CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 1. Các khái niệm liên quan đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp. Mua hàng Về bản chất kinh tế. mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng.
Thực chất, mua hàng là hoạt động nhằm tạo ra nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần. Do đó, chất lượng và chi phí hậu cần chịu ảnh hưởng lớn của hoạt động mua hàng. Bên cạnh đó, mua hàng còn được hiểu là hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu tiền về. Đối với doanh nghiệp thương mại, mua hàng là nghiệp vụ kinh doanh thương mại của doanh nghiệp sau khi xem xét chào hàng, mẫu hàng, chất lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa, doanh nghiệp thương mại thỏa thuận điều kiện mua bán, giao nhận và thanh toán tiền với đơn vị bán hàng.
Quản trị mua hàng Quản trị mua hàng là quản trị một hoạt động cụ thể, một lĩnh vực cụ thể của quá trình kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại. Đó là hoạt động của các nhà quản trị doanh nghiệp nói chung và các nhà quản trị mua hàng nói riêng liên quan đến quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra, kiểm soát hoạt động mua bán hàng hóa của doanh nghiệp. Xét theo quan điểm của quản trị tác nghiệp, quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động lập kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng, kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại là hoạt động quản trị chức năng chủ yếu của doanh nghiệp.
Vai trò quan trọng của quản trị mua hàng xuất phát từ tầm quan trọng của hoạt động mua hàng đối với doanh nghiệp. Kế hoạch mua hàng Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thương mại là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch mua hàng. Kế hoạch mua hàng cần xác định rõ ràng trong thời gian tới để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp: cần phải mua những mặt hàng gì? Tên mặt hàng, mã hàng, mã hiệu, tiêu chuẩn, thông số kĩ thuật,… giúp phản ánh mặt hàng cần mua. Đồng thời, kế hoạch mua hàng cũng cần làm rõ mỗi mặt hàng đã xác định SV: Trần Thị Vượng 5 Lớp K45A7 – MSV: 09D100535 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Bùi Minh Lý trên cần mua với số lượng bao nhiêu, hình thức mua, giá mua dự tính, thời điểm mua, nhà cung cấp dự tính…như thế nào? 1.
Lập kế hoạch mua hàng Lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp là quá trình xác định một hệ thống các chỉ tiêu của nhu cầu mua hàng, xác định các chính sách mua hàng và xây dựng các phương án mua hàng. Nhu cầu mua hàng Nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp là danh sách các hàng hóa, dịch vụ mà các doanh nghiệp cần mua trong một chu kì sản xuất kinh doanh nhất định. Nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp bao gồm hai nhóm chính: nhóm nhu cầu phục vụ nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp, nhóm nhu cầu đáp ứng nhu cầu hoạt động hành chính và vận hành của doanh nghiệp. Xác định nhu cầu mua hàng Xác định nhu cầu mua hàng là nội dung quan trọng nhất trong quá trình hoạch định mua hàng.
Xác định nhu cầu mua hàng nhằm xác định danh mục hàng hóa và dịch vụ cần mua đáp ứng chu kì sản xuất kinh doanh nghiệp. Nắm bắt được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp là bước thu thập dữ liệu để triển khai công tác mua hàng hiệu quả trong thời điểm hiện tại và tương lai. Mục tiêu mua hàng Mục tiêu mua hàng là những kết quả mua hàng mà doanh nghiệp mong muốn đạt được trong và sau quá trình mua hàng trong một thời gian nhất định nào đó. Mục tiêu mua hàng có thể là mục tiêu trước mắt hay mục tiêu lâu dài mà công ty cố gắng thực hiện.
Tuy vậy, mục tiêu mua hàng phải phục vụ cho việc thực hiện mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn. Phương án mua hàng Phương án mua hành là một tài liệu cần thiết đảm bảo sự thành công cho hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Phương án mua hàng được xây dựng trên cơ sở chính sách và kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp, thường được thể hiện dưới hình thức bản mô tả hàng hóa cần mua, hay phương án mua hàng chi tiết… 1. Ngân sách mua hàng Ngân sách mua hàng là bảng kê chi tiết tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ cần mua cũng như các khoản chi phí cần thiết đề mua hàng hóa đó.
Các nội dung chủ yếu của công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp 1. Nội dung và căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng 1. Nội dung kế hoạch mua hàng Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch mua hàng. Kế hoạch mua hàng giúp xác định rõ trong thời gian tới để đáp ứng nhu cầu của DN: cần phải mua những mặt hàng gì? Tên hàng? Mã hàng, mã SV: Trần Thị Vượng 6 Lớp K45A7 – MSV: 09D100535 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Bùi Minh Lý hiệu tiêu chuẩn, thông số kĩ thuật…giúp phản ánh mặt hàng cần mua.
