CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THẾ HỆ TRẺ 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH thế hệ trẻ 1. Danh mục hàng bán (hoặc dịch vụ) của Công ty TNHH thế hệ trẻ - Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng như mua bán tre, gỗ và các sản phẩm từ tre, gỗ. - Bán buôn kim loại và quặng kim loại như: mua bán hàng kim khí, kim loại đen, kim loại màu, hàng hóa thanh xử lý.
- Bán buôn phế liệu, phế thải kim loại, phi kim loại - Bán buôn hóa chất công nghiệp - Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác - Đại lý ô tô và xe có động cơ khác - Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng trong các cửa hàng chuyên doanh. Thị trường của Công ty TNHH thế hệ trẻ Hàng hóa của công ty được tiêu thụ rộng rãi, có mặt ở hầu hết các tỉnh trong địa bàn cả nước. Do hàng hóa của công ty mang tính chất đặc thù, nó là những thứ không thể thiếu được trong cuộc sống hàng ngày đối với mỗi người. Chính vì vậy mà việc tiêu thụ hàng hóa được diễn ra với quy mô rộng lớn.
Phương thức bán hàng của Công ty TNHH thế hệ trẻ Phương thức bán hàng của công ty được tiến hành theo những phương thức sau: *Phương thức bán buôn: Bán buôn là việc bán sản phẩm của công ty cho các công ty khác, các cửa hàng, đại lý.với số lượng lớn để các đơn vị tiếp tục bán cho các tổ chức khác hay phục vụ cho việc khác nhằm đáp ứng nhu cầu kinh tế. Page 3 KHOA KẾ TOÁN - ĐHKTQD Có 2 phương thức bán buôn. + Bán buôn qua kho. + Bán buôn không qua kho.
* Phương thức bán lẻ: Bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp tới tay người tiêu dùng nhằm đáp ứng nhu cầu sinh hoạt cá nhân và bộ phận nhu cầu kinh tế, tập thể. Số lần tiêu thụ của mỗi lần bán thường là nhỏ, có nhiều phương thức bán lẻ: + Phương thức bán hàng thu tiền trực tiếp. Theo phương thức này bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của công ty bán hoặc giao nhận hàng tay ba (các DNTM mua bán thẳng ) người nhận hàng sau khi ký vào chứng từ bán hàng của công ty thì hàng hoá được xác định là bán ( hàng đã chuyển quyền sở hữu). + Phương thức bán hàng đại lý hay ký gửi.
Bán hàng đại lý, ký gửi là phương thức mà bên chủ hàng- công ty (bàn giao đại lý) xuất hàng cho bên nhận đại lý, ký gửi (bên đại lý) để bán. Đồng thời bên đại lý sẽ được hưởng thù lao dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá. + Phương thức bán hàng trả góp, trả chậm. Đây là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần, người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua.
Số tiền còn lại họ chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi xuất nhất định thường thì tiền trả ở các kỳ sau đều bằng nhau, gồm một phần doanh thu gốc và một phần trả chậm. + Phương thức gửi hàng. Theo phương thức này, định kỳ công ty gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở thoả thuận trong hợp đồng mua bán hàng giữa hai bên giao hàng tại địa điểm đã quy ước trong hợp đồng. Khi xuất kho gửi đi hàng vốn thuộc quyền sở hữu của công ty chỉ khi nào khách hàng đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh Page 4 KHOA KẾ TOÁN - ĐHKTQD toán thì khi ấy hàng mới chuyển quyền sở hữu và được ghi nhận doanh thu bán hàng.
+ Ngoài ra còn nhiều phương thức bán hàng khác. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH thế hệ trẻ Công tác tổ chức bán hàng của công ty cũng là nhân tố quan trọng thúc đẩy kết quả hoạt động tiêu thụ hàng hóa của công ty cao hay thấp. Công tác tổ chức bán hàng gồm nhiều mặt: * Hình thức bán hàng: Công ty kết hợp tổng hợp các hình thức: Bán buôn, bán lẻ tại kho, tại cửa hàng giới thiệu sản phẩm, thông qua các đại lý. tất nhiên sẽ tiêu thụ được nhiều hàng hóa hơn một doanh nghiệp chỉ áp dụng đơn thuần một hình thức bán hàng nào đó.
Để mở rộng và chiếm lĩnh thị trường công ty còn tổ chức mạng lưới các đại lý phân phối hàng hóa. Nếu các đại lý này được mở rộng và hoạt động có hiệu quả sẽ nâng cao doanh thu cho công ty, còn nếu thu hẹp hoặc thiếu vắng các đại lý, hoặc các đại lý hoạt động kém hiệu quả sẽ làm giảm sút doanh thu tiêu thụ hàng hóa. * Tổ chức thanh toán: Khách hàng cảm thấy thoải mái hơn khi công ty áp dụng nhiều phương thức thanh toán khác nhau như: thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán chậm, thanh toán ngay, thanh toán bằng chuyển khoản. và như vậy, khách hàng có thể lựa chọn cho mình phương thức thanh toán tiện lợi nhất, hiệu quả nhất.
