Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Phương Anh (chuyên ngành Logistics và Quản lý Chuỗi cung ứng, Khoa Kinh tế và Kinh doanh Quốc tế, Trường Đại học Thương mại) tập trung nghiên cứu hoạt động mua sắm tại một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ truyền thông số. Bối cảnh thực tiễn được tác giả xác định dựa trên các căn cứ sau:

  • Tác động vĩ mô và sự gián đoạn chuỗi cung ứng: Giai đoạn 2019–2022, các biến động kinh tế - chính trị toàn cầu như đại dịch COVID-19, xung đột Nga - Ukraine và bất ổn tại Trung Đông đã gây đứt gãy chuỗi cung ứng, làm suy giảm tổng cầu quảng cáo và truyền thông trên thị trường.
  • Vị thế và đặc thù của doanh nghiệp nghiên cứu: Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT (FPT Online) là đơn vị vận hành các nền tảng số như VnExpress, Ngoisao.net, chuỗi giải chạy VnExpress Marathon, giải pháp Eclick và nền tảng eBox. Hoạt động mua sắm của FPT Online chủ yếu phục vụ cho dịch vụ – một loại hình sản phẩm vô hình, không thể lưu kho, đặt ra yêu cầu kiểm soát nghiêm ngặt về chất lượng nhà cung ứng và tính kịp thời.
  • Yêu cầu tối ưu hóa chi phí đầu vào: Trong bối cảnh các ngành kinh tế chủ lực cắt giảm ngân sách truyền thông, việc chuẩn hóa quy trình mua sắm giúp FPT Online giảm thiểu rủi ro vận hành, tiết kiệm chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Mục tiêu chung: Trên cơ sở hệ thống hóa lý luận về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp và phân tích thực trạng tại FPT Online giai đoạn 2020–2022, đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng của công ty trong giai đoạn tiếp theo.
  2. Nhiệm vụ nghiên cứu:
    • Nhiệm vụ 1: Tổng quan cơ sở lý luận về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp.
    • Nhiệm vụ 2: Phân tích thực trạng hoạt động mua hàng tại FPT Online giai đoạn 2020–2022, xác định các kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân cốt lõi.
    • Nhiệm vụ 3: Đề xuất các nhóm giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động mua hàng tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình và hoạt động quản trị mua hàng của Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT.
  • Phạm vi không gian: Trụ sở chính (Quận 1, TP. Hồ Chí Minh) và Chi nhánh (Quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội) của FPT Online.
  • Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu thực tế giai đoạn 2020–2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng hiện đại và các quy định pháp lý, quy chế mua sắm nội bộ:

  • Khung lý thuyết và khái niệm sử dụng:
    • Khái niệm mua hàng (Purchasing vs. Procurement): Phân biệt giữa quan điểm truyền thống (Purchasing - giao dịch ngắn hạn) và quan điểm hiện đại của Carr & Smeltzer (1997) cùng mô hình Chuỗi giá trị mở rộng của Michael Porter (Procurement - hoạt động chiến lược kết nối các thành viên chuỗi cung ứng).
    • Quy tắc mua hàng hiệu quả: Quy tắc mua từ nhiều nhà cung cấp ("không bỏ trứng vào một giỏ"), giữ vững thế chủ động và đảm bảo tính hợp lý trong tương quan quyền lợi với nhà cung cấp.
    • Mô hình quy trình mua hàng 6 bước: Dựa trên mô hình của John Joseph Coyle và cộng sự (2006), bao gồm: (1) Xác định nhu cầu $\rightarrow$ (2) Quyết định mua hay tự làm $\rightarrow$ (3) Xác định phương thức mua $\rightarrow$ (4) Lựa chọn nhà cung cấp $\rightarrow$ (5) Tiếp nhận hàng hóa/dịch vụ $\rightarrow$ (6) Đánh giá sau mua.
    • Các nghiên cứu tham chiếu: Giáo trình Quản trị chuỗi cung ứng của PGS.TS An Thị Thanh Nhàn; nghiên cứu về chiến lược mua trong doanh nghiệp nhỏ và vừa của Vũ Thị Như Quỳnh; nghiên cứu về vai trò quản trị quan hệ nhà cung cấp của Mihalis Giannakis; nghiên cứu tác động của mua hàng chiến lược tới hiệu quả tài chính của Carr & Pearson.
  • Phương pháp nghiên cứu:
    • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Khai thác báo cáo tài chính kiểm toán, báo cáo thường niên giai đoạn 2020–2022 của FPT Online, văn bản nội bộ "Quy định về mua hàng số 01-QT/MH/HDCV/FPT", dữ liệu từ Tổng cục Thống kê và Quỹ Tiền tệ Quốc tế (IMF).
    • Phương pháp thống kê - mô tả: Tổng hợp số liệu tài chính, cơ cấu nhân sự, tỷ trọng các phương thức mua sắm và phân loại danh mục hàng hóa.
    • Phương pháp so sánh và đối chiếu: Đánh giá tốc độ tăng trưởng doanh thu, biến động chi phí, lạm phát và chỉ số GDP qua từng năm (2020, 2021, 2022) để xác định mức độ ảnh hưởng của môi trường bên ngoài đến hoạt động mua sắm.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu

Chương này làm rõ tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh chuỗi cung ứng toàn cầu có nhiều biến động. Tác giả tiến hành lược khảo các công trình nghiên cứu tiêu biểu trong nước và quốc tế liên quan đến quản trị thu mua, khẳng định đề tài tại FPT Online chưa từng được thực hiện trong 3 năm gần nhất. Chương 1 cũng xác định đầy đủ mục tiêu, nhiệm vụ, đối tượng, phạm vi nghiên cứu (2020–2022) và kết cấu 4 chương của khóa luận.

Chương 2: Cơ sở lý luận về hoạt động mua hàng của doanh nghiệp

Tác giả hệ thống hóa các vấn đề lý luận cốt lõi về hoạt động mua hàng:

  • Mục tiêu và vai trò: Nêu rõ định lượng từ nghiên cứu của Baily (1998) – tiết kiệm 1% trong hoạt động mua hàng mang lại hiệu quả tương đương 10% mức tăng doanh thu; đồng thời chỉ ra 5 mục tiêu nền tảng: đảm bảo cung ứng liên tục, quản lý quy trình hiệu quả, phát triển nguồn cung, gắn kết các bộ phận chức năng và hỗ trợ chiến lược tổng thể.
  • Phương pháp mua sắm: Phân loại theo quy mô (mua theo nhu cầu, mua theo lô lớn), theo hình thức tổ chức (tập trung, phân tán, liên kết thu mua), theo điều kiện thanh toán (thanh toán ngay, trả sau, trả trước) và theo nguồn gốc xuất xứ (trong nước, nhập khẩu trực tiếp/ủy thác).
  • Quy trình mua hàng chuẩn: Trình bày chi tiết 6 bước theo mô hình của John Joseph Coyle et al. (2006), phân tích hai phương thức chọn nhà cung cấp chính là đấu thầu cạnh tranh và đàm phán trực tiếp.
  • Nhân tố ảnh hưởng: Phân tích môi trường bên ngoài (chính trị - pháp luật, kinh tế vĩ mô, công nghệ 4.0, nhà cung cấp, đối thủ, khách hàng) và môi trường bên trong (vốn, cơ sở vật chất, nhân sự mua hàng, năng lực quản trị, vị thế doanh nghiệp, chiến lược kinh doanh và dự báo).

Chương 3: Thực trạng hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT

Chương 3 trình bày toàn diện bức tranh hoạt động và thực trạng thu mua của doanh nghiệp thông qua các dữ liệu thực tế:

Tổng quan và kết quả kinh doanh giai đoạn 2020–2022:

Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Tăng trưởng 2021/2020 Tăng trưởng 2022/2021
Doanh thu thuần (tỷ VNĐ) 599,15 607,74 775,42 1,43% 27,58%
Lợi nhuận trước thuế (tỷ VNĐ) 255,51 276,19 309,26 8,09% 11,97%
Thuế TNDN hiện hành (tỷ VNĐ) 51,11 56,40 61,62 10,35% 9,26%
Chi phí thuế TNDN hoãn lại (tỷ VNĐ) - 0,32 0,24 - -
Lợi nhuận sau thuế (tỷ VNĐ) 204,40 220,10 247,40 7,68% 12,40%

Cơ cấu nhân sự bộ phận Mua hàng: Bộ phận mua hàng vận hành với cơ cấu 7 nhân sự trực thuộc: 3 Nhân viên mua hàng, 1 Kế toán kho, 2 Nhân viên kho, 1 Cán bộ quản lý. 100% nhân sự có trình độ Đại học với thời gian thâm niên công tác trung bình đạt 5,8 năm.

Quy chế phân loại danh mục mua sắm (theo Quy định số 01-QT/MH/HDCV/FPT):

  • Hàng hóa, dịch vụ Nhóm 1: Bao gồm hàng hóa chuyên môn (tuyển dụng, kiểm toán, tư vấn tài chính, CNTT, bản quyền phần mềm, thuê nghệ sĩ/đạo cụ...); hàng hóa do Nhà nước định giá (điện, nước, xăng dầu); gói mua sắm nhỏ dưới 5 triệu đồng/lần (tổng năm không quá 50 triệu đồng); dịch vụ tiêu dùng tại chỗ (công tác, ăn uống, tiếp khách, lưu trú).
  • Hàng hóa, dịch vụ Nhóm 2: Các loại hàng hóa, nguyên vật liệu và dịch vụ thương mại còn lại.

Quy trình mua hàng thực tế 5 bước tại FPT Online: Do đặc thù cung cấp dịch vụ trực tuyến, FPT Online lược bỏ bước "Quyết định mua hay tự làm" của mô hình lý thuyết:

  1. Lập đề nghị mua hàng: Bộ phận có nhu cầu tạo đề xuất qua hệ thống phần mềm E-purchase, email hoặc văn bản.
  2. Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp: Tìm kiếm theo bán kính địa lý (7–15 km quanh điểm tổ chức sự kiện để tối ưu chi phí vận chuyển âm thanh, ánh sáng, ăn uống); ưu tiên nhà cung cấp nội bộ Tập đoàn FPT và 47 nhà cung cấp chiến lược (tính đến cuối năm 2022). Tỷ trọng các phương thức lựa chọn: Đấu thầu chiếm 48,8%; Chào giá cạnh tranh chiếm 27,4%; phần còn lại thuộc về Chỉ định nhà cung cấp và Không cần đánh giá nhà cung cấp.
  3. Ký kết hợp đồng/đơn đặt hàng: Phân cấp thẩm quyền rõ ràng (Hợp đồng Nhóm 1 có giá trị >300 triệu đồng phải có ý kiến Trưởng bộ phận mua sắm; Hợp đồng >100 triệu đồng hoặc Hợp đồng nguyên tắc bắt buộc chuyển Bộ phận Pháp chế thẩm định).
  4. Tiếp nhận hàng hóa/Quản lý thực hiện hợp đồng: Kiểm tra số lượng, thông số kỹ thuật dịch vụ và xử lý phát sinh số lượng/chất lượng.
  5. Thanh toán và kiểm soát lưu hồ sơ: Bộ phận Tài chính - Kế toán đối soát chứng từ và giải ngân.

Chương 4: Giải pháp nhằm tăng cường hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT

Trên cơ sở dự báo triển vọng phục hồi kinh tế và xu hướng chuyển đổi số trong chuỗi cung ứng, tác giả đề xuất định hướng:

  • Chuẩn hóa hệ thống cơ sở dữ liệu nhà cung cấp tập trung thay vì để các nhân viên lưu trữ dữ liệu cá nhân phân tán.
  • Nâng cấp các tính năng tự động hóa trên phần mềm E-purchase, nâng cao tính liên kết giữa bộ phận mua hàng với các chi nhánh tổ chức sự kiện trên cả nước.
  • Tăng cường quy trình đánh giá định kỳ sau mua và đào tạo kỹ năng đàm phán dịch vụ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên thu mua.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả đạt được phản ánh qua dữ liệu:
    • Quy trình mua sắm số hóa qua phần mềm E-purchase giúp tối ưu hóa luồng phê duyệt chứng từ, theo dõi tiến độ ticket theo dạng thẻ thay vì dạng bảng truyền thống.
    • Doanh nghiệp áp dụng minh bạch hai hình thức Đấu thầu (chiếm 48,8%, áp dụng cho gói thầu trên 5 tỷ đồng) và Chào giá cạnh tranh (chiếm 27,4%, áp dụng cho gói mua sắm từ 10 triệu đồng trở lên với tối thiểu 3 báo giá độc lập).
    • Tận dụng tốt vị thế truyền thông để thực hiện các hợp đồng trao đổi quyền lợi truyền thông (quảng cáo chéo lấy hàng hóa/dịch vụ), giúp tiết kiệm dòng tiền mặt.
    • Mạng lưới cung ứng được củng cố với 47 nhà cung cấp chiến lược tính đến năm 2022 và đảm bảo khả năng cung ứng cho 12 giải chạy VnExpress Marathon tổ chức tại 12 tỉnh/thành phố khác nhau trong năm.
  • Hạn chế và nguyên nhân được văn bản chỉ rõ:
    • Dữ liệu nhà cung cấp bị phân tán: Nhân viên mua hàng quản lý dữ liệu dự trù nhà cung cấp trên danh nghĩa cá nhân, chưa xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung toàn công ty.
    • Đặc thù địa lý phân tán: Sự kiện tổ chức trên nhiều địa phương đòi hỏi thay đổi nhà cung cấp liên tục trong bán kính 7–15 km, tạo áp lực lớn cho công tác kiểm định năng lực nhà thầu mới.
    • Sản phẩm mua tính chất vô hình: Dịch vụ chuyên môn nhóm 1 khó định lượng tiêu chuẩn kỹ thuật hơn so với vật tư hữu hình, tiềm ẩn rủi ro phát sinh trong quá trình nghiệm thu.
  • Đóng góp của khóa luận:
    • Khóa luận là công trình nghiên cứu đầu tiên về thực trạng quy trình mua sắm tại FPT Online trong giai đoạn 2020–2022.
    • Cung cấp sơ đồ quy trình và khung phân cấp thẩm quyền thu mua chi tiết, phản ánh mô hình vận hành thu mua thực tế của một doanh nghiệp truyền thông số hàng đầu tại Việt Nam.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu:
    • Phạm vi dữ liệu thực tế chỉ tập trung vào giai đoạn 2020–2022, chưa phản ánh các biến động kinh tế và thay đổi công nghệ giai đoạn sau năm 2023.
    • Phương pháp nghiên cứu chủ yếu sử dụng thống kê mô tả từ nguồn dữ liệu thứ cấp nội bộ, chưa áp dụng các mô hình định lượng phức tạp (như hồi quy đa biến hoặc mô hình cấu trúc SEM) để đo lường mức độ tác động của hoạt động mua hàng đến hiệu quả tài chính.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo:
    • Mở rộng khảo sát định lượng sơ cấp đối với mạng lưới nhà cung cấp và các bộ phận sử dụng dịch vụ nội bộ tại FPT Online.
    • Nghiên cứu ứng dụng các thuật toán phân tích dữ liệu lớn (Big Data) và trí tuệ nhân tạo (AI) vào việc dự báo nhu cầu mua sắm và tự động chấm điểm xếp hạng nhà cung cấp trên hệ thống E-purchase.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo phù hợp:
    • Sinh viên và học viên chuyên ngành Logistics, Quản lý Chuỗi cung ứng, Kinh tế quốc tế và Quản trị kinh doanh đang thực hiện đề tài tốt nghiệp về thu mua (Procurement/Purchasing).
    • Chuyên viên mua sắm, nhà quản trị chuỗi cung ứng tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, truyền thông, tổ chức sự kiện và thương mại điện tử.
  • Các nội dung có giá trị tham khảo cao:
    • Khung phân loại hàng hóa dịch vụ (Nhóm 1 và Nhóm 2) cùng ma trận phân cấp phê duyệt mua sắm theo hạn mức tài chính (Bảng 3.5 trong văn bản).
    • Mô hình triển khai phần mềm quản lý mua hàng chuyên dụng (E-purchase) kết hợp với phương thức chào giá cạnh tranh và đấu thầu minh bạch trong doanh nghiệp dịch vụ.

