Giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty cổ phần sữa

Chuyên khảo phân tích Luận văn một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty cổ phẩn sữa th, đánh giá các khía cạnh quan trọng, đề xuất hướng nghiên

• Tác giả: Thái Ngô Hiếu
• Người hướng dẫn: TS. Trần Thị Bích Ngọc
• Trường học: Viện Kinh tế và Quản lý
• Chuyên ngành: Kinh tế và Quản lý
• Đề tài: Giải pháp hoàn thiện lập kế hoạch sản xuất tại công ty sữa
• Loại tài liệu: Luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2013

Mục lục chi tiết

• LỜI NÓI ĐẦU
• 1. CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP
• 1.1. Tổng quan về kế hoạch
• 1.2. Khái niệm về kế hoạch sản xuất
• 1.3. Vai trò công tác lập kế hoạch
• 1.4. Phân loại kế hoạch sản xuất
• 1.5. Các nhân tố, yếu tố đầu vào cho quá trình lập kế hoạch sản xuất
• 1.6. Quá trình lập kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp
• 1.7. Các yếu tố ảnh hưởng đến lập kế hoạch
• 2. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA TH
• 2.1. Khái quát chung về công ty cổ phần sữa TH
• 2.2. Phân tích thực trạng công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty cổ phần sữa TH
• 2.3. Phân tích 1 số nhân tố ảnh hưởng tới công tác lập kế hoạch sản xuất tại TH milk
• 2.4. Đánh giá chung về công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty cổ phần TH
• 3. CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA TH
• 3.1. Một số phương hướng và mục tiêu chiến lược của công ty trong thời gian tới
• 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty cổ phần sữa TH
• 3.2.1. Giải pháp 1: Hoàn thiện quy trình triển khai, theo dõi và điều chỉnh kế hoạch sản xuất
• 3.2.2. Giải pháp 2: Nâng cao độ chính xác của công tác dự báo sản lượng sữa và dự báo nhu cầu từ thị trường
• 3.2.3. Giải pháp 3: Hoàn thiện đội ngũ lập KHSX và bộ máy kiểm soát sản xuất
• 3.2.4. Giải pháp 4: Hoàn thiện hệ thống quản lý theo mục tiêu cho công ty
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• DANH MỤC PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Tổng quan về lập kế hoạch sản xuất sữa

Lập kế hoạch sản xuất sữa là một quá trình quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, đặc biệt trong ngành công nghiệp sữa. Lập kế hoạch sản xuất sữa không chỉ đơn thuần là việc xác định các mục tiêu sản xuất mà còn bao gồm việc tổ chức, triển khai và theo dõi các hoạt động sản xuất để đảm bảo đạt được hiệu quả cao nhất. Theo các chuyên gia, quản lý sản xuất sữa cần phải chú trọng đến việc phân tích các yếu tố đầu vào như tài chính, nguồn nhân lực, và công suất thiết bị. Việc này giúp doanh nghiệp có thể dự báo nhu cầu của thị trường và điều chỉnh kế hoạch sản xuất cho phù hợp. Một trong những yếu tố quan trọng trong quy trình sản xuất sữa là việc sử dụng phần mềm lập kế hoạch sản xuất để tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả. Theo đó, việc áp dụng công nghệ vào quản lý chất lượng sản phẩm cũng là một yếu tố không thể thiếu trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

1.1. Vai trò của lập kế hoạch sản xuất

Lập kế hoạch sản xuất đóng vai trò then chốt trong việc định hướng hoạt động của doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp xác định mục tiêu mà còn tạo ra một khung làm việc rõ ràng cho tất cả các bộ phận trong công ty. Lập kế hoạch sản xuất sữa giúp giảm thiểu rủi ro và lãng phí nguồn lực, đồng thời tạo điều kiện cho việc kiểm soát chất lượng sản phẩm. Theo một nghiên cứu, các doanh nghiệp có quy trình lập kế hoạch rõ ràng thường có hiệu suất cao hơn và khả năng thích ứng tốt hơn với những thay đổi của thị trường. Điều này cho thấy rằng, việc nâng cao hiệu quả sản xuất sữa thông qua lập kế hoạch là một yếu tố quyết định cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

II. Thực trạng công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty cổ phần sữa TH

Công ty cổ phần sữa TH đã có những bước tiến đáng kể trong công tác lập kế hoạch sản xuất. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn đề cần được cải thiện. Hệ thống kế hoạch hiện tại chưa hoàn toàn đáp ứng được yêu cầu của thị trường, đặc biệt là trong việc dự báo nhu cầu sữa. Việc phân tích thực trạng cho thấy rằng, công ty cần phải cải thiện quy trình quản lý chất lượng sản phẩm và kiểm soát chi phí sản xuất. Một trong những vấn đề lớn nhất là sự thiếu chính xác trong việc dự báo sản lượng, dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng hóa. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu mà còn làm giảm uy tín của công ty trên thị trường. Để khắc phục tình trạng này, công ty cần áp dụng các công nghệ mới trong tự động hóa sản xuất sữa và cải thiện quy trình quản lý chuỗi cung ứng sữa.

2.1. Phân tích quy trình lập kế hoạch sản xuất

Quy trình lập kế hoạch sản xuất tại công ty cổ phần sữa TH hiện tại bao gồm nhiều bước, từ việc thu thập dữ liệu đến việc triển khai kế hoạch. Tuy nhiên, quy trình này vẫn còn thiếu sự đồng bộ và hiệu quả. Việc phân tích dữ liệu sản xuất sữa chưa được thực hiện một cách thường xuyên, dẫn đến việc không thể đưa ra các quyết định kịp thời. Hơn nữa, sự phối hợp giữa các bộ phận trong công ty cũng chưa thật sự chặt chẽ, gây ra tình trạng chồng chéo trong công việc. Để cải thiện quy trình này, công ty cần xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hiệu quả, giúp các bộ phận có thể chia sẻ thông tin và phối hợp công việc một cách tốt nhất.

III. Giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty cổ phần sữa TH

Để hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất sữa, công ty cổ phần sữa TH cần thực hiện một số giải pháp đồng bộ. Đầu tiên, cần cải thiện quy trình triển khai và theo dõi kế hoạch sản xuất. Việc này có thể thực hiện thông qua việc áp dụng các phần mềm quản lý hiện đại, giúp theo dõi tiến độ sản xuất và điều chỉnh kịp thời khi có sự cố xảy ra. Thứ hai, công ty cần nâng cao độ chính xác của công tác dự báo sản lượng sữa và nhu cầu từ thị trường. Điều này có thể đạt được thông qua việc phân tích dữ liệu thị trường và sử dụng các công cụ phân tích dự báo. Cuối cùng, việc hoàn thiện đội ngũ lập kế hoạch sản xuất và bộ máy kiểm soát sản xuất cũng là một yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất.

3.1. Hoàn thiện quy trình triển khai kế hoạch

Quy trình triển khai kế hoạch sản xuất cần được hoàn thiện để đảm bảo tính hiệu quả và linh hoạt. Công ty nên xây dựng một quy trình rõ ràng từ việc lập kế hoạch đến việc theo dõi và điều chỉnh kế hoạch. Việc này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả sản xuất mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực cho nhân viên. Hơn nữa, công ty cần thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo cho nhân viên về quy trình lập kế hoạch và các công cụ hỗ trợ, nhằm nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên. Điều này sẽ giúp công ty có thể thích ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường và nâng cao khả năng cạnh tranh.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển và hội nhập sâu rộng, công tác lập kế hoạch sản xuất đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Theo ước tính, các doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam đang đối mặt với nhiều thách thức như biến động nhu cầu thị trường, hạn chế về nguồn lực và áp lực cạnh tranh ngày càng gay gắt. Công ty cổ phần sữa TH, một doanh nghiệp trẻ thành lập từ năm 2010, đã nhanh chóng khẳng định vị thế trên thị trường sữa Việt Nam với công suất nhà máy đạt 600 tấn/ngày và mục tiêu doanh thu 1 tỷ USD vào năm 2017. Tuy nhiên, thực trạng công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty vẫn còn nhiều bất cập, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất và khả năng cạnh tranh.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm phân tích thực trạng công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty cổ phần sữa TH trong giai đoạn 2011-2013, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao chất lượng kế hoạch sản xuất, tăng năng lực cạnh tranh và đáp ứng linh hoạt nhu cầu thị trường. Nghiên cứu tập trung vào kế hoạch sản xuất ngắn hạn (quý, tháng, tuần, ngày) và không đi sâu vào các kế hoạch sử dụng nguồn lực như nguyên vật liệu hay nhân lực. Ý nghĩa của nghiên cứu được thể hiện qua việc cải thiện các chỉ số như độ chính xác dự báo sản lượng, tỷ lệ hoàn thành kế hoạch sản xuất và giảm thiểu sai lệch giữa kế hoạch và thực tế, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty trong môi trường kinh doanh đầy biến động.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết quản lý sản xuất và quản trị doanh nghiệp, trong đó có hệ thống 4 chức năng quản lý sản xuất gồm lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm tra. Lập kế hoạch sản xuất được xem là chức năng quản lý cơ bản, là nền tảng để triển khai các hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả. Ngoài ra, mô hình PDCA (Plan-Do-Check-Act) được áp dụng để mô tả quy trình lập kế hoạch sản xuất, bao gồm soạn lập kế hoạch, triển khai thực hiện, theo dõi giám sát và điều chỉnh kế hoạch.

Các khái niệm chính bao gồm:

• Kế hoạch sản xuất: Xác định các công việc cần thực hiện và tiến trình thực hiện nhằm đạt mục tiêu sản xuất.
• Độ chính xác dự báo: Mức độ phù hợp giữa số liệu dự báo và thực tế, được đo bằng các chỉ số như độ lệch tuyệt đối trung bình (MAD).
• Năng lực sản xuất: Khả năng tối đa của hệ thống máy móc, thiết bị và nhân lực trong điều kiện kinh tế kỹ thuật nhất định.
• Sai lệch kế hoạch: Tỷ lệ phần trăm chênh lệch giữa chỉ tiêu kế hoạch và thực hiện, với mức cho phép 5% cho kế hoạch ngắn hạn.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp phân tích định lượng và định tính dựa trên số liệu thống kê thu thập từ công ty cổ phần sữa TH trong giai đoạn 2011-2013. Cỡ mẫu bao gồm toàn bộ dữ liệu kế hoạch sản xuất, dự báo nhu cầu và kết quả thực hiện sản xuất trong các tháng, quý của giai đoạn này. Phương pháp chọn mẫu là lấy toàn bộ dữ liệu có sẵn để đảm bảo tính toàn diện và chính xác.

Phân tích số liệu được thực hiện bằng phương pháp so sánh giữa kế hoạch và thực tế, đánh giá độ chính xác dự báo qua các chỉ số phần trăm hoàn thành kế hoạch và sai lệch kế hoạch. Ngoài ra, nghiên cứu còn phân tích quy trình lập kế hoạch, bộ máy tổ chức và các yếu tố ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch sản xuất. Timeline nghiên cứu kéo dài từ năm 2011 đến 2013, tập trung vào các kế hoạch ngắn hạn và tác nghiệp của công ty.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Độ chính xác dự báo sản lượng sữa còn hạn chế: Số liệu tháng 4-6 năm 2013 cho thấy sản lượng sữa thực tế nhận được chỉ đạt khoảng 84%-88% so với kế hoạch đề ra, với chênh lệch từ 30 đến 40 tấn/ngày. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng lập kế hoạch sản xuất chính xác và kịp thời.
2. Độ chính xác dự báo nhu cầu thị trường dao động từ 70% đến 87%: Ví dụ, sản phẩm sữa có đường 110ml trong quý I & II năm 2013 có độ chính xác dự báo trung bình khoảng 78%, với tháng 3 có sai số lớn do nhu cầu thực tế vượt xa dự báo.
3. Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch sản xuất ngắn hạn đạt khoảng 80%-90%: Qua các báo cáo sản xuất tháng 4-6 năm 2013, mức độ hoàn thành kế hoạch dao động trong khoảng này, cho thấy công tác lập kế hoạch đã có sự linh hoạt nhưng vẫn còn sai lệch đáng kể.
4. Bộ máy lập kế hoạch sản xuất còn thiếu sự đào tạo chuyên sâu và đội ngũ kế thừa: Điều này làm giảm hiệu quả hoạt động và khả năng ứng phó với các biến động thị trường, đồng thời ảnh hưởng đến tính ổn định lâu dài của công tác lập kế hoạch.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các sai lệch trong kế hoạch sản xuất là do độ chính xác dự báo sản lượng sữa và nhu cầu thị trường chưa cao, phần lớn do tính biến động của môi trường kinh doanh và hạn chế về công nghệ dự báo. So với các nghiên cứu trong ngành, mức độ sai lệch này tương đối phổ biến ở các doanh nghiệp sản xuất trong điều kiện thị trường không ổn định. Việc áp dụng mô hình PDCA giúp công ty có thể điều chỉnh kế hoạch kịp thời, tuy nhiên cần nâng cao tần suất cập nhật và chất lượng dữ liệu đầu vào.

Bộ máy lập kế hoạch hiện tại tuy có sự phân công rõ ràng nhưng thiếu các chương trình đào tạo chuyên sâu và kế hoạch phát triển nhân sự kế thừa, dẫn đến hạn chế trong việc nâng cao năng lực chuyên môn và khả năng thích ứng. Việc cải tiến quy trình lập kế hoạch, tăng cường công nghệ hỗ trợ và đào tạo nhân lực sẽ giúp nâng cao chất lượng kế hoạch, giảm sai lệch và tăng hiệu quả sản xuất.

Dữ liệu có thể được trình bày qua các biểu đồ so sánh sản lượng dự báo và thực tế, biểu đồ tỷ lệ hoàn thành kế hoạch theo tháng/quý, cũng như bảng phân tích sai lệch kế hoạch để minh họa rõ ràng hơn các vấn đề tồn tại và tiến độ cải thiện.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Hoàn thiện quy trình triển khai, theo dõi và điều chỉnh kế hoạch sản xuất: Tăng cường áp dụng công nghệ thông tin trong giám sát tiến độ sản xuất, thiết lập hệ thống cảnh báo sớm khi có sai lệch vượt mức cho phép. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc và phòng kế hoạch, thời gian: 6 tháng tới.
2. Nâng cao độ chính xác của công tác dự báo sản lượng sữa và nhu cầu thị trường: Áp dụng các phương pháp dự báo định lượng hiện đại kết hợp với phân tích dữ liệu thị trường thực tế, tăng tần suất cập nhật dự báo hàng tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng kế hoạch nhu cầu và phòng kinh doanh, thời gian: 3-6 tháng.
3. Hoàn thiện đội ngũ lập kế hoạch sản xuất và bộ máy kiểm soát sản xuất: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng lập kế hoạch, dự báo và quản lý sản xuất; xây dựng kế hoạch phát triển nhân sự kế thừa. Chủ thể thực hiện: Phòng nhân sự phối hợp phòng kế hoạch, thời gian: 12 tháng.
4. Hoàn thiện hệ thống quản lý theo mục tiêu cho công ty: Xây dựng hệ thống KPI rõ ràng cho từng bộ phận liên quan đến kế hoạch sản xuất, gắn kết với chính sách thưởng phạt nhằm nâng cao trách nhiệm và hiệu quả thực hiện. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc và phòng tổ chức hành chính, thời gian: 6-9 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp sản xuất: Giúp hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch sản xuất, từ đó xây dựng chiến lược phát triển phù hợp.
2. Phòng kế hoạch và điều phối sản xuất: Cung cấp các phương pháp và quy trình lập kế hoạch thực tiễn, giúp nâng cao hiệu quả công tác dự báo và điều chỉnh kế hoạch.
3. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành quản trị sản xuất, kinh tế: Là tài liệu tham khảo quý giá về lý thuyết và thực tiễn công tác lập kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp Việt Nam.
4. Các chuyên gia tư vấn quản lý và cải tiến quy trình sản xuất: Hỗ trợ đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp cải tiến công tác lập kế hoạch sản xuất tại các doanh nghiệp tương tự.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao công tác lập kế hoạch sản xuất lại quan trọng đối với doanh nghiệp?
   Lập kế hoạch sản xuất giúp xác định mục tiêu, phân bổ nguồn lực hợp lý, giảm thiểu lãng phí và tăng hiệu quả sản xuất. Ví dụ, công ty TH đã sử dụng kế hoạch sản xuất để điều phối sản lượng sữa phù hợp với nhu cầu thị trường, góp phần tăng doanh thu.

2. Các yếu tố nào ảnh hưởng đến chất lượng kế hoạch sản xuất?
   Chất lượng kế hoạch phụ thuộc vào độ chính xác của dự báo nhu cầu, năng lực sản xuất, nguồn lực tài chính và nhân lực, cũng như khả năng điều chỉnh linh hoạt khi có biến động. Nghiên cứu tại công ty TH cho thấy sai lệch dự báo là nguyên nhân chính gây giảm hiệu quả kế hoạch.

3. Làm thế nào để nâng cao độ chính xác của dự báo sản lượng và nhu cầu?
   Áp dụng các phương pháp dự báo định lượng hiện đại, tăng cường thu thập và phân tích dữ liệu thị trường, đồng thời cập nhật dự báo thường xuyên giúp nâng cao độ chính xác. Công ty TH đã cải tiến dự báo bằng cách cập nhật hàng tháng và điều chỉnh kế hoạch linh hoạt.

4. Quy trình lập kế hoạch sản xuất tại công ty TH gồm những bước nào?
   Quy trình gồm soạn thảo kế hoạch dựa trên dự báo sản lượng và nhu cầu, triển khai kế hoạch, theo dõi tiến độ sản xuất và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết theo mô hình PDCA. Quy trình này giúp công ty phản ứng kịp thời với biến động thị trường.

5. Làm thế nào để xây dựng đội ngũ lập kế hoạch sản xuất hiệu quả?
   Cần tổ chức đào tạo chuyên sâu, xây dựng kế hoạch phát triển nhân sự kế thừa và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp. Công ty TH đang triển khai các khóa đào tạo và hợp tác với chuyên gia quốc tế để nâng cao năng lực đội ngũ lập kế hoạch.

Kết luận

• Công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty cổ phần sữa TH có vai trò quan trọng trong việc điều phối sản xuất và đáp ứng nhu cầu thị trường, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.
• Thực trạng cho thấy độ chính xác dự báo sản lượng và nhu cầu thị trường còn hạn chế, gây ra sai lệch kế hoạch từ 10%-20%.
• Bộ máy lập kế hoạch sản xuất cần được hoàn thiện về mặt tổ chức và nâng cao năng lực chuyên môn thông qua đào tạo và phát triển nhân sự.
• Các giải pháp đề xuất tập trung vào hoàn thiện quy trình, nâng cao độ chính xác dự báo, phát triển đội ngũ và xây dựng hệ thống quản lý theo mục tiêu.
• Tiếp theo, công ty cần triển khai các giải pháp trong vòng 6-12 tháng, đồng thời theo dõi, đánh giá hiệu quả để điều chỉnh kịp thời, đảm bảo mục tiêu phát triển bền vững.

Các doanh nghiệp sản xuất và nhà quản lý nên áp dụng các giải pháp cải tiến công tác lập kế hoạch sản xuất để nâng cao năng lực cạnh tranh và thích ứng linh hoạt với môi trường kinh doanh biến động.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về kế hoạch. Khái niệm về kế hoạch sản xuất. Trước khi tiến hành hoạt động con người thường có những kế hoạch trong đầu hoặc cả một bản kế hoạch chính thức được trình bày một cách bài bản.

Để có kế hoạch, con người phải lập kế hoạch. Người ta có thể dùng thuật ngữ lập/lên kế hoạch, hoạch định hoặc kế hoạch hóa. Công tác kế hoạch hóa trong doanh nghiệp bao gồm hai mặt: lập ra kế hoạch hoạt động và tổ chức thực hiện kế hoạch đó. Công tác kế hoạch hóa trong doanh nghiệp chiếm vị trí quan trọng hàng đầu trong hoạt động kinh doanh và trong mọi hoạt động khác của con người.

Bởi vì nếu không có kế hoạch trước thì con người ta không thể thực hiện bất cứ việc gì có hiệu quả cao được. [7, 27] Lập kế hoạch sản xuất là một phạm trù trong lập kế hoạch nói chung. Cho đến nay, có nhiều khái niệm về lập kế hoạch. Mỗi khái niệm có cách tiếp cận từ góc độ khác nhau.

Với cách tiếp cận từ góc độ chức năng: Lập kế hoạch sản xuất là vấn đề cơ bản nhất trong các chức năng quản lý, bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn chương trình hành động trong tương lai. Chẳng những lập kế hoạch là một chức năng quản lý cơ bản của các nhà quản lý ở mỗi cấp trong một tổ chức, mà các chức năng còn lại của nhà quản lý cũng phải dựa trên nó để tiến hành cho tốt. [2, 4] Tùy theo thuyết quản lý sản xuất của các nhà nghiên cứu khác nhau mà người ta chia ra chức năng quản lý theo các cách phân loại khác nhau: * Hệ thống 4 chức năng: [5, 35] - Lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh. - Đảm bảo tổ chức bộ máy và tổ chức cán bộ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

- Điều phối hoạt động sản xuất, kinh doanh. - Kiểm tra chất lượng của sản phẩm, tiến độ thực hiện công việc, mọi khoản chi, nguồn thu,. Thái Ngô Hiếu – Lớp QTKD3- 2011B Page 8 Luận văn thạc sĩ * Hệ thống 5 chức năng của Henry Fayol: [6, 66] - Dự kiến: doanh nghiệp chỉ thu được kết quả khi nó được hướng dẫn bởi một chương trình hoạt động, một kế hoạch. - Tổ chức: tức là trang bị tất cả những gì cần cho hoạt động của doanh nghiệp: vốn, máy móc, nhân viên, vật liệu.

- Phối hợp: là làm cho đồng điệu giữa tất cả những hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo dễ dàng và có hiệu quả. - Chỉ huy: công việc trong tổ chức phải có người thực hiện. - Kiểm tra: bao gồm việc xác định, thu thập thông tin về thành quả thực tế, so sánh với thành quả kỳ vọng từ đó tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai lệch nhằm bảo đảm hoàn thành mục tiêu. Qua đó ta thấy, dù theo hệ thống nào đi nữa thì lập kế hoạch hoạt động cũng là chức năng đầu tiên của quản lý, là một chức năng quản lý quan trọng hàng đầu.

Nếu có sai sót từ khâu lập kế hoạch thì sẽ kéo theo một loạt các sai lệch trong những khâu tiếp theo. Với cách tiếp cận từ góc độ nội dung và vai trò: Theo Ronner: hoạt động của công tác lập kế hoạch là một trong những hoạt động nhằm tìm ra con đường để huy động và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất để phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh. [3, 54] Theo Henrypayh: lập kế hoạch là một trong những hoạt động cơ bản của quá trình quản lý cấp công ty, xét về mặt bản chất thì hoạt động này nhằm mục đích xem xét các mục tiêu, các phương án kinh doanh, bước đi trình tự và cách tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. [3, 54] Vậy, lập kế hoạch có nghĩa là cần phải xác định trước xem làm cái gì? Khi nào làm? Làm ở đâu? Tại sao làm.

Lập kế hoạch là một nhịp cầu từ trạng thái hiện tại của chúng ta tới thời điểm ta mong muốn có trong tương lai. Nó không chỉ bao gồm một cách rõ rệt các sự việc mới mà còn có những sáng kiến hợp lý và khả năng phải làm gì, nó sẽ làm cho các công việc có thể xảy ra sẽ không xảy ra khác đi. Mặc dù, ít khi có thể dự đoán chính xác về tương lai và các sự kiện chưa biết trước có thể gây trở ngại cho kế hoạch đã định trước, nhưng nếu không có kế hoạch thì hành Thái Ngô Hiếu – Lớp QTKD3- 2011B Page 9 Luận văn thạc sĩ động của con người sẽ đi đến chỗ vô mục đích, mất phương hướng và đi đến chỗ phó thác cho may rủi. Như vậy, ta có thể hiểu rằng: việc lập kế hoạch sản xuất là phải xác định trước một cách có hệ thống tất cả những công tác cần và phải cố gắng làm được, nhằm đạt được những mục tiêu cuối cùng của công tác triển khai sản xuất.

Điều này ảnh hưởng rất lớn đến các mục tiêu: năng suất, chất lượng của sản phẩm; thời gian giao hàng; lợi nhuận; uy tín của doanh nghiệp. Vì thế, có thể coi đây là một khẩu hiệu và là một chương trình hành động trong mọi công ty. Có thể hiểu một cách rõ ràng hơn: việc lập kế hoạch sản xuất là xây dựng lên các công việc cụ thể và vạch ra tiến trình thực hiện chúng phù hợp với các điều kiện đã có sẵn và các điều kiện có thể đạt được nhằm đạt được mục tiêu ban đầu của nhà sản xuất. Vai trò công tác lập kế hoạch.

Trong phạm vi một doanh nghiệp hay một tổ chức thì lập kế hoạch là khâu đầu tiên, là chức năng quan trọng của quá trình quản lý và là cơ sở để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao, đạt được mục tiêu đề ra. Các nhà quản lý cần phải lập kế hoạch bởi vì lập kế hoạch cho biết phương hướng hoạt động trong tương lai, làm giảm sự tác động của những thay đổi từ môi trường, tránh được sự lãng phí và dư thừa nguồn lực, và thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra. Hiện nay, trong cơ chế thị trường có thể thấy lập kế hoạch có các vai trò to lớn đối với các doanh nghiệp, bao gồm: Kế hoạch là một trong những công cụ có vai trò quan trọng trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp. Lập kế hoạch cho biết mục tiêu, và cách thức đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.

Khi tất cả nhân viên trong cùng một doanh nghiệp biết được doanh nghiệp mình sẽ đi đâu và họ sẽ cần phải đóng góp gì để đạt được mục tiêu đó, thì chắc chắn họ sẽ cùng nhau phối hợp, hợp tác và làm việc một cách có tổ chức. Nếu thiếu kế hoạch thì quĩ đạo đi tới mục tiêu của doanh nghiệp sẽ là đường rích rắc phi hiệu quả. Lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp, hay tổ chức. Sự bất ổn định và thay đổi của môi trường làm cho công tác lập kế hoạch trở thành tất yếu và rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi nhà quản lý.

Lập kế Thái Ngô Hiếu – Lớp QTKD3- 2011B Page 10 Luận văn thạc sĩ hoạch buộc những nhà quản lý phải nhìn về phía trước, dự đoán được những thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp cũng như môi trường bên ngoài và cân nhắc các ảnh hưởng của chúng để đưa ra những giải pháp ứng phó thích hợp. Lập kế hoạch làm giảm được sự chồng chéo và những hoạt động làm lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp. Khi lập kế hoạch thì những mục tiêu đã được xác định, những phương thức tốt nhất để đạt mục tiêu đã được lựa chọn nên sẽ sử dụng nguồn lực một cách có hiệu quả, cực tiểu hoá chi phí bởi vì nó chủ động vào các hoạt động hiệu quả và phù hợp. Lập kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao.

Một doanh nghiệp hay tổ chức nếu không có kế hoạch thì giống như là một khúc gỗ trôi nổi trên dòng sông thời gian. Một khi doanh nghiệp không xác định được là mình phải đạt tới cái gì và đạt tới bằng cách nào, thì đương nhiên sẽ không thể xác định đựợc liệu mình có thực hiện được mục tiêu hay chưa, và cũng không thể có được những biện pháp để điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ra. Do vậy, có thể nói nếu không có kế hoạch thì cũng không có cả kiểm tra. Như vậy, lập kế hoạch quả thật là quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi nhà quản lý.

Nếu không có kế hoạch thì nhà quản lý có thể không biết tổ chức, khai thác con người và các nguồn lực khác của doanh nghiệp một cách có hiệu quả, thậm chí sẽ không có được một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần tổ chức và khai thác. Không có kế hoạch, nhà quản lý và các nhân viên của họ sẽ rất khó đạt được mục tiêu của mình, họ không biết khi nào và ở đâu cần phải làm gì. Tóm lại, chức năng lập kế hoạch là chức năng đầu tiên, là xuất phát điểm của mọi quá trình quản lý. Bất kể là cấp quản lý cao hay thấp, việc lập ra được những kế hoạch có hiệu quả sẽ là chiếc chìa khoá cho việc thực hiện một cách hiệu quả những mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp.

Phân loại kế hoạch sản xuất. Hệ thống kế hoạch của một tổ chức là tổng hợp của nhiều loại kế hoạch khác nhau nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau theo một định hướng nhất định nhằm thực hiện mục tiêu tối cao của tổ chức. Thái Ngô Hiếu – Lớp QTKD3- 2011B Page 11 Luận văn thạc sĩ Các kế hoạch của một tổ chức được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau. Theo mỗi tiêu thức phân loại thì lại có một hệ thống kế hoạch khác nhau.

Theo mức độ tổng quát (được thể hiện trong hình 1.1) Đường lối – sứ mệnh Kế hoạch chiến lược Kế hoạch tác nghiệp Kế hoạch xây dựng một lần, sử dụng Kế hoạch xây dựng một lần sử một lần: dụng nhiều lần: - Chương trình. - Chính sách.1: Sơ đồ các cấp độ kế hoạch [5. Sứ mệnh là một bức thông điệp thể hiện lý do tồn tại của tổ chức, sứ mệnh sẽ trả lời cho câu hỏi: tổ chức tồn tại vì mục đích nào? Một tổ chức khi thành lập trước hết đều phải xác định được sứ mệnh của mình.