Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ vận tải phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt. Để tồn tại, duy trì tốc độ luân chuyển vốn và mở rộng sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp bắt buộc phải kiểm soát chặt chẽ toàn bộ các quy trình từ cung ứng, vận hành cho đến tiêu thụ dịch vụ. Trong hệ thống các công cụ quản lý kinh tế, hạch toán kế toán giữ vai trò phản ánh, giám sát tài sản, đo lường chi phí phát sinh và xác định chính xác kết quả kinh doanh của từng mảng hoạt động, tạo căn cứ để ban lãnh đạo hoạch định chiến lược kinh doanh.

Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Nam Long là đơn vị hoạt động kết hợp giữa cung ứng dịch vụ vận chuyển hàng hóa, hành khách và kinh doanh thương mại. Xuất phát từ đặc thù hoạt động vận tải mang tính thời vụ, quy trình sản xuất và tiêu thụ diễn ra đồng thời, tác giả Nguyễn Thị Lụa đã thực hiện chuyên đề thực tập chuyên ngành nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của chuyên đề được xác định gồm ba nội dung:

  1. Hệ thống hóa các đặc điểm kinh doanh, cơ cấu tổ chức và công tác quản lý doanh thu, chi phí tại Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Nam Long.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng hạch toán kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp về doanh thu, giá vốn dịch vụ, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính và xác định kết quả kinh doanh tại đơn vị.
  3. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm và đề xuất hệ thống giải pháp cùng các điều kiện thực hiện nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả sản xuất kinh doanh.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Nam Long (trụ sở chính tại quận Hà Đông, Hà Nội và các chi nhánh phụ thuộc tại Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu kế toán thực tế phát sinh trong năm 2016, tập trung chi tiết vào các chứng từ và sổ sách kế toán quý I năm 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề vận dụng hệ thống nguyên tắc hạch toán kế toán doanh nghiệp theo quy định của Bộ Tài chính Việt Nam:

  • Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản sử dụng tài khoản tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (TK 154) và mở các tài khoản cấp hai tương ứng thay cho việc sử dụng các tài khoản chi phí 621, 622, 627 của chế độ doanh nghiệp lớn.
  • Phương pháp nghiên cứu thực tế:
    • Phương pháp chứng từ kế toán: Khảo sát quy trình thu thập, lập và kiểm tra các chứng từ gốc như Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu kế toán, Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Giấy báo có ngân hàng.
    • Phương pháp tài khoản và ghi kép: Hệ thống hóa các bút toán định khoản phát sinh liên quan đến doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TK 511), doanh thu tài chính (TK 515), giá vốn (TK 154), công nợ phải thu (TK 131), chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642), chi phí tài chính (TK 635) và xác định kết quả kinh doanh (TK 911).
    • Phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán: Đối chiếu số liệu từ chứng từ gốc vào Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết tài khoản, Sổ Cái và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
    • Phương pháp mô tả, phân tích thực tiễn: Kết hợp phỏng vấn cán bộ phòng kế toán, khảo sát quy trình quản lý tại các phòng ban chuyên môn để làm rõ luồng luân chuyển chứng từ.
  • Nguồn dữ liệu: Số liệu kế toán nội bộ, hệ thống hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua vật tư xăng dầu, bảng tính lương và bảng phân bổ chi phí trả trước năm 2016 của Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Nam Long.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý chi phí, doanh thu xác định kết quả kinh của Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Nam Long

Chương 1 khái quát mô hình tổ chức, lĩnh vực hoạt động kinh doanh và các đặc điểm kinh tế - kỹ thuật chi phối trực tiếp đến công tác kế toán tại công ty:

  • Lĩnh vực hoạt động: Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ chở hàng thuê, cho thuê xe tải nhỏ chở hàng/chuyển nhà, vận tải hàng hóa Bắc - Nam, vận chuyển hàng hóa bằng tàu hỏa và đường biển, vận chuyển ô tô/xe máy, dịch vụ vận tải quốc tế (tuyến châu Âu, Mỹ, Trung Quốc), dịch vụ vận tải đa phương thức, hỗ trợ tra cứu mã HS, xin giấy phép xuất nhập khẩu; đồng thời kết hợp vận tải du lịch và kinh doanh vật tư phụ trợ (nước uống, khăn giấy).
  • Đặc điểm chi phí: Hoạt động vận tải không tạo ra sản phẩm vật chất độc lập mà tạo ra sản phẩm dịch vụ lao vụ. Chi phí được phân loại thành:
    • Giá vốn dịch vụ: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (nhiên liệu xăng dầu, lệ phí cầu phà, bến bãi); chi phí nhân công trực tiếp (tiền lương, thưởng, các khoản trích theo lương gồm BHXH, BHYT, KPCĐ của lái xe và công nhân sửa chữa); chi phí sản xuất chung (khấu hao phương tiện, vật tư thay thế, bảo dưỡng xe, bảo hiểm xe, tổn thất bồi thường tai nạn).
    • Chi phí quản lý doanh nghiệp: Lương nhân viên quản lý, văn phòng phẩm, cước điện thoại, xăng xe quản lý.
    • Chi phí tài chính: Doanh nghiệp sử dụng tỷ trọng vốn vay chiếm khoảng 70% tổng nguồn vốn, dẫn đến chi phí lãi vay hàng kỳ phát sinh lớn, kèm theo chi phí lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái.
  • Đặc điểm doanh thu: Quá trình sản xuất và tiêu thụ diễn ra đồng thời. Doanh thu bao gồm doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (chi tiết theo doanh thu xe công ty, doanh thu xe cộng tác viên; phân loại theo đối tượng khách hàng tour, khách lẻ và khách hàng là các hãng) và doanh thu hoạt động tài chính (lãi tiền gửi ngân hàng, lãi cho vay, lãi chênh lệch tỷ giá).
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Ban Giám đốc (Giám đốc, Phó Giám đốc) điều hành chung; Phòng Hành chính - Nhân sự quản trị lao động, tiền lương và chi phí hành chính; Phòng Kinh doanh (kèm Ban thị trường) chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, xúc tiến dịch vụ, soạn thảo hợp đồng; Đội xe trực tiếp vận hành phương tiện; hệ thống chi nhánh tại Hà Nội và Sài Gòn chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Ban Giám đốc.

Chương 2: Thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Nam Long

Chương 2 phản ánh chi tiết thực tế hạch toán kế toán tại doanh nghiệp, minh họa bằng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm 2016:

1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

  • Chứng từ kế toán: Phiếu xác nhận dịch vụ, Hợp đồng vận tải khách hàng/hành khách bằng ô tô, Phiếu đặt xe cộng tác viên, Hóa đơn GTGT, Biên bản bàn giao, Phiếu thu, Giấy báo Có ngân hàng.
  • Quy trình hạch toán:
    • Khách hàng lẻ, thanh toán ngay: Căn cứ Phiếu xác nhận dịch vụ và Biên bản giao nhận, kế toán lập Hóa đơn GTGT, lập Phiếu thu (ví dụ: Hóa đơn số 0000355 và Phiếu thu số 223 ngày 06/01/2016 cho Công ty TNHH Thương mại XNK Vũ Quang). Số liệu được nhập vào phần mềm kế toán để ghi Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết và Sổ Cái TK 511.
    • Khách hàng thường xuyên, thanh toán chậm (bán chịu): Kế toán lập Bảng đối chiếu công nợ phát sinh trong tháng, xuất Hóa đơn GTGT (ví dụ: Hóa đơn số 0000388 ngày 30/01/2016 cho Công ty CP Đầu tư và Phát triển Queen), lập Phiếu kế toán số 777 ghi nhận công nợ vào Sổ chi tiết TK 131 và ghi nhận doanh thu:
      • Nợ TK 131 (Tổng giá thanh toán)
      • Có TK 5111 (Doanh thu chưa thuế)
      • Có TK 3331 (Thuế GTGT đầu ra).
  • Kế toán doanh thu tài chính: Căn cứ Giấy báo Có của ngân hàng (ví dụ: Giấy báo Có số 056 ngày 31/03/2016 của Ngân hàng VietinBank về lãi tiền gửi), kế toán ghi nhận Nợ TK 112 / Có TK 515, phản ánh vào Sổ chi tiết TK 515 và Sổ Cái TK 515.
  • Trong năm 2016, công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu và thu nhập khác; cuối quý kế toán thực hiện lập Sổ Cái tổng hợp cho TK 511 (tổng hợp từ TK 5111, 5112, 5113).

