mở đầu cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Về khía cạnh kinh tế thì mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng. Thực chất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậu cần chịu ảnh hưởng lớn của hoạt động mua hàng. (GSTS Đồng Thị Thanh Phương, năm 2010, Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB Thống Kê) Tóm lại, ta có thể hiểu mua hàng là hành vi mà người mua nhận về nhận một lượng hàng hóa nhất định để thỏa mãn nhu cầu nào đó và ngược lại phải trao lại một lượng tiền nhất định cho người bán.Quản trị mua hàng Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu trong doanh nghiệp (TS Dương Hữu Hạnh, năm 2012, Quản Trị Doanh Nghiệp,NXB Lao động xã hội) Sơ đồ 1.1: Quy trình quản trị mua hàng của doanh nghiệp Căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng lập kế hoạch mua lập kế hoạch mua hàng Xác định nhu cầu mua hàng hàng Xác định mục tiêu và phương án mua hàng Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp Tổ chức thực hiện Tổ chức thực hiện mua hàng Thương lượng và đặt hàng mua hàng Triển khai giao nhận và thanh toán Đánh Đánh giátáccông tác giá công mua hàng Đánh giá kết quả mua hàng mua hàng Đánh giá quá trình mua hàng ( Nguồn:Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp Thương mại) SVTH: Đào Thị Kim Anh 6 MSV: 10D100275 Luan van Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại 1.Kế hoạch mua hàng Kế hoạch mua hàng :là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch mua hàng.Kế hoạch mua hàng chứa đựng thông tin về nhu cầu, phương án và ngân sách mua hàng.Nhằm đạt được mục tiêu và chính sách mua hàng của doanh nghiệp.Lập kế hoạch mua hàng Lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp là quá trình xác định một hệ thống các chỉ tiêu của nhu cầu mua hàng, xác định các chính sách mua hàng và xây dựng các phương án mua hàng.Nhu cầu mua hàng Nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp là danh sách các hàng hóa, dịch vụ mà các doanh nghiệp cần mua trong một chu kì sản xuất kinh doanh nhất định.
Nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp bao gồm hai nhóm chính: nhóm nhu cầu phục vụ nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp, nhóm nhu cầu đáp ứng nhu cầu hoạt động hành chính và vận hành của doanh nghiệp.Mục tiêu mua hàng Mục tiêu mua hàng là những kết quả mua hàng mà doanh nghiệp mong muốn đạt được trong và sau quá trình mua hàng trong một thời gian nhất định nào đó. Mục tiêu mua hàng có thể là mục tiêu trước mắt hay mục tiêu lâu dài mà công ty cố gắng thực hiện. Tuy vậy, mục tiêu mua hàng phải phục vụ cho việc thực hiện mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn.Phương án mua hàng Phương án mua hàng là một tài liệu cần thiết đảm bảo sự thành công cho hoạt động mua hàng. Phương án mua hàng được xây dựng trên cơ sở chính sách và kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp, thường được thể hiện dưới hình thức bản mô tả hàng hóa cần mua, hay phương án mua hàng chi tiết… 1.Ngân sách mua hàng Ngân sách mua hàng là bảng kê chi tiết tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ cần mua cũng như các khoản chi phí cần thiết đề mua hàng hóa đó.
SVTH: Đào Thị Kim Anh 7 MSV: 10D100275 Luan van Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại 1. Các nội dung chủ yếu của công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp 1.Nội dung và căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng 1. Nội dung kế hoạch mua hàng Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thường được xây dựng theo tháng, quý, năm, theo mặt hàng, theo đơn vị mua hàng.Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thường được phân chia thành hai nhóm chính:Kế hoạch mua hàng phục vụ cho nhu cầu bán ra của doanh nghiệp và kế hoạch mua hàng đáp ứng nhu cầu vận hành của doanh nghiệp. Cụ thể, kế hoạch mua hàng có các nội dung chủ yếu sau: Mặt hàng cần mua (mua cái gì?) Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thương mại cần xác định rõ trong thời gian tới để đáp ứng nhu cầu mua hàng cần phải mua các mặt hàng gì:Tên mặt hàng, mã hiệu, các tiêu chuẩn thông số kĩ thuật của mặt hàng giúp phản ánh, định hình mặt hàng cần mua.
Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần phải xác định các mặt hàng cần mua là mặt hàng thuộc danh mục mặt hàng truyền thống hay những sản phẩm dịch vụ mới ,mặt hàng đó có nguồn cung ứng nội địa hay ngoại nhập.Để từ đó doanh nghiệp có những động thái thích hợp giúp hoạt động mua hàng đạt hiệu quả. Số lượng hàng mua (mua bao nhiêu?) Kế hoạch mua hàng cần làm rõ những mặt hàng cần mua sẽ được mua với số lượng bao nhiêu? Một số trường hợp doanh nghiệp tiến hành mua hàng theo lô lớn và có định mức dự trữ lớn hoặc có thể mua theo nhu cầu với định mức dự trữ nhỏ. Một sô doanh nghiệp áp dụng mức dự trữ bằng không. Thông thường doanh nghiệp cố gắng mua hàng với mức dự trữ thấp nhất nhằm tiết kiệm chi phí dự trữ, tránh các rủi ro do nhu cầu thị trường thay đổi hoặc giá cả có thể giảm.
