Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế và tự do hóa thương mại, hoạt động mua hàng đóng vai trò là mắt xích khởi đầu trong chuỗi sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, tạo lập nguồn lực đầu vào trực tiếp cho hệ thống hậu cần và sản xuất. Đối với các đơn vị sản xuất phụ trợ ngành cơ khí chính xác, chi phí thu mua nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng áp đảo trong tổng chi phí kinh doanh. Công ty TNHH Công nghệ COSMOS (tên viết tắt: CIC) là doanh nghiệp 100% vốn đầu tư trong nước (thành lập ngày 12/04/2005 với quy mô vốn 420 tỷ đồng), hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực gia công cơ khí, sản xuất linh kiện, phụ tùng ô tô - xe máy cung cấp chính cho Công ty Honda Việt Nam. Đặc thù sản xuất phụ tùng đòi hỏi nguồn nguyên liệu kim khí khối lượng lớn, chủng loại kỹ thuật khắt khe và tiến độ cấp hàng chính xác. Tuy nhiên, trước các biến động kinh tế giai đoạn 2010 - 2012, hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng tại doanh nghiệp bộc lộ nhiều điểm thiếu đồng bộ, dẫn đến sự sai lệch giữa dự toán và thực hiện. Khóa luận của tác giả Trần Thị Vượng tập trung giải quyết yêu cầu hoàn thiện công tác này tại đơn vị.
Mục tiêu nghiên cứu được xác định gồm 3 nội dung:
- Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp làm cơ sở khoa học cho việc phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp.
- Phân tích và đánh giá thực trạng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ COSMOS giai đoạn 2010 - 2012 làm cơ sở thực tế cho việc xác định nguyên nhân tồn tại.
- Đề xuất hệ thống các giải pháp và kiến nghị có tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ COSMOS trong thời gian tới.
Nhiệm vụ nghiên cứu gắn liền với việc trả lời các câu hỏi: Nội dung và căn cứ lập kế hoạch mua hàng tại doanh nghiệp bao gồm những gì? Quy trình xác định nhu cầu, mục tiêu, phương án và dự toán ngân sách mua hàng đang được vận hành ra sao tại COSMOS? Những rào cản nào khiến kế hoạch mua hàng chưa bám sát nhu cầu sản xuất thực tế?
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác xây dựng kế hoạch mua các mặt hàng nguyên vật liệu phục vụ quá trình sản xuất tại bộ phận mua hàng của doanh nghiệp.
- Phạm vi không gian: Nghiên cứu tại bộ phận mua hàng và các phòng ban liên quan (Phòng Kinh doanh, Phòng Sản xuất, Phòng Tài chính - Nhân sự, Bộ phận Kho) thuộc Công ty TNHH Công nghệ COSMOS.
- Phạm vi thời gian: Thu thập, phân tích và xử lý dữ liệu hoạt động sản xuất kinh doanh cùng dữ liệu mua hàng trong 3 năm (2010 đến 2012); kế hoạch định hướng năm 2013; thời gian thực hiện nghiên cứu từ ngày 06/03/2013 đến ngày 03/05/2013.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung lý thuyết của đề tài đặt trọng tâm vào quản trị mua hàng trong doanh nghiệp, xem mua hàng là hành vi thương mại chuyển giao quyền sở hữu và tạo nguồn lực ban đầu cho chuỗi cung ứng. Tác giả tổng hợp hệ thống khái niệm chuyên ngành: quản trị mua hàng, lập kế hoạch mua hàng, xác định nhu cầu, mục tiêu, phương án và ngân sách mua hàng. Các công cụ và mô hình lý thuyết được viện dẫn bao gồm:
- Nguyên lý Pareto (phân tích ABC): Phân loại danh mục vật tư theo giá trị để phân bổ nguồn lực quản lý (Nhóm A chiếm 60% - 70% giá trị nhưng chỉ chiếm 10% - 20% số lượng; Nhóm B chiếm 20% - 30% giá trị, ứng với 25% - 30% số lượng; Nhóm C chiếm 5% - 15% giá trị nhưng chiếm 50% - 60% số lượng).
- Ba quy trình xác định nhu cầu: Quy trình Dưới - Trên (Down - Top), Trên - Dưới - Trên (Top - Down - Top), và Trên - Dưới (Top - Down).
