Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế toàn cầu hóa và tự do hóa thương mại quốc tế, ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng đóng vai trò then chốt trong việc kết nối các mắt xích kinh tế và nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia. Đối với Việt Nam, sự gia tăng nhanh chóng về kim ngạch xuất nhập khẩu đòi hỏi các doanh nghiệp dịch vụ giao nhận phải không ngừng nâng cao chất lượng vận hành, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ ngoại thương nhằm đáp ứng yêu cầu khắt khe của thị trường. Trong các phương thức vận chuyển, phương thức giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không giữ vị trí đặc biệt quan trọng đối với các mặt hàng giá trị cao, hàng hóa yêu cầu thời gian giao hàng nhanh và an toàn tuyệt đối.

Xuất phát từ thực tiễn công tác và quá trình thực tập tại Công ty TNHH Tiếp vận AVC Việt Nam (AVC Logistics), đề tài khóa luận "Hoàn thiện hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty AVC Logistics" được xây dựng nhằm nghiên cứu toàn diện thực trạng vận hành, từ đó đưa ra các hàm ý cải thiện hiệu quả quy trình giao nhận hàng không của doanh nghiệp.

Khóa luận xác định mục tiêu tổng quát là tìm hiểu thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty AVC Logistics, từ đó đề xuất các hàm ý nhằm hoàn thiện hoạt động này. Đề tài giải quyết 5 câu hỏi và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu là gì?
  2. Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không có những đặc điểm gì?
  3. Thực trạng hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty AVC Logistics diễn ra như thế nào?
  4. Tại sao cần hoàn thiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty AVC Logistics?
  5. Một số hàm ý hoàn thiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty AVC Logistics là gì?
  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại Công ty AVC Logistics.
  • Phương pháp nghiên cứu: Sử dụng phương pháp phân tích định tính thông qua các tài liệu thu thập trực tiếp từ Công ty AVC Logistics, dữ liệu thứ cấp trên Internet cùng sự tham vấn chuyên môn từ nhân viên công ty và giảng viên hướng dẫn.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Tại Công ty AVC Logistics (trụ sở, văn phòng đại diện tại Hà Nội và các chi nhánh, văn phòng hiện trường tại Nội Bài, Hải Phòng, Hà Nam).
    • Thời gian: Giai đoạn từ năm 2021 đến năm 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các khái niệm chuẩn mực quốc tế và văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành:

