CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 Kế toán chi phí trong các doanh nghiệp.1 Khái niệm chi phí trong các doanh nghiệp. Một trong những thông tin quan trọng đối với các nhà quản lý DN là các thông tin về chi phí vì mỗi khi chi phí thay đổi sẽ có ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận. Do vậy, các nhà quản lý cần phải kiểm soát chặt chẽ chi phí của các DN. Chi phí được định nghĩa theo các phương diện khác nhau.
Chi phí có thể được hiểu là biểu hiện bằng tiền về lao động sống và lao động vật hóa phát sinh trong quá trình hoạt động SXKD; hoặc chi phí là những phí tổn về nguồn lực, tài sản cụ thể sử dụng trong hoạt động SXKD. Đây chính là bản chất kinh tế của chi phí trong hoạt động SXKD của DN. Nhờ đó mà nhà quản trị có thể phân biệt được chi phí với chi tiêu. Chi phí gắn liền với hoạt động SXKD, được tài trợ từ vốn kinh doanh còn chi tiêu không gắn liền với mục đích SXKD, không được bù đắp từ thu nhập hoạt động SXKD mà được tài trợ từ các nguồn khác như quỹ phúc lợi, trợ cấp của nhà nước.
Trong lĩnh vực kế toán tài chính, chi phí là những khoản phí tổn thực tế phát sinh gắn liền với hoạt động của DN để đạt được một loại sản phẩm, dịch vụ nhất định, mục đích cụ thể trong kinh doanh. Nó được định lượng bằng một lượng tiền chi ra, một mức giảm sút giá trị tài sản, một khoản nợ dịch vụ,…những khoản phí tổn góp phần làm giảm vốn chủ sở hữu của DN nhưng không phải là phân chia vốn hoặc hoàn trả vốn cho cổ đông. Như vậy, trong lĩnh vực kế toán tài chính, chi phí được đặt trong mối quan hệ với tài sản, vốn 4 chủ sở hữu của DN và phải được đảm bảo bởi những chứng cứ nhất định (chứng từ) chứng minh những phí tổn thực tế phát sinh trong hoạt động SXKD. Theo chuẩn mực kế toán, chi phí là tổng các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm các khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu.
Như vậy, khái niệm chi phí gắn liền với việc sử dụng thước đo tiền tệ để đo lường các khoản hao phí đã tiêu hao trong quá trình hoạt động SXKD của DN. Chi phí luôn gắn với mục đích nhất định, đó là mục đích SXKD kiếm lời của DN. Chi phí luôn gắn với thời kỳ SXKD nhất định. Thực chất, chi phí là sự giảm đi của tài sản hay là sự tăng lên các khoản nợ phải trả trong một kỳ mà không làm tăng tài sản khác hoặc không làm giảm khoản nợ phải trả khác của DN, là sự hao phí về lao động, vật tư, tiền vốn cho một mục đích nhất định.2 Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp Phân loại chi phí SXKD là cách sắp xếp các loại chi phí khác nhau vào cùng một nhóm dựa trên các tiêu thức phân loại khác nhau.
Phân loại chi phí phụ thuộc vào nhu cầu thông tin cho quản lý. Tùy theo yêu cầu thông tin về chi phí SXKD mà có nhiều cách phân loại chi phí khác nhau.1 Phân loại chi phí theo yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh. Để phục vụ cho việc tập hợp, quản lý chi phí theo nội dung kinh tế ban đầu của nó mà không xét đến công dụng cụ thể, địa điểm phát sinh, chi phí được phân theo yếu tố. Theo quy định hiện hành, toàn bộ các chi phí của DN được chia thành chi phí ban đầu và chi phí luân chuyển nội bộ.
5 - Chi phí ban đầu: là chi phí DN phải lo liệu mua sắm, chuẩn bị từ ban đầu để tiến hành hoạt động SXKD. Chi phí ban đầu phát sinh trong mối quan hệ với bên ngoài DN, do vậy nó còn được gọi là chi phí ngoại sinh. Chi phí ban đầu được chia thành các yếu tố chi phí có nội dung kinh tế khá khác biệt, gồm: + Chi phí vật tư, hàng hoá: yếu tố chi phí vật tư, hàng hoá bao gồm giá mua, chi phí thu mua của vât tư, hàng hoá dùng vào hoạt động SXKD trong kỳ. + Chi phí nhân công: là các khoản tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương, tiền công, các khoản trích theo lương của người lao động (BHXH, BHYT, KPCĐ).
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định: là số trích khấu hao trong kỳ của toàn bộ tài sản cố định phục vụ SXKD của DN. + Chi phí dịch vụ mua ngoài: gồm các khoản chi trả về các loại dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Chi phí bằng tiền khác: là các khoản chi phí bằng tiền phát sinh trong quá trình SXKD của DN ngoài các yếu tố chi phí nói trên. + Chi phí dự phòng: là các khoản dự phòng DN phải lập trong kỳ kế toán như dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi… - Chi phí luân chuyển nội bộ: là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình phân công, hợp tác trong DN như chi phí về bán thành thẩm, dịch vụ cung cấp lẫn nhau.2 Phân loại chi phí theo hoạt động và công dụng kinh tế.