2. Kế toán giá vốn dịch vụ

Theo chế độ Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, doanh nghiệp sử dụng TK 154 và mở các tài khoản chi tiết để tập hợp chi phí:

  • TK 1542 - Giá vốn xăng dầu (Chi phí nguyên liệu trực tiếp):
    • Đối với xăng dầu cấp từ nhà cung cấp cố định (Công ty xăng dầu Lương Yên), tính theo đơn giá thỏa thuận cố định.
    • Đối với xăng dầu mua lẻ bên ngoài, tính theo giá thực tế ghi trên hóa đơn (ví dụ: Hóa đơn mua hàng số 0011567 ngày 27/01/2016 mua dầu từ Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Việt Huy).
    • Định kỳ hàng ngày, kế toán lập Phiếu kế toán hạch toán chi phí dầu, ghi Sổ chi tiết TK 1542 và Sổ Nhật ký chung. Cuối tháng, công ty quy định lái xe phải đổ đầy bình nhiên liệu, do đó kế toán không phải tính toán giá trị nhiên liệu tồn bình dở dang.
  • TK 1543 - Chi phí nhân công trực tiếp: Căn cứ Bảng chấm công (Mẫu số 01a-LĐTL), Bảng tính doanh thu lái xe và Bảng thanh toán tiền lương tổ lái xe (ví dụ: Bảng lương tháng 01/2016). Kế toán lập Phiếu kế toán (ví dụ: Phiếu kế toán số 627 hạch toán chi phí lương 37.000.000 đồng) để ghi nhận:
    • Nợ TK 1543: 37.000.000 đồng
    • Có TK 334: 37.000.000 đồng.
    • Số liệu được cập nhật đồng thời vào Sổ chi tiết TK 1543 và Sổ Nhật ký chung.
  • TK 1544 - Chi phí sản xuất chung:
    • Chi phí lái xe: Hóa đơn cước điện thoại di động, chi phí sửa chữa nhỏ do lái xe tự chi trả.
    • Chi phí đội xe: Hóa đơn tiền điện, nước sinh hoạt tại bãi đỗ, chi phí thuê bến bãi.
    • Chi phí hoạt động xe: Trích khấu hao TSCĐ phương tiện vận tải, chi phí bảo hiểm thân vỏ/TNDS xe, chi phí phân bổ công cụ dụng cụ và thiết bị văn phòng qua TK 242.
    • Hạch toán phân bổ chi phí trả trước dài hạn (TK 242): Bảng phân bổ chi phí trả trước dài hạn tháng 01/2016 thực hiện trích phân bổ cho máy tính xách tay HP, tủ lạnh Panasonic, các dòng điện thoại liên lạc (Nokia N640LX, Nokia 105, Oppo R7 SF, Oppo R7 KF + iPhone 5S) phục vụ hoạt động điều hành và đội xe.
STT Danh mục thiết bị phân bổ (TK 242) Ngày đưa vào sử dụng Giá trị phân bổ tháng 01/2016 (đồng)
1 Máy tính xách tay HP 27/02/2014 Trích phân bổ theo kỳ
2 Điện thoại Nokia N640LX 25/06/2015 Trích phân bổ theo kỳ
3 Tủ lạnh Panasonic 267L 07/10/2015 Trích phân bổ theo kỳ
4 Điện thoại Nokia 105 14/12/2015 Trích phân bổ theo kỳ
5 Điện thoại Oppo R7 SF 23/12/2015 Trích phân bổ theo kỳ
6 Điện thoại Oppo R7 KF + IP 5S 26/12/2015 Trích phân bổ theo kỳ
  • Tổng hợp giá vốn: Cuối kỳ, toàn bộ chi phí tập hợp trên các tiểu khoản TK 1542, TK 1543, TK 1544 được kết chuyển sang Sổ Cái TK 154 và kết chuyển giá vốn dịch vụ hoàn thành sang Sổ chi tiết giá vốn để xác định kết quả kinh doanh.

3. Kế toán chi phí quản lý, chi phí tài chính và xác định kết quả

  • Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642): Tập hợp chi phí văn phòng, lương bộ phận quản lý, khấu hao TSCĐ khối văn phòng, chi phí tiếp khách, điện thoại.
  • Chi phí tài chính (TK 635): Phản ánh lãi tiền vay ngân hàng định kỳ và các khoản lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ thanh toán.
  • Xác định kết quả kinh doanh (TK 911): Cuối kỳ kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu thuần, doanh thu tài chính và kết chuyển giá vốn dịch vụ, chi phí tài chính, chi phí quản lý để xác định lợi nhuận kế toán trước thuế và sau thuế.

Chương 3: Hoàn thiện kế toán doanh thu tại Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Nam Long

Chương 3 tập trung đánh giá tổng thể công tác kế toán và đưa ra các đề xuất cụ thể:

  • Đánh giá thực trạng:
    • Ưu điểm: Bộ máy kế toán gọn nhẹ; việc ứng dụng phần mềm kế toán giúp đẩy nhanh tốc độ luân chuyển chứng từ và lập báo cáo; việc quy định kiểm kê nhiên liệu cuối tháng (đổ đầy bình) giúp giảm thiểu thủ tục tính toán chi phí dở dang cuối kỳ.
    • Nhược điểm: Việc phân loại và theo dõi doanh thu chi tiết theo từng loại hình dịch vụ vận tải chưa thực sự đầy đủ; công tác theo dõi công nợ khách hàng đối với các hợp đồng vận chuyển dài ngày còn chậm trễ; phương pháp phân bổ chi phí sản xuất chung (TK 1544) vào giá vốn từng dịch vụ vận tải chưa phản ánh chính xác mức tiêu hao thực tế của từng đầu phương tiện.
  • Phương hướng và giải pháp hoàn thiện:
    • Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán, bổ sung các mẫu biên bản nghiệm thu hành trình, lệnh điều xe chi tiết nhằm kiểm soát chính xác định mức xăng dầu tiêu hao thực tế.
    • Mở sổ chi tiết theo dõi doanh thu và giá vốn gắn liền với từng mã đầu xe hoặc tuyến vận chuyển để phục vụ công tác quản trị giá thành.
    • Cải tiến quy trình kiểm soát công nợ phải thu (TK 131), tăng cường trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi đối với các khách hàng thanh toán chậm.
    • Hoàn thiện việc phân bổ chi phí trả trước (TK 242) và chi phí chung theo tiêu thức số km xe chạy hoặc doanh thu thực hiện của từng xe.
  • Điều kiện thực hiện giải pháp:
    • Về phía Nhà nước: Ổn định và đồng bộ hóa các văn bản hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, hoàn thiện cơ chế quản lý hóa đơn chứng từ điện tử.
    • Về phía Công ty: Nâng cấp phần mềm kế toán, đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên kế toán, phối hợp đồng bộ giữa phòng kinh doanh, đội xe và phòng kế toán.

Kết quả và đóng góp

  • Hệ thống hóa số liệu thực tế: Trình bày chi tiết hệ thống hóa đơn, phiếu thu, phiếu kế toán, bảng chấm công, bảng thanh toán lương và bảng phân bổ chi phí trả trước phát sinh thực tế tại Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Nam Long trong năm 2016.
  • Làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ: Phản ánh tường tận luồng ghi sổ từ chứng từ gốc vào Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết TK 154 (1542, 1543, 1544), Sổ chi tiết TK 511 (5111, 5112, 5113), Sổ chi tiết TK 131, TK 515, TK 642, TK 635 theo mô hình doanh nghiệp nhỏ và vừa.
  • Đề xuất giải pháp quản trị giá thành vận tải: Đưa ra các kiến nghị thiết thực giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí nhiên liệu, tối ưu hóa định mức tiêu hao xăng dầu theo quy định đổ đầy bình cuối kỳ, và nâng cao hiệu quả theo dõi công nợ khách hàng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi nghiên cứu giới hạn tại một doanh nghiệp vận tải và thương mại có quy mô vừa và nhỏ; số liệu thực tế minh họa tập trung chủ yếu vào các chứng từ đầu năm 2016 theo Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC (chưa cập nhật theo hệ thống Thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành cuối năm 2016 thay thế Quyết định 48).
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phân tích công tác kế toán quản trị doanh thu - chi phí theo từng tuyến đường và từng đầu xe cụ thể; nghiên cứu chuyển đổi mô hình hạch toán kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Giá trị tham khảo