  • Khái niệm và vai trò của người giao nhận: Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Quốc tế (FIATA) và Luật Thương mại Việt Nam, giao nhận là tập hợp các nghiệp vụ, thủ tục liên quan đến quá trình vận tải nhằm chuyển dịch hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận. Trong chuỗi logistics, người giao nhận đảm nhận các vai trò:
    • Môi giới hải quan (Customs Broker);
    • Đại lý (Agent);
    • Người gom hàng (Cargo Consolidator);
    • Người chuyên chở (Carrier - gồm người thầu chuyên chở Contracting Carrier hoặc người chuyên chở thực tế Actual Carrier);
    • Người kinh doanh vận tải đa phương thức (Multimodal Transport Operator - MTO), thường được ví như "kiến trúc sư của vận tải" (Architect of Transport).
  • Trách nhiệm và miễn trách: Người giao nhận chịu 7 nhóm trách nhiệm chính (giao nhận, bảo quản, xử lý tài liệu thông tin, thanh toán/thu tiền, báo cáo vận chuyển, tuân thủ pháp luật, giải quyết sự cố). Đồng thời, người giao nhận được miễn trách nhiệm trong các trường hợp: bao bì/ký mã hiệu không phù hợp do khách hàng, nội tỳ hoặc bản chất hàng hóa, chiến tranh/đình công, lỗi của khách hàng, hoặc sự kiện bất khả kháng.
  • Nguồn luật điều chỉnh:
    • Luật quốc tế: Công ước Chicago 1944 về Hàng không Dân dụng Quốc tế (thiết lập nguyên tắc chủ quyền không phận, bình đẳng khai thác, các tiêu chuẩn của ICAO và 8 thương quyền tự do hàng không - Traffic Rights); Công ước Vacsava 1929; Nghị định thư Hague 1955; Công ước Guadalajara 1961; Hiệp định Montreal 1966; Nghị định thư Guatemala 1971; các Nghị định thư Montreal sửa đổi số 1, 2, 3, 4.
    • Luật quốc gia: Luật Hàng không dân dụng Việt Nam 1991 (sửa đổi 1995); Điều lệ vận chuyển hàng hóa quốc tế của Hãng hàng không Quốc gia Việt Nam (Vietnam Airlines ban hành 1993, sửa đổi 1997); Luật Thương mại; Luật Hải quan; Các điều kiện kinh doanh chuẩn của Hiệp hội Giao nhận kho vận Việt Nam (VIFFAS).
    • Các tổ chức quốc tế: Tổ chức Hàng không Dân dụng Quốc tế (ICAO - thành lập 1947, Việt Nam gia nhập 1981); Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA - thành lập 1945); Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Quốc tế (FIATA - thành lập 1926).
  • Phương thức giao nhận hàng không: Phân tích chi tiết quy trình 9 bước của phương thức "Door to Door" (Từ cửa đến cửa) và quy trình 7 bước của phương thức "Airport to Airport" (Từ sân bay đến sân bay).
  • Hệ thống chỉ tiêu đo lường hiệu suất (KPIs):
    • Thời gian hoàn thiện đơn hàng (Lead Time);
    • Độ chính xác của thời gian giao hàng (On-Time Delivery Accuracy);
    • Tỷ lệ mất mát và hỏng hóc (Loss and Damage Rate): $\text{Tỷ lệ} = (\frac{\text{Số lượng hàng mất/hỏng}}{\text{Tổng số lượng vận chuyển}}) \times 100%$;
    • Tỷ lệ hủy đơn hàng (Order Cancellation Rate): $\text{Tỷ lệ} = (\frac{\text{Số đơn bị hủy}}{\text{Tổng số đơn đặt}}) \times 100%$;
    • Cước phí vận chuyển (Freight Charge);
    • Chất lượng dịch vụ khách hàng (Customer Service).
Phương thức vận tải Ưu điểm chính Nhược điểm chính Mặt hàng phù hợp
Đường hàng không Tốc độ nhanh nhất; an toàn cao, giảm thiểu hư hỏng/mất mát; kết nối toàn cầu không giới hạn địa hình; phí bảo hiểm thấp. Chi phí cước rất cao; giới hạn nghiêm ngặt về trọng lượng/kích thước; thủ tục kiểm tra an ninh phức tạp. Hàng giá trị cao, hàng cần giao gấp, linh kiện điện tử, hàng mẫu, dược phẩm.
Đường biển Chịu trọng tải cực lớn; chi phí cước thấp do vận chuyển khối lượng lớn; ít rủi ro va chạm tai nạn lớn. Tốc độ chậm; phụ thuộc điều kiện cảng biển và kết nối đường bộ nội địa. Hàng nguyên container (FCL), hàng rời, hàng cồng kềnh, khối lượng lớn.
Đường bộ Cơ động, linh hoạt thời gian/địa điểm; vận chuyển đa dạng chủng loại; hiệu quả cự ly ngắn và trung bình. Bị giới hạn tải trọng/kích thước so với đường biển; phát sinh phí cầu đường; kiểm tra chứng từ gắt gao. Hàng phân phối nội địa, cự ly ngắn, hàng gom chuyển tiếp.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG I. Khái quát về hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không

Chương I hệ thống hóa toàn bộ lý luận căn bản về logistics hàng không:

  • Khái quát lịch sử phát triển ngành giao nhận thế giới (qua các thời kỳ Cổ đại, Trung đại, Cách mạng Công nghiệp, sự ra đời của container thế kỷ 20 và chuyển đổi số thế kỷ 21) và Việt Nam (thời kỳ thuộc địa, chiến tranh, Đổi mới, gia nhập WTO/TPP/RCEP và thích ứng hậu Covid-19).
  • Phân tích 3 đặc điểm bản chất của dịch vụ giao nhận: không tạo ra sản phẩm vật chất (chỉ thay đổi vị trí không gian mà giữ nguyên trạng hàng hóa), tính thụ động (phụ thuộc nhu cầu chủ hàng và quy định pháp luật của các nước xuất nhập khẩu) và tính thời vụ.
  • Quy định 8 thương quyền hàng không quốc tế theo Công ước Chicago 1944 (gồm 5 thương quyền cơ bản và 3 thương quyền mở rộng trong thực tiễn khai thác).
  • Mô tả chi tiết các bước vận hành của 2 phương thức: "Door to Door" (9 bước từ thu thập thông tin, chuẩn bị tài liệu, đóng gói, chọn đơn vị vận tải, giao hàng, chuyển đến sân bay gốc, xử lý bay, hải quan đích đến giao hàng tận nơi) và "Airport to Airport" (7 bước chuyển từ sân bay đi đến sân bay đến).
  • Tổng hợp các yếu tố ảnh hưởng gồm: yếu tố bên trong (nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, năng lực tài chính) và yếu tố bên ngoài (hãng hàng không, thời tiết, tính chất hàng hóa, biến động thị trường, sự cố vận tải, biến động giá nhiên liệu/giá cước, áp lực từ đối thủ cạnh tranh).

