Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trở thành yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động, tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Công ty TNHH Vận Tải Nam Vân, hoạt động trong lĩnh vực vận tải hàng hóa đường bộ tại Đồng Nai, đã trải qua gần 10 năm phát triển với doanh thu và lợi nhuận tăng trưởng ổn định, lợi nhuận trước thuế tăng từ 8,6 trăm triệu đồng năm 2007 lên 3,7 tỷ đồng năm 2014, đồng thời quy mô nhân sự mở rộng từ 10 lên hơn 100 nhân viên. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty còn tồn tại nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và phòng ngừa rủi ro.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Vận Tải Nam Vân theo khuôn khổ COSO 2013, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong báo cáo tài chính cũng như tuân thủ các quy định pháp luật. Nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian từ tháng 12/2022 đến tháng 5/2023, tập trung tại trụ sở công ty tại Biên Hòa, Đồng Nai. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ công ty phát triển bền vững, đồng thời góp phần bổ sung cơ sở lý luận và thực tiễn về kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực vận tải tại Việt Nam.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên khuôn mẫu kiểm soát nội bộ COSO 2013, một trong những chuẩn mực quốc tế hàng đầu về kiểm soát nội bộ, bao gồm năm thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và hoạt động giám sát. COSO 2013 nhấn mạnh 17 nguyên tắc chi tiết nhằm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành hiệu quả trong môi trường kinh doanh hiện đại, đặc biệt trong bối cảnh toàn cầu hóa và phát triển công nghệ thông tin.

Bên cạnh đó, luận văn ứng dụng lý thuyết đại diện để phân tích mối quan hệ giữa chủ sở hữu và người quản lý, qua đó làm rõ vai trò của kiểm soát nội bộ trong việc giảm thiểu xung đột lợi ích và rủi ro gian lận. Lý thuyết hành vi tổ chức cũng được sử dụng để hiểu sâu hơn về tác động của văn hóa doanh nghiệp, phong cách lãnh đạo và thái độ nhân viên đến hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Ba khái niệm trọng tâm trong nghiên cứu gồm:

  • Môi trường kiểm soát: nền tảng tạo nên sắc thái chung và ảnh hưởng đến các thành phần khác của hệ thống.
  • Đánh giá rủi ro: quá trình nhận diện, phân tích và quản lý các rủi ro tiềm ẩn ảnh hưởng đến mục tiêu doanh nghiệp.
  • Hoạt động kiểm soát: các chính sách và thủ tục nhằm giảm thiểu rủi ro và đảm bảo thực hiện mục tiêu.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp với thu thập số liệu định lượng thông qua khảo sát và phân tích tài liệu. Cỡ mẫu khảo sát gồm toàn bộ cán bộ, nhân viên các phòng ban tại Công ty TNHH Vận Tải Nam Vân, với hơn 100 người tham gia trả lời bảng câu hỏi về các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Phương pháp chọn mẫu là phương pháp thuận tiện kết hợp với phương pháp toàn bộ mẫu nhằm đảm bảo tính đại diện và khách quan. Dữ liệu thu thập được xử lý bằng phương pháp thống kê mô tả để đánh giá thực trạng và phân tích các yếu tố ảnh hưởng. Quá trình nghiên cứu diễn ra trong 6 tháng, từ tháng 12/2022 đến tháng 5/2023, bao gồm các bước: thu thập tài liệu, khảo sát thực tế, phân tích dữ liệu và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát còn nhiều hạn chế: Qua khảo sát, chỉ khoảng 65% nhân viên đánh giá môi trường kiểm soát tại công ty đạt mức trung bình trở lên, trong khi 35% còn lại cho rằng tính chính trực và giá trị đạo đức chưa được duy trì đồng đều. Hội đồng quản trị và ban kiểm soát chưa phát huy tối đa vai trò giám sát độc lập, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý.

  2. Đánh giá rủi ro chưa toàn diện: Công ty mới chỉ thực hiện đánh giá rủi ro một cách sơ khai, chưa có hệ thống nhận diện và phân tích rủi ro toàn diện. Khoảng 58% ý kiến cho rằng công tác đánh giá rủi ro chưa được thực hiện thường xuyên và chưa phản ánh đầy đủ các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động vận tải.

  3. Hoạt động kiểm soát chưa đồng bộ và thiếu chặt chẽ: Các chính sách và thủ tục kiểm soát chưa được cập nhật kịp thời theo sự biến đổi của môi trường kinh doanh. Chỉ 60% các hoạt động kiểm soát được thực hiện đầy đủ, còn lại tồn tại các lỗ hổng như phân chia trách nhiệm chưa rõ ràng, kiểm soát vật chất và kiểm tra độc lập chưa được thực hiện nghiêm túc.