- Công thức cân đối nhu cầu mua hàng: $M = B + D_{ck} - D_{đk}$ (trong đó $M$ là lượng hàng cần mua trong kỳ, $B$ là nhu cầu sử dụng/bán ra theo kế hoạch, $D_{đk}$ là lượng tồn đầu kỳ, $D_{ck}$ là lượng tồn kho dự trữ cuối kỳ).
Về phương pháp nghiên cứu, tác giả kết hợp thu thập và xử lý cả nguồn dữ liệu sơ cấp lẫn thứ cấp:
- Dữ liệu sơ cấp: Thu thập thông qua thiết kế phiếu điều tra trắc nghiệm 9 câu hỏi khảo sát ý kiến cán bộ, nhân viên liên quan (tổng hợp được 8 phiếu đánh giá hợp lệ) và phỏng vấn sâu 5 câu hỏi đối với các nhà quản trị cấp cao (Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng Tài chính - Nhân sự).
- Dữ liệu thứ cấp: Trích xuất từ các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính, báo cáo tổng kết mua hàng và đặt hàng, kế hoạch mua hàng giai đoạn 2010 - 2012 của công ty.
- Phương pháp phân tích: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh đối chiếu giữa kỳ kế hoạch và kỳ thực hiện qua các năm để rút ra các kết luận thực chứng.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Những lý luận cơ bản về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp
Chương này chuẩn hóa cơ sở lý luận về quản trị mua hàng. Tác giả phân tích kế hoạch mua hàng theo hai nhóm: phục vụ nhu cầu bán ra và phục vụ nhu cầu vận hành, sản xuất. Các nội dung cấu thành một bản kế hoạch mua hàng gồm 7 yếu tố: mặt hàng cần mua, số lượng, hình thức mua (mua theo đơn đặt hàng, hợp đồng, ký gửi, chọn mua, qua đại lý, liên doanh liên kết), giá mua dự tính, thời điểm mua, nhà cung cấp dự tính và ngân sách mua. Cơ sở lập kế hoạch bao gồm: giá trị hàng mua (phân loại ABC), mức độ rủi ro, tình hình thị trường, kế hoạch sản xuất kinh doanh, năng lực tài chính, năng lực kho bãi dự trữ và các điều kiện pháp lý, tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành.
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại công ty TNHH Công nghệ COSMOS
Nội dung chương 2 tập trung phân tích thực trạng tại COSMOS. Về quy mô, công ty vận hành 2 nhà máy tại KCN Khai Quang (Vĩnh Phúc, diện tích gần 8.000 $m^2$, 500 nhân sự) và KCN Thụy Vân (Việt Trì, Phú Thọ, diện tích 51.000 $m^2$, 1.800 nhân sự), với tổng lao động đạt 2.300 người vào tháng 11/2012.
Kết quả sản xuất kinh doanh giai đoạn 2010 - 2012 phản ánh đà tăng trưởng doanh thu nhưng biên lợi nhuận chịu sức ép từ giá vốn và chi phí tài chính:
| STT |
Chỉ tiêu (Đơn vị: triệu đồng) |
Năm 2010 |
Năm 2011 |
Năm 2012 |
So sánh 2011/2010 (%) |
So sánh 2012/2011 (%) |
| 1 |
Doanh thu thuần bán hàng |
125.850 |
439.989 |
705.620 |
+249,61% |
+60,37% |
| 2 |
Giá vốn hàng bán |
109.870 |
412.195 |
679.525 |
+275,17% |
+64,85% |
| 3 |
Lợi nhuận gộp |
16.298 |
28.587 |
27.362 |
+75,40% |
-4,29% |
| 4 |
Chi phí quản lý doanh nghiệp |
8.812 |
4.722 |
7.826 |
-46,41% |
+65,73% |
| 5 |
Chi phí tài chính |
4.451 |
14.132 |
10.529 |
+217,50% |
-25,49% |
| 6 |
Lợi nhuận trước thuế |
3.063 |
9.774 |
8.906 |
+219,10% |
-8,88% |
| 7 |
Thuế TNDN |
