Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận về hoạt động mua hàng của doanh nghiệp Chương 3: Thực trạng hoạt động mua hàng tại công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT Chương 4: Giải pháp nhằm tăng cường hoạt động mua hàng tại công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT 13 2 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 2.1 Khái quát cơ sở lý luận về mua hàng trong doanh nghiệp 2.1 Một số khái niệm về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp Theo quan điểm truyền thống, mua (Purchasing) là hành vi thương mại, là hoạt động nhằm tạo nguồn lực đầu vào, thực hiện các quyết định của dự trữ, đảm bảo vật tư, nguyên liệu, hàng hóa cho sản xuất hoặc cung ứng trong phân phối. Ở phạm vi hẹp này, mua là tập hợp các hoạt động nhằm tạo lập lực lượng vật tư, nguyên liệu, hàng hoá cho doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu sản xuất, dự trữ và bán hàng với tổng chi phí tối ưu. Cách tiếp cận này tập trung vào các giao dịch hơn là vào các mối quan hệ, hoạt động mua được xử lý ở mức độ tác nghiệp hoặc chiến thuật hơn là chiến lược. Năm 1997, Carr và Smeltzer đưa ra quan niệm: Mua (Procurement) là quá trình lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá và kiểm soát chiến lược và vận hành các quyết định để hướng chức năng mua vào việc tìm kiếm các cơ hội phù hợp với khả năng của công ty nhằm đạt được mục tiêu dài hạn.
Định nghĩa này bổ sung vào cách tiếp cận truyền thống, cho thấy mua không chỉ nhằm đạt được mức giá rẻ nhất mà còn tập trung vào việc tìm kiếm các cơ hội dài hạn có tính chiến lược. Trong chuỗi giá trị mở rộng của M. Porter, mua được xem là liên kết chủ yếu và có vị trí kết nối then chốt giữa các thành viên chuỗi cung ứng. Mua hiệu quả cho phép tối ưu hóa giá trị cho cả bên mua và bán, từ đó tối đa hóa giá trị cho cả chuỗi cung ứng.
Theo cách tiếp cận này, mua (Procurement) được hiểu là một phần chiến lược chuỗi cung ứng, bao gồm những hoạt động liên quan đến xác định nhu cầu, định vị và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản, theo dõi và đánh giá để đảm bảo hiệu suất và phát triển các nhà cung cấp.2 Mục tiêu và vai trò của hoạt động mua hàng trong chuỗi cung ứng ❖ Mục tiêu của hoạt động mua hàng Mua có tầm ảnh hưởng ngày càng rộng lớn trong các chuỗi cung ứng, là liên kết chủ yếu và là quá trình tương tác cốt lõi giữa các thành viên chuỗi. Mua đáp ứng một số mục tiêu sau: 14 Đảm bảo cung ứng liên tục: Mua phải đảm bảo đáp ứng liên tục yêu cầu của các nhóm khách hàng nội bộ trong doanh nghiệp về cung cấp các vật tư, nguyên liệu, hàng hóa và dịch vụ đầu vào có chất lượng. Các khách hàng nội bộ bao gồm bộ phận sản xuất, các trung tâm phân phối, bộ phận kĩ thuật, bộ phận nghiên cứu và phát triển, phòng công nghệ thông tin… Để đạt được mục tiêu trên, mua cần đáp ứng các yêu cầu: Mua sản phẩm và dịch vụ với mức giá phù hợp; mua đúng nguồn; mua theo đúng đặc điểm kỹ thuật; mua với số lượng phù hợp; sắp xếp giao hàng đúng thời điểm; đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng nội bộ. Quản lý quá trình mua hiệu quả: Để đạt được mục tiêu này đòi hỏi bộ phận mua phải quản lý hoạt động nội bộ của mình một cách hiệu quả thông qua việc quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên mua, xây dựng và duy trì các chính sách, thủ tục và quy trình mua.
Phát triển nguồn cung ứng: Đây là mục tiêu quan trọng nhằm lựa chọn, phát triển và duy trì nguồn cung. Mục tiêu này cho phép mua bám sát các điều kiện thực tại trong thị trường cung ứng để đảm bảo: (1) Các nguồn cung hiện tại duy trì tính cạnh tranh; (2) Nắm rõ các nguồn cung tiềm năng và phát triển các mối quan hệ với nhà cung ứng; (3) Cải thiện và phát triển những nguồn cung không cạnh tranh. Nhờ đó, bộ phận mua có thể quản lý tốt một mạng lưới cơ sở cung ứng có khả năng cung cấp các sản phẩm có lợi thế về giá thành, chất lượng, công nghệ, giao hàng cũng như phát triển sản phẩm mới. Duy trì tốt mối quan hệ với các nhà cung cấp bên ngoài và phát triển các nguồn cung cấp chất lượng cao, đáng tin cậy.
Phát triển mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận chức năng khác: Mục tiêu này đòi hỏi bộ phận mua phải duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác lành mạnh, tích cực và chặt chẽ với các chức năng khác, cung cấp thông tin và tư vấn khi cần thiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả của toàn bộ tổ chức. Như các nhóm chức năng marketing, sản xuất, kỹ thuật, công nghệ và tài chính trong tổ chức. Hỗ trợ chiến lược chung của tổ chức: Đây là mục tiêu nhằm tạo ra sự thống nhất với mục tiêu chung của tổ chức, do mua ảnh hưởng trực tiếp (tích cực hoặc tiêu cực) đến hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp. Khi đạt được mục tiêu này, mua được công nhận là một tài sản chiến lược cung cấp lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường.
Ví dụ, một tổ chức có mục tiêu giảm lượng hàng tồn kho trong chuỗi cung 15 ứng. Bộ phận mua có thể làm việc với các nhà cung ứng để cung cấp số lượng nhỏ thường xuyên hơn, nhờ đó giảm tồn kho. ❖ Vai trò của hoạt động mua hàng Mua hàng không chỉ đơn giản là chuỗi các hoạt động giao dịch và hành chính. Quan niệm hiện nay coi mua là một chức năng chiến lược liên quan đến việc quản lý và phát triển tài nguyên.
Một công ty có thể tăng lợi nhuận của mình bằng cách đầu tư vào hoạt động mua hiệu quả thay vì kích thích doanh số bán hàng. Nghiên cứu của Baily (1998) chỉ ra rằng, tiết kiệm 1% trong mua hàng tương đương với đạt mức tăng 10% doanh thu. Điều này cho thấy mua không chỉ giúp tiết kiệm mà cấu trúc chi phí của một sản phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chi phí nguyên vật liệu và hoạt động mua. Vì vậy, mua phải hỗ trợ mục tiêu chung để đạt được hiệu quả kinh tế, tăng cường sự hợp tác chiến lược trong chuỗi và phải đảm đương các vai trò sau: Tăng cường sự thỏa mãn khách hàng: Theo cách nhìn truyền thống, mua tách rời với khách hàng và người tiêu dùng.
Tuy nhiên, ở tầm nhìn chiến lược, sự thỏa mãn của khách hàng phải tạo ra từ việc cung ứng các sản phẩm và dịch vụ với chất lượng cao, đúng thời điểm và chi phí hợp lý. Mua đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ này. Mặt khác, cũng dễ dàng thấy bộ phận mua phải hiểu biết rất rõ nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp để ra các quyết định mua đúng với nhu cầu của doanh nghiệp. Liên kết mở rộng thị trường doanh nghiệp: Mua kết nối với thị trường cung ứng, nắm bắt các thông tin mới nhất về công nghệ, vật liệu, hàng hóa và dịch vụ, các nguồn cung ứng và các thay đổi về điều kiện thị trường.
Những hiểu biết về thị trường đầu vào cho phép doanh nghiệp định hình chiến lược kinh doanh để nắm bắt các cơ hội thị trường mới. Phát triển các nhà cung ứng và quản lý các mối quan hệ: Mua chỉ đạt được mục tiêu chiến lược dài hạn khi có một nền tảng các nhà cung ứng tốt. Chiến lược mua luôn bắt đầu bằng việc tìm kiếm các nhà cung ứng tốt và quản lý hiệu quả các mối quan hệ với các đối tác cung cấp. Nhờ duy trì tốt nhất các nhà cung ứng hiện tại, nhận ra và phát triển các nhà cung ứng mới, mua hỗ trợ doanh nghiệp có được các chiến lược thành công.
Việc nắm được các nhà cung ứng có những sản phẩm, dịch vụ mới hoặc đang có các ý tưởng đổi mới có thể giúp doanh nghiệp tìm kiếm vị trí cạnh tranh dẫn đầu hoặc sáng tạo trên thị trường. 16 Hỗ trợ các chiến lược chức năng trong tổ chức: Các chiến lược về mạng lưới, sản xuất, marketing, tài chính, vận hành, bán hàng, dự trữ,. đều có liên quan chặt chẽ tới chiến lược mua. Lý do là mua quyết định mọi yếu tố đầu vào của doanh nghiệp, đặc biệt ảnh hưởng tới quy mô kinh doanh và các quyết định vận hành của tổ chức.3 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp ❖ Căn cứ vào quy mô mua hàng Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thương mại trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định.
Để quyết định lượng hàng sẽ mua trong từng lần, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp. - Lượng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì - Lượng hàng thích hợp = một lần mua số vòng chu chuyển hàng hóa dự kiến Mua hàng theo lô lớn: Là lượng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định, trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa vào một số luận cứ ta có thể xác định được số lượng hàng tối ưu cần nhập, bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhập hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng. ❖ Căn cứ vào hình thức mua Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng.
Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy hàng, họ phải tự lo vốn và nguồn hàng kinh doanh. Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Đây là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ thường áp dụng do điều kiện vốn ít, một số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ. ❖ Căn cứ vào thời hạn tín dụng: 17 Mua đến đâu thanh toán đến đó (mua thanh toán ngay): Theo phương thức này thì khi nhận được hàng hóa do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên bán.