CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU NHẤT THÀNH 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành 1. Đặc điểm hàng hóa của Công ty Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành là một trong những Công ty có uy tín trong lĩnh vực kinh doanh, nhập khẩu, phân phối các thiết bị bếp như bếp điện, bếp từ, bếp điện từ, bếp hồng ngoại, bếp gas…và các thiết bị nhà bếp. Với đặc thù của sản phẩm Công ty luôn lựa chọn những sản phẩm tốt nhất từ các hãng sản xuất nổi tiếng, uy tín trong nước cũng như thế giới để đảm bảo chất lượng hàng hóa của Công ty.
Hàng hóa trong Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành có đặc điểm sau: + Hàng hóa của Công ty luôn thay đổi về chất lượng, mẫu mã, thông số kỹ thuật…Sự thay đổi này phù hợp với trình độ phát triển của sản xuất, vào thị hiếu của người tiêu dùng. + Nhiều loại hàng hóa của Công ty có đặc tính dễ vỡ, dễ nổ cần được bảo quản ở những nơi an toàn, sạch sẽ, thoáng mát…Do đó, cần phải được dự trữ, bảo quản một cách hợp lý trong quá trình bán hàng. + Hàng hóa rất đa dạng và phong phú được thể hiện: Sản xuất không ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và xu hướng ngày càng tăng dẫn đến hàng hóa ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại. Có thể khẳng định rằng hàng hóa có một vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Do đó việc tập trung quản lý một cách SVTH: Dương Thị Thắng 3 Lớp: Kế toán VB2 – K24 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Viện Kế toán – Kiểm toán chặt chẽ ở tất cả các khâu, từ thu mua dự trữ đến tiêu thụ, trên tất cả các mặt, số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả…là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định giá vốn hàng bán, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho Công ty. Danh mục hàng bán của Công ty Với đặc điểm của doanh nghiệp thương mại, đó là không sản xuất ra hàng hóa, hàng hóa bán ra của doanh nghiệp cũng là do doanh nghiệp đi mua ngoài về nhập kho sau khi bộ phận kỹ thuật kiểm tra và thẩm định. Tất cả những sản phẩm của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành được nhập khẩu về từ các hãng nổi tiếng trên thế giới như Uber, Fagor, Kucy, Roman .Vì vậy, tất cả các sản phẩm của Công ty đều là những sản phẩm có chất lượng. Công ty luôn vươn tới sự hoàn thiện chính mình về chất lượng sản phẩm lẫn dịch vụ sau bán hàng.
Công ty luôn mong muốn thoả mãn sự hài lòng của tất cả các khách hàng bằng cách phục vụ khách hàng những sản phẩm có công nghệ mới nhất và chất lượng cao nhất. Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành đã và đang không ngừng phát triển, là một trong những công ty có uy tín lớn trong lĩnh vực kinh doanh nhập khẩu, phân phối các thiết bị bếp như bếp điện, bếp từ, bếp điện từ, bếp hồng ngoại, bếp gas…và các thiết bị nhà bếp. Sau đây là danh mục hàng bán hiện tại của Công ty: SVTH: Dương Thị Thắng 4 Lớp: Kế toán VB2 – K24 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Viện Kế toán – Kiểm toán Bảng 1.1: Danh mục hàng bán tại Công ty STT TÊN SẢN PHẨM ĐVT MÃ SP 1 Bếp từ SIEMENS EH375ME11E Chiếc EH375 2 Bếp từ BATANI EG-338S Chiếc EG338 3 Bếp từ SIEMENS EH 75K266TI Chiếc EH75 6 Bếp điện hồng ngoại Candy Chiếc BD01 7 Bếp điện từ Electrolux Chiếc BD02 8 Bếp gas âm Sunhouse SHB 8368 Chiếc SHB8368 9 Bếp gas âm Canzy CZ – 862 Chiếc CZ862 10 Máy hút mùi BINOVA BI 78 IG Chiếc BI78 11 Máy hút mùi BINOVA BI 69 IG Chiếc BI69 … …. Các phương thức bán hàng của Công ty Đối với các doanh nghiệp thương mại, tổ chức tiêu thụ hàng hóa là vấn đề sống còn, quyết định sự tồn tại và phát triển của bản thân mỗi doanh nghiệp.
Vì thế các phương thức bán hàng ngày càng phong phú nhằm hỗ trợ tốt hơn cho công tác bán hàng. Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành bên cạnh hàng loạt các sản phẩm, hàng hoá có chất lượng tốt, đa dạng chủng loại, mẫu mã còn đa dạng về phương thức bán hàng. Hiện tại công ty áp dụng các phương thức bán hàng sau: + Bán hàng vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Công ty mua hàng không qua nhập kho ngay mà chuyển hàng luôn cho khách. Thực tế phương pháp này rất phổ biến vì công ty luôn có hàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng chỉ trừ khi hàng khan hiếm.
SVTH: Dương Thị Thắng 5 Lớp: Kế toán VB2 – K24 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Viện Kế toán – Kiểm toán + Bán buôn trực tiếp qua kho: Công ty xuất hàng trực tiếp tại kho cho khách hàng nhận hàng bằng phương tiện vận chuyển của công ty. Nhân viên bán hàng lấy hàng trong kho, người mua nhận hàng và chấp nhận thanh toán hoặc chấp nhận nợ khi đó hàng hoá được coi là tiêu thụ. + Bán lẻ: Ngoài bán buôn thì trong quá trình kinh doanh công ty còn bán hàng theo phương thức bán lẻ. Nhân viên bán hàng của công ty là người trực tiếp bán hàng và thu tiền của khách hàng.