229 |
733 |
674 |
+220,09% |
-8,05% |
| 8 |
Lợi nhuận sau thuế |
2.833 |
9.040 |
8.313 |
+219,10% |
-8,04% |
Về công tác mua hàng, vật tư chính là tôn, inox, thép cuộn/tấm (như Inox SUS310S, SUS304; Thép SAPH440, SPCC, SPHC). Việc đối chiếu giữa kế hoạch và thực hiện mua hàng cho thấy sự thiếu ổn định qua các năm:
| Năm |
Giá trị kế hoạch (tr.đ) |
Giá trị thực hiện (tr.đ) |
Chênh lệch (tr.đ) |
Tỷ lệ thực hiện (%) |
| 2010 |
11.420,0 |
11.586,0 |
+166,0 |
101,45% |
| 2011 |
12.540,0 |
12.543,5 |
+3,5 |
100,03% |
| 2012 |
10.720,0 |
10.676,5 |
-43,5 |
99,59% |
Khảo sát 8 phiếu điều tra về căn cứ lập kế hoạch ghi nhận: 8/8 phiếu (100%) đánh giá "Quan trọng" đối với Kế hoạch kinh doanh, Khả năng tài chính và Khả năng dự trữ; 7/8 phiếu chọn Tình hình thị trường; 6/8 phiếu chọn Mức độ rủi ro và Đặc điểm sản phẩm. Ngược lại, Giá trị hàng mua (phân loại ABC) nhận 0/8 phiếu đánh giá quan trọng (8/8 phiếu coi là không quan trọng), cho thấy doanh nghiệp chưa áp dụng kỹ thuật quản trị hàng tồn kho theo giá trị.
Tác giả chỉ rõ các hạn chế cốt lõi: quy trình xác định nhu cầu thuần túy Dưới - Trên phụ thuộc thụ động vào đơn đặt hàng của Honda Việt Nam; bản kế hoạch mua chưa quy định thời gian giao nhận chi tiết và hình thức mua hàng; phương án mua sắm cho từng thương vụ chưa được văn bản hóa; ngân sách mua hàng không được lập độc lập mà gộp chung vào kế hoạch tài chính năm (chi phí nhân sự mua hàng năm 2011 là 504,6 triệu đồng; chi phí vận chuyển 430 triệu đồng; chi phí khác 240 triệu đồng); phụ thuộc vào các nhà cung ứng quen thuộc (Thyssent, HSC, Vulcan, Thành Nam, SMC) mà thiếu đối sánh thị trường.
Chương 3: Các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại công ty TNHH Công nghệ COSMOS
Dựa trên mục tiêu ngắn hạn (đảm bảo 100% vật tư, duy trì tỷ lệ giao hàng muộn 0%, quản lý ISO 9001:2008 và ISO 14001:2004) và dài hạn (mở rộng nhà máy No3 tại Vĩnh Phúc, vươn ra thị trường xuất khẩu), chương 3 đề xuất nhóm giải pháp:
- Chuẩn hóa nội dung và xác lập thứ tự ưu tiên trong bản kế hoạch mua hàng: Mặt hàng cần mua (1/7), Số lượng hàng mua (2/7), Giá mua dự tính (3/7), Nhà cung cấp dự tính (4/7), Thời điểm mua hàng (5/7), Ngân sách mua hàng (6/7), Hình thức mua hàng (7/7).
- Tái cấu trúc quy trình lập kế hoạch mua hàng qua 4 bước: (1) Bộ phận kho phối hợp bộ phận sản xuất và kinh doanh kiểm tra hàng tồn, rà soát đơn hàng; (2) Ban Giám đốc phê duyệt danh mục vật tư; (3) Bộ phận mua hàng tổng hợp số liệu lập kế hoạch chi tiết; (4) Ban Giám đốc phê duyệt ban hành.
- Chuyển đổi mô hình xác định nhu cầu từ "Dưới - Trên" sang "Trên - Dưới - Trên", cân đối chặt chẽ theo công thức: Lượng hàng cần mua = Lượng hàng cần cho sản xuất - Lượng hàng tồn kho thực tế.
- Thiết lập phương án mua hàng chi tiết cho từng thương vụ (minh họa cụ thể qua lô hàng 7.000 kg Inox SUS310S-T1_C_37.5 mua của Công ty TNHH Kim khí Thyssent tháng 01/2013 với các điều khoản giao nhận, tiêu chuẩn kiểm định và thanh toán cụ thể).