Theo cách phân loại này, toàn bộ chi phí của DN được chia thành: chi phí hoạt động kinh doanh và chi phí hoạt động khác. 6 - Chi phí hoạt động kinh doanh: là các khoản chi phí tạo ra doanh thu hoạt động kinh doanh của DN; căn cứ vào chức năng, công dụng của chi phí các khoản chi phí này được chia thành: + Chi phí sản xuất: là toàn bộ hao phí về vật chất, về lao động và các phí tổn cần thiết khác mà DN bỏ ra có liên quan đến việc chế tạo sản phẩm, dịch vụ trong một thời kỳ nhất định được biểu hiện bằng tiền. + Chi phí ngoài sản xuất: là những khoản chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Chi phí hoạt động khác: là biểu hiện bằng tiền của các khoản chi phí liên quan đến các hoạt động ngoài hoạt động SXKD thông thường của DN như: các khoản chi phí và các khoản lỗ do sự kiện hay các nghiệp vụ bất thường mà doanh nghiệp không thể dự kiến trước như: chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ, tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, các khoản tiền phạt, truy nộp thuế 1.3 Phân loại chi phí theo mối quan hệ của chi phí với các khoản mục trên bảng cân đối kế toán và báo các kết quả hoạt động kinh doanh.
Theo cách phân loại này, chi phí sản xuất kinh doanh được chia thành chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ. - Chi phí sản phẩm: là những khoản chi phí gắn liền với quá trình sản xuất sản phẩm hay quá trình mua hàng hóa để bán. Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại, thì chi phí sản phẩn là giá vốn của hàng mua, bao gồm giá mua hàng hóa và chi phí khấu trừ thu mua hàng hóa (khi mua hàng chưa bán) và trở thành giá vốn hàng bán khi hàng đã bán được. 7 Giá mua hàng hoá là tổng số tiền hoặc các khoản tương đương tiền mà doanh nghiệp đã thanh toán cho người bán hoặc nhận nợ, không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại.
Chi phí thu mua hàng hoá là toàn bộ các khoản chi phí liên quan đến quá trình mua hàng như chi phí vận chuyển, xếp dỡ hàng hoá, chi phí thuê kho bãi, các khoản tổn thất được phép (trong định mức) trong quá trình vận chuyển… Như vậy, khi sản phẩm, hàng hoá chưa bán thì chi phí sản phẩm nằm ở chỉ tiêu hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán. Khi sản phẩm, hàng hoá được xác định là tiêu thụ thì chi phí sản phẩm trở thành chi phí “Giá vốn hàng bán” trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, được bù đắp bởi doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá bán ra. - Chi phí thời kỳ: là các chi phí cho hoạt động kinh doanh trong kỳ, không tạo nên giá trị hàng tồn kho (tài sản), nên chúng không ghi nhận trên bảng cân đối kế toán, mà được tham gia xác định kết quả kinh doanh ngay trong kỳ chúng phát sinh, có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận trong kỳ mà chúng phát sinh. Vì vậy, chi phí thời kỳ được ghi nhận trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Chi phí thời kỳ bao gồm: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí hoạt động tài chính, chi phí khác. Các chi phí này được ghi nhận ở các chỉ tiêu tương ứng trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Việc phát sinh và bù đắp các chi phí này thông thường chỉ xảy ra trong cùng một kỳ. Chi phí bán hàng: là các khoản chi phí phát sinh từ hoạt động phục vụ quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ của DN trong kỳ, gồm: 8 + Chi phí nhân viên bán hàng: bao gồm toàn bộ khoản tiền lương, tiền công và phụ cấp có tính chất tiền lương mà DN phải trả cho cán bộ, nhân viên bán hàng cùng với các khoản trích theo tiền lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) + Chi phí về vật tư phục vụ quá trình dự trữ, bảo quản, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ của DN trong kỳ.
+ Chi phí dụng cụ, đồ dùng phục vụ quá trình tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ. + Chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng ở bộ phận bảo quản và tiêu thụ hàng hoá như kho hàng, cửa hàng, phương tiện vận chuyển… + Chi phí dịch vụ mua ngoài: là các khoản chi phí DN mua ngoài phục vụ quá trình bán hàng như chi phí sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho bãi, phương tiện vận chuyển, xếp dỡ, hoa hồng đại lý… + Chi phí bằng tiền khác: là các khoản chi phí phục vụ quá trình bán hàng ngoài các nội dung trên. Chi phí quản lý doanh nghiệp: là các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc quản lý hành chính và quản trị kinh doanh của toàn DN.