CHƯƠNG II. Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty AVC Logistics

Chương II tập trung phân tích thực tế hoạt động kinh doanh và quy trình vận hành tại Công ty TNHH Tiếp vận AVC Việt Nam:

  • Thông tin doanh nghiệp: AVC Logistics thành lập ngày 20/01/2015, MST 0106755297, đại diện pháp luật là ông Phùng Anh Vũ. Trụ sở chính đặt tại Sơn Tây, văn phòng đại diện tại Cầu Giấy (Hà Nội) cùng các văn phòng tại Nội Bài, Hải Phòng và Hà Nam. Cơ cấu bộ máy gồm: Giám đốc, Phó Giám đốc, 4 phòng chức năng (Kế toán, Chứng từ, Kinh doanh, Hành chính - Nhân sự) và đội ngũ nhân viên hiện trường (Ops) tại các cảng/sân bay.
Chỉ tiêu kinh doanh Năm 2021 Năm 2022 Chênh lệch tuyệt đối Tăng trưởng tương đối (%)
Tổng doanh thu Số liệu cơ sở 2.404 VND Ghi nhận tăng trưởng +40,40%
Tổng chi phí Số liệu cơ sở 2.824 VND Ghi nhận tăng trưởng +40,56%
Lợi nhuận Số liệu cơ sở 164.141 VND 1.089 VND +37,71%

(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính Công ty AVC Logistics)

  • Quy trình 7 bước giao nhận hàng xuất khẩu hàng không tại AVC Logistics:
    1. Bước 1 - Tiếp nhận thông tin hàng hóa: Nhân viên kinh doanh thu thập tên hàng, số lượng, kích thước, khối lượng, số CBM, điểm đi, điểm đến, thời gian sẵn sàng (ready time) và hạn chót (deadline).
    2. Bước 2 - Kiểm tra, báo giá lịch bay và gửi Booking Confirmation: Nhân viên chứng từ kiểm tra giá/lịch bay với hãng hàng không (như Vietnam Airlines), gửi Booking Request, nhận xác nhận và phát hành booking trên hệ thống nội bộ Elsa gửi cho khách hàng, lưu ý mốc thời gian cut-off.
    3. Bước 3 - Ký kết hợp đồng dịch vụ: Thỏa thuận phạm vi dịch vụ, giá cước, trách nhiệm pháp lý và phương thức thanh toán.
    4. Bước 4 - Yêu cầu chứng từ làm hàng và khai hải quan: Tiếp nhận Invoice, Packing List, hợp đồng mua bán, chữ ký số, tờ khai thông quan để phát hành bộ chứng từ gồm AWB, HAWB, MAWB và bản lược khai hàng hóa (Manifest).
    5. Bước 5 - Khai hải quan và làm thủ tục nhận hàng tại sân bay: Nhân viên hiện trường (Ops) tiếp nhận hàng tại Nội Bài, nộp hồ sơ hải quan thông quan, dán tem Master/House, lập phiếu cân xác định khối lượng thực tế (Gross weight) và thể tích quy đổi (Volume weight = $\frac{\text{Dài} \times \text{Rộng} \times \text{Cao (cm)}}{6000}$), lấy giá trị lớn hơn làm trọng lượng tính cước (Chargeable weight), sau đó bàn giao cho đơn vị phục vụ mặt đất (như ALS).
    6. Bước 6 - Nhập thông tin lô hàng và gửi Pre-Alert: Cập nhật dữ liệu hệ thống và gửi thông báo trước cho đại lý đầu nhận.
    7. Bước 7 - Thanh toán và hoàn tất hồ sơ.
  • Nghiên cứu điển hình lô hàng thực tế:
    • Lô hàng cảm biến: Hàng "Finger recognition Sensor" của Công ty Daijin Express Vietnam Co., Ltd / Partron Vina Co., Ltd xuất khẩu từ Nội Bài đi Incheon (Hàn Quốc) trên chuyến bay KE0680 (Korean Air) và chuyến gom VN416 (Vietnam Airlines), sử dụng AWB số 180-9737 3286.
    • Quy cách phát hành AWB: Bộ AWB gồm tối thiểu 9 liên (3 liên gốc: Bản gốc 1 màu xanh lá cây cho người chuyên chở, Bản gốc 2 màu hồng đi cùng hàng cho người nhận, Bản gốc 3 màu xanh da trời cho người gửi hàng; cùng 6 bản copy).

CHƯƠNG III. Một số hàm ý hoàn thiện hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty AVC Logistics

Chương III định hướng giải pháp dựa trên phân tích bối cảnh và mục tiêu phát triển:

  • Đánh giá tác động của bối cảnh kinh tế vĩ mô thế giới và Việt Nam đối với ngành logistics hàng không.
  • Bám sát tầm nhìn chiến lược của AVC Logistics: phát triển thành doanh nghiệp logistics uy tín trong khu vực ASEAN, tích hợp chuỗi dịch vụ giá trị gia tăng.
  • Đề xuất các nhóm hàm ý hoàn thiện: tối ưu hóa quy trình luân chuyển chứng từ số, nâng cao năng lực đàm phán cước với các hãng hàng không, đào tạo chuyên môn cho đội ngũ Ops tại hiện trường sân bay và đầu tư nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ theo dõi đơn hàng thời gian thực.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả thực tiễn và số liệu cụ thể:
    • Khóa luận làm rõ bức tranh tài chính và tăng trưởng của AVC Logistics trong giai đoạn phục hồi hậu Covid-19: Doanh thu năm 2022 tăng trưởng 40,40%, chi phí tăng 40,56% và lợi nhuận tăng 37,71% so với năm 2021.
    • Chuẩn hóa quy trình tác nghiệp 7 bước từ khâu bán hàng, xử lý booking qua hệ thống Elsa, khai báo hải quan, cân đo quy đổi trọng lượng đến phát hành bộ chứng từ AWB/HAWB/MAWB và gửi Pre-alert.
    • Cung cấp dữ liệu chi tiết về cơ chế vận hành của bộ vận đơn AWB 9 liên (với 3 liên gốc phân biệt theo màu: Xanh lá cây - Hồng - Xanh da trời) và công thức tính trọng lượng tính cước ($\text{Volume weight} = \frac{\text{Dài} \times \text{Rộng} \times \text{Cao}}{6000}$) áp dụng trực tiếp tại kho hàng sân bay Nội Bài.
  • Giải pháp và hàm ý hoàn thiện: Đề xuất hoàn thiện các khâu quản lý rủi ro hiện trường, chuẩn hóa thủ tục chứng từ và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng nhằm duy trì tỷ lệ đúng hạn và giảm tỷ lệ hủy đơn/hư hỏng.
  • Đóng góp của tác giả: Khóa luận kết hợp chặt chẽ giữa lý luận ngoại thương hàng không quốc tế với hồ sơ chứng từ thực tế của các đơn hàng xuất khẩu đi Incheon (Hàn Quốc), phản ánh chân thực mô hình hoạt động của một công ty giao nhận forwarder vừa và nhỏ tại Việt Nam.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Phạm vi nghiên cứu chủ yếu tập trung vào dữ liệu hoạt động nội bộ tại Công ty AVC Logistics trong giai đoạn 2021–2023, chưa đối chiếu so sánh sâu với các doanh nghiệp giao nhận quy mô lớn khác trong ngành.
    • Đề tài sử dụng phương pháp phân tích định tính dựa trên quan sát và tài liệu nghiệp vụ, chưa xây dựng các mô hình kinh tế lượng hoặc khảo sát định lượng diện rộng về mức độ hài lòng của khách hàng.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng phân tích định lượng chi phí chuỗi cung ứng hàng không trên các tuyến vận chuyển quốc tế khác ngoài đường bay Hà Nội - Incheon.
    • Nghiên cứu ứng dụng các giải pháp công nghệ tự động hóa logistics (như IoT, AI trong quản lý chứng từ và theo dõi lộ trình bay) nhằm tối ưu hóa chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu học thuật và thực tiễn hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Logistics, Quản lý chuỗi cung ứng và Kinh tế đối ngoại: Tham khảo cấu trúc một bài khóa luận thực tập doanh nghiệp chuẩn mực; nắm bắt quy trình làm hàng không thực tế (air freight operation), nghiệp vụ hiện trường (field ops) và cách lập bộ chứng từ xuất khẩu.
  • Nhân viên chứng từ (Doc) và hiện trường (Ops) mới vào nghề: Tham khảo chi tiết cách phân loại AWB, quy tắc tính trọng lượng thể tích (Chargeable Weight), mẫu bảng kê Manifest, quy trình đặt chỗ trên hệ thống và xử lý thông quan tại sân bay Nội Bài.
  • Các doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ (SME Forwarders): Tham khảo mô hình tổ chức bộ máy, quy trình chuỗi cung ứng dịch vụ và định hướng quản trị chi phí trong điều kiện biến động giá cước hàng không.

Câu hỏi thường gặp

1. Trọng lượng tính cước (Chargeable Weight) của hàng không xuất khẩu tại AVC Logistics được xác định như thế nào?
Trọng lượng tính cước được xác định bằng cách so sánh giữa Trọng lượng thực tế bao gồm cả bao bì (Gross Weight) và Trọng lượng thể tích quy đổi (Volume Weight = $\frac{\text{Dài (cm)} \times \text{Rộng (cm)} \times \text{Cao (cm)}}{6000}$). Giá trị nào lớn hơn giữa hai đại lượng này sẽ được dùng làm căn cứ tính cước vận chuyển (Chargeable Weight).

2. Bộ vận đơn hàng không (AWB) gồm bao nhiêu bản và chức năng của 3 bản gốc là gì?
Một bộ AWB tiêu chuẩn gồm ít nhất 9 bản, trong đó có 3 bản gốc (Original) và từ 6 bản sao (Copy) trở lên. Chức năng 3 bản gốc gồm:

  • Bản gốc số 1 (Màu xanh lá cây): Dành cho người chuyên chở, dùng làm bằng chứng hợp đồng vận chuyển và chứng từ kế toán, có chữ ký người gửi.
  • Bản gốc số 2 (Màu hồng): Gửi kèm lô hàng đến nơi đến cho người nhận hàng (Consignee).
  • Bản gốc số 3 (Màu xanh da trời): Giao cho người gửi hàng (Shipper) làm bằng chứng đã tiếp nhận hàng và bằng chứng hợp đồng vận chuyển.

3. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Tiếp vận AVC Việt Nam gồm những bộ phận nào?
Bộ máy công ty gồm Giám đốc, Phó Giám đốc trực tiếp điều hành 4 phòng ban chức năng: Phòng Kế toán, Phòng Chứng từ, Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính - Nhân sự, cùng đội ngũ nhân viên hiện trường (Ops) thường trực tại các địa bàn Nội Bài và Hải Phòng.

4. Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại AVC Logistics gồm những bước nào?
Quy trình gồm 7 bước: (1) Tiếp nhận thông tin hàng hóa; (2) Kiểm tra, báo giá lịch bay và gửi Booking Confirmation; (3) Ký hợp đồng dịch vụ; (4) Yêu cầu chứng từ làm hàng và khai hải quan; (5) Khai hải quan và làm thủ tục nhận hàng tại sân bay (cân đo, dán tem, bàn giao kho ALS); (6) Nhập thông tin lô hàng và gửi Pre-Alert; (7) Thanh toán chi phí.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Phùng Hồng Minh đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận, pháp lý quốc tế và quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không. Thông qua nghiên cứu điển hình tại Công ty TNHH Tiếp vận AVC Việt Nam giai đoạn 2021–2023, tác giả đã làm rõ các bước triển khai chứng từ, thủ tục hiện trường sân bay cũng như kết quả kinh doanh thực tế của doanh nghiệp. Đề tài mang tính thực tiễn cao, cung cấp nguồn tư liệu tham khảo chi tiết cho sinh viên chuyên ngành và người làm nghề logistics trong lĩnh vực vận tải hàng không.