Báo cáo chuyên đề thực tập cung cấp tài liệu tham khảo cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Nắm bắt quy trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp/chuyên đề thực tập trong lĩnh vực kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh.
  • Kế toán viên doanh nghiệp dịch vụ vận tải: Tham khảo phương pháp hạch toán chi phí giá vốn qua tài khoản 154 (chi tiết TK 1542, 1543, 1544), cách lập bảng phân bổ chi phí trả trước (TK 242) và quy trình theo dõi công nợ khách hàng thanh toán chậm.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Nam Long áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào? Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính, sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trên phần mềm kế toán máy tính.

2. Chi phí giá vốn dịch vụ vận tải tại công ty được tập hợp trên những tài khoản nào? Do áp dụng Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, công ty không dùng các tài khoản 621, 622, 627 mà tập hợp toàn bộ giá vốn vào TK 154, chi tiết thành: TK 1542 (Giá vốn xăng dầu / Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp), TK 1543 (Chi phí nhân công trực tiếp của lái xe, phụ xe), TK 1544 (Chi phí sản xuất chung gồm chi phí lái xe, chi phí đội xe, chi phí hoạt động xe).

3. Doanh nghiệp quản lý và hạch toán chi phí nhiên liệu xăng dầu (TK 1542) theo phương pháp nào? Nhiên liệu mua từ nhà cung cấp cố định (Công ty xăng dầu Lương Yên) được tính theo đơn giá cố định đã ký kết. Nhiên liệu mua lẻ bên ngoài tính theo giá thực tế ghi trên hóa đơn GTGT. Doanh nghiệp áp dụng quy định lái xe phải đổ đầy bình nhiên liệu vào ngày cuối cùng của tháng, nhờ đó kế toán không phải tính toán nhiên liệu dở dang còn lại trong bình.

4. Tại sao chi phí tài chính (TK 635) chiếm tỷ trọng đáng kể trong cơ cấu chi phí của công ty? Cơ cấu nguồn vốn của Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Nam Long có khoảng 70% là vốn vay, dẫn đến chi phí lãi vay phải trả hàng kỳ rất lớn, kèm theo các khoản chi phí phát sinh do lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái.

5. Kế toán doanh thu dịch vụ phân loại đối tượng khách hàng như thế nào để hạch toán? Doanh nghiệp chia khách hàng thành hai nhóm:

  • Khách lẻ: Ký Phiếu xác nhận dịch vụ, thanh toán ngay một lần; kế toán xuất Hóa đơn GTGT và lập Phiếu thu tiền ngay.
  • Khách hàng thường xuyên / các hãng: Ký Hợp đồng vận tải, áp dụng hình thức thanh toán chậm (bán chịu), được hưởng hoa hồng ưu đãi; kế toán theo dõi qua Bảng kê đối chiếu công nợ phát sinh và hạch toán Nợ TK 131 / Có TK 5111, Có TK 3331.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Lụa đã phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Nam Long theo Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa (Quyết định 48/2006/QĐ-BTC). Tài liệu cung cấp đầy đủ hệ thống chứng từ thực tế, quy trình luân chuyển số liệu từ chứng từ gốc vào phần mềm kế toán, sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản doanh thu (TK 511, TK 515), giá vốn (TK 1542, TK 1543, TK 1544) và chi phí thời kỳ (TK 642, TK 635). Đồng thời, chuyên đề đã đề xuất hệ thống giải pháp gắn liền với đặc thù vận hành của ngành dịch vụ vận tải nhằm nâng cao hiệu quả quản trị tài chính tại doanh nghiệp.