Để thu hút đông đảo khách hàng đến với công ty, công ty đã áp dụng nhiều hình thức thanh toán đem lại sự thuận tiện cho khách hàng, làm đòn bẩy để kích thích tiêu thụ sản phẩm. * Dịch vụ kèm theo sau khi bán: Để cho khách hàng được thuận lợi và cũng là tăng thêm sức cạnh tranh trên thị trường, trong công tác tiêu thụ sản phẩm, công ty còn tổ chức các dịch vụ kèm theo khi bán như: dịch vụ vận chuyển, chương trình khuyến mãi. Với hình thức này công ty đã làm cho khách hàng cảm thấy thuận lợi, yên tâm, thoả mái hơn khi sử dụng hàng hóa có uy tín của mình. Nhờ vậy mà khối lượng hàng hóa tiêu thụ sẽ tăng lên.
Page 5 KHOA KẾ TOÁN - ĐHKTQD Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty, Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý của mình theo mô hình trực tuyến chức năng phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo chế độ một Thủ trưởng do Giám đốc đứng đầu quản lý, điều hành trực tiếp toàn diện giữa các phòng ban với nhau.2: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Thế hệ trẻ Giám đốc Phó Giám đốc Phòng kế toán Phòng Kinh Phòng Tài chính Phòng Kế hoạch doanh - Hành chính kỹ thuật Nguồn: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại phòng kế toán. - Giám đốc: Điều hành mọi hoạt động của công ty. Giám đốc là người góp vốn nhiều nhất nắm giữ và là người lãnh đạo cao nhất điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty.
Đại diện cho công ty theo tư cách pháp nhân và chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty trước pháp luật, quản lý công ty theo chế độ một thủ trưởng có quyền quyết định điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng chính sách của nhà nước và tập thể lao động. Mọi quy định chỉ thị của Giám đốc có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đều mang tính mệnh lệnh, tất cả cán bộ công nhân viên của công ty phải thực hiện. Giám đốc là người vạch ra đường lối chiến lược phát triển của công ty, hoạt động kinh doanh của công ty theo từng thời gian, từng giai đoạn cụ thể. Giám đốc công ty có quyền tuyển chọn lao động và tổ chức lao động thành các bộ phận phù hợp với yêu cầu kinh doanh của công ty.
Page 6 KHOA KẾ TOÁN - ĐHKTQD Xây dựng và ban hành các quy chế áp dụng trong toàn công ty, phù hợp với các quy định về quản lý kinh tế, tài chính lao động xã hội do nhà nước ban hành. - Phó giám đốc: Chịu trách nhiệm điều hành công việc theo kế hoạch đề ra của công ty. Phó giám đốc cũng là người điều phối nhân sự, đề xuất việc tuyển dụng lao động và các chế độ khen thưởng, kỷ luật, bố trí cho từng nhân viên, lên lịch làm việc cho toàn thể nhân viên trong công ty. Ngoài ra Phó Giám đốc còn có một số nhiệm vụ như: Điều hành công tác tổ chức, hành chính quản trị, theo dõi tình hình lao động, tiền lương cho cán bộ công nhân viên.
Tham mưu cho Giám đốc về những vấn đề có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Ký thay các chứng từ hoá đơn, hợp đồng kinh tế, phiếu thu, phiếu chi trong phạm vi uỷ quyền khi giám đốc đi vắng. Theo dõi, kiểm tra đôn đốc và chỉ đạo các hoạt động kinh doanh của công ty. - Phòng kế toán: gồm 4 người và 2 người bố trí ở các đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ thực hiện hạch toán đảm bảo nguồn vốn kinh doanh công ty.
Phụ trách chính là kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm chung mọi hoạt động của phòng. - Phòng kinh doanh: Có trách nhiệm nhận đơn hàng, lập phiếu tính giá đơn đặt hàng, hợp đồng với khách hàng, giao dịch, tiếp thị, quảng cáo giới thiệu các sản phẩm của công ty với bạn hàng trong và ngoài tỉnh. - Phòng kế hoạch kỹ thuật: Có nhiệm vụ hướng dẫn kỹ thuật, cung cấp vật tư, chịu trách nhiệm điều hành chung cho mọi hoạt động của phòng là trưởng phòng. - Phòng tài chính - hành chính: Trưởng phòng hành chính có trách nhiệm tổ chức điều hành các hoạt động trong phòng, quản lý lao động, quản lý tiền lương phục vụ cho cán bộ công nhân viên, công tác bảo vệ toàn bộ công ty.
Page 7 KHOA KẾ TOÁN - ĐHKTQD CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THẾ HỆ TRẺ 2. Kế toán doanh thu 2. Chứng từ và thủ tục kế toán * Chứng từ của công ty bao gồm các chứng từ sau: - Hóa đơn giá trị gia tăng - Hợp đồng kinh tế - Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế - Biên bản giao nhận hàng hóa - Hóa đơn bán lẻ - Phiếu thu - Giấy báo có của ngân hàng - Séc chuyển khoản, séc thanh toán, ủy nhiệm thu, bản sao kê của ngân hàng. - Tờ khai thuế giá trị gia tăng * Trình tự luân chuyển chứng từ: Phòng kinh doanh căn cứ vào đơn giá do Công ty TNHH Thế hệ trẻ phê duyệt, tình hình thực tế hoạt động kinh doanh của các mặt hàng thuốc tại công ty để đưa ra bản báo giá gửi cho khách hàng.