Phương thức thanh toán của Công ty Đối tượng khách hàng chính của công ty chủ yếu là khách quen và khách hàng do phòng Kinh doanh khai thác trên thị trường. Cụ thể: Đối với khách hàng quen thì công ty có thể cho phép thanh toán chậm (thường là từ 5 đến 10 ngày kể từ ngày giao hàng). Đối với khách hàng do phòng kinh doanh khai thác trên thị trường thì công ty cũng áp dụng phương thức thanh toán chậm. Với hình thức này có đặc trưng cơ bản khác với khách hàng quen là từ khi giao hàng tới khi thanh toán tiền có một khoảng thời gian nhất định do hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế.
Đối với khách hàng mua lẻ không thường xuyên thì Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Nhất Thành tiến hành thanh toán ngay bằng tiền mặt hay bằng chuyển khoản. Thị trường của Công ty Hình thức phân phối chủ yếu là bán buôn cho các đại lý và các Công ty có nhu cầu lấy hàng về bán buôn. Bên cạnh đó, Công ty cũng bán lẻ trực tiếp tại kho cho các Công ty, doanh nghiệp và người dân có nhu cầu mua hàng về để phục vụ cho mục đích cá nhân. Đây là một thị trường có nhu cầu rất lớn và rất ổn định, một số khách hàng lớn và tiêu biểu của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành.
SVTH: Dương Thị Thắng 6 Lớp: Kế toán VB2 – K24 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Viện Kế toán – Kiểm toán Với danh mục sản phẩm phong phú và đa dạng, Công ty Cổ phần XNK Nhất Thành đã đáp ứng phần lớn nhu cầu tiêu dùng của thị trường ở thành phố Hà Nội. Trong đó, thị trường chính của Công ty là thành phố Hà Nội chiếm khoảng 90% sản lượng tiêu thụ và được coi là thị trường thuận lợi truyền thống nhất của Công ty. Từ đó, Công ty đã tạo được chỗ đứng trên thị trường và chiếm được tình cảm của người tiêu dùng. Có được điều đó là do Ban Giám đốc công ty là những người rất am hiểu về lĩnh vực, các thiết bị mà công kinh doanh.
Chính vì có được kinh nghiệm quý báu đó cộng với sự linh hoạt nhạy bén trong việc kinh doanh nên Công ty đã nhanh chóng chiếm được thị trường. Đặc biệt là thu hút được các bạn hàng là các công ty, các đại lý, cửa hàng và các khách hàng lẻ về với Công ty. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nhất Thành 1. Mô hình tổ chức quản lý hoạt động động bán hàng của Công ty Đối với một doanh nghiệp thương mại, trong chiến lược phát triển thì vấn đề tiêu thụ hàng hóa, mở rộng thị phần, quản lý hàng hóa và công tác tiêu thụ hàng hóa ngày càng trở nên quan trọng.
Vì vậy, việc phân cấp trách nhiệm giữa các phòng ban liên quan đến hoạt động bán hàng trong Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Nhất Thành đòi hỏi phải cụ thể, chính xác và luôn có sự phối hợp hoạt động một cách nhịp nhàng. Công ty có bộ máy quản lý đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với tình hình quản lý của Công ty. Dưới đây là sơ đồ bộ máy quản lý hoạt động bán hàng tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Nhất Thành: SVTH: Dương Thị Thắng 7 Lớp: Kế toán VB2 – K24 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Viện Kế toán – Kiểm toán Giám đốc Phòng Tài Kho vận Phòng Phòng Kỹ chính KT chuyển Kinh thuật doanh Thủ quỹ Sơ đồ 1.1: Mô hình bộ máy quản lý hoạt động bán hàng của Công ty (Nguồn: Phòng Kế toán) 1. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận quản lý Phòng Kế toán: có nhiệm vụ theo dõi về mặt tài chính liên quan đến hoạt động kinh doanh, cụ thể như sau: + Xác định kết quả kinh doanh và thực hiện chế độ báo cáo hàng hóa và báo cáo tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hóa; + Theo dõi và thanh toán kịp thời công nợ với khách hàng và nhà cung cấp; phản ánh chính xác các khoản thuế trong tiêu thụ hàng hóa để thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước.
+ Dựa vào các chứng từ mua hàng và bán hàng, kế toán ghi chép số lượng, giá mua hàng hoá và chi phí thu mua, các loại thuế; + Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng ngoài giá mua cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ, để từ đó xác định giá vốn hàng hóa đã bán và tồn cuối kỳ; + Xác định kết quả kinh doanh và thực hiện chế độ báo cáo hàng hóa và báo cáo tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hóa; + Theo dõi và thanh toán kịp thời công nợ với khách hàng và nhà cung cấp; SVTH: Dương Thị Thắng 8 Lớp: Kế toán VB2 – K24 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Viện Kế toán – Kiểm toán phản ánh chính xác các khoản thuế trong tiêu thụ hàng hóa để thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước.