CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về kế hoạch. Khái niệm về kế hoạch sản xuất. Kế hoạch hóa từ lâu đã được coi như một công cụ để thiết lập cũng như thực hiện các quyết định chiến lược.
Tuy nhiên vai trò này không phải lúc nào cũng được thừa nhận một cách nhất quán, nó có thể là công cụ quản lý không thể thiếu được đối với đối tượng này, nhưng lại là thủ phạm của sự cứng nhắc đối với đối tượng khác. Kế hoạch hóa có nhiều ý kiến khác nhau và từng là chủ đề của nhiều ý kiến trái ngược, cho dù là nó liên quan đến doanh nghiệp hay là đến nền kinh tế quốc dân. Lập kế hoạch là xuất phát điểm của quá trình quản trị, bởi nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai. Trong quản lý chúng ta biết rằng có bốn chức năng cơ bản đó là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
Trong đó lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và trọng yếu đối với tất cả các nhà quản trị ở mọi cấp trong doanh nghiệp, vì dựa vào nó mà các nhà quản trị mới xác định được các chức năng còn lại khác nhằm bảo đảm tính đạt được các mục tiêu đề ra. - Với cách tiếp cận theo quá trình cho rằng: Kế hoạch sản xuất kinh doanh là quá trình liên tục với chất lượng ngày càng tăng kể từ khi chuẩn bị xây dựng cho tới lúc chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch, nhằm đưa hoạt động của doanh nghiệp theo đúng mục tiêu đã định. Theo Steyner (Strategic planning, 1979) thì: “Công tác lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu, quyết định các chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu. Nó cho phép thiết lập các quyết định khả thi và nó bao gồm chu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa” Công tác lập kế hoạch chiến lược là một trạng thái lý tưởng đó là sự suy nghĩ về sự tiến triển của doanh nghiệp, về những gì mong muốn và cách thức thực hiện chúng.
Nó đóng góp vào quá trình thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. - Với cách tiếp cận theo nội dung và vai trò Nguyễn Thị Bích Hạnh 9 Lớp QTKD 2011B-VT1 Luận văn thạc sĩ Theo Ronner: Hoạt động của công tác lập kế hoạch là một trong những hoạt động nhằm tìm ra con đường để huy động và sử dụng các nguồn lực một cách có hiệu quả để phục vụ các mục tiêu kinh doanh. Theo Henrypayh: Kế hoạch là một trong những hoạt động cơ bản của chu trình quản lý cấp công ty, xét về mặt bản chất hoạt động này nhằm xem xét các mục tiêu các phương án kinh doanh, bước đi trình tự và cách tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Như vậy, lập kế hoạch chính là quá trình xác định các mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được các mục tiêu đó.
Lập kế hoạch có liên quan tới mục tiêu cần phải đạt được là cái gì? Cũng như phương tiện đạt được cái đó như thế nào? Nó bao gồm việc xác định rõ các mục tiêu, xây dựng một chiến lược tổng thể, nhất quán với mục tiêu đó và triển khai một hệ thống các kế hoạch để thống nhất các hoạt động. Mặc dù chúng ta ít khi dự đoán được một tương lai chính xác và những yếu tố nằm ngoài sự kiểm soát của chúng ta có thể phá vỡ cả những kế hoạch tốt nhất đã có. Nhưng nếu không có một kế hoạch thì chúng ta có thể để cho các sự kiện xảy ra một cách ngẫu nhiên và ta sẽ mất đi khả năng tự chủ. Điều này có thể sẽ gây ra những hậu quả to lớn mà đôi khi chúng ta không thể lường trước được.
Vai trò của công tác lập kế hoạch. Như chúng ta đã biết, hầu hết các nước trên thế giới hiện nay đều để nền kinh tế vận động theo cơ chế thị trường chỉ khác là có sự can thiệp của nhà nước hay không và mức độ can thiệp như thế nào? Cơ chế thị trường đem lại nhiều ưu điểm cho bất kỳ nền kinh tế nào vì nó tạo ra sự năng động, thích nghi cao và sự tạo trước các biến động của đời sống kinh tế, chính trị và xã hội. Nó mở ra vô vàn các cơ hội cho nền kinh tế mà thông qua đó làm cho nền kinh tế phát triển nhanh, vững mạnh. Song cái gì cũng có tính hai mặt của nó, cơ chế thị trường mở ra nhiều cơ hội nhưng cũng đem lại không ít những khó khăn, hạn chế, các mối đe dọa cho nền kinh tế.
Đó chính là những cuộc khủng hoảng thừa thiếu, tình trạng độc quyền, sự tự phát… Gây ra sự mất ổn định cho nền kinh tế, làm lãng phí nguồn lực, phân hoá giàu nghèo và quan trọng nữa, chính là sự ô nhiễm môi trường trầm trọng đe dọa đến cuộc sống của toàn thế giới. Khi hoà mình vào cơ chế thị trường chúng ta phải tuân theo những quy luật của nó. Các ông chủ doanh nghiệp khi muốn kinh doanh phải chấp nhận độ mạo hiểm nào đó để kỳ vọng vào lợi nhuận thu được trong tương lai. Vậy phải làm gì để kinh doanh có hiệu quả? Việc đầu tiên cho bất kỳ Nguyễn Thị Bích Hạnh 10 Lớp QTKD 2011B-VT1 Luận văn thạc sĩ một tổ chức nào đó là phải lập kế hoạch.
