CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA SẮM TẠI DOANH NGHIỆP KINH DOANH NHÀ HÀNG 1. Khái quát về hoạt động mua sắm 1. Khái niệm hoạt động mua sắm Hoạt động mua sắm của công ty không chỉ đơn thuần là việc mua sắm hàng hóa hay dịch vụ mà còn là một phần quan trọng trong chiến lược phát triển dài hạn của doanh nghiệp.
Quá trình này bao gồm nhiều giai đoạn từ việc xác định nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, đến việc đàm phán và ký kết hợp đồng, và cuối cùng là quản lý mối quan hệ với các đối tác cung ứng. Đây là một hoạt động có tầm quan trọng chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cạnh tranh, chi phí sản xuất, và sự ổn định của công ty trong môi trường kinh doanh đầy biến động hiện nay. Theo Monczka, Trent và Handfield (2020), hoạt động mua sắm là một quy trình chiến lược trong quản lý chuỗi cung ứng, nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp có được nguồn nguyên liệu và dịch vụ cần thiết một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Nghiên cứu chỉ ra rằng hoạt động mua sắm không chỉ liên quan đến việc tìm nguồn hàng và thực hiện các giao dịch mua bán mà còn tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp để tối ưu hóa hoạt động chuỗi cung ứng.Monczka và cộng sự (2020) nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đánh giá nhà cung cấp dựa trên nhiều tiêu chí như chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng và mức độ hợp tác trong việc phát triển sản phẩm mới.
Nghiên cứu này được xuất bản bởi Cengage Learning. Các tác giả khẳng định rằng sự tương tác giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp cần phải mang tính hợp tác và chiến lược hơn để duy trì lợi thế cạnh tranh bền vững. Walker và Sampson (2019) đề xuất rằng quản lý rủi ro trong mua sắm là một yếu tố quan trọng để bảo vệ doanh nghiệp khỏi các tổn thất tài chính và gián đoạn trong quá trình hoạt động. Họ nhấn mạnh rằng việc nhận diện và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn trong chuỗi cung ứng là rất cần thiết.
Rủi ro có thể phát sinh từ nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn như sự gián đoạn trong cung ứng toàn cầu, sự thay đổi trong chính sách thương mại, hoặc các vấn đề liên quan đến khả năng của nhà cung cấp.Walker và Sampson (2019) đã chỉ ra rằng để quản lý rủi ro hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng mối quan hệ đa dạng với nhiều nhà cung cấp, thực hiện các hợp đồng dài hạn và phát triển công cụ theo dõi rủi ro. Nghiên cứu của họ được công bố trên tạp chí Journal of Supply Chain Management và nhấn mạnh rằng một hệ thống quản lý rủi ro mạnh mẽ sẽ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định ngay cả trong các tình huống thị trường bất ổn. 5 Theo Carter và Rogers (2021), xu hướng phát triển bền vững trong mua sắm đã trở thành một yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp hiện đại. Họ nhấn mạnh rằng việc lựa chọn nhà cung cấp không chỉ dựa trên tiêu chí giá cả và chất lượng mà còn cần xem xét đến các yếu tố môi trường và trách nhiệm xã hội.
Các nhà cung cấp cần đáp ứng các tiêu chuẩn về bảo vệ môi trường, sử dụng năng lượng hiệu quả và đảm bảo điều kiện lao động công bằng cho người lao động.Carter và Rogers (2021) đã đưa ra khung lý thuyết về quản lý chuỗi cung ứng bền vững trong bài viết "A Framework of Sustainable Supply Chain Management" được đăng trên Journal of Supply Chain Management. Nghiên cứu này khẳng định rằng đầu tư vào phát triển bền vững không chỉ cải thiện hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp mà còn mở ra cơ hội thị trường mới. Theo van Weele (2022), hoạt động mua sắm có tác động trực tiếp đến sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Quyết định mua sắm ảnh hưởng đến quản lý dòng tiền, vốn lưu động và khả năng sinh lời.
Van Weele lập luận rằng một chiến lược mua sắm hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí sản xuất, duy trì khả năng thanh khoản và tăng cường hiệu quả hoạt động tổng thể. Nếu không quản lý tốt hoạt động này, doanh nghiệp có thể đối mặt với những khó khăn tài chính nghiêm trọng như nợ đọng, chi phí lưu kho cao và các vấn đề thanh khoản. Nghiên cứu của van Weele được xuất bản trong tác phẩm "Purchasing and Supply Chain Management" (2022) của Cengage Learning, đã trở thành tài liệu kinh điển trong lĩnh vực này và chỉ ra rằng doanh nghiệp cần ứng dụng các công nghệ quản lý tài chính hiện đại và đàm phán hợp đồng với các điều khoản có lợi nhất. Từ các quan điểm trên, có thể thấy rằng hoạt động mua sắm không chỉ dừng lại ở việc đảm bảo nguồn cung nguyên vật liệu mà còn liên quan mật thiết đến quản lý rủi ro, phát triển bền vững và tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Mỗi quan điểm đều nhấn mạnh những khía cạnh khác nhau, từ việc quản lý chuỗi cung ứng, đối phó với rủi ro đến duy trì trách nhiệm xã hội và tối ưu hóa tài chính. Tuy nhiên, tổng kết lại: “Hoạt động mua sắm này bao gồm nhiều giai đoạn từ việc xác định nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, đến việc đàm phán và ký kết hợp đồng, và cuối cùng là quản lý mối quan hệ với các đối tác cung ứng”. Việc kết hợp các yếu tố này trong một chiến lược mua sắm toàn diện sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ gia tăng hiệu quả kinh doanh mà còn phát triển bền vững và đảm bảo tính cạnh tranh trên thị trường dài hạn. Mục tiêu của hoạt động mua sắm Hoạt động mua sắm trong các doanh nghiệp có nhiều mục tiêu quan trọng, đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự hiệu quả và bền vững trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Dưới đây là một số mục tiêu chủ yếu của hoạt động mua sắm: 6 Đảm bảo sự liên tục và ổn định trong sản xuất và kinh doanh Một trong những mục tiêu quan trọng nhất của hoạt động mua sắm là đảm bảo sự liên tục và ổn định cho quá trình sản xuất và kinh doanh của công ty. Mua sắm hiệu quả giúp công ty luôn có đủ nguyên vật liệu, dịch vụ và hàng hóa cần thiết để duy trì hoạt động, tránh tình trạng gián đoạn sản xuất do thiếu hụt nguồn cung. Để đạt được mục tiêu này, bộ phận mua sắm phải dự báo chính xác nhu cầu của công ty, đồng thời xây dựng mối quan hệ vững chắc với các nhà cung cấp tin cậy để đảm bảo sự ổn định trong nguồn cung. Sự ổn định này không chỉ giúp duy trì hiệu quả sản xuất mà còn tạo điều kiện cho công ty thực hiện các kế hoạch kinh doanh dài hạn mà không gặp phải trở ngại bất ngờ từ phía nguồn cung (Nguyễn Văn Tâm Hưng, 2022).
Tối ưu hóa chi phí và tăng cường hiệu quả kinh tế Một mục tiêu không thể thiếu trong hoạt động mua sắm của công ty là tối ưu hóa chi phí. Việc quản lý chi phí hiệu quả giúp công ty giảm bớt áp lực tài chính, tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường. Để đạt được mục tiêu này, bộ phận mua sắm phải thực hiện các chiến lược đàm phán giá cả hiệu quả, so sánh và lựa chọn nhà cung cấp với giá cả và chất lượng tốt nhất. Bên cạnh đó, mua sắm cũng liên quan đến việc quản lý chi phí gián tiếp, chẳng hạn như chi phí lưu kho, chi phí vận chuyển và chi phí liên quan đến thời gian giao hàng.
Tối ưu hóa những khoản chi phí này không chỉ giúp giảm giá thành sản phẩm mà còn tăng cường khả năng sinh lợi của công ty (Trần Minh An, 2021). Quản lý rủi ro và tăng cường sự linh hoạt Trong bối cảnh kinh doanh hiện nay, quản lý rủi ro là một mục tiêu quan trọng của hoạt động mua sắm. Những biến động về giá cả, sự gián đoạn chuỗi cung ứng, hoặc các rủi ro từ nhà cung cấp không đảm bảo chất lượng đều có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của công ty. Để giảm thiểu những rủi ro này, công ty cần có một chiến lược mua sắm linh hoạt, bao gồm việc đa dạng hóa nguồn cung, xây dựng mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp đáng tin cậy, và thiết lập các điều khoản hợp đồng rõ ràng để bảo vệ lợi ích của công ty.
Việc quản lý rủi ro hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định mà còn tăng cường khả năng ứng phó với những biến động bất ngờ trên thị trường (Nguyễn Thị Bích Hạnh, 2023). Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ Mục tiêu nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ là một phần không thể tách rời của hoạt động mua sắm. Chất lượng nguyên vật liệu và dịch vụ mua sắm ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm cuối cùng mà công ty cung cấp ra thị trường. Để đảm bảo mục tiêu này, bộ phận mua sắm cần lựa chọn những nhà cung cấp có uy tín, 7 đảm bảo rằng các nguyên vật liệu và dịch vụ được cung cấp đều đáp ứng hoặc vượt qua các tiêu chuẩn chất lượng đề ra.
Hơn nữa, công ty cần thực hiện các quy trình kiểm tra, đánh giá chất lượng một cách nghiêm ngặt từ khâu đầu vào cho đến khi sản phẩm hoàn thiện. Việc này không chỉ giúp nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn tăng cường niềm tin của khách hàng, từ đó gia tăng uy tín và thị phần của công ty trên thị trường (Lê Văn Cường, 2022). Hỗ trợ đổi mới và phát triển sản phẩm Hoạt động mua sắm không chỉ dừng lại ở việc đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ đổi mới và phát triển sản phẩm. Công ty cần liên tục tìm kiếm các nguồn cung mới, những nguyên vật liệu tiên tiến, và các dịch vụ mới để thúc đẩy quá trình sáng tạo và phát triển sản phẩm.
Thông qua việc hợp tác với các nhà cung cấp sáng tạo, công ty có thể tiếp cận với các công nghệ mới, những xu hướng mới trong ngành, từ đó tạo ra các sản phẩm đột phá đáp ứng nhu cầu của thị trường. Mục tiêu này đòi hỏi bộ phận mua sắm phải có cái nhìn xa rộng, sẵn sàng chấp nhận thử thách và tìm kiếm các cơ hội mới để đưa doanh nghiệp tiến xa hơn (Đỗ Thị Duy Tâm, 2023).