Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường với sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế và áp lực cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp trong nước lẫn quốc tế, khâu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò then chốt đối với sự tồn tại của mọi doanh nghiệp thương mại. Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình lưu chuyển hàng hóa, giúp doanh nghiệp chuyển hóa tài sản từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ, thu hồi vốn đầu tư, bù đắp chi phí và tạo nguồn tích lũy tái đầu tư.
Tại Công ty Cổ phần Dược Đức Minh Hưng Yên – một doanh nghiệp hoạt động thương mại trong lĩnh vực dược phẩm, hóa dược, dược liệu và thiết bị y tế – công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh giữ vị trí đặc biệt quan trọng trong việc cung cấp thông tin tài chính phục vụ quản trị điều hành. Bài toán thực tiễn đặt ra cho doanh nghiệp là làm thế nào để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán từ khâu lập chứng từ, luân chuyển thông tin, hạch toán trên phần mềm đến lập báo cáo nhằm kiểm soát chặt chẽ doanh thu, chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Khóa luận tốt nghiệp được thực hiện nhằm giải quyết các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại theo chế độ kế toán hiện hành.
- Phân tích, phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Dược Đức Minh Hưng Yên thông qua số liệu và chứng từ thực tế.
- Đánh giá ưu điểm, nhược điểm trong công tác kế toán của đơn vị, từ đó đề xuất các giải pháp và kiến nghị có tính khả thi nhằm hoàn thiện quy trình kế toán tại công ty.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được xác định rõ:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, doanh thu/chi phí hoạt động tài chính, thu nhập/chi phí khác, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp và xác định kết quả kinh doanh.
- Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Dược Đức Minh Hưng Yên (Địa chỉ: Số 37A đường Huỳnh Thúc Kháng, phường Lam Sơn, thành phố Hưng Yên, tỉnh Hưng Yên).
- Phạm vi thời gian: Tập trung nghiên cứu số liệu hoạt động kinh doanh năm 2020 của công ty, có kết hợp đối chiếu chuỗi số liệu tài chính giai đoạn 2018 – 2020.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận dựa trên khung pháp lý và chuẩn mực kế toán Việt Nam dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, trọng tâm là Thông tư số 133/2016/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 26/08/2016. Khung lý thuyết làm rõ các điều kiện ghi nhận doanh thu theo quy định (5 điều kiện đồng thời: chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu; không còn nắm giữ quyền quản lý hoặc kiểm soát hàng hóa; doanh thu xác định tương đối chắc chắn; thu được lợi ích kinh tế; xác định được chi phí liên quan). Đồng thời, tác giả hệ thống hóa các phương pháp định giá xuất kho hàng tồn kho (giá đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước - xuất trước FIFO) và các hình thức sổ kế toán (Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Kế toán trên máy vi tính).
Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả áp dụng bao gồm:
- Phương pháp thu thập và quan sát thực tế: Tiếp cận chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, lệnh bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, bảng lương), sổ kế toán và báo cáo tài chính trực tiếp tại phòng kế toán của công ty.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Phân tích quy trình luân chuyển chứng từ, trình tự hạch toán từng phần hành kế toán và tổng hợp số liệu lên báo cáo tài chính.
- Phương pháp so sánh, đối chiếu: So sánh các chỉ tiêu tài chính qua các năm 2018, 2019, 2020 để đánh giá biến động doanh thu, chi phí và lợi nhuận; đối chiếu giữa lý luận theo Thông tư 133/2016/TT-BTC với thực tiễn thực hiện tại doanh nghiệp.
- Phương pháp mô hình hóa dữ liệu: Sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu (DFD cấp 1) và sơ đồ cơ cấu tổ chức để mô tả quy trình bán hàng – thu tiền và bộ máy tổ chức.
Nguồn dữ liệu sử dụng là hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán chi tiết, sổ tổng hợp, báo cáo tài chính năm 2020 và dữ liệu giao dịch kết xuất từ phần mềm kế toán MISA của Công ty Cổ phần Dược Đức Minh Hưng Yên.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh qua hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Chương 1 tập trung phân tích toàn diện các khái niệm, vai trò, mối quan hệ biện chứng giữa kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh, cùng các phương thức bán hàng và thanh toán phổ biến trong thương mại nội địa:
- Phương thức bán hàng: Bán buôn (qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp hoặc gửi bán; bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng tay ba hoặc chuyển hàng) và bán lẻ (thu tiền tập trung, thu tiền trực tiếp, bán lẻ tự động, tự phục vụ, bán trả góp).
