CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1. Những lý luận cơ bản về hoạt động bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp 1. Những vấn đề chung về bán hàng và xác định kết quả bán hàng • Khái niệm bán hàng Bán hàng là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của hàng hóa, tức là chuyển hóa vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ ( là quá trình xuất giao hàng hóa cho người mua được người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán).
• Đặc điểm của quá trình bán hàng Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động bán hàng của doanh nghiệp thương mại. Thông qua bán hàng giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện, vốn của doanh nghiệp thương mại được chuyển từ hình thái hiện vật là hàng hoá sang hình thái giá trị (tiền tệ), doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra, bù đắp được chi phí và có nguồn tích luỹ để mở rộng bán hàng. Như vậy quá trình bán hàng của doanh nghiệp thương mại có đặc điểm sau: ✓ Về đối tượng phục vụ: Đối tượng phục vụ của các doanh nghiệp thương mại là người tiêu dùng, bao gồm cá nhân, các đơn vị sản xuất, đơn vị bán hàng khác và các cơ quan tổ chức xã hội. ✓ Về phương thức bán hàng: Các doanh nghiệp bán hàng thương mại có thể bán hàng theo nhiều phương thức khác nhau như bán buôn; bán lẻ hàng hoá; đại lý, kí gửi, bán trả chậm, trả góp.
✓ Về mặt hành vi: Đó là sự trao đổi mua bán có thoả thuận giữa người bán và người mua. ✓ Về bản chất kinh tế: Bán hàng là quá trình thay đổi quyền sở hữu hàng hoá. Quyền sở hữu hàng hoá sẽ được chuyển từ người bán sang người mua. Khi kết thúc quá trình doanh nghiệp sẽ nhận được một khoản tiền gọi là doanh thu bán hàng.
Đây là căn cứ để xác định kết quả bán hàng. • Khái niệm xác định kết quả bán hàng Xác định kết quả bán hàng là việc so sánh giữa chi phí bán hàng đã bỏ ra và thu nhập bán hàng đã thu về trong kỳ. Nếu thu nhập lớn hơn chi phí thi kết quả bán hàng Nguyễn Thị Hiên Lớp K16KTC Khóa luận tốt nghiệp 5 Học viện Ngân hàng là lãi, thu nhập nhỏ hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lỗ. Việc xác định kết quả bán hàng thường được tiến hành vào cuối kỳ bán hàng thường là cuối tháng, cuối quý, cuối năm, tuỳ thuộc vào từng đặc điểm bán hàng và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.
Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp 1. Vai trò Có thể nói trong kế toán doanh nghiệp thương mại, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là phần hành kế toán quan trọng nhất vì phần hành này cung cấp các thông tin chủ yếu phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính, đặc biệt là báo cáo kết quả bán hàng, từ đó giúp cho nhà quản trị có thể đánh giá được một cách tương đối đồng bộ hiệu quả hoạt động tổ chức bán hàng cũng như xu hướng phát triển củ doanh nghiệp, làm cơ sở cho việc hoạch định các chính sách ngắn và dài hạn phù hợp để đạt được mục tiêu cuối cùng. Nhiệm vụ Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò rất quan trọng trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động bán hàng, kết quả bán hàng của doanh nghiệp nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động đó. Để thực hiện được vai trò đó, kế toán bánh hàng và xác định kết quả bán hàng cần thực hiện các nhiệm vụ sau: - Theo dõi, phản ánh, giám sát chặt chẽ quá trình bán hàng, ghi chép đầy đủ các khoản doanh thu bán hàng, chi phí bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng.
- Theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán công nợ của khách hàng đôn đốc, đảm bảo thu đủ tiền hàng. Xác định chính xác kết quả bán hàng, phản ánh, đôn đốc việc thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước. - Cung cấp thông tin cần thiết cho các bộ phận liên quan, định ký tiến hành phân tích kinh tế đối với hoạt động bán hàng và kết quả bán hàng. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải thực hiện tốt các nội quy sau: Nguyễn Thị Hiên Lớp K16KTC Khóa luận tốt nghiệp 6 Học viện Ngân hàng - Tổ chức tốt việc luân chuyển chứng từ, hách toán ban đầu, ghi sổ kế toán về doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Tổ chức thiết kế, sử dụng hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp về nghiệp vụ ván hàng và xác định kết quả bán hàng. - Tổ chức lập báo cáo doanh thu, báo cáo bán hàng, báo cáo kết quả hoạt động bán hàng theo yêu cầu của doanh nghiệp và của các cơ quan quản lý cấp trên. Các phương thức bán hàng 1. Phương thức bán buôn hàng hoá Là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các DN sản xuất để thực hiện bán ra hoặc để gia công chế biến.Đặc điểm của bán buôn là thường bán với số lượng lớn, bán theo lô, hàng hóa vẫn nằm trong khu vực lưu thông,chưa đi vào tiêu dùng,giá trị sử dụng chưa được thực hiện, giá bán thấp hơn giá bán lẻ.
Các hình thức trong bán buôn: • Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho: bán buôn hàng hoá qua kho là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó, hàng bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiện dưới hai hình thức: ✓ Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: bên mua cử đại diện đến kho của bên bán để nhận hàng. Doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được coi là tiêu thụ.
✓ Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại, chỉ khi nào được bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ. • Phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua không đưa về nhập kho mà vận chuyển thẳng cho bên mua. Phương thức này gồm hai hình thức: ✓ Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (còn gọi là hình thức giao tay ba): doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng giao trực tiếp Nguyễn Thị Hiên Lớp K16KTC Khóa luận tốt nghiệp 7 Học viện Ngân hàng cho đại diện bên mua tại kho người bán. Sau khi giao, nhận, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác nhận là tiêu thụ.
✓ Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng hoá đến giao cho bên mua ở địa điểm đã được thoả thuận. Hàng hoá chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại. Khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo có của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá chuyển đi mới xác định là tiêu thụ. Phương thức bán lẻ hàng hoá Là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế, tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ.
Bán hàng theo phương thức này có đặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện. Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định, bán lẻ có thể thực hiện dưới hình thức: • Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: là hình thức bán hàng trong đó tách rời nghiệp vụ thu tiền của người mua và nghiệp vụ giao hàng cho người mua. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền của khách, viết hoá đơn cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. • Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: theo hình thức này nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách.
Hết ca hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. • Hình thức bán lẻ tự phục vụ: theo hình thức này khách hàng tự chọn lấy hàng hoá mang đến bàn tính tiền để tính và thanh toán tiền hàng. Nhân viên thu tiền kiểm hàng, tính tiền lập hoá đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng. • Hình thức bán hàng tự động: là hình thức bán lẻ hàng hoá mà trong đó các doanh nghiệp thương mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoặc một vài loại hàng hoá nào đó đặt ở các nơi công cộng.
Nguyễn Thị Hiên Lớp K16KTC Khóa luận tốt nghiệp 8 Học viện Ngân hàng 1. Phương thức bán trả góp Theo hình thức này, người mua được trả tiền mua hàng thành nhiều lần trong một thời gian nhất định và người mua phải trả cho doanh nghiệp thương mại một số tiền lớn hơn giá bán thông thường hay giá bán trả ngay một lần, đó là khoản lãi do trả chậm. Phương thức gửi hàng đại lý, ký gửi hàng hoá Là phương thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp đến khi cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán tiền hoặc thông báo về số hàng đã bán được, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu số hàng này và số hàng mới được coi là tiêu thụ.
Phương thức bán hàng nội bộ Đây là phương thức chỉ sử dụng cho các thành viên trong công ty hay trong một tổng công ty nhằm phản ánh doanh thu tiêu thụ trong một kỳ hạch toán.