian. giúp cho việc quản lý tài sản của doanh nghiệp chặt chẽ và hiệu quả. - Kế toán HTK cung cấp thông tin về tình hình nhập, xuất, sử dụng và lưu trữ HTK làm cơ sở cho doanh nghiệp xây dựng các kế hoạch mua, dự trữ và tiêu thụ HTK hợp lý. - Kế toán HTK cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ về giá trị HTK nói chung, giá xuất kho nói riêng để làm căn cứ xác định giá vốn hàng bán và tính toán kết quả kinh doanh từ đó nhà quản lý đưa ra được những chính sách kịp thời.
Nhiệm vụ của kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp - Xuất phát từ yêu cầu quản lý HTK cũng như vai trò của kế toán HTK trong quản lý kinh tế nói chung, trong quản lý doanh nghiệp nói riêng thì kế toán HTK cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây: SV: Nguyễn Thu Trang 8 MSV: 18A4020582 Khóa luận tôt nghiệp Học viện Ngân hàng - Theo dõi, ghi chép, phản ảnh kịp thời, đầy đủ, trung thực và khách quan số hiện có và tình hình biến động của HTK cả về mặt giá trị và hiện vật. Tính đúng trị giá HTK để làm cơ sở xác định chính xác giá trị tài sản cũng như kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, phương pháp kỹ thuật về hạch toán HTK. Đồng thời hướng dẫn các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp thực hiện đúng, đầy đủ chế độ, phương pháp hạch toán để đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán HTK - Kiểm tra việc chấp hành các quy định, thủ tục nhập, xuất HTK, lập dự phòng giảm giá HTK và thực hiện kiểm kê, đánh giá lại HTK - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng HTK từ đó ngăn ngừa, phát hiện và đề xuất các giải pháp xử lý HTK thừa, thiếu, kém hoặc mất phẩm chất giúp cho việc hạch toán chính xác số lượng và giá trị HTK.
Nguyên tắc và phương pháp tính giá hàng tồn kho 1. Nguyên tắc tính giá hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 về HTK ( VAS 02) thì “ Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được”. - Giá gốc của HTK là giá trị ghi nhận ban đầu của HTK, bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua như chi phí vận chuyển, bốc dỡ.
và các loại thuế không được khấu trừ như thuế nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.Vì vậy kế toán phải căn cứ vào từng trường hợp nhập kho cụ thể để xác định giá gốc. - Giá trị thuần có thể thực hiện được đã được VAS 02 định nghĩa như sau “ Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng”. Có thể thấy “giá trị thuần” hàm nghĩa đã trừ đi các chi phí cần thiết cho việc sản xuất và tiêu thụ chúng. “ Có thể thực hiện” hàm ý rằng giá trị thuần này SV: Nguyễn Thu Trang 9 MSV: 18A4020582 Khóa luận tôt nghiệp Học viện Ngân hàng phải dựa trên các bằng chứng đáng tin cậy có thể thu thập được vào thời điểm cuối niên độ kế toán - Giá hiện hành: là số tiền hoặc tương đương tiền đã trả hoặc phải trả để có được loại HTK giống hoặc tương tự tại thời điểm lập Bảng cân đối kế toán.