- Phương thức thanh toán: Thanh toán trực tiếp và trả chậm; sử dụng tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng hoặc hàng đổi hàng.
- Nội dung hạch toán các phần hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:
- Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ: Sử dụng TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ). Quy định rõ nguyên tắc xử lý chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại phát sinh trước hoặc sau thời điểm phát hành báo cáo tài chính.
- Kế toán giá vốn hàng bán: Sử dụng TK 632, phân tích chi tiết kết cấu tài khoản theo phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ; đánh giá ưu nhược điểm của các phương pháp tính giá xuất kho (FIFO, bình quân gia quyền cả kỳ/tức thời, đích danh).
- Kế toán chi phí quản lý kinh doanh: Sử dụng TK 642, chi tiết thành TK 6421 (Chi phí bán hàng) và TK 6422 (Chi phí quản lý doanh nghiệp).
- Kế toán hoạt động tài chính và hoạt động khác: Quy định kết cấu TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính), TK 635 (Chi phí tài chính), TK 711 (Thu nhập khác) và TK 811 (Chi phí khác).
- Kế toán chi phí thuế TNDN và xác định KQKD: Sử dụng TK 821 (Chi phí thuế TNDN), TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh) và TK 421 (Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối).
- Hệ thống hóa 4 hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ và Hình thức kế toán trên máy vi tính theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Dược Đức Minh Hưng Yên
Chương 2 phản ánh toàn diện bức tranh tổ chức hoạt động kinh doanh và thực tế công tác kế toán tại đơn vị thực tập:
- Tổng quan doanh nghiệp: Công ty được cấp phép hoạt động từ ngày 28/8/2006 (Mã số thuế: 0900257583), đại diện pháp luật là ông Hoàng Văn Canh. Ngành nghề chính là kinh doanh thuốc, hóa dược, dược liệu, bán buôn thiết bị y tế và bán lẻ dược phẩm, mỹ phẩm.
- Tình hình tài chính giai đoạn 2018 – 2020:
| Chỉ tiêu |
Năm 2018 |
Năm 2019 |
Năm 2020 |
So sánh 2019/2018 (%) |
So sánh 2020/2019 (%) |
| Tổng tài sản |
23.968 |
28.263 |
28.854 |
+17,92% |
+2,09% |
| Tổng doanh thu |
39.561 |
55.045 |
50.916 |
+39,14% |
-7,50% |
| Tổng chi phí |
39.515 |
54.847 |
50.624 |
+38,80% |
-7,70% |
| Tổng lợi nhuận trước thuế |
79.046 |
322.271 |
459.236 |
+307,70% |
+42,50% |
- Cơ cấu tổ chức bộ máy:
- Bộ máy quản lý: Tổ chức theo mô hình trực tuyến – chức năng gồm Đại hội đồng cổ đông, Giám đốc, Phó giám đốc và 4 bộ phận trực thuộc: Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Phòng Kế hoạch, Bộ phận Kho.
- Bộ máy kế toán: Tổ chức theo hình thức tập trung gồm 4 nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán bán hàng, Kế toán thanh toán kiêm kế toán công nợ, Thủ quỹ kiêm kế toán tiền lương.
- Chính sách kế toán áp dụng:
- Áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC; Niên độ kế toán: 01/01 – 31/12; Đồng tiền ghi sổ: VND.
- Thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ; Hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên; Tính giá xuất kho: Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO); Khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng.
- Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung, thực hiện hoàn toàn trên phần mềm kế toán MISA.
- Quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán thực tế:
- Quy trình bán hàng – thu tiền được mô hình hóa qua lưu đồ DFD cấp 1 từ khâu tiếp nhận đơn hàng, xét duyệt lệnh bán hàng, lập hóa đơn GTGT, xuất kho, lập phiếu thu và ghi sổ quỹ.
- Phương thức bán hàng & thanh toán: Bán buôn qua kho giao hàng tận nơi và bán lẻ trực tiếp. Áp dụng thanh toán tiền mặt/chuyển khoản; quy định hạn mức trả chậm theo giá trị công nợ (dưới 10 triệu đồng: thời hạn 3 ngày; từ 10 - 40 triệu đồng: 5 ngày; trên 40 triệu đồng: 10 ngày áp dụng cho khách hàng lớn, uy tín).
- Nghiệp vụ bán hàng & giảm trừ doanh thu: Trình bày nghiệp vụ xuất bán ngày 07/12/2020 cho Bệnh viện Phổi Hưng Yên 11.000 viên Setblood (đơn giá 980,952 VND/viên, thuế GTGT 5%, HĐ số 0001437); nghiệp vụ ngày 15/12/2020 bệnh viện trả lại 1.000 viên Setblood do lỗi chất lượng theo HĐ số 0001436 (ghi giảm doanh thu Nợ TK 511, Nợ TK 33311 / Có TK 131 và nhập lại kho Nợ TK 156 / Có TK 632).