Bởi lập kế hoạch cho biết phương hướng hoạt động, làm giảm sự tác động của những thay đổi, tránh được sự lãng phí dư thừa và thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra. Chính vì vậy, đối với doanh nghiệp công tác lập kế hoạch có vai trò cụ thể sau: - Kế hoạch là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp: Lập kế hoạch cho biết hướng đi của doanh nghiệp. Khi tất cả những người có liên quan biết được doanh nghiệp sẽ đi đâu và họ sẽ phải đóng góp những gì để đạt được mục tiêu đó thì đương nhiên họ sẽ phối hợp, hợp tác với nhau và làm việc một cách có tổ chức. Thiếu kế hoạch, quỹ đạo đi tới mục tiêu của doanh nghiệp sẽ là đường ziczăc phi hiệu suất.
- Lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn của doanh nghiệp: Sự bất định và thay đổi làm cho việc lập kế hoạch trở thành tất yếu. Giống như một nhà hàng hải không chỉ lập trình cho mình một lần rồi quên nó đi, một người kinh doanh không thể lập một kế hoạch sản xuất kinh doanh và dừng lại ở đó. Tương lai rất ít khi chắc chắn, tương lai càng xa thì kết quả của quyết định mà ta cần phải xem xét sẽ càng kém chắc chắn. Một nhà quản trị kinh doanh có thể thấy chắc chắn rằng: Trong tháng tới các đơn đặt hàng, các chi phí sản xuất, năng suất lao động và các yếu tố khác của môi trường kinh doanh sẽ ở một mức độ xác định.
Song một tai nạn lao động, một cuộc bãi công không biết trước hoặc việc huỷ bỏ một đơn đặt hàng của một khách hàng chắc chắn sẽ làm đảo lộn tất cả. Hơn nữa, nếu lập kế hoạch cho một thời gian càng dài thì người quản lý càng ít nắm chắc về môi trường kinh doanh bên trong và môi trường bên ngoài và về tính đúng đắn của mọi quyết định. Thậm chí ngay khi tương lai có độ chắc chắn cao thì trong kế hoạch vẫn phải đảm bảo: Thứ nhất là: Các nhà quản lý cần phải tìm cách tốt nhất để đạt mục tiêu. Với điều kiện chắc chắn, trước hết đây là vấn đề thuộc toán học tính toán, dựa trên các sự kiện đã biết xem tiến trình nào sẽ đem lại kết quả mong muốn với chi phí thấp nhất.
Thứ hai là: Sau khi tiến trình đã được xác định, cần phải đưa ra các kế hoạch để sao cho mỗi bộ phận của tổ chức cần phải đóng góp như thế nào vào công việc phải làm. Ngay cả khi có thể dễ dàng dự đoán được sự thay đổi thì vẫn nảy sinh những khó khăn khi lập kế hoạch. Việc sản xuất loại ô tô nhỏ sử dụng ít nhiên liệu là một ví dụ. Không thể ngay lập tức chuyển từ sản xuất ô tô cỡ lớn và cỡ trung bình sang cỡ nhỏ, nhà sản xuất phải quyết định tỷ lệ sản xuất giữa các loại ô tô và làm thế nào để trang bị Nguyễn Thị Bích Hạnh 11 Lớp QTKD 2011B-VT1 Luận văn thạc sĩ máy móc cho cả dây truyền này sản xuất có hiệu quả.
Tuy nhiên, nhà sản xuất có thể lựa chọn các phương hướng rất khác nhau khi đã nắm bắt chắc chắn về sự thay đổi của Công ty có thể phải cân nhắc kỹ lưỡng để bán lỗ kinh doanh xe cỡ lớn và cỡ trung bình để tập trung vào việc thiết kế và sản xuất loại xe cỡ nhỏ. Thực tế đó là cách mà các công ty Nhật Bản đã làm. Khi các nhà quản lý không thể thấy được các xu thế một cách dễ dàng thì việc có được một kế hoạch tốt có thể gặp nhiều khó khăn hơn nữa. Nhiều nhà quản trị đã đánh giá thấp hoặc không đánh giá đủ sớm về tầm quan trọng của giá cả lạm phát, về sự tăng lãi suất nhanh chóng và khủng hoảng năng lượng.
Kết quả là họ đã không đối phó kịp thời với những biến động về thị trường và vật liệu dẫn tới sự tăng chi phí sản xuất. Thậm chí cho đến nay sự cố ô nhiễm nước và không khí cũng chưa được quan tâm đúng mức. Khi lập kế hoạch hoặc những người quản lý phải nhìn về phía trước, dự toán những thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường, cân nhắc ảnh hưởng của chúng và đưa ra những phản ứng đối phó thích hợp. - Lập kế hoạch làm giảm được sự chồng chéo những hoạt động lãng phí : Hiển nhiên là khi mục tiêu và những phương tiện đã rõ ràng, thì những yếu tố phi hiệu suất cũng được bộc lộ.
Việc lập kế hoạch sẽ được cực tiểu hoá chi phí vì nó chủ động vào các hoạt động hiệu quả và phù hợp. Kế hoạch thay thế cho sự hoạt động manh mún, kế hoạch không được phối hợp bằng sự nỗ lực có định hướng chung, thay thế những phương án xét vội vàng bằng những quyết định có cân nhắc kỹ lưỡng. Đặc biệt ở phạm vi cơ sở sản xuất tác dụng của việc lập kế hoạch càng rõ nét.