CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ.1 Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ. Như chúng ta đã biết, ở đâu có mâu thuẫn ở đó có sự phát triển. Cũng như vậy trong một tổ chức luôn tồn tại mâu thuẫn về lợi ích: giữa lợi ích cá nhân với lợi ích tập thể, lợi ích của người lao động với lợi ích chủ doanh nghiệp… Để dàn xếp các mâu thuẫn này cần phải đặt ra quy định để kiểm soát ràng buộc sao cho các cá nhân không vì lợi ích riêng tư mà ảnh hưởng tới lợi ích tập thể, người lao động không từ bỏ lợi ích cá nhân mà cũng không làm tổn hại tới lợi ích doanh nghiệp. Để thực hiện chức năng kiểm soát, nhà quản lý sử dụng công cụ chủ yếu là kiểm soát nội bộ (KSNB) của đơn vị.
Nhìn dưới góc độ chủ động phòng ngừa, ngăn chặn sai phạm và yếu kém, một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ góp phần quan trọng cho việc nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của tổ chức. Khái niệm KSNB bắt đầu được sử dụng vào đầu thế kỷ 20 trong các tài liệu về kiểm toán. Từ thập niên 1940, các tổ chức kế toán công và kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ đã xuất bản một loạt các báo cáo, hướng dẫn và tiêu chuẩn về tìm hiểu KSNB trong các cuộc kiểm toán. Đến thập niên 1970, KSNB được quan tâm đặc biệt trong các lĩnh vực thiết kế hệ thống và kiểm toán, chủ yếu hướng vào cách thức cải tiến hệ thống KSNB và vận dụng trong các cuộc kiểm toán.
Đạo luật chống hành vi hối lộ ở nước ngoài 1977, các báo cáo của Cohen Commission và FEI (Financial Executive Institute) đều đề cập đến việc hoàn thiện hệ thống kế toán và KSNB. Uỷ ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC) cũng đưa ra các điều luật bắt buộc các nhà quản trị phải báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức. Năm 1979, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã thành lập một Uỷ ban tư vấn đặc biệt về kiểm toán nội bộ nhằm đưa ra các hướng dẫn về việc thiết lập và đánh giá hệ thống KSNB. Giai đoạn từ năm 1980 đến 1985, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ đã tiến hành sàng lọc, ban hành và sửa đổi các chuẩn mực về sự đánh giá của kiểm toán độc lập về KSNB và báo cáo về KSNB.
Hiệp hội kế toán nội bộ (IIA) cũng ban hành chuẩn mực và hướng dẫn kiểm toán viên nội bộ về bản 10 chất của kiểm toán và vai trò của các bên liên quan trong việc thiết lập, duy trì và đánh giá HTKSNB. Từ năm 1985 về sau, sự quan tâm tập trung vào KSNB càng mạnh mẽ hơn. Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ (thường gọi là Uỷ ban Treaway) được thành lập năm 1985. Uỷ ban các tổ chức đồng bảo trợ (COSO) của Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ ra đời nhằm nghiên cứu KSNB và đã công bố báo cáo COSO 1992: - Thống nhất định nghĩa về KSNB để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau.
- Cung cấp đầy đủ một hệ thống tiêu chuẩn để giúp các đơn vị đánh giá hệ thống KSNB tìm ra giải pháp hoàn thiện. Báo cáo COSO năm 1992 đã tạo lập một nền tảng lý luận cơ bản về KSNB. Trên cơ sở đó, hàng loạt các nghiên cứu về KSNB ở nhiều lĩnh vực ra đời như: Phát triển theo hướng quản trị: năm 2001, dựa trên báo cáo COSO 1992, COSO nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp. Phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể: báo cáo Basle 1998 của Uỷ ban Basle các ngân hàng trung ương công bố về khuôn khổ KSNB trong ngân hàng Phát triển theo hướng quốc gia: nhiều quốc gia trên thế giới có khuynh hướng xây dựng một khuôn khổ lý thuyết riêng về KSNB, điển hình là báo cáo COSO 1995 (Canada), báo cáo Turnbull 1999 (Anh).
Đến năm 2013, sau hơn 20 năm từ ngày ban hành bản COSO đầu tiên, COSO cho thấy chức năng không chỉ phục vụ công tác tài chính kế toán mà còn mở rộng với phạm vi toàn doanh nghiệp. Do đó, COSO 2013 ra đời với những thay đổi cơ bản mới tập trung vào 7 điểm chính như sau: - Mong đợi theo hướng tiếp cận vào việc quản trị doanh nghiệp ở tầm vĩ mô; - Hướng đến sự toàn cầu hóa của thị trường và hoạt động kinh doanh rộng mở; - Sự thay đổi trong mô hình kinh doanh phù hợp với biến động của thế giới; - Đáp ứng nhu cầu, mức độ phức tạp, quy định và các chuẩn mực; - Tăng các chiến lược cạnh tranh và trách nhiệm giải trình trước xã hội; - Sự dụng sự phát triển của công nghệ hiện đại; 11 - Ngăn ngừa hoặc giảm đi hoặc phát hiện những gian lận trong doanh nghiệp.2 Khái niệm, ý nghĩa và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ. Dưới góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu kiểm soát nội bộ đã dẫn đến sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau: - Quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC): Theo quan niệm của IFAC năm 2006 thì “Hệ thống KSNB là một hệ thống những chính sách và thủ tục nhằm mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả của các hoạt động”[13]. - Quan điểm của các kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA): Theo Viện kế toán viên công chứng (AICPA) (Mỹ), KSNB được định nghĩa : “KSNB gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra độ chính xác và độ tin cậy của các thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra”[13].
Theo quan niệm này thì hệ thống KSNB cũng có xu hướng thiên về phục vụ các mục tiêu của doanh nghiệp gần với quan niệm của liên đoàn kế toán quốc tế. - Quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS): Theo VAS 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ (Ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính), Hệ thống KSNB được định nghĩa như sau: “Hệ thống KSNB là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”[2]. - Quan điểm của Ủy Ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính (COSO): COSO được thành lập nhằm nghiên cứu về kiểm soát nội bộ nhằm thống nhất 12 định nghĩa về kiểm soát nội bộ để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau và đưa ra các bộ phận cấu thành để giúp các đơn vị có thể xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu.
Báo cáo của COSO 1992 được công bố dưới tiêu đề Kiểm soát nội bộ - khuôn khổ hợp nhất đã định nghĩa về kiểm soát nội bộ và được chấp nhận rộng rãi: “ Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; Sự tin cậy của báo cáo tài chính; Sự tuân thủ pháp luật và các quy định” [20]. Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Các hoạt động của đơn vị được thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần kiểm soát các hoạt động của mình hiện diện trong các bộ phận, liên kết mật thiết với hoạt động của tổ chức.
Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Đó là hội đồng quản trị, ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. Các thành viên trong tổ chức phải hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức mà không đảm bảo được sự đảm bảo tuyệt đối: Đó là do những sai lầm của con người khi đưa ra các quyết định, sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý có thể vượt khỏi sự kiểm soát nội bộ, chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát nội bộ.nên dù có đầu tư rất nhiều cho việc thiết kế và vận hành hệ thống nhưng vẫn không thể có hệ thống KSNB hoàn hảo. Kiểm soát nội bộ có ba mục tiêu: Nhóm mục tiêu về hoạt động : nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực; Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính : nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp; Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ : nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định.
13 Qua các định nghĩa đã nêu cho thấy: KSNB không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính kế toán mà còn có liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau như hành chính, quản lý, nó không chỉ thuộc về nhà quản lý mà đòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ của tất cả thành viên trong tổ chức.2 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ. Những khái niệm nêu trên về hệ thống KSNB đã phần nào giúp cho cho chúng ta nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong công ty.