Đồng thời, kế hoạch mua hàng cũng giúp xác định rõ mỗi mặt hàng đã xác định trên cần mua với số lượng bao nhiêu? Hình thức mua; giá mua dự tính; thời điểm mua; nhà cung cấp dự tính…như thế nào? Kế hoạch mua hàng của DN thường được xây dựng theo tháng, quý, năm, theo mặt hàng, theo đơn vị mua hàng. Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thường được phân chia thành hai nhóm chính: Kế hoạch mua hàng phục vụ cho nhu cầu bán ra của doanh nghiệp (mua hàng hóa, nhãn mác, bao bì…) Kế hoạch mua hàng đáp ứng nhu cầu vận hành của doanh nghiệp (tài sản, trang thiết bị, dịch vụ…) Kế hoạch mua hàng có các nội dung chủ yếu sau: a. Mặt hàng cần mua (mua cái gì?) Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thương mại cần xác định rõ trong thời gian tới để đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp cần phải mua các mặt hàng gì? Tên mặt hàng, mã hiệu, các tiêu chuẩn thông số kĩ thuật của mặt hàng giúp phản ánh, định hình mặt hàng cần mua. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần phải xác định các mặt hàng cần mua là mặt hàng thuộc danh mục mặt hàng truyền thống hay những sản phẩm dịch vụ mới , mặt hàng đó có nguồn cung ứng nội địa hãy ngoại nhập.Để từ đó doanh nghiệp có những động thái thích hợp giúp hoạt động mua hàng đạt hiệu quả.
Số lượng hàng mua (mua bao nhiêu?) Kế hoạch mua hàng cần làm rõ những mặt hàng cần mua sẽ được mua với số lượng bao nhiêu? Một số trường hợp doanh nghiệp tiến hành mua hàng theo lô lớn và có định mức dự trữ lớn hoặc có thể mua theo nhu cầu với định mức dự trữ nhỏ. Một sô doanh nghiệp áp dụng mức dự trữ bằng không. Thông thường doanh nghiệp cố gắng mua hàng với mức dự trữ thấp nhất nhằm tiết kiệm chi phí dự trữ, tránh các rủi ro do nhu cầu thị trường thay đổi hoặc giá cả có thể giảm. Hình thức mua hàng ( mua như thế nào?) Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp cũng cần làm rõ hình thức mua hàng được áp dụng.
Có nhiều hình thức mua hàng, doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình những hình thức mua hàng như sau: + Mua theo đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng yêu cầu cụ thể về hàng hóa, dịch vụ do người mua hàng lập và gửi cho nhà cung cấp theo nội dung chào hàng và báo giá của nhà cung cấp trước đó. + Mua theo hợp đồng mua hàng: Hợp đồng mua hàng quy định chặt chẽ quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên mua bán và là bước đi tiếp theo sau khi đàm phán và thương lượng mua hàng. SV: Trần Thị Vượng 7 Lớp K45A7 – MSV: 09D100535 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Bùi Minh Lý + Mua kí gửi: Đây là hình thức mua mà một cá nhân hay doanh nghiệp nhờ doanh nghiệp bán giúp một lô hàng nào đó. Khi mua hàng kí gửi, doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán với nhà cung cấp sau khi hàng hóa được bán.
Trong trường hợp không bán được hàng doanh nghiệp có thể gửi trả lại hàng nhà cung cấp. + Chọn mua: Chọn mua là việc doanh nghiệp tiến hành mua hàngkhông đặt trước với nhà cung cấp. + Mua qua đại lý: Doanh nghiệp sử dụng các đại lý để thu mua hàng hóa. Hình thức này áp dụng với những mặt hàng không tập trung và không thường xuyên.
+ Liên doanh liên kết tạo nguồn hàng: Doanh nghiệp chủ động phát huy lợi thế của mình để liên kết với các doanh nghiệp khác tạo nguồn hàng ổn định và kiểm soát chất lượng hàng hóa. Giá mua dự tính Trong kế hoạch mua hàng cũng cần phải dự trù về mức giá mà doanh nghiệp có thể mua với từng mặt hàng. Mức giá dự tính được xác định dựa vào mức giá đầu vào đối với loại hàng hóa đó và mức giá chào bán của nhà cung cấp. Thời điểm mua hàng (khi nào mua?) Doanh nghiệp sẽ quyết định mua hàng theo phương pháp đúng thời điểm hay mua hàng vào các thời điểm khác nhau.
Mua đúng thời điểm đi liền với việc chia nhỏ số lượng hàng mua. Nó cho phép giảm chi phí dự trữ, tuy nhiên nó chứa đựng nguy cơ bất ổn về nguồn hàng. Nhà cung cấp dự tính Trong kế hoạch mua hàng doanh nghiệp cũng cần chỉ ra một bản danh sách các nhà cung cấp có khả năng thỏa mãn nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp. Trong đó chỉ rõ đâu là nhà cung cấp truyền thống, đâu là nhà cung cấp mới để từ đó có các phương án triển khai mua hàng phù hợp.
Ngân sách mua hàng Khi lập kế hoạch mua hàng cần chỉ rõ để thực hiện kế hoạch đó phải bỏ ra những khoản chi phí nào? Mục tiêu mua hàng lúc nào cũng hướng vào số lượng, chất lượng nhưng cũng cần đảm bảo hiệu quả kinh tế là tối ưu. Các căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng Để xây dựng một kế hoạch mua hàng hoàn chỉnh doanh nghiệp cần căn cứ vào: a.