Câu hỏi thường gặp

1. FPT Online phân loại hàng hóa, dịch vụ mua sắm thành những nhóm nào? Theo "Quy định về mua hàng số 01-QT/MH/HDCV/FPT", công ty phân thành 2 nhóm:

  • Nhóm 1: Dịch vụ chuyên môn (tuyển dụng, kiểm toán, tư vấn pháp lý/IT/truyền thông, bản quyền phần mềm, thuê nghệ sĩ/đạo cụ); dịch vụ Nhà nước định giá (điện, nước, xăng dầu); gói mua sắm nhỏ (<5 triệu đồng/lần và <50 triệu đồng/năm); dịch vụ tiêu dùng tại chỗ (công tác, ăn uống, tiếp khách).
  • Nhóm 2: Toàn bộ các loại hàng hóa và dịch vụ còn lại ngoài Nhóm 1.

2. Tiêu chí và hạn mức áp dụng phương thức Chào giá cạnh tranh và Đấu thầu tại FPT Online là gì?

  • Đấu thầu (chiếm 48,8% tỷ trọng): Bắt buộc áp dụng cho các gói mua sắm có giá trị trên 5 tỷ đồng hoặc theo chỉ định của Tổng giám đốc, yêu cầu tối thiểu 3 nhà thầu tham gia.
  • Chào giá cạnh tranh (chiếm 27,4% tỷ trọng): Áp dụng khi giá trị mua hàng từ một nhà cung cấp đạt từ 10 triệu đồng/lần trở lên hoặc khi ký hợp đồng nguyên tắc, yêu cầu tối thiểu 3 báo giá để so sánh.

3. Quy định thẩm định pháp lý và chuyên môn đối với hợp đồng mua hàng tại công ty như thế nào?

  • Các hợp đồng mua hàng dịch vụ chuyên môn thuộc Nhóm 1 có giá trị trên 300 triệu đồng bắt buộc phải chuyển phương án sang Trưởng bộ phận mua sắm xem xét.
  • Các hợp đồng có giá trị trên 100 triệu đồng hoặc các hợp đồng nguyên tắc bắt buộc phải qua Bộ phận Pháp chế thẩm định tính pháp lý trước khi trình ký.

4. Cơ cấu nhân sự và kinh nghiệm của bộ phận Mua hàng tại FPT Online được thống kê ra sao? Bộ phận gồm 7 nhân sự: 3 nhân viên mua hàng, 1 kế toán kho, 2 nhân viên kho và 1 cán bộ quản lý. 100% nhân sự có trình độ Đại học với thâm niên công tác bình quân là 5,8 năm.

5. Hoạt động trao đổi truyền thông (Media barter) trong mua sắm tại FPT Online diễn ra như thế nào? Do đặc thù kinh doanh quảng cáo, FPT Online thường thực hiện giao dịch đối ứng: FPT Online cung cấp dịch vụ quảng cáo cho đối tác, và ngược lại, đối tác cung cấp hàng hóa/dịch vụ cần thiết cho các sự kiện hoặc vận hành của FPT Online thay cho việc thanh toán bằng tiền mặt.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Phương Anh đã phân tích chi tiết quy trình mua sắm dịch vụ thực tế tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT trong giai đoạn 2020–2022. Nghiên cứu làm rõ việc ứng dụng phần mềm E-purchase, ma trận phân cấp phê duyệt và các cơ chế đấu thầu, chào giá cạnh tranh nhằm thích ứng với đặc thù kinh doanh truyền thông số. Đây là tài liệu tham khảo học thuật có giá trị thực tiễn cao cho sinh viên ngành Logistics và các nhà quản trị thu mua trong lĩnh vực dịch vụ vô hình.