Hình thức mua hàng ( mua như thế nào?) Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp cũng cần làm rõ hình thức mua hàng được áp dụng. Có nhiều hình thức mua hàng, doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình những hình thức mua hàng như sau: + Mua theo đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng yêu cầu cụ thể về hàng hóa, dịch vụ do người mua hàng lập và gửi cho nhà cung cấp theo nội dung chào hàng và báo giá của nhà cung cấp trước đó. SVTH: Đào Thị Kim Anh 8 MSV: 10D100275 Luan van Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại + Mua theo hợp đồng mua hàng: Hợp đồng mua hàng quy định chặt chẽ quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên mua bán và là bước đi tiếp theo sau khi đàm phán và thương lượng mua hàng. + Mua kí gửi: Đây là hình thức mua mà một cá nhân hay doanh nghiệp nhờ doanh nghiệp bán giúp một lô hàng nào đó.
Khi mua hàng kí gửi, doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán với nhà cung cấp sau khi hàng hóa được bán. Trong trường hợp không bán được hàng doanh nghiệp có thể gửi trả lại hàng nhà cung cấp. + Chọn mua: Chọn mua là việc doanh nghiệp tiến hành mua hàng không đặt trước với nhà cung cấp. + Mua qua đại lý: Doanh nghiệp sử dụng các đại lý để thu mua hàng hóa.
Hình thức này áp dụng với những mặt hàng không tập trung và không thường xuyên. + Liên doanh liên kết tạo nguồn hàng: Doanh nghiệp chủ động phát huy lợi thế của mình để liên kết với các doanh nghiệp khác tạo nguồn hàng ổn định và kiểm soát chất lượng hàng hóa. Giá mua dự tính Kế hoạch mua hàng cũng cần phải dự trù về mức giá mà doanh nghiệp có thể mua với từng mặt hàng. Mức giá dự tính được xác định dựa vào mức giá đầu vào đối với loại hàng hóa đó và mức giá chào bán của nhà cung cấp… Thời điểm mua hàng (khi nào mua?) Doanh nghiệp sẽ quyết định mua hàng theo phương pháp đúng thời điểm(Just- In- Time) hay mua hàng vào các thời điểm khác nhau.
Mua đúng thời điểm đi liền với việc chia nhỏ số lượng hàng mua. Nó cho phép giảm chi phí dự trữ, tuy nhiên nó chứa đựng nguy cơ bất ổn về nguồn hàng. Nhà cung cấp dự tính Trong kế hoạch mua hàng doanh nghiệp cũng cần chỉ ra một bản danh sách các nhà cung cấp có khả năng thỏa mãn nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp. Trong đó chỉ rõ đâu là nhà cung cấp truyền thống, đâu là nhà cung cấp mới để từ đó có các phương án triển khai mua hàng phù hợp.
Ngân sách mua hàng Khi lập kế hoạch mua hàng cần chỉ rõ để thực hiện kế hoạch đó phải bỏ ra những khoản chi phí nào? Mục tiêu mua hàng lúc nào cũng hướng vào số lượng, chất lượng nhưng cũng cần đảm bảo hiệu quả kinh tế là tối ưu. SVTH: Đào Thị Kim Anh 9 MSV: 10D100275 Luan van Khóa luận tốt nghiệp Đại học Thương Mại 1. Các căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng Để xây dựng một kế hoạch mua hàng hoàn chỉnh doanh nghiệp cần căn cứ vào: Căn cứ vào giá trị hàng mua Doanh nghiệp có kế hoạch mua hàng khác nhau với từng loại hàng hóa khác nhau tùy theo mức độ quan trọng của giá trị hàng mua. Hàng mua có giá trị càng cao thì kế hoạch mua hàng cần xác định cụ thể chi tiết.
Các doanh nghiệp thường sử dụng nguyên lý Pareto để phân chia hàng hóa, dịch vụ của mình. Căn cứ vào mức độ rủi ro trong mua hàng Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào mức độ rủi ro khi mua hàng. Rủi ro trong mua hàng càng cao, doanh nghiệp càng cần phải quan tâm sát sao đến công tác mua hàng để giảm thiểu rủi ro. Trong trường hợp này, doanh nghiệp thường mua hàng số lượng ít hơn, ưu tiên nhà cung cấp truyền thống, quy trình phân tích đánh giá chặt chẽ, sự giám sát cả quản lý cấp cao chặt chẽ hơn.
Rủi ro trong mua hàng cao hay thấp được xác định dựa trên cơ sở phân tích các yếu tố gây trở ngại cho quá trình mua hàng của doanh nghiệp. Các yếu tố này có thể đến từ bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp. Ví dụ: rủi ro đến từ nhà cung cấp có nguy cơ phá sản của nhà cung ứng, khoảng cách địa lý của nguồn hàng, nhà cung cấp có sức ép lớn, hay mức độ liên kết giữa các nhà cung cấp, các yếu tố pháp luật liên quan… Căn cứ vào tình hình thị trường Tình hình thị trường là căn cứ quan trọng trong xây dựng kế hoạch mua hàng. Để tiến hành phân tích thị trường, doanh nghiệp tiến hành thu thập các thông tin liên quan đến cung và cầu trên thị trường, xu hướng biến động của nhu cầu và cung ứng, vị thế của nhà cung cấp, các yếu tố pháp lý, các quy trình, các hệ tiêu chuẩn hiện hành… Các căn cứ khác - Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp: là căn cứ quan trọng nhất để xây dựng kế hoạch mua hàng, cụ thể là xác định nhu cầu mua hàng.