Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG 1. Lý do chọn đề tài Kế toán ngày nay không chỉ là người ghi chép các thông tin tài chính và lên báo cáo mà còn tham gia và có vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. Một đơn vị muốn phát triển hay muốn tồn tại vững mạnh không thể thiếu một hệ thống tài chính hoạt động hiệu quả, kiểm soát được mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Để làm được điều đó thông tin kế toán phải được luân chuyển đầy đủ, kịp thời.
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) chặt chẽ giúp ngăn chặn những gian lận và sai sót một cách hiệu quả, là một phần không thể thiếu trong quản trị nội bộ doanh nghiệp. Chính vì vậy, người làm công tác kế toán phải có sự am hiểu về quá trình thiết kế, phát triển ứng dụng và tổ chức AIS. Khả năng của kế toán viên được chứng tỏ khi họ làm gia tăng giá trị bản thân. Cùng với sự phát triển của khoa học, tin học được áp dụng vào AIS.
Nó không dừng ở phần mềm kế toán mà còn bao trùm tất cả hoạt động ở các phòng ban trong toàn doanh nghiệp. Từ các tập đoàn đa quốc gia đến các công ty có quy mô vừa và nhỏ, AIS giúp cho bộ máy được vận hành một cách trơn tru, tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Các quy trình phức tạp, chồng chéo, sẽ gây mất thời gian hoặc thậm chí tạo điều kiện cho gian lận, thất thoát. Xây dựng AIS sẽ khắc phục được các nhược điểm này.
Tùy theo đặc thù mà mỗi doanh nghiệp có các quy trình hoạt động khác nhau: quy trình bán hàng, quy trình mua hàng, quy trình thanh toán…. Các quy trình thường hình thành do thói quen hoặc từ những quy định rời rạc. Một doanh nghiệp có quy mô siêu nhỏ thì đây không phải là vấn đề gây cản trở lớn. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển hoặc với những đơn vị có quy mô vừa, quy mô lớn thì yêu cầu cần có AIS minh bạch, rõ ràng trở nên cấp thiết trong quản trị kinh doanh.
Không có một AIS tối ưu cho tất cả các doanh nghiệp. Do đặc 11 thù kinh doanh khác nhau, không thể áp dụng AIS của đơn vị này cho đơn vị khác. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một AIS riêng. Trong AIS ở Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C đã và đang sử dụng hai phần mềm: một phần mềm kế toán phục vụ cho công việc kế toán, và một phần mềm khác cho bộ phận bán hàng - dịch vụ.
Chính vì hai phần mềm độc lập nên số liệu không có sự liên kết, dẫn đến chồng chéo công việc, tốn thời gian, nhân lực, vật lực, khó đối chiếu và dễ gian lận, sai sót. Công ty cấp thiết cần có các thay đổi trong AIS để thông tin cung cấp được thuận tiện, nhanh chóng, dễ hiểu, đầy đủ và kịp thời. Thông tin cung cấp phải hữu ích cho ra quyết định của nhà quản trị. Do những lợi ích mà AIS đem lại cùng với thực trạng AIS của công ty, tác giả thực hiện luận văn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C”.
Tổng quan các công trình nghiên cứu Trên thế giới đã có nhiều nghiên cứu liên quan đến AIS trong doanh nghiệp. Abdelazim (2005) với luận án “The role of Accounting Information in organizations’ Strategic management”. Luận án khẳng định: trong hai thập kỷ qua, đã có những thay đổi đáng kể trong môi trường kinh doanh do việc sử dụng các công nghệ thông tin, phương tiện truyền thông hiện đại và toàn cầu hóa thị trường. Do những thay đổi, sự cạnh tranh gia tăng và mỗi tổ chức bắt đầu tìm kiếm việc sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực để chiếm lĩnh thị trường hoặc ít nhất là để giữ thị phần.
Để quản lý các tổ chức trong môi trường phức tạp như vậy, các nhà quản lý cần rất nhiều thông tin. Điều này thúc đẩy các nỗ lực nghiên cứu để cải thiện hệ thống kế toán và thông tin kế toán đáp ứng được yêu cầu quản lý mới. Như vậy, luận án đã đi sâu vào 12 phân tích vai trò kết hợp các nguồn lực trong quản trị kinh doanh của AIS. Tuy nhiên, các vai trò khác của AIS chưa được để cập tới hoặc đề cập còn hạn chế.
ZSUZSANNA TÓTH (2012) với bài viết “The Current Role of accounting information systems”. Tác giả khẳng định: AIS là khung của các hoạt động kế toán trong thực tiễn. AIS có vai trò rất quan trọng trong sự ra quyết định của nhà quản lý, giúp nhà quản lý xây dựng hệ thống quản trị chi phí và báo cáo kiểm soát. Sự phát triển của tin học làm tăng khả năng cung cấp thông tin của AIS.
Như một hệ quả của tự động hóa, phần mềm kế toán ra đời làm công tác kế toán xử lý dễ dàng hơn, nhanh hơn và đáp ứng được nhu cầu thông tin của nhà quản lý. Tuy nhiên, để đáp ứng được yêu cầu quản trị ở mức cao hơn, hệ thống phần mềm quản trị ERP ra đời, cung cấp một hệ thống cơ sở dữ liệu về thông tin rộng hơn cho kế toán, các nhà kiểm soát và nhà quản lý. Bài viết đã phân tích về vai trò của AIS đối với ra quyết định của nhà quản trị; vai trò của tin học trong sự phát triển của AIS. Tuy nhiên, còn rất nhiều vai trò khác của AIS mà bài viết chưa đề cập cũng như chưa có ví dụ thực tiễn để chứng minh cho luận điểm.
António Trigo, Fernando Belfo, Raquel Pérez Estébanez (2014) với báo cáo khoa học “Accounting Information Systems: The Challenge of the Real- Time Reporting” đã khẳng định sự thành công của AIS là phụ thuộc vào công nghệ. Ứng dụng khoa học công nghệ trong AIS đã giải quyết được thách thức về thời gian lập báo cáo kế toán. Trong một doanh nghiệp, các báo cáo kế toán tức thời cung cấp thông tin đầy đủ và nhanh chóng tình trạng của doanh nghiệp, cho phép nhà quản trị xác định phương hướng và ra quyết định hành động phải làm trong từng thời điểm tốt hơn. Với khả năng tính toán và lưu trữ lớn, cho phép việc lập báo cáo nhanh, góp phần tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Như vậy, phạm vi của bài viết khá hẹp, đi sâu phân tích vai trò của AIS với sự ứng dụng của công nghệ để lập các báo cáo kế toán nhanh, báo cáo tức thời, phục vụ cho nhu cầu quản trị. 13 Nzomo, Samuel (2013) với luận án: “Impact of accounting information systems on organizational effectiveness of automobile companies in Kenya”. Tác giả đo tính hiệu quả của AIS dựa vào các tiêu chí khác nhau, bao gồm cả chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin, chất lượng dịch vụ, sự hài lòng của người sử dụng và lợi ích đem lại của AIS. Những phát hiện của nghiên cứu chỉ ra rằng AIS sử dụng trong ngành công nghiệp ô tô ở Kenya là những hệ thống chất lượng.
AIS ở mỗi doanh nghiệp có các đặc điểm khác nhau, nhưng nhìn chung chúng đều mang đặc điểm: dễ sử dụng, hệ thống linh hoạt, độ tin cậy cao, dễ học, linh hoạt, và thời gian đáp ứng nhanh. Những phát hiện thêm cho thấy chất lượng của thông tin được đảm bảo, rõ ràng, chính xác và kịp thời. Nghiên cứu cho thấy AIS đóng góp vào sự thành công của các cá nhân, các nhóm, các tổ chức, các ngành công nghiệp, và các quốc gia. Lợi ích của AIS bao gồm cải thiện việc ra quyết định, cải thiện năng suất, tăng doanh thu, giảm chi phí, tăng lợi nhuận, hiệu quả thị trường tốt, tạo việc làm và phát triển kinh tế.
Nghiên cứu cũng chỉ ra những thách thức phải đối mặt khi sử dụng AIS đó là thiếu đào tạo thích hợp và thiếu hệ thống tài liệu thích hợp. Hơn nữa, kết quả cho thấy một doanh nghiệp đông nhân viên là một thách thức lớn của việc sử dụng AIS. Khi doanh nghiệp có số lượng nhân viên cao, số lượng nhân viên không được đào tạo về AIS cao hơn. Bên cạnh đó, số lượng nhân viên cũng làm gia tăng gánh nặng về tài chính khi trang bị các thiết bị sử dụng trong AIS và từ đó rủi ro về sự lỗi thời của công nghệ cũng cao hơn.
Những phát hiện của nghiên cứu này chỉ ra rằng AIS có ảnh hưởng quan trọng đến hiệu quả của các quyết định quản lý và hiệu quả tổ chức kiểm soát trong doanh nghiệp. Các kết quả này phù hợp với đánh giá thực nghiệm trong đó chỉ ra rằng có tồn tại một mối quan hệ giữa AIS và hiệu quả trong tổ chức doanh nghiệp. Luận án đã chứng minh các vai trò của AIS với doanh nghiệp bằng các con số thống kê dựa trên bảng hỏi tác giả xây dựng. Vì vậy, luận án có hạn chế là mang tính chủ quan nhiều.Weisenfeld và Larry N.
Killough (1998) với luận án “ One company’s experience with Acounting Information Systerm changes- An analysis of managers’ satisfaction” đã chứng minh sự thay đổi AIS đã tác động như thế nào tới một công ty. Khác các luận án khác, tác giả thường phân tích thực trạng và đề ra giải pháp sau đó không có các đánh giá về hiệu quả biện pháp mình đưa ra. Leslie và Larry đã sử dụng các bảng hỏi cho công ty khi chưa có sự thay đổi của AIS, khi đang thay đổi AIS và một năm sau khi thay đổi AIS để so sánh phản ứng của các nhà quản lý đối với sự thay đổi của AIS. Các nhà quản lý đều cho biết họ hài lòng hơn với bộ phận kế toán và các dữ liệu được cung cấp.
Đặc biệt, AIS mới đã giải quyết được thách thức số liệu thời gian thực (ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số liệu đã được lên báo cáo). Các nhà quản lý có thể truy cập vào hệ thống và có được báo cáo vào bất kỳ thời điểm nào thay vì cuối tháng mới nhận được báo cáo như trước đây. Tác giả đã chỉ ra khi áp dụng AIS cũ, tiền thưởng của nhân viên trong công ty không dựa vào kết quả lao động của từng người mà được đánh giá trên kết quả kinh doanh của cả bộ phận, cả tập thể. Vì vậy, mặc dù có những nhân viên hoàn thành công việc rất xuất sắc nhưng mức thưởng không có sự phân biệt với những người khác.
Khi áp dụng sự thay đổi của AIS mới, hiệu quả lao động của từng người được đánh giá một cách chính xác và dễ dàng. Từ đó, chế độ tiền thưởng của công ty thay đổi, người lao động được nhận mức thưởng xứng đáng với công sức họ bỏ ra.
