CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ QUỐC TẾ STC 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần Đầu Tư Quốc Tế STC 1. Danh mục hàng bán và dịch vụ của Công ty cổ phần Đầu Tư Quốc Tế STC Với khoảng gần 8 năm hoạt động công ty cổ phần Đầu Tư Quốc Tế STC tự hào là một trong những công ty chuyên về công nghệ thông tin góp phần vào sự bùng nổ công nghệ thông tin mạnh mẽ của đất nước. Với hệ thống các đại lý khắp miền bắc Việt Nam, Công ty Đầu Tư Quốc Tế STC phục vụ nhu cầu khách hàng đa dạng như các công ty, trường học và các cá nhân ở khắp miền bắc.
Với mục tiêu để công nghệ thông tin phát triển tới các tỉnh vùng cao, vùng xa thủ đô, Công ty đặc biệt chú trọng phát triển hệ thống đại lý phục vụ nhu cầu khách hàng ở các tỉnh miền núi phía bắc như Điện Biên, Lai Châu, Lào Cai, Hà Giang … Danh mục hàng bán và các dịch vụ của Công ty bao gồm: - Mua bán, sửa chữa và lắp đặt máy tính và các thiết bị ngoại vi - Bán các phần mềm tin học thông dụng trên thị trường và thiết kế các phần mềm theo đơn đặt hàng của khách hàng - Mua bán máy móc thiết bị và phụ tùng máy văn phòng - Mua bán lắp đặt các thiết bị điện tử viễn thông - Cung cấp thiết bị khoa học, thí nghiệm, hiệu chuẩn, trắc địa giảng dạy và đo lường tự động SV: Đặng Thị Thảo 3 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS. Nguyễn Ngọc Quang Công ty hoạt động và kinh doanh chính là các mặt hàng máy tính, máy văn phòng và các thiết bị điện tử viễn thông. Hàng hóa nhập từ mỹ hoặc phân phối hàng trong nước, là đại lý của các hãng : HP, Dell, Toshiba, … của FPT. Trong các danh mục mặt hàng trên thì mặt hàng máy tính, máy văn phòng chiếm tỉ trọng lớn khoảng 50% tổng doanh thu, sau đó đến dịch vụ bán phần mềm và lắp đặt sửa chữa máy tính.
Mặt hàng thiết bị khoa học, thí nghiệm và trắc địa giảng dạy và đo lường tự động chiếm tỉ trọng doanh thu nhỏ nhất nhưng lại hứa hẹn là mặt hàng tiềm năng mang lại doanh thu lớn trong thời gian tới vì các tỉnh miền núi phía bắc đang từng bước trang bị cơ sở hạ tầng để nâng cao chất lượng giáo dục. Thị trường của công ty Ban đầu công ty còn non trẻ nên khách hàng của công ty chủ yếu là các công ty tư nhân như : công ty cổ phần Đầu Tư Xây Dựng và Xuất Nhập Phục Hưng, công ty TNHH Long Quang, công ty Ánh Dương, công ty xây dựng Phúc Thịnh… và các cá nhân mua lẻ Sau nhiều năm hoạt động công ty đã có một số khách hàng lớn như : Tổng công ty Xây Dựng Sông Đà, Sở y tế tỉnh Sơn La, Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam … Khách hàng thường xuyên thân thiết : công ty đang phục vụ các công ty lớn, các tổ chức nhà nước như : Trường đại học Sư Phạm Thể Dục Thể Thao Hà Nội, đại học Lâm Nghiệp, các ban quản lý dự án, các trường học và các ngân hàng đặt chi nhánh tại quận Hà Đông. Và đặc biệt hơn nữa là các khách hàng là tổ chức nhà nước, các doanh nghiệp và các cá nhân tại các tỉnh miền núi phía bắc như : các trường học và các cơ quan hành chính nhà nước các tỉnh Điện Biên, Lai Châu, Lào Cai … 1. Phương thức bán hàng của Công ty cổ phần Đầu Tư Quốc Tế STC Do đặc điểm là công ty kinh doanh thương mại nên Công ty Cổ phần SV: Đặng Thị Thảo 4 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS.
Nguyễn Ngọc Quang Đầu Tư Quốc Tế STC bán hàng theo nhiều phương thức. Cụ thể như sau: * Bán hàng theo phương thức bán buôn Bán hàng theo phương thức này giúp hàng hoá được tiêu thụ nhanh vì sản lượng hàng hoá bán ra lớn, vốn được quay vòng nhanh và tránh được tồn đọng hàng hoá trong kho. Mặt khác hình thức này giúp Công Ty mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều bạn hàng, nhờ đó có thể mở rộng thị trường tiêu thụ và mở rộng quy mô sản xuất. Đây là phương thức có doanh thu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu toàn Công ty Hoạt động bán buôn khi thực hiện cần phải có hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và căn công ty căn cứ vào luật thương mại Việt Nam ban hành ngày 14/06/2005 và các văn bản hướng dẫn thi hành luật.
Trong hợp đồng có các nội dung chính sau: - Tên hàng- xuất xứ- tiêu chuẩn- số lượng- giá cả. - Thời gian, địa điểm và phương thức giao nhận hàng. - Thời hạn và phương thức thanh toán. - Trách nhiệm của mỗi bên.
- Điều khoản chung. - Hiệu lực hợp đồng. - Đây là những căn cứ chủ yếu để bên bán giao hàng hoặc khi có phát sinh tranh chấp về kinh tế dễ dàng giải quyết. Bán hàng thông qua ký kết hợp đồng kinh tế tạo cơ sở vững chắc về pháp luật trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Mặt khác công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua hàng hoá, rất thuận lợi cho công tác tiêu thụ nói riêng và công tác kinh doanh nói chung. Đối với trường hợp bán chịu cho khách hàng thì trước khi ký kết hợp đồng bán chịu nhân viên kế toán của Công ty phải phân tích khả năng thanh SV: Đặng Thị Thảo 5 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS. Nguyễn Ngọc Quang toán của khách hàng. Nếu chấp nhận bán chịu thì điều kiện ràng buộc phải được quy định cụ thể trong hợp đồng kinh tế ký kết giữa hai bên.
*Bán hàng theo phương thức bán lẻ Đây là hình thức doanh thu bán hàng chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng doanh thu nhưng Công ty vẫn rất chú trọng vì trong thời buổi kinh tế khó khăn như hiện nay thì ngoài vấn đề doanh thu thì đây còn là hình thức quảng cáo để người tiêu dùng biết đến công ty cũng như các mặt hàng cũng như các dịch vụ của mình. Bán lẻ thường là bán cho khách mua tại Hà Nội và các tỉnh thành lân cận. Công Ty tiến hành bán lẻ tại các cửa hàng, quầy hàng, điểm bán của doanh nghiệp bán lẻ Trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, không lấy hoá đơn GTGT, nhân viên bán hàng sẽ ghi hoá đơn lẻ , cuối ngày lập bảng kê hoá đơn bán lẻ .Sau đó xuất hoá đơn GTGT theo bảng kê. *Bán hàng theo phương thức bán hàng đại lý kí gửi Công Ty không có đủ điều kiện bán hàng ở các tỉnh phải nhờ đơn vị khác bán hàng hộ và phải trả cho họ hoa hồng theo thỏa thuận trong hợp đồng và được tính doanh thu bán hàng theo giá bán.
Đối với đơn vị nhận bán hàng đại lý không được quyền sở hữu hàng hóa mà chỉ có quyền quản lý và bán hàng hóa đó doanh thu được tính là số hoa hồng được hưởng. Bán hàng theo phương thức này Công ty tiến hành ký hợp đồng với các cửa hàng,các công ty chấp nhận làm đại lý cho Công ty. Theo quy định, bên giao đại lý khi xuất hàng chuyển giao cho các cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng phải căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và tổ chức công tác hạch toán bên giao đại lý - Sử dụng hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế GTGT ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau. * Phương thức thanh toán SV: Đặng Thị Thảo 6 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS.
Nguyễn Ngọc Quang Khi tiến hàng mua bán với công ty , khách hàng có thể thanh toán dưới nhiều hình thức. Hiện tại công ty đang áp dụng các phương thức thanh toán như sau: - Phương thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt : Đây là hình thức thanh toán mà người mua sau khi nhận được vật tư, hàng hoá do bên bán cung cấp thì tiến hành thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho bên bán. Thông thường hình thức thanh toán bằng tiền mặt thường được áp dụng đối với hàng hoá tiêu thụ trong nước, các bên có khoảng cách địa lý gần nhau. Đối với các mặt hàng bán với số lượng ít, bán lẻ, các khoản chi về vận chuyển .thường được thanh toán ngay bằng tiền mặt.
- Phương thức thanh toán qua ngân hàng : Trong điều kiện nền kinh tế phát triển như hiện nay thì ngân hàng giữ vai trò quan trọng trong quan hệ thanh toán tiền hàng giữa người mua và người bán, các phương thức thanh toán qua ngân hàng cũng rất phong phú và đa dạng, việc lựa chọn phương thức nào là phụ thuộc và điều kiện của mỗi bên và sự thoả thuận giữa bên mua và bên bán. Các phương thức thanh toán qua ngân hàng gồm: - Thanh toán bằng Séc: Séc là một mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện do chủ tài khoản ký phát ra lệnh cho ngân hàng trích tiền trên tài khoản tiền gửi của mình để trả cho người có tên trên Séc, hoặc theo lệnh của người đó trả cho một người khác một số tiền nhất định bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. - Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: ủy nhiệm chi là một tờ lệnh chi tiền do chủ tài khoản phát hành theo mẫu in sẵn của ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho một người khác hoặc đáp ứng cho các nhu cầu khác trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. SV: Đặng Thị Thảo 7 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS.
Nguyễn Ngọc Quang Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi được áp dụng khi quan hệ mua bán diễn ra thường xuyên, đồng thời đơn vị mua là một khách hàng truyền thống của doanh nghiệp, mặt khác doanh nghiệp có thể khống chế đơn vị mua thông qua việc cung cấp hàng hoá. Theo hình thức này, độ an toàn về việc thu tiền hàng của doanh nghiệp là không cao, rủi ro trong thanh toán cao. - Thanh toán bằng ủy nhiệm thu : Ủy nhiệm thu là một tờ lệnh thu tiền do người bán ký phát ủy thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ số tiền về giá trị hàng hoá đã giao. Hình thức này được áp dụng đối với những đơn vị có mức độ tín nhiệm tương đối cao trong quan hệ mua bán.