  4. Thông tin và truyền thông chưa hiệu quả: Hệ thống thông tin nội bộ chưa đảm bảo tính kịp thời và chính xác, chỉ 62% nhân viên cho biết thông tin được truyền đạt đầy đủ và minh bạch. Truyền thông giữa các phòng ban còn hạn chế, ảnh hưởng đến phối hợp công việc và xử lý rủi ro.

  5. Hoạt động giám sát chưa thường xuyên và thiếu hệ thống: Giám sát định kỳ chủ yếu dựa vào kiểm toán nội bộ nhưng chưa được thực hiện đều đặn, chỉ khoảng 55% các quy trình được giám sát đầy đủ. Việc phát hiện và xử lý các khiếm khuyết trong hệ thống kiểm soát nội bộ còn chậm trễ, làm giảm hiệu quả phòng ngừa rủi ro.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc chưa xây dựng được môi trường kiểm soát vững chắc, thiếu sự cam kết từ ban lãnh đạo và chưa có cơ chế giám sát hiệu quả. So với các nghiên cứu trong ngành vận tải và các doanh nghiệp tương tự, kết quả này tương đồng với thực trạng chung về kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.

Việc đánh giá rủi ro chưa toàn diện làm giảm khả năng nhận diện các nguy cơ tiềm ẩn, dẫn đến các hoạt động kiểm soát không đủ mạnh để ngăn ngừa sai phạm. Hạn chế trong truyền thông và thông tin nội bộ cũng làm giảm khả năng phối hợp và phản ứng kịp thời với các vấn đề phát sinh.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ đánh giá các thành phần kiểm soát nội bộ theo mức độ hài lòng của nhân viên, hoặc bảng tổng hợp các điểm mạnh, điểm yếu của từng thành phần theo chuẩn COSO 2013. Điều này giúp minh họa rõ ràng các điểm cần cải thiện và ưu tiên trong quá trình hoàn thiện hệ thống.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường xây dựng môi trường kiểm soát: Ban lãnh đạo cần cam kết mạnh mẽ về tính chính trực và giá trị đạo đức, đồng thời thiết lập cơ cấu tổ chức rõ ràng, phân định quyền hạn và trách nhiệm minh bạch. Thời gian thực hiện trong 6 tháng đầu năm 2024, do Ban Giám đốc và Hội đồng quản trị chủ trì.

  2. Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro: Xây dựng hệ thống nhận diện, phân tích và đánh giá rủi ro toàn diện, áp dụng định kỳ hàng quý để cập nhật các rủi ro mới phát sinh. Phòng Kế hoạch - Marketing phối hợp với Phòng Tài chính Kế toán chịu trách nhiệm triển khai.

  3. Cải tiến hoạt động kiểm soát: Rà soát, cập nhật và chuẩn hóa các chính sách, thủ tục kiểm soát nội bộ, đặc biệt là phân chia trách nhiệm và kiểm soát vật chất. Thực hiện trong vòng 9 tháng, do Phòng Tài chính Kế toán và Phòng Điều hành phối hợp thực hiện.

  4. Nâng cao hiệu quả thông tin và truyền thông: Xây dựng hệ thống thông tin nội bộ hiện đại, đảm bảo thông tin được truyền đạt kịp thời, chính xác và minh bạch giữa các phòng ban. Đào tạo nhân viên về kỹ năng giao tiếp và truyền thông nội bộ. Thời gian thực hiện trong 12 tháng, do Phòng Hành chính Tổng hợp và Phòng Kế hoạch - Marketing đảm nhiệm.

  5. Tăng cường hoạt động giám sát: Thiết lập quy trình giám sát thường xuyên và định kỳ, bao gồm kiểm toán nội bộ độc lập và đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ. Báo cáo kết quả giám sát phải được trình lên Ban Giám đốc và Hội đồng quản trị để kịp thời xử lý các khiếm khuyết. Thực hiện liên tục, do Phòng Kiểm toán Nội bộ và Ban Giám đốc phối hợp.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp vận tải: Giúp hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

  2. Phòng Tài chính - Kế toán và Kiểm toán nội bộ: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn để xây dựng, đánh giá và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc thù ngành vận tải.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Kế toán, Quản trị doanh nghiệp: Là tài liệu tham khảo quý giá về ứng dụng mô hình COSO 2013 trong thực tiễn doanh nghiệp Việt Nam.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước và tổ chức tư vấn quