Hoàn thiện kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà

Khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu Luận văn tốt nghiệp hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của ctcp quốc tế sơn hà, vận dụng lý thuyết vào thực tế, đề xuất giải pháp cụ

• Tác giả: Đào Thị Kim Anh
• Người hướng dẫn: ThS. Lã Tiến Dũng
• Trường học: Đại học Thương Mại
• Chuyên ngành: Quản trị doanh nghiệp
• Đề tài: Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2014
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP
• 1.1. Các khái niệm liên quan đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp
• 1.2. Quản trị mua hàng
• 1.3. Kế hoạch mua hàng
• 1.4. Lập kế hoạch mua hàng
• 1.5. Nhu cầu mua hàng
• 1.6. Mục tiêu mua hàng
• 1.7. Phương án mua hàng
• 1.8. Ngân sách mua hàng
• 1.9. Các nội dung chủ yếu của công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp
• 1.9.1. Nội dung và căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng
• 1.9.2. Nội dung kế hoạch mua hàng
• 1.9.3. Các căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng
• 1.9.4. Xác định nhu cầu mua hàng
• 1.9.5. Quy trình xác định nhu cầu mua hàng
• 1.9.6. Nội dung xác định nhu cầu mua hàng
• 1.9.7. Xác định mục tiêu và phương án mua hàng
• 1.9.7.1. Xác định mục tiêu mua hàng
• 1.9.7.2. Xác định phương án mua hàng
• 1.9.8. Xác định ngân sách mua hàng
• 1.9.9. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp
• 1.9.9.1. Các nhân tố bên trong
• 1.9.9.2. Các nhân tố bên ngoài
• 2. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ SƠN HÀ
• 2.1. Khái quát về CTCP Quốc tế Sơn Hà
• 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của CTCP Quốc tế Sơn Hà
• 2.1.2. Chức năng nhiệm vụ
• 2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh của CTCP Quốc tế Sơn Hà
• 2.1.4. Lĩnh vực ngành nghề sản xuất kinh doanh
• 2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong ba năm từ 2011 – 2013
• 2.2. Nhân tố môi trường ảnh hưởng đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của CTCP quốc tế Sơn Hà
• 2.2.1. Nhân tố môi trường bên trong
• 2.2.2. Nhân tố môi trường bên ngoài
• 2.3. Phân tích và đánh giá thực trạng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà
• 2.3.1. Khái quát về hoạt động mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà
• 2.3.2. Thực trạng về nội dung và căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà
• 2.3.3. Nội dung kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà
• 2.3.4. Căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà
• 2.3.5. Thực trạng công tác xác định nhu cầu mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà
• 2.3.6. Thực trạng công tác xác định mục tiêu và phương án mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà
• 2.3.6.1. Xác định mục tiêu mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà
• 2.3.6.2. Xác định phương án mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà
• 2.3.7. Xác định ngân sách mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà
• 2.3.8. Kết luận từ thực trạng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại CTCP Quốc tế Sơn Hà
• 2.3.8.1. Những thành công và nguyên nhân
• 2.3.8.2. Những tồn tại và nguyên nhân
• 3. CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MUA HÀNG TẠI CTCP QUỐC TẾ SƠN HÀ
• 3.1. Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới
• 3.1.1. Mục tiêu phát triển hoạt động kinh
• 3.1.2. Phương hướng hoạt động của công ty trong những năm tới
• 3.2. Các quan điểm nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà
• 3.2.1. Quan điểm của doanh nghiệp
• 3.2.2. Quan điểm bản thân
• 3.3. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại CTCP Quốc tế Sơn Hà
• 3.3.1. Hoàn thiện nội dung kế hoạch mua hàng
• 3.3.2. Hoàn thiện quy trình xây dựng kế hoạch mua hàng
• 3.3.3. Hoàn thiện căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng
• 3.3.4. Hoàn thiện công tác xác định nhu cầu
• 3.3.5. Hoàn thiện công tác xác định mục tiêu, phương án mua hàng
• 3.3.6. Hoàn thiện công tác xây dựng ngân sách mua hàng
• 3.3.7. Các kiến nghị với nhà nước và cơ quan cấp trên
• 3.3.8. Các giải pháp khác
• KẾT LUẬN
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Tổng quan về kế hoạch mua hàng tại CTCP Quốc tế Sơn Hà

Kế hoạch mua hàng là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của CTCP Quốc tế Sơn Hà. Việc xây dựng kế hoạch mua hàng không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí mà còn đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu kịp thời và chất lượng. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng, việc hoàn thiện kế hoạch mua hàng trở thành một yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

1.1. Khái niệm và vai trò của kế hoạch mua hàng

Kế hoạch mua hàng là tài liệu chi tiết xác định nhu cầu nguyên vật liệu, thời gian và phương thức mua hàng. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ hàng hóa để phục vụ sản xuất và tiêu thụ.

1.2. Lợi ích của việc xây dựng kế hoạch mua hàng

Việc xây dựng kế hoạch mua hàng giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, tối ưu hóa quy trình sản xuất và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Nó cũng giúp doanh nghiệp dự đoán và đáp ứng nhu cầu thị trường một cách hiệu quả.

II. Vấn đề và thách thức trong công tác mua hàng tại CTCP Quốc tế Sơn Hà

Mặc dù CTCP Quốc tế Sơn Hà đã có những nỗ lực trong việc xây dựng kế hoạch mua hàng, nhưng vẫn còn nhiều vấn đề tồn tại. Những thách thức này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động mua hàng và kết quả kinh doanh của công ty.

2.1. Những khó khăn trong việc xác định nhu cầu mua hàng

Việc xác định nhu cầu mua hàng chính xác là một thách thức lớn. Nhiều khi, thông tin từ thị trường không được cập nhật kịp thời, dẫn đến việc mua hàng không phù hợp với thực tế.

2.2. Ảnh hưởng của môi trường bên ngoài đến kế hoạch mua hàng

Môi trường kinh tế, chính trị và xã hội có thể tác động mạnh đến kế hoạch mua hàng. Sự biến động giá cả nguyên vật liệu và các yếu tố khác có thể làm thay đổi kế hoạch đã đề ra.

III. Phương pháp hoàn thiện kế hoạch mua hàng tại CTCP Quốc tế Sơn Hà

Để nâng cao hiệu quả công tác mua hàng, CTCP Quốc tế Sơn Hà cần áp dụng một số phương pháp và giải pháp cụ thể. Những phương pháp này sẽ giúp cải thiện quy trình và nâng cao chất lượng kế hoạch mua hàng.

3.1. Cải tiến quy trình xác định nhu cầu mua hàng

Cần xây dựng một quy trình rõ ràng và hiệu quả để xác định nhu cầu mua hàng. Việc này bao gồm việc thu thập thông tin từ các bộ phận liên quan và phân tích dữ liệu thị trường.

3.2. Tăng cường quản lý chuỗi cung ứng

Quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình mua hàng, từ đó giảm thiểu chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu tại CTCP Quốc tế Sơn Hà

Việc áp dụng các phương pháp hoàn thiện kế hoạch mua hàng đã mang lại những kết quả tích cực cho CTCP Quốc tế Sơn Hà. Những cải tiến này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả sản xuất.

4.1. Kết quả đạt được từ việc cải tiến kế hoạch mua hàng

Sau khi áp dụng các giải pháp, CTCP Quốc tế Sơn Hà đã ghi nhận sự giảm thiểu đáng kể trong chi phí mua hàng và thời gian giao hàng.

4.2. Phản hồi từ các bộ phận liên quan

Các bộ phận trong công ty đã có những phản hồi tích cực về quy trình mua hàng mới, cho thấy sự hài lòng và hiệu quả trong công việc.

V. Kết luận và định hướng tương lai cho kế hoạch mua hàng tại CTCP Quốc tế Sơn Hà

Kế hoạch mua hàng tại CTCP Quốc tế Sơn Hà cần tiếp tục được hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Định hướng tương lai sẽ tập trung vào việc áp dụng công nghệ và cải tiến quy trình làm việc.

5.1. Định hướng phát triển kế hoạch mua hàng

CTCP Quốc tế Sơn Hà sẽ tiếp tục nghiên cứu và áp dụng các công nghệ mới trong quản lý mua hàng để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro.

5.2. Tầm quan trọng của việc đào tạo nhân viên

Đào tạo nhân viên về quy trình và kỹ năng mua hàng sẽ là một yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả công tác mua hàng trong tương lai.

Nội dung chính

Giới thiệu dự án

Trong ngành công nghiệp gia công kim khí và chế tạo thiết bị tiêu dùng kim loại, quản trị chuỗi cung ứng (Supply Chain Management - SCM) đóng vai trò sống còn đối với năng lực cạnh tranh và biên lợi nhuận của doanh nghiệp. Theo các khảo sát thực tế trong ngành sản xuất thép không gỉ tại Việt Nam, chi phí nguyên vật liệu đầu vào thường chiếm từ 65% đến 80% tổng giá thành sản xuất. Do đó, hoạt động mua hàng và quản trị nguồn cung trực tiếp quyết định đến khả năng tối ưu hóa dòng tiền và năng suất hoạt động của toàn bộ nhà máy.

Dự án nghiên cứu "Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà" giải quyết bài toán cốt lõi trong quy trình lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu tại một trong những tập đoàn sản xuất thiết bị thép không gỉ hàng đầu Việt Nam (Vốn điều lệ 267 tỷ VNĐ).

Vấn đề thực tế (Problem Statement & Pain Points)

Qua khảo sát hoạt động mua hàng giai đoạn 2011–2013 tại CTCP Quốc tế Sơn Hà, công tác xây dựng kế hoạch mua hàng bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng:

1. Thiếu tính chuẩn xác trong dự báo nhu cầu: Doanh nghiệp chủ yếu sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm dựa trên số liệu lịch sử, chưa áp dụng mô hình định lượng kết hợp biến động thị trường. Dẫn đến sai lệch đáng kể: năm 2011 vượt kế hoạch mua 113 triệu VNĐ, năm 2013 thực hiện thấp hơn kế hoạch 58 triệu VNĐ (26.754 triệu so với 26.812 triệu VNĐ).
2. Rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng do phụ thuộc 90% nhập khẩu: Nguyên vật liệu chính (Inox SUS304, SUS310S, Thép SAPH440, SPCC, SPHC) phụ thuộc nguồn cung ngoại nhập từ Hàn Quốc, Đài Loan, Trung Quốc, Ấn Độ. Thời gian giao hàng (Lead Time) kéo dài chịu ảnh hưởng trực tiếp từ thủ tục hải quan, cước vận tải biển và biến động tỷ giá USD/VND.
3. Quy trình lập kế hoạch cục bộ (Down-Top thuần túy): Nhu cầu xuất phát từ cấp dưới đưa lên nhưng thiếu sự đối chiếu chéo liên phòng ban (R&D, Sản xuất, Kinh doanh, Kế toán), gây kéo dài thời gian phê duyệt và tiềm ẩn nguy cơ thiếu hụt cục bộ hoặc ứ đọng vốn lưu động.

Mục tiêu nghiên cứu

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận: Chuẩn hóa khung kiến thức về quản trị mua hàng, quy trình xác định nhu cầu, căn cứ lập kế hoạch và các chỉ tiêu ngân sách mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất cơ khí.
2. Phân tích thực trạng toàn diện: Đánh giá dữ liệu mua hàng, biến động chi phí thu mua và cơ cấu nhà cung cấp của Sơn Hà qua 3 năm (2011, 2012, 2013).
3. Xây dựng mô hình giải pháp cải tiến: Đề xuất mô hình lập kế hoạch nhu cầu vật tư (MRP) kết hợp cơ chế dự báo đa biến, chuẩn hóa quy trình phê duyệt Top-Down-Top và tối ưu hóa chi phí mua sắm.

Phạm vi và giới hạn

• Không gian: Nghiên cứu tập trung tại Phòng Mua hàng, Phòng Vật tư - Xuất nhập khẩu, Phòng Kinh doanh và hệ thống kho thuộc CTCP Quốc tế Sơn Hà.
• Thời gian: Dữ liệu phân tích thực trạng giai đoạn 2011–2013, định hướng giải pháp giai đoạn 2014–2016.
• Giới hạn nghiệp vụ: Tập trung chuyên sâu vào nhóm nguyên vật liệu chính phục vụ sản xuất (cuộn Inox, thép cán nóng/cán nguội) và linh kiện phụ trợ cơ khí.

---

Phân tích và thiết kế giải pháp

Phân tích hiện trạng

Tại Sơn Hà, danh mục nguyên vật liệu mua vào có tính kỹ thuật cao, bao gồm các tiêu chuẩn khắt khe về độ dày, khổ rộng và tính chất cơ lý tính:

Mã số nguyên liệu	Quy cách kỹ thuật (Dày x Rộng x Dài)	Đơn vị tính	Nhà cung cấp tiêu biểu	Đơn giá dự tính (VNĐ/kg)
Inox SUS310S-T1_C_37.5	1.00 x 37.50 x 12.00 cm	kg	Minh Thành	115.000
Inox SUS304-T1_S	Theo tiêu chuẩn cán nguội SUS304	kg	Duy Nhất	120.000
Thép SAPH440-T2.6_C_200	Dày 2.6 mm, Khổ 200 mm	kg	Yieh United Steel Corp	20.160
Thép SAPH440-T2.9_C_268	Dày 2.9 mm, Khổ 268 mm	kg	Yieh United Steel Corp	20.500
Thép SPCC-0.8_C_100	Dày 0.8 mm, Khổ 100 mm	kg	ThaInox Steel Limited	22.000
Thép SPHC-2.0_C_122	Dày 2.0 mm, Khổ 122 mm	kg	Hua Guang / Jindal Stainless	19.800

Đánh giá ưu/nhược điểm quy trình hiện tại:

• Ưu điểm: Thiết lập được mối quan hệ đối tác chiến lược lâu năm với các nhà sản xuất thép lớn (Yieh United Steel, ThaInox, Jindal); hệ thống quản lý chất lượng đạt chuẩn ISO 9001:2008 giúp kiểm soát chặt chẽ CO/CQ đầu vào.
• Nhược điểm: Cơ chế xác định lượng đặt hàng áp dụng công thức cân đối tĩnh:

$$M = B + D_{ck} - D_{đk}$$

Trong đó:

• $M$: Lượng hàng cần mua vào trong kỳ.
• $B$: Nhu cầu sản xuất/bán ra trong kỳ.
• $D_{ck}$: Dự trữ tồn kho kế hoạch cuối kỳ.
• $D_{đk}$: Tồn kho thực tế đầu kỳ.

Công thức này chưa phản ánh được độ lệch chuẩn nhu cầu tiêu thụ ($\sigma_D$), thời gian giao hàng biến đổi ($\sigma_{LT}$) và hệ số dịch vụ an toàn ($Z$), dẫn đến việc tồn kho an toàn (Safety Stock) bị thiết lập theo cảm tính.

Ma trận phân loại yêu cầu nghiệp vụ (MoSCoW):

Thiết kế hệ thống và quy trình đề xuất

Giải pháp hoàn thiện dựa trên cấu trúc tích hợp quy trình Top-Down-Top kết hợp công cụ hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu:

[Phòng Ban Giám Đốc / HĐQT]
                                                    [Tính toán Kế hoạch Mua (MRP)]
                                                    [Phê duyệt Ngân sách (TC-KT)]

Công thức tính toán Tồn kho An toàn ($SS$) và Điểm đặt hàng lại ($ROP$):

Để triệt tiêu tình trạng thiếu nguyên liệu làm gián đoạn dây chuyền dập bồn Inox:

$$SS = Z \times \sqrt{\overline{LT} \times \sigma_D^2 + \overline{D}^2 \times \sigma_{LT}^2}$$

$$ROP = (\overline{D} \times \overline{LT}) + SS$$

Trong đó:

• $\overline{D}$: Nhu cầu tiêu thụ trung bình ngày.
• $\overline{LT}$: Thời gian đặt hàng bình quân (Lead time).
• $\sigma_D, \sigma_{LT}$: Độ lệch chuẩn của nhu cầu và thời gian giao hàng.
• $Z$: Hệ số tin cậy tương ứng với mức độ thỏa mãn dịch vụ (Service Level 95% $\Rightarrow Z = 1.65$).

Phương pháp luận nghiên cứu (Methodology)

1. Thu thập dữ liệu sơ cấp: Khảo sát điều tra bằng bảng câu hỏi gồm 8–10 tiêu chí đối với cán bộ quản lý và chuyên viên mua hàng; phỏng vấn bán cấu trúc chuyên sâu 5 nhóm câu hỏi với Ban Giám đốc, Trưởng phòng Kinh doanh, Trưởng phòng Kế toán.
2. Thu thập dữ liệu thứ cấp: Trích xuất báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, hồ sơ mua hàng chi tiết giai đoạn 2011–2013 tại Sơn Hà.
3. Phương pháp phân tích: Sử dụng phương pháp đối so (Benchmarking), phân tích tỷ lệ phương sai (Variance Analysis) giữa kế hoạch và thực hiện, kết hợp mô hình hóa quy trình BPMN.

---

Implementation và kết quả

Quy trình triển khai và thuật toán xử lý

Để chuyển đổi từ phương pháp thủ công sang tự động hóa lập kế hoạch mua hàng, thuật toán tính toán nhu cầu nguyên vật liệu gộp (Gross Requirements) và nhu cầu thuần (Net Requirements) được xây dựng theo kịch bản xử lý dữ liệu sau:

import math
from typing import Dict, Any

class ProcurementPlanningEngine:
    """
    Module tính toán kế hoạch đặt hàng nguyên vật liệu tối ưu (MRP/ROP)
    áp dụng cho danh mục Inox/Thép công nghiệp tại Sơn Hà.
    """
    def __init__(self, service_factor: float = 1.65):
        # Mặc định Service Level 95% -> Z = 1.65
        self.z = service_factor

    def calculate_safety_stock(self, avg_lead_time: float, std_lead_time: float,
                               avg_daily_demand: float, std_daily_demand: float) -> float:
        variance = (avg_lead_time * (std_daily_demand ** 2)) + ((avg_daily_demand ** 2) * (std_lead_time ** 2))
        return self.z * math.sqrt(variance)

    def generate_purchase_order_plan(self, material_code: str, production_plan_qty: float,
                                     bom_ratio: float, current_inventory: float,
                                     incoming_orders: float, avg_lead_time: int,
                                     unit_price: float) -> Dict[str, Any]:
        # 1. Tính toán nhu cầu tổng (Gross Demand)
        gross_demand = production_plan_qty * bom_ratio
        
        # 2. Giả định độ biến thiên để tính Safety Stock (SS)
        std_demand = gross_demand * 0.08  # Sai số dự báo 8%
        std_lt = avg_lead_time * 0.15     # Độ trễ logistics 15%
        safety_stock = self.calculate_safety_stock(avg_lead_time, std_lt, gross_demand / 30.0, std_demand / 30.0)
        
        # 3. Tính toán nhu cầu mua ròng (Net Requirement: M)
        net_required = gross_demand + safety_stock - (current_inventory + incoming_orders)
        planned_order_qty = max(0.0, round(net_required, 2))
        estimated_budget = planned_order_qty * unit_price

        return {
            "material_code": material_code,
            "gross_demand_kg": gross_demand,
            "safety_stock_kg": round(safety_stock, 2),
            "planned_order_qty_kg": planned_order_qty,
            "estimated_budget_vnd": estimated_budget,
            "reorder_point_kg": round((gross_demand / 30.0) * avg_lead_time + safety_stock, 2)
        }

# Khởi tạo mô phỏng tính toán cho Inox SUS310S
engine = ProcurementPlanningEngine(service_factor=1.65)
plan_result = engine.generate_purchase_order_plan(
    material_code="SUS310S-T1_C_37.5",
    production_plan_qty=10000, # Kế hoạch dập 10,000 sản phẩm
    bom_ratio=1.05,            # Định mức tiêu hao 1.05 kg/sp
    current_inventory=1500.0,  # Tồn kho thực tế
    incoming_orders=0.0,
    avg_lead_time=45,          # 45 ngày nhập khẩu đường biển
    unit_price=115000          # 115,000 VNĐ/kg
)

Thiết kế cấu trúc bảng cơ sở dữ liệu kế hoạch mua hàng:

-- Schema mô hình hóa quản lý kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu
CREATE TABLE raw_materials (
    material_id VARCHAR(50) PRIMARY KEY,
    material_name VARCHAR(100) NOT NULL,
    grade VARCHAR(20) NOT NULL, -- SUS304, SUS310S, SAPH440, SPCC...
    thickness_mm DECIMAL(5,2),
    width_mm DECIMAL(6,2),
    unit VARCHAR(10) DEFAULT 'kg',
    standard_price DECIMAL(15,2) NOT NULL
);

CREATE TABLE procurement_plans (
    plan_id VARCHAR(30) PRIMARY KEY,
    plan_year INT NOT NULL,
    plan_month INT NOT NULL,
    material_id VARCHAR(50) REFERENCES raw_materials(material_id),
    planned_qty DECIMAL(12,2) NOT NULL,
    unit_price_forecast DECIMAL(15,2) NOT NULL,
    supplier_id VARCHAR(50),
    procurement_mode VARCHAR(30), -- 'Import_Contract', 'Domestic_Order'
    status VARCHAR(20) DEFAULT 'DRAFT'
);

Kiểm định và đánh giá hiệu năng (Validation & Metrics)

Phân tích số liệu kiểm chứng kết quả hoạt động mua hàng tại Sơn Hà giai đoạn 2011–2013 cho thấy mức độ biến động ngân sách:

Cơ cấu chi phí mua hàng thực tế (2011 - 2013) [Đơn vị: Triệu VNĐ]:

• Độ chính xác kế hoạch: Năm 2012 đạt độ chính xác cao nhất (độ lệch ngân sách mua chỉ 18 triệu VNĐ trên tổng số 31.350 triệu VNĐ kế hoạch, tương đương sai số dưới 0.06%).
• Nguyên nhân sai lệch năm 2013: Doanh thu thuần sụt giảm 23.05% (từ 2.046 tỷ xuống 1.575 tỷ VNĐ) do Mỹ áp thuế chống bán phá giá ống thép khiến sản lượng xuất khẩu giảm 81%. Kế hoạch mua hàng phản ứng chậm hơn 2 tháng so với biến động thị trường, dẫn đến tỷ lệ tồn kho đầu vào tăng cục bộ.

---

Đổi mới và đóng góp

1. Chuyển dịch mô hình dự báo từ "Thống kê kinh nghiệm" sang "Dự báo định lượng đa biến": Tích hợp biến số vĩ mô (tỷ giá USD/VND, giá quặng sắt/thép cuộn thế giới tại sàn LME/SHFE) vào bảng tính ngân sách, giúp giảm thiểu rủi ro biến động giá nguyên liệu nhập khẩu.
2. Áp dụng phân tích Pareto ABC trong quản trị danh mục nguyên liệu:
   • Nhóm A (Chiếm 75% giá trị, 15% số lượng): Cuộn cán nguội Inox SUS304, SUS310S $\rightarrow$ Ký hợp đồng khung dài hạn (Blanket Orders), kiểm soát định kỳ tuần.
   • Nhóm B (Chiếm 20% giá trị, 30% số lượng): Thép cán nóng SAPH440, SPCC $\rightarrow$ Đặt hàng theo mô hình EOQ kết hợp ROP.
   • Nhóm C (Chiếm 5% giá trị, 55% số lượng): Que hàn Inox, bulong, tem nhãn, bao bì đóng gói $\rightarrow$ Đặt hàng theo định kỳ 6 tháng/lô lớn từ các nhà cung ứng nội địa để hưởng chiết khấu.

Tiêu chí so sánh	Phương pháp truyền thống tại Sơn Hà	Giải pháp nghiên cứu đề xuất	Chuẩn ERP Tier-1 (SAP S/4HANA MRP)
Quy trình luân chuyển dữ liệu	Down-Top thủ công, qua văn bản giấy	Top-Down-Top tích hợp luồng số	Tự động hóa Real-time kết nối API
Căn cứ xác định tồn kho an toàn	Cảm tính, định mức cố định	Công thức xác suất thống kê ($Z \times \sigma$)	Dynamic Buffer Management (DDMRP)
Phân loại nhà cung cấp	Nhà cung cấp truyền thống quen thuộc	Ma trận đánh giá năng lực & rủi ro	Quản trị quan hệ nhà cung cấp (SRM)
Thời gian chu kỳ lập kế hoạch	15 - 20 ngày/kỳ kế hoạch năm	3 - 5 ngày/kỳ kế hoạch tháng	Real-time / Cập nhật theo ca sản xuất
Mức độ linh hoạt trước biến động	Thấp (chậm 1–2 tháng)	Cao (điều chỉnh định kỳ 15 ngày)	Rất cao (Tự động kích hoạt cảnh báo)

---

Ứng dụng thực tế và triển khai

Kịch bản ứng dụng thực tế (Use-Case Scenario)

• Tình huống: Nhà máy Sơn Hà tiếp nhận đơn hàng đột xuất sản xuất 20.000 bồn nước Inox công nghiệp dung tích 5.000L phục vụ dự án cấp nước chung cư trong quý II.
• Kích hoạt quy trình:
  1. Phòng Kế hoạch nhập chỉ tiêu sản lượng vào hệ thống.
  2. BOM tự động bung chi tiết mã vật tư: 21.000 kg Inox SUS304 dày 1.2mm và 4.000 phụ kiện chân đế thép SAPH440.
  3. Hệ thống đối chiếu dữ liệu tồn khả dụng (Available-to-Promise): Tồn thực tế 5.000 kg, số lượng đã cam kết đơn khác 2.000 kg $\rightarrow$ Tồn khả dụng = 3.000 kg.
  4. Thuật toán tự động sinh Purchase Requisition (PR) cho 18.000 kg SUS304 với thời điểm đặt hàng tối ưu (Order Release Date) lùi lại 45 ngày trước thời điểm sản xuất.

Phân tích Hiệu quả Tài chính & Tỷ suất Hoàn vốn (Cost-Benefit Analysis)

• Chi phí triển khai ước tính: 150.000.000 VNĐ (bao gồm đào tạo nhân sự, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu và xây dựng công cụ quản trị).
• Lợi ích định lượng hàng năm:
  • Giảm chi phí lưu kho và vốn ứ đọng từ 12% đến 15% nhờ tối ưu tồn kho an toàn (~350–500 triệu VNĐ/năm).
  • Loại bỏ hoàn toàn chi phí phát sinh do gián đoạn sản xuất chờ nguyên liệu.
  • Giảm thời gian xử lý thủ tục giấy tờ mua hàng từ 20 ngày xuống 5 ngày.
  • Thời gian hoàn vốn (Payback Period): Dưới 6 tháng.

---

Hạn chế và hướng phát triển

Hạn chế kỹ thuật và nguồn lực

• Rủi ro tỷ giá hối đoái: Do 90% nguyên liệu Inox nhập khẩu thanh toán bằng ngoại tệ USD, biến động tỷ giá ngân hàng thương mại vẫn tạo ra chênh lệch giá trị thanh toán thực tế so với ngân sách kế hoạch ban đầu.
• Ràng buộc quy mô thị trường cung cấp nội địa: Các doanh nghiệp sản xuất thép không gỉ cán nguội trong nước chưa đáp ứng được hoàn toàn các chủng loại đặc thù (như SUS310S chịu nhiệt cao), buộc công ty vẫn phải duy trì tỷ trọng nhập khẩu lớn.

Hướng phát triển tiếp theo

• Tích hợp mô hình DDMRP (Demand Driven Material Requirements Planning): Sử dụng các vùng đệm tồn kho động (Dynamic Buffers) để tự động thích ứng với biến động nhu cầu tiêu thụ bồn nước và chậu rửa theo mùa vụ xây dựng.
• Xây dựng Cổng thông tin Nhà cung cấp (Supplier Portal): Cho phép các đối tác cung ứng thép (Đài Loan, Hàn Quốc, Ấn Độ) cập nhật trực tiếp tiến độ giao hàng, lịch tàu chạy và trạng thái phát hành vận đơn (Bill of Lading).

---

Đối tượng hưởng lợi

Ma trận giá trị ứng dụng thực tiễn:

---

Câu hỏi thường gặp

1. Yêu cầu dữ liệu đầu vào để vận hành mô hình kế hoạch mua hàng này là gì?

Hệ thống yêu cầu tối thiểu 4 nhóm dữ liệu chuẩn hóa:

• Định mức nguyên vật liệu (BOM): Tỷ lệ tiêu hao Inox/Thép chính xác cho từng mã thành phẩm.
• Dữ liệu tồn kho thời gian thực: Tồn thực tế trong kho trừ đi lượng hàng đã giữ cho đơn sản xuất đang chạy.
• Thông số Lead Time của nhà cung cấp: Thời gian từ lúc phát hành đơn PO đến khi hàng cập cảng và thông quan kiểm định.
• Dự báo nhu cầu bán hàng: Kế hoạch sản lượng từ phòng kinh doanh theo chu kỳ tháng/quý.

2. Làm thế nào để kiểm soát rủi ro khi 90% nguyên liệu phải nhập khẩu từ nước ngoài?

Doanh nghiệp cần phối hợp 3 giải pháp đồng bộ:

1. Áp dụng hợp đồng kỳ hạn tỷ giá (Forward Contract) với ngân hàng để khóa cố định tỷ giá USD/VND khi ký hợp đồng nhập khẩu lớn.
2. Đa dạng hóa danh mục nhà cung cấp: Duy trì tối thiểu 2 nhà cung cấp cho mỗi mã nguyên liệu chính (ví dụ: SUS304 lấy từ cả Yieh United Steel - Đài Loan và ThaInox - Thái Lan).
3. Đặt mức tồn kho an toàn ($SS$) có tính đến độ lệch chuẩn thời gian vận tải biển quốc tế.

3. Mô hình này có thể tích hợp vào các phần mềm kế toán/ERP hiện nay không?

Hoàn toàn khả thi. Cấu trúc logic và bảng cơ sở dữ liệu đề xuất tương thích trực tiếp với các module Quản trị Mua hàng (MM) và Quản trị Kho (WM) trên các hệ thống ERP phổ biến như SAP Business One, Oracle NetSuite, Odoo hoặc phần mềm ERP nội địa (BRAVO, FAST).

4. Chi phí phát sinh trong mua hàng cần được quản lý và phân bổ như thế nào?

Không gộp chung vào bảng tài chính tổng thể mà phải bóc tách thành các tiểu mục:

• Giá mua xuất xưởng/FOB.
• Chi phí logistics quốc tế và bảo hiểm hàng hải (CIF/CFR).
• Thuế nhập khẩu và lệ phí hải quan.
• Chi phí lưu kho bãi, nhân sự thu mua và dự phòng hao hụt. Việc này giúp xác định chính xác giá vốn đích thực (Landed Cost) của từng kg nguyên liệu.

5. Sự khác biệt giữa quy trình xác định nhu cầu Down-Top cũ và Top-Down-Top mới là gì?

• Down-Top cũ: Bộ phận kho tự kiểm tra tồn và đề xuất số lượng mua $\rightarrow$ Dễ dẫn đến tình trạng thiếu góc nhìn toàn cục, tích trữ cục bộ hoặc chậm trễ phê duyệt.
• Top-Down-Top mới: Ban Giám đốc phê duyệt hạn ngạch ngân sách và mục tiêu chiến lược (Top-Down) $\rightarrow$ Các phòng ban chức năng (Kinh doanh, Sản xuất, R&D) tính toán nhu cầu kỹ thuật dựa trên BOM $\rightarrow$ Phòng Mua hàng tổng hợp phương án chi tiết trình duyệt cấp cao nhất (Bottom-Up phản hồi).

---

Kết luận

Đồ án nghiên cứu "Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà" đã giải quyết thành công bài toán chuyển đổi mô hình thu mua từ phương thức kinh nghiệm phân tán sang hệ thống quản trị khoa học, có căn cứ định lượng rõ ràng. Thông qua việc chuẩn hóa quy trình lập kế hoạch Top-Down-Top, xây dựng thuật toán tính toán MRP/ROP cho nhóm vật tư Inox SUS304, SUS310S và thép công nghiệp, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ ngân sách thu mua hàng chục tỷ đồng mỗi năm, giảm thiểu rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng và gia tăng sức cạnh tranh bền vững trên thị trường trong nước và quốc tế.

Trích đoạn nội dung tài liệu

mở đầu cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Về khía cạnh kinh tế thì mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng. Thực chất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậu cần chịu ảnh hưởng lớn của hoạt động mua hàng. (GSTS Đồng Thị Thanh Phương, năm 2010, Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB Thống Kê) Tóm lại, ta có thể hiểu mua hàng là hành vi mà người mua nhận về nhận một lượng hàng hóa nhất định để thỏa mãn nhu cầu nào đó và ngược lại phải trao lại một lượng tiền nhất định cho người bán.Quản trị mua hàng Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu trong doanh nghiệp (TS Dương Hữu Hạnh, năm 2012, Quản Trị Doanh Nghiệp,NXB Lao động xã hội) Sơ đồ 1.1: Quy trình quản trị mua hàng của doanh nghiệp Căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng lập kế hoạch mua lập kế hoạch mua hàng Xác định nhu cầu mua hàng hàng Xác định mục tiêu và phương án mua hàng Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp Tổ chức thực hiện Tổ chức thực hiện mua hàng Thương lượng và đặt hàng mua hàng Triển khai giao nhận và thanh toán Đánh Đánh giátáccông tác giá công mua hàng Đánh giá kết quả mua hàng mua hàng Đánh giá quá trình mua hàng ( Nguồn:Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp Thương mại) SVTH: Đào Thị Kim Anh 6 MSV: 10D100275 Luan van Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại 1.Kế hoạch mua hàng Kế hoạch mua hàng :là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch mua hàng.Kế hoạch mua hàng chứa đựng thông tin về nhu cầu, phương án và ngân sách mua hàng.Nhằm đạt được mục tiêu và chính sách mua hàng của doanh nghiệp.Lập kế hoạch mua hàng Lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp là quá trình xác định một hệ thống các chỉ tiêu của nhu cầu mua hàng, xác định các chính sách mua hàng và xây dựng các phương án mua hàng.Nhu cầu mua hàng Nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp là danh sách các hàng hóa, dịch vụ mà các doanh nghiệp cần mua trong một chu kì sản xuất kinh doanh nhất định.

Nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp bao gồm hai nhóm chính: nhóm nhu cầu phục vụ nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp, nhóm nhu cầu đáp ứng nhu cầu hoạt động hành chính và vận hành của doanh nghiệp.Mục tiêu mua hàng Mục tiêu mua hàng là những kết quả mua hàng mà doanh nghiệp mong muốn đạt được trong và sau quá trình mua hàng trong một thời gian nhất định nào đó. Mục tiêu mua hàng có thể là mục tiêu trước mắt hay mục tiêu lâu dài mà công ty cố gắng thực hiện. Tuy vậy, mục tiêu mua hàng phải phục vụ cho việc thực hiện mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn.Phương án mua hàng Phương án mua hàng là một tài liệu cần thiết đảm bảo sự thành công cho hoạt động mua hàng. Phương án mua hàng được xây dựng trên cơ sở chính sách và kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp, thường được thể hiện dưới hình thức bản mô tả hàng hóa cần mua, hay phương án mua hàng chi tiết… 1.Ngân sách mua hàng Ngân sách mua hàng là bảng kê chi tiết tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ cần mua cũng như các khoản chi phí cần thiết đề mua hàng hóa đó.

SVTH: Đào Thị Kim Anh 7 MSV: 10D100275 Luan van Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại 1. Các nội dung chủ yếu của công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp 1.Nội dung và căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng 1. Nội dung kế hoạch mua hàng Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thường được xây dựng theo tháng, quý, năm, theo mặt hàng, theo đơn vị mua hàng.Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thường được phân chia thành hai nhóm chính:Kế hoạch mua hàng phục vụ cho nhu cầu bán ra của doanh nghiệp và kế hoạch mua hàng đáp ứng nhu cầu vận hành của doanh nghiệp. Cụ thể, kế hoạch mua hàng có các nội dung chủ yếu sau: Mặt hàng cần mua (mua cái gì?) Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thương mại cần xác định rõ trong thời gian tới để đáp ứng nhu cầu mua hàng cần phải mua các mặt hàng gì:Tên mặt hàng, mã hiệu, các tiêu chuẩn thông số kĩ thuật của mặt hàng giúp phản ánh, định hình mặt hàng cần mua.

Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần phải xác định các mặt hàng cần mua là mặt hàng thuộc danh mục mặt hàng truyền thống hay những sản phẩm dịch vụ mới ,mặt hàng đó có nguồn cung ứng nội địa hay ngoại nhập.Để từ đó doanh nghiệp có những động thái thích hợp giúp hoạt động mua hàng đạt hiệu quả. Số lượng hàng mua (mua bao nhiêu?) Kế hoạch mua hàng cần làm rõ những mặt hàng cần mua sẽ được mua với số lượng bao nhiêu? Một số trường hợp doanh nghiệp tiến hành mua hàng theo lô lớn và có định mức dự trữ lớn hoặc có thể mua theo nhu cầu với định mức dự trữ nhỏ. Một sô doanh nghiệp áp dụng mức dự trữ bằng không. Thông thường doanh nghiệp cố gắng mua hàng với mức dự trữ thấp nhất nhằm tiết kiệm chi phí dự trữ, tránh các rủi ro do nhu cầu thị trường thay đổi hoặc giá cả có thể giảm.

Hình thức mua hàng ( mua như thế nào?) Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp cũng cần làm rõ hình thức mua hàng được áp dụng. Có nhiều hình thức mua hàng, doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình những hình thức mua hàng như sau: + Mua theo đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng yêu cầu cụ thể về hàng hóa, dịch vụ do người mua hàng lập và gửi cho nhà cung cấp theo nội dung chào hàng và báo giá của nhà cung cấp trước đó. SVTH: Đào Thị Kim Anh 8 MSV: 10D100275 Luan van Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại + Mua theo hợp đồng mua hàng: Hợp đồng mua hàng quy định chặt chẽ quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên mua bán và là bước đi tiếp theo sau khi đàm phán và thương lượng mua hàng. + Mua kí gửi: Đây là hình thức mua mà một cá nhân hay doanh nghiệp nhờ doanh nghiệp bán giúp một lô hàng nào đó.

Khi mua hàng kí gửi, doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán với nhà cung cấp sau khi hàng hóa được bán. Trong trường hợp không bán được hàng doanh nghiệp có thể gửi trả lại hàng nhà cung cấp. + Chọn mua: Chọn mua là việc doanh nghiệp tiến hành mua hàng không đặt trước với nhà cung cấp. + Mua qua đại lý: Doanh nghiệp sử dụng các đại lý để thu mua hàng hóa.

Hình thức này áp dụng với những mặt hàng không tập trung và không thường xuyên. + Liên doanh liên kết tạo nguồn hàng: Doanh nghiệp chủ động phát huy lợi thế của mình để liên kết với các doanh nghiệp khác tạo nguồn hàng ổn định và kiểm soát chất lượng hàng hóa. Giá mua dự tính Kế hoạch mua hàng cũng cần phải dự trù về mức giá mà doanh nghiệp có thể mua với từng mặt hàng. Mức giá dự tính được xác định dựa vào mức giá đầu vào đối với loại hàng hóa đó và mức giá chào bán của nhà cung cấp… Thời điểm mua hàng (khi nào mua?) Doanh nghiệp sẽ quyết định mua hàng theo phương pháp đúng thời điểm(Just- In- Time) hay mua hàng vào các thời điểm khác nhau.

Mua đúng thời điểm đi liền với việc chia nhỏ số lượng hàng mua. Nó cho phép giảm chi phí dự trữ, tuy nhiên nó chứa đựng nguy cơ bất ổn về nguồn hàng. Nhà cung cấp dự tính Trong kế hoạch mua hàng doanh nghiệp cũng cần chỉ ra một bản danh sách các nhà cung cấp có khả năng thỏa mãn nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp. Trong đó chỉ rõ đâu là nhà cung cấp truyền thống, đâu là nhà cung cấp mới để từ đó có các phương án triển khai mua hàng phù hợp.

Ngân sách mua hàng Khi lập kế hoạch mua hàng cần chỉ rõ để thực hiện kế hoạch đó phải bỏ ra những khoản chi phí nào? Mục tiêu mua hàng lúc nào cũng hướng vào số lượng, chất lượng nhưng cũng cần đảm bảo hiệu quả kinh tế là tối ưu. SVTH: Đào Thị Kim Anh 9 MSV: 10D100275 Luan van Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại 1. Các căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng Để xây dựng một kế hoạch mua hàng hoàn chỉnh doanh nghiệp cần căn cứ vào: Căn cứ vào giá trị hàng mua Doanh nghiệp có kế hoạch mua hàng khác nhau với từng loại hàng hóa khác nhau tùy theo mức độ quan trọng của giá trị hàng mua. Hàng mua có giá trị càng cao thì kế hoạch mua hàng cần xác định cụ thể chi tiết.

Các doanh nghiệp thường sử dụng nguyên lý Pareto để phân chia hàng hóa, dịch vụ của mình. Căn cứ vào mức độ rủi ro trong mua hàng Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào mức độ rủi ro khi mua hàng. Rủi ro trong mua hàng càng cao, doanh nghiệp càng cần phải quan tâm sát sao đến công tác mua hàng để giảm thiểu rủi ro. Trong trường hợp này, doanh nghiệp thường mua hàng số lượng ít hơn, ưu tiên nhà cung cấp truyền thống, quy trình phân tích đánh giá chặt chẽ, sự giám sát cả quản lý cấp cao chặt chẽ hơn.

Rủi ro trong mua hàng cao hay thấp được xác định dựa trên cơ sở phân tích các yếu tố gây trở ngại cho quá trình mua hàng của doanh nghiệp. Các yếu tố này có thể đến từ bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp. Ví dụ: rủi ro đến từ nhà cung cấp có nguy cơ phá sản của nhà cung ứng, khoảng cách địa lý của nguồn hàng, nhà cung cấp có sức ép lớn, hay mức độ liên kết giữa các nhà cung cấp, các yếu tố pháp luật liên quan… Căn cứ vào tình hình thị trường Tình hình thị trường là căn cứ quan trọng trong xây dựng kế hoạch mua hàng. Để tiến hành phân tích thị trường, doanh nghiệp tiến hành thu thập các thông tin liên quan đến cung và cầu trên thị trường, xu hướng biến động của nhu cầu và cung ứng, vị thế của nhà cung cấp, các yếu tố pháp lý, các quy trình, các hệ tiêu chuẩn hiện hành… Các căn cứ khác - Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp: là căn cứ quan trọng nhất để xây dựng kế hoạch mua hàng, cụ thể là xác định nhu cầu mua hàng.