- Xây dựng bảng dự toán ngân sách mua hàng độc lập bóc tách 6 khoản mục: chi trả nhà cung ứng, vận chuyển nội địa/quốc tế, bảo hiểm hàng hóa, thuế nhập khẩu, phí/lệ phí và chi phí nhân sự thu mua.
Kết quả và đóng góp
Về mặt dữ liệu thực chứng, khóa luận tổng hợp hệ thống số liệu cụ thể về hoạt động kinh doanh và mua sắm vật tư cơ khí tại Công ty TNHH Công nghệ COSMOS giai đoạn 2010 - 2012:
- Bóc tách cấu trúc kết quả kinh doanh với doanh thu thuần tăng từ 125.850 triệu đồng (2010) lên 439.989 triệu đồng (2011) và đạt 705.620 triệu đồng (2012); ghi nhận biến động lợi nhuận sau thuế đạt đỉnh năm 2011 (9.040 triệu đồng) trước khi giảm xuống 8.313 triệu đồng năm 2012 do ảnh hưởng chung của thị trường.
- Chỉ ra mức độ chênh lệch giữa kế hoạch và thực hiện mua sắm nguyên vật liệu: năm 2010 mua vượt 166 triệu đồng (+1,45%), năm 2011 bám sát với mức chênh +3,5 triệu đồng (+0,03%), năm 2012 mua hụt kế hoạch 43,5 triệu đồng (-0,41%).
- Phản ánh chi tiết các khoản chi phí phục vụ mua hàng: chi phí nhân sự biến động từ 432 triệu đồng (2010) lên 504,6 triệu đồng (2011) và 432,5 triệu đồng (2012); chi phí vận chuyển cao nhất 430 triệu đồng (2011) và giảm xuống 390 triệu đồng (2012).
Về mặt đóng góp giải pháp quản trị, tác giả đề xuất được:
- Bảng phân định thứ tự ưu tiên 7 nội dung kế hoạch mua hàng, bổ sung chỉ tiêu "hình thức mua hàng" và "thời điểm mua hàng" vốn bị bỏ sót trong thực tế quản lý tại đơn vị.
- Quy trình phối hợp 4 bước liên phòng ban gắn liền với cơ chế phê duyệt hai cấp của Ban Giám đốc.
- Quy trình xác định nhu cầu "Trên - Dưới - Trên" kết hợp mẫu phương án mua hàng thương vụ hóa và mẫu lập ngân sách mua hàng độc lập, khắc phục tình trạng gộp chung chi phí vào kế hoạch tài chính tổng thể.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận thể hiện một số hạn chế dựa trên phạm vi nghiên cứu và văn bản công bố:
- Giới hạn mẫu điều tra sơ cấp: Khảo sát trắc nghiệm chỉ thu về 8 phiếu khảo sát hợp lệ từ cán bộ phòng ban liên quan, dung lượng mẫu nhỏ khiến mức độ đại diện thống kê cho toàn bộ 2.300 cán bộ công nhân viên của công ty chưa cao.
- Phạm vi chủng loại vật tư: Nghiên cứu tập trung chủ yếu vào các nguyên vật liệu kim loại đầu vào chính (inox, thép tấm/cuộn phục vụ dập, hàn) cho dây chuyền sản xuất chi tiết xe gắn máy; chưa mở rộng phân tích kế hoạch mua sắm cho nhóm vật tư tiêu hao, phụ tùng thay thế máy móc, khuôn gá (JIG) hay trang thiết bị bảo hộ an toàn lao động.
- Hướng mở tiếp theo: Cần nghiên cứu ứng dụng phương pháp phân tích Pareto (ABC) trong phân loại vật tư nhập khẩu; xây dựng hệ thống tiêu chí lượng hóa để đánh giá định kỳ năng lực nhà cung ứng mới nhằm giảm thiểu rủi ro phụ thuộc vào các đối tác truyền thống; khảo sát quy trình tích hợp hệ thống phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đồng bộ giữa bộ phận mua hàng, kho bãi và kế toán.
Giá trị tham khảo
Bản khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho sinh viên các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị doanh nghiệp thương mại, Quản trị chuỗi cung ứng và Logistics. Sinh viên có thể học hỏi cách xây dựng đề cương nghiên cứu thực trạng hoạt động mua hàng tại một doanh nghiệp sản xuất cụ thể, cách thiết kế bảng hỏi và tổng hợp số liệu thứ cấp tài chính - tác nghiệp.
