CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số vấn đề chung về hệ thống 1. Khái niệm Hệ thống là tập hợp các thành phần phối hợp với nhau được sắp xếp theo một trình tự nhất định để hoàn thành các mục tiêu của tổ chức. Các yếu tố cơ bản liên quan đến hệ thống bao gồm : Vai trò của hệ thống: thông tin và ra quyết định bởi vì mọi hoạt động quản lý cho dù là to hay nhỏ đều cần thông tin.
Muốn có thông tin thì phải qua một quá trình thu thập dữ liệu từ các hoạt động và truyền đạt. Thông tin đòi hỏi phải cần thiết và chính xác, đầy đủ, hiệu quả về mặt chi phí, đúng mục đích người sử dụng, thỏa đáng, thích nghi trong truyền đạt đúng lúc và dễ sử dụng. Thông tin càng chính xác thì càng giúp ích cho việc ra quyết định, các quyết định tùy thuộc vào cấp độ quản trị: kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản trị và kiểm soát hoạt động. Cấu trúc của hệ thống là sự sắp xếp thiết kế các phần tử bên trong của hệ thống.
Các yếu tố đầu ra, đầu vào: khi thiết lập một hệ thống, chúng ta cần tìm hiểu sản phẩm của hệ thống trước, có nghĩa là sản phẩm phục vụ cho mục đích gì, cần những yếu tố nào, báo cáo gì thì lúc đó chúng ta mới biết được đầu vào của hệ thống là gồm những dữ liệu nào. Môi trường của hệ thống: là các yếu tố, điều kiện nằm ngoài hệ thống và có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của hệ thống đó. Phân loại Một hệ thống có thể chứa nhiều hệ thống con và trong mỗi hệ thống con sẽ có những tính chất như một hệ thống, có thể dùng các phương tiện, 9 cách thức khác nhau nhưng đều liên kết với nhau và cùng thực hiện mục tiêu chung của hệ thống. - Theo sự phân cấp hệ thống, hệ thống bao gồm hệ thống cấp thấp và hệ thống cấp cao.
- Theo sự tác động và mối quan hệ với môi trường bên ngoài, hệ thống bao gồm hệ thống đóng, hệ thống mở và hệ thống kiểm soát phản hồi. + Hệ thống đóng là hệ thống không có liên hệ với môi trường bên ngoài. Môi trường cũng không tác động đến quá trình của hệ thống. Hệ thống này chỉ mang ý nghĩa về mặt lý thuyết.
Trong hệ thống đóng, ta có hệ thống đóng có quan hệ, đây tuy là hệ thống đóng nhưng có giao tiếp với môi trường bên ngoài, bị môi trường bên ngoài tác động và ngược lại hệ thống cũng tác động đến môi trường và được kiểm soát. + Hệ thống mở là hệ thống có liên hệ và chịu sự tác động rất mạnh của môi trường bên ngoài. Hệ thống không kiểm soát được sự tác động qua lại của nó với môi trường và thường không ổn định hoặc không kiểm soát được các thông tin vào. + Hệ thống kiểm soát phản hồi: là hệ thống mà một phần thông tin đầu ra của nó cho phép kiểm soát thông tin đầu vào qua đó tối ưu hóa các mục tiêu của hệ thống.
Hệ thống thông tin quản lý 1. Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý có thể gọi là một hệ thống tích hợp “Người - Máy” tạo ra các thông tin giúp ích cho con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, cơ sở dữ liệu, các thủ tục thủ công, các mô hình phân tích, lập kế hoạch quản lý và ra quyết định.
Vai trò Hệ thống thông tin quản lý có vai trò thu nhập thông tin , xử lý và cung cấp thông tin cần thiết cho người sử dụng khi họ có nhu cầu. Vai trò của hệ thống thông tin quản lý có thể mô tả như sau: Hình 1.1: Quá trình diễn ra trong hệ thống thông tin quản lý 1. Thu thập thông tin Do hệ thống thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau nên thông tin thường đa dạng và phức tạp. Vì lẽ đó, tổ chức muốn có thông tin hữu ích thì hệ thống phải chọn lọc thông tin: - Phân tích các thông tin để tránh sự quá tải khi có hại.
- Thu thập thông tin có ích: những thông tin có ích cho hệ thống được cấu trúc hóa để có thể khai thác trên các phương tiện tin học. Thu thập thông tin thường sử dụng giấy hoặc vật ký tin từ. Thông thường việc thu thập thông tin được tiến hành một cách có hệ thống và tương ứng với các thủ tục được xác định trước. Ví dụ : nhập vật tư 11 vào kho, thanh toán cho nhà cung ứng.
Mỗi sự kiện dẫn đến việc thu thập theo một mẫu định sẵn trước như là cách tổ chức trên màn hình máy tính. Đây là vai trò rất quan trọng của hệ thống nên tốt nhất nên tránh sai sót. Xử lý thông tin Công việc lựa chọn thông tin thu thập được coi là bước xử lý đầu tiên, tiếp theo là tác động lên thông tin, xử lý thông tin: - Tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu. - Thực hiện tính toán tạo ra các thông tin kết quả.
- Thay đổi hoặc loại bỏ dữ liệu. - Sắp xếp dữ liệu. - Lưu trữ tạm thời hoặc lưu trữ. Có nhiều cách xử lý : thủ công, cơ giới hoặc tự động.
Phân phối thông tin Cung cấp thông tin là mục tiêu của hệ thống, nó đặt ra vấn đề ai quyết định phân phối, phân phối cho ai, và vì sao. Phân phối thông tin có thể có mục tiêu ban bố lệnh, báo cáo về sản xuất, gọi là phân phối dọc. Mục tiêu phân phối nhằm phối hợp một số hoạt động giữa các bộ phận chức năng gọi là phân phối ngang. Để tối ưu phân phối thông tin, hệ thống cần đáp ứng 3 tiêu chuẩn: - Tiêu chuẩn về dạng: tốc độ truyền thông tin, số lượng nơi nhận, … dạng phải thích hợp với phương tiện truyền.
Ví dụ như giấy, thư tín cho loại thông tin cho các địa chỉ là các đại lý; giấy, telex, telecopie để xác nhận một đơn đặt hàng qua điện thoại; âm thanh sử dụng cho thông tin dạng mệnh lệnh. - Tiêu chuẩn về thời gian: bảo đảm tính thích đáng của của các quyết định. - Tiêu chuẩn về tính bảo mật: thông tin đã xử lý cần đến thẳng người sử dụng, việc phân phối thông tin rộng hay hẹp tùy thuộc vào mức độ quan trọng của nó. Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý 1.
Cấu trúc tổng quát của hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý gồm 4 thành phần: các lĩnh vực quản lý, dữ liệu, thủ tục xử lý (mô hình) và các qui tắc quản lý. - Các lĩnh vực quản lý: mỗi lĩnh vực quản lý tương ứng những hoạt động đồng nhất như là lĩnh vực thương mại, hành chính, kỹ thuật, kế toán – tài vu,… - Dữ liệu: là nguyên liệu của hệ thống thông tin quản lý được biểu diễn dưới nhiều dạng như là truyền khẩu, văn bản, hình vẽ, ký hiệu… và trên nhiều vật chứa đựng thông tin như là giấy, băng từ, đĩa, đối thoại, bản sao, fax… - Các mô hình: là nhóm tập hợp ở từng lĩnh vực. Ví dụ: kế hoạch và sơ đồ kế toán cho lĩnh vực kế toán tài vụ; qui trình sản xuất; phương pháp vận hành thiết bị; phương pháp qui hoạch dùng cho quản lý dự trữ hoặc quản lý sản xuất. - Qui tắc quản lý: sử dụng biến đổi, xử lý dữ liệu phục vụ cho các mục đích xác định.
Hệ thống thông tin quản lý và các phân hệ thông tin Định nghĩa: lĩnh vực quản lý là phân hệ, giống như mọi hệ thống sẽ có một hệ tác nghiệp, hệ thông tin và hệ quyết định, nhóm các hoạt động có cùng một mục tiêu tổng thể. Ví dụ lĩnh vực quản lý vận tải sẽ bao gồm việc quản lý vận chuyển và có liên quan: tái cung ứng, giao hàng, vật tư hàng hóa nguyên vật liệu, chuyên chở cán bộ công nhân viên. Phân chia thành các đề án và các áp dụng: để phân chia hệ thống tổ chức kinh tế xã hội thành các lĩnh vực quản lý và thuận lợi cho việc sử dụng tin học, cần phân chia tiếp các lĩnh vực thành các đề án, các áp dụng. Ví dụ cho lĩnh vực kế toán có thể chia thành: kế toán tổng hợp, kế toán khách hàng, kế toán vật tư, kế toán phân tích… 13 Hệ thống thông tin quản lý và người sử dụng: có thể tiếp cận hệ thống thông tin quản lý một cách logic, mỗi người sử dụng có một cách nhìn riêng của mình về hệ thống thông tin quản lý tùy theo chức năng mà họ đảm nhiệm, vị trí, kinh nghiệm… 1.
Dữ liệu và thông tin Các dữ liệu được chuyên chở bởi các dòng thông tin giúp ta tiếp cận chặt chẽ và chính xác hơn các hệ thống thông tin quản lý để tin học hóa chúng. Dữ liệu có thể được biểu hiện dưới nhiều dạng khác nhau (âm thanh, văn bản, hình ảnh…). Thông tin luôn mang ý nghĩa và gồm nhiều giá trị dữ liệu. Thông tin bao gồm các dạng: thông tin viết, thông tin nói, thông tin hình ảnh và các thông tin khác… Các thông tin vô ích được loại bỏ thì các thông tin còn lại là thành phần của hệ thống thông tin quản lý.
Một số trong chúng có thể được khai thác tức thì để ra quyết định. Xử lý tự động thông tin chỉ thực hiện được khi nó được tạo thành từ các dữ liệu có tính cấu trúc. Nhờ xuất phát từ các dữ liệu có tính cấu trúc và dựa vào các quy tắc quản lý mà các xử lý được thực hiện. Cơ chế vận hành 1.
Hệ thống thông tin quản lý mang mệnh lệnh của hệ thống Hệ quyết định gồm hệ thống điều khiển và hệ tổ chức. Các hệ thống đang nghiên cứu là hệ thống mở và sống, nghĩa là phát triển thường xuyên, những phát triển này nói chung là hệ quả của việc xử lý các mệnh lệnh. Nó dựa theo quá trình đã được quy định trước hoặc điều khiển từng bước. Ví dụ: tính lương được thiết lập bằng cách xây dựng một quá trình điều khiển bắt đầu bằng việc thu thập các bảng chấm công, tập hợp khối lượng công việc thực hiện của từng công nhân kết thúc bằng việc phân phát phiếu 14 lương và các lệnh chuyển khoản cho ngân hàng (thông qua mạng).