- Nghiệp vụ chi phí: Chi tiết hạch toán lương và các khoản trích theo lương tháng 9/2020 của Phòng Kinh doanh (Nợ TK 6421: 26.000.000 VND tiền lương, Nợ TK 6421: 2.780.000 VND các khoản trích); hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6422) từ hóa đơn tiền điện, dịch vụ mua ngoài.
- Xác định kết quả kinh doanh: Kết chuyển toàn bộ doanh thu (TK 511, 515), chi phí (TK 632, 6421, 6422, 635) vào TK 911 để xác định lợi nhuận trước thuế, hạch toán thuế TNDN (TK 821) và kết chuyển lợi nhuận sau thuế vào TK 421.
- Đánh giá thực trạng: Nêu rõ các ưu điểm về tổ chức bộ máy gọn nhẹ, ứng dụng phần mềm MISA giúp tự động hóa nhập liệu, quản lý công nợ chặt chẽ. Đồng thời chỉ rõ các nhược điểm còn tồn tại như chưa xây dựng chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán để thu hút khách hàng lớn, và công tác hạch toán chi phí bán hàng còn phụ thuộc vào bảng lương cố định không dựa trên chấm công chi tiết.
Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Dược Đức Minh Hưng Yên
Chương 3 trình bày định hướng phát triển của công ty, phân tích sự cần thiết, nguyên tắc hoàn thiện và đưa ra các đề xuất cụ thể:
- Định hướng phát triển: Mở rộng thị trường phân phối dược phẩm tại khu vực miền Bắc, nâng cao chất lượng dịch vụ và quản trị dòng tiền.
- Nhóm giải pháp hoàn thiện tại công ty:
- Xây dựng chính sách chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán rõ ràng bằng văn bản nhằm đẩy nhanh tốc độ thu hồi công nợ và kích cầu tiêu thụ.
- Hoàn thiện quy trình quản lý và hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp; gắn bảng lương với hiệu quả công việc và bảng chấm công thực tế.
- Khai thác triệt để các phân hệ quản trị trên phần mềm MISA để lập báo cáo phân tích doanh thu theo từng mặt hàng, từng nhóm khách hàng và từng địa bàn.
- Nhóm kiến nghị:
- Kiến nghị với Nhà nước: Duy trì ổn định môi trường pháp lý kinh doanh dược phẩm, hỗ trợ các chính sách thuế phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Kiến nghị với Bộ Tài chính: Tiếp tục rà soát, hoàn thiện và hướng dẫn chi tiết các chuẩn mực kế toán, cập nhật chế độ kế toán phù hợp với sự phát triển của công nghệ số.
- Kiến nghị với Ban lãnh đạo công ty: Đầu tư nâng cấp trang thiết bị công nghệ thông tin, thường xuyên tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên kế toán.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể dựa trên số liệu thực tế của doanh nghiệp:
- Phản ánh trung thực tình hình kinh doanh của Công ty CP Dược Đức Minh Hưng Yên giai đoạn 2018 – 2020: Mặc dù năm 2020 chịu ảnh hưởng của đại dịch khiến tổng doanh thu giảm 7,5% (đạt 50.916 nghìn đồng) so với năm 2019, công ty đã quản trị chi phí hiệu quả (tổng chi phí giảm 7,7%, đạt 50.624 nghìn đồng), giúp lợi nhuận trước thuế năm 2020 tăng trưởng 42,5% (đạt 459.236 nghìn đồng).
- Hệ thống hóa toàn bộ quy trình luân chuyển chứng từ từ khâu đặt hàng, bán buôn, bán lẻ đến thu tiền thông qua sơ đồ dòng dữ liệu DFD cấp 1, làm rõ trách nhiệm của từng bộ phận (Phòng Kinh doanh, Kế toán bán hàng, Kế toán công nợ, Thủ kho, Thủ quỹ).
