Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tại Công Ty TNHH MTV Provimi: Thực Trạng Và Giải Pháp Hoàn Thiện

Thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng đối với cả nhà quản lý doanh nghiệp và các đối tượng bên ngoài. Đối với nhà quản lý, thông tin kế toán giúp kiểm tra, kiểm soát tài sản, tình hình sử dụng vốn vay và vốn chủ sở hữu. Thông qua thông tin kế toán, nhà quản lý có thể xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, chiến lược và chính sách kinh doanh phù hợp. Đối với các đối tượng bên ngoài như Nhà nước, ngân hàng, nhà đầu tư, thông tin kế toán cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Để phát huy vai trò, thông tin kế toán cần đảm bảo tính thống nhất, trung thực, khách quan, kịp thời, đầy đủ, rõ ràng và dễ hiểu.

Để phát huy vai trò của mình, thông tin kế toán cung cấp phải đáp ứng những yêu cầu sau: Thông tin kế toán cung cấp phải đảm bảo tính thống nhất về nội dung và phương pháp tính toán cụ thể: Đối với thông tin kế toán tài chính, cần tuân thủ các nguyên tắc kế toán chung đã được chấp nhận để đảm bảo tính so sánh của thông tin khi công bố ra bên ngoài. Khi đó mỗi cá nhận đều có thể đọc hiểu và sử dụng thông tin kế toán trong việc ra quyết định. Đối với thông tin kế toán quản trị cần thống nhất đối với tài liệu kế hoạch hoặc các qui định bên trong nội bộ để thuận lợi cho việc quản lý các hoạt động ở đơn vị. Thông tin kế toán phải phản ánh trung thực, khách quan thực tế hoạt động của đơn vị. Không nên quan niệm việc ghi sổ kế toán là chỉ để đối phó với những yêu cầu của nhà nước.Thông tin kế toán cung cấp phải phản ánh kịp thời các hoạt động kinh tế tài chính xảy ra. Thông tin kế toán cung cấp phải phản ánh đầy đủ, toàn diện về mọi hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.

Trong cấu trúc hệ thống thông tin kế toán, quá trình vận hành để cung cấp thông tin thông thường được thực hiện theo các bước sau: Thu thập dữ liệu của các nghiệp vụ, sự kiện của quá trình sản xuất kinh doanh qua chứng từ và các đối tượng mang dữ liệu. Ghi nhận, sắp xếp các nghiệp vụ theo trình tự thời gian gọi là ghi nhật ký. Phân tích các nghiệp vụ theo nội dung cần theo tập hợp và theo dõi như tập hợp theo các đối tượng kế toán, các đối tượng kế toán theo dõi chi tiết gọi là chuyển sổ. Lập và trình bày thông tin trên các báo cáo với nội dung đã được tập hợp, theo dõi.

Để cung cấp các thông tin theo yêu cầu phục vụ cho việc quản trị của các cấp quản lý cũng như các đối tượng hữu quan bên ngoài doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán sẽ thu thập dữ liệu từ các quá tŕnh sản xuất kinh doanh của doanh nhiệp. Dữ liệu thu thập chính là nội dung của các hoạt động, nghiệp vụ phát sinh trong quá trình trên. Tùy theo nội dung của thông tin yêu cầu mà sẽ có các nội dung cần phản ánh cho từng hoạt động tương ứng. Nhiệm vụ của hệ thống thông tin kế toán là phải xác định những hoạt động nào hệ thống kế toán cần phản ánh và nội dung nào mô tả cho các hoạt động đó được ghi nhận vào làm dữ liệu cho hệ thống kế toán.

Chu trình doanh thu bao gồm các hoạt động như đặt hàng, lên hàng, xuất hóa đơn và thu tiền. Rủi ro trong giai đoạn đặt hàng bao gồm đơn hàng không chính xác, không hợp lệ, lượng hàng tồn kho dư thừa, mất khách hàng. Các biện pháp kiểm soát bao gồm kiểm tra dữ liệu nhập vào, hạn chế quyền truy cập, xây dựng hạn mức tín dụng và hệ thống kiểm soát hàng tồn kho. Trong hoạt động lên hàng, rủi ro là lên sai hàng hóa, hàng hóa bị mất, giao hàng sai thông tin. Các biện pháp kiểm soát bao gồm hạn chế truy cập công cụ liên quan đến hàng tồn kho, kiểm kho định kỳ và đối chiếu phiếu lên hàng với đơn đặt hàng.

Chu trình chi phí liên quan đến mua hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Để quản lý hiệu quả chu trình này, cần kiểm soát chặt chẽ quy trình mua hàng, từ khâu lập kế hoạch mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp đến khâu thanh toán. Cần thiết lập hệ thống phê duyệt mua hàng rõ ràng, đảm bảo tính minh bạch và tránh lãng phí. Đồng thời, cần xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp để có được giá cả cạnh tranh và chất lượng sản phẩm tốt.

Việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả hệ thống thông tin kế toán. Cần xem xét các yếu tố như quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, yêu cầu về tính năng và khả năng tích hợp với các hệ thống khác. Nên lựa chọn phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và có khả năng tùy biến cao để đáp ứng các nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp. Đồng thời, cần chú ý đến uy tín của nhà cung cấp và dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng.

Sau khi lựa chọn và triển khai phần mềm kế toán mới, việc đào tạo nhân viên kế toán là vô cùng quan trọng. Nhân viên cần được đào tạo về các tính năng của phần mềm, cách sử dụng và các quy trình nghiệp vụ mới. Đào tạo cần được thực hiện bởi các chuyên gia có kinh nghiệm và có thể bao gồm cả đào tạo trực tuyến và đào tạo trực tiếp. Đảm bảo rằng nhân viên có đủ kiến thức và kỹ năng để sử dụng phần mềm mới một cách hiệu quả.

Để thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ hiệu quả, cần xác định các rủi ro tiềm ẩn trong hệ thống thông tin kế toán và thiết kế các biện pháp kiểm soát để giảm thiểu rủi ro. Các biện pháp kiểm soát có thể bao gồm phân công trách nhiệm rõ ràng, kiểm tra độc lập, đối chiếu số liệu và bảo vệ tài sản. Quy trình kiểm soát nội bộ cần được ghi chép rõ ràng và được thực hiện một cách nhất quán.

Hệ thống kiểm soát nội bộ cần được đánh giá định kỳ để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với các thay đổi trong môi trường kinh doanh. Đánh giá có thể được thực hiện bởi bộ phận kiểm toán nội bộ hoặc bởi các chuyên gia bên ngoài. Kết quả đánh giá cần được sử dụng để cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ và đảm bảo rằng nó luôn đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp.

Trí tuệ nhân tạo (AI) có tiềm năng to lớn trong việc tự động hóa các tác vụ kế toán, phân tích dữ liệu và phát hiện gian lận. AI có thể giúp giảm thiểu sai sót, tăng năng suất và cung cấp thông tin chi tiết hơn cho nhà quản lý. Tuy nhiên, việc triển khai AI cần được thực hiện một cách cẩn thận và có kế hoạch để đảm bảo rằng nó mang lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp.

Blockchain là một công nghệ sổ cái phân tán có thể giúp tăng cường tính minh bạch và bảo mật của thông tin kế toán. Blockchain có thể giúp ngăn chặn gian lận, giảm thiểu rủi ro và tăng cường niềm tin của các bên liên quan. Tuy nhiên, việc triển khai blockchain cần được thực hiện một cách cẩn thận và có kế hoạch để đảm bảo rằng nó phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.