Đối với các nhà quản trị thu mua hoặc cán bộ phụ trách vật tư tại các doanh nghiệp gia công cơ khí, linh kiện phụ trợ, đề tài cung cấp giá trị tham khảo rõ nét ở:
- Bảng danh mục kế hoạch mua hàng vật tư kim khí với các thông số quy cách kỹ thuật chi tiết (độ dày, khổ rộng, chiều dài, mác thép/inox).
- Phương pháp xây dựng phương án mua hàng chi tiết cho từng thương vụ và quy trình phối hợp 4 bước giữa bộ phận sản xuất, bộ phận kho và bộ phận mua hàng.
- Mô hình lập dự toán ngân sách mua hàng bóc tách độc lập các khoản phí bảo hiểm, vận chuyển nội địa, thuế nhập khẩu đối với nguyên liệu đầu vào.
Câu hỏi thường gặp
1. Khách hàng tiêu thụ sản phẩm chính của Công ty TNHH Công nghệ COSMOS trong giai đoạn nghiên cứu là đơn vị nào?
Khách hàng tiêu thụ chính của công ty là Công ty Honda Việt Nam. Các sản phẩm gia công cơ khí, linh kiện phụ tùng dập ép và cụm chi tiết xe gắn máy của COSMOS được sản xuất chủ yếu theo các đơn đặt hàng sẵn có của đối tác này.
2. Các mặt hàng nguyên vật liệu sản xuất chủ yếu trong kế hoạch mua hàng của công ty bao gồm những chủng loại nào?
Các mặt hàng mua sắm chủ yếu là kim loại tấm và cuộn phục vụ sản xuất phụ tùng, cụ thể gồm các mác inox như SUS310S, SUS304 và các mác thép như SAPH440 (các độ dày 2,6 mm; 2,9 mm; 4,0 mm), SPCC (độ dày 0,8 mm; 1,2 mm), SPHC (độ dày 2,0 mm).
3. Danh sách các nhà cung ứng nguyên vật liệu chính được công ty lựa chọn trong kế hoạch mua hàng gồm những đơn vị nào?
Công ty hợp tác với các nhà cung cấp như Công ty TNHH Kim khí Thyssent, Công ty Trung tâm Thép Hà Nội (Hanoi Steel Center - HSC), Công ty Vulcan Industrial Corporation (Đài Loan), Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại SMC và Công ty Cổ phần Thép Thành Nam.
4. Khảo sát thực tế của tác giả ghi nhận những căn cứ nào được đánh giá quan trọng nhất khi lập kế hoạch mua hàng tại COSMOS?
Kết quả khảo sát 8 cán bộ liên quan cho thấy 3 căn cứ đạt tỷ lệ tuyệt đối 8/8 phiếu (100%) đánh giá quan trọng là: Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, Khả năng tài chính của doanh nghiệp và Khả năng dự trữ của doanh nghiệp. Căn cứ về "Giá trị hàng mua" (phân loại ABC) không nhận được phiếu đánh giá quan trọng nào (0/8 phiếu).
5. Tác giả đề xuất chuyển đổi quy trình xác định nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp theo mô hình nào?
Tác giả đề xuất chuyển từ quy trình "Dưới - Trên" (bị động phụ thuộc vào đơn hàng và dễ phát sinh tiêu cực tại các bộ phận) sang quy trình "Trên - Dưới - Trên" (Top - Down - Top), trong đó Ban Giám đốc chủ động định hướng hạn mức dựa trên năng lực tài chính và tồn kho, các bộ phận chuyên môn phản hồi chi tiết trước khi phê duyệt phương án chính thức.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trần Thị Vượng đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghệ COSMOS giai đoạn 2010 - 2012. Nghiên cứu chỉ rõ sự chênh lệch giữa dự toán kế hoạch và thực hiện mua hàng, đồng thời nhận diện các điểm nghẽn trong quy trình xác định nhu cầu và lập ngân sách mua sắm vật tư kim khí. Các giải pháp đề xuất về chuẩn hóa 7 nội dung kế hoạch, tái lập quy trình phối hợp 4 bước và chuyển đổi mô hình xác định nhu cầu sang "Trên - Dưới - Trên" mang tính thực tiễn cao, hỗ trợ thiết thực cho hoạt động quản trị sản xuất phụ trợ ngành cơ khí.