- Làm sáng tỏ phương thức xử lý kế toán thực tế trên phần mềm MISA đối với các nghiệp vụ phức tạp như hàng bán bị trả lại, tính giá vốn xuất kho theo phương pháp FIFO và kết chuyển xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
- Đề xuất hệ thống giải pháp thiết thực gắn liền với đặc thù doanh nghiệp thương mại dược phẩm nhỏ và vừa, tập trung vào chính sách chiết khấu, quản lý công nợ và hoàn thiện phần hành chi phí.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận phản ánh một số hạn chế gắn liền với phạm vi nghiên cứu thực tế:
- Dữ liệu nghiên cứu chuyên sâu chỉ tập trung vào một niên độ kế toán (năm 2020) tại một doanh nghiệp thương mại dược phẩm có quy mô nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Hưng Yên, chưa bao quát được toàn diện các biến động qua nhiều chu kỳ kinh tế khác nhau.
- Nghiên cứu chỉ tập trung vào ngành hàng kinh doanh chính là thuốc, hóa dược và dược liệu; chưa phân tích sâu phần hành kế toán đối với mảng bán buôn máy móc, thiết bị y tế và mỹ phẩm.
- Do giới hạn thời gian thực tập và bảo mật thông tin doanh nghiệp, một số khía cạnh về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho hoặc dự phòng nợ phải thu khó đòi chưa được minh họa chi tiết bằng chứng từ thực tế.
Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát công tác kế toán quản trị doanh thu - chi phí, phân tích sâu hơn về phân tích điểm hòa vốn cho từng nhóm dược phẩm hoặc nghiên cứu ứng dụng hóa đơn điện tử và hệ thống ERP toàn diện trong doanh nghiệp thương mại dược phẩm.
Giá trị tham khảo
Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho nhiều đối tượng:
- Sinh viên chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán: Cung cấp tài liệu mẫu về cấu trúc một khóa luận tốt nghiệp hoàn chỉnh theo hướng ứng dụng thực tế; là nguồn tham khảo trực quan về cách mô tả sơ đồ dòng dữ liệu DFD cấp 1 và hạch toán kế toán máy trên phần mềm MISA theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
- Kế toán viên tại các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình tổ chức chứng từ bán hàng, phương pháp quản lý hạn mức công nợ theo thời gian nợ và giá trị hợp đồng, cũng như quy trình hạch toán hàng bán bị trả lại và tính giá vốn theo phương pháp FIFO.
- Người nghiên cứu về doanh nghiệp ngành Dược: Cung cấp số liệu tài chính thực tế và đặc điểm luân chuyển hàng hóa đặc thù của doanh nghiệp phân phối thuốc và thiết bị y tế.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty Cổ phần Dược Đức Minh Hưng Yên áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, hình thức ghi sổ kế toán là Nhật ký chung, được thực hiện trên phần mềm kế toán MISA.
2. Phương pháp tính giá xuất kho và phương pháp kê khai hàng tồn kho tại công ty là gì?
Công ty áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên đối với hàng tồn kho và tính giá trị hàng xuất kho theo phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO).
3. Chính sách thu hồi công nợ và thời hạn thanh toán trả chậm của công ty được quy định như thế nào?
Công ty phân loại thời hạn trả chậm áp dụng cho khách hàng lớn, lâu năm và uy tín: các khoản nợ dưới 10 triệu đồng có thời hạn thanh toán là 3 ngày; từ 10 đến 40 triệu đồng là 5 ngày; từ 40 triệu đồng trở lên có thời hạn thanh toán là 10 ngày.
4. Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán công ty thực hiện hạch toán như thế nào?
Kế toán phản ánh giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra bằng bút toán: Nợ TK 511 (giá trị hàng chưa thuế), Nợ TK 33311 (thuế GTGT) / Có TK 131 (tổng tiền thanh toán); đồng thời phản ánh giá vốn hàng nhập lại kho bằng bút toán: Nợ TK 156 / Có TK 632.
5. Nhược điểm chính trong chính sách bán hàng và kế toán tại công ty được tác giả chỉ ra là gì?
Công ty chưa xây dựng chính sách chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán cho khách hàng, đồng thời việc tính lương cho bộ phận kinh doanh trên phần mềm còn áp dụng hình thức lương cố định chưa gắn trực tiếp với bảng chấm công chi tiết.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Dương Thị Linh đã hoàn thành việc hệ thống hóa lý luận và phản ánh chi tiết thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Dược Đức Minh Hưng Yên trong năm 2020. Nghiên cứu chỉ ra những ưu điểm trong việc tinh gọn bộ máy kế toán, chuẩn hóa quy trình DFD và ứng dụng hiệu quả phần mềm MISA theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, đồng thời nhận diện các điểm hạn chế về chính sách chiết khấu và quản lý chi phí. Các giải pháp và kiến nghị được đề xuất mang tính cụ thể, có giá trị thực tiễn đối với công tác quản trị tài chính tại đơn vị và là tài liệu tham khảo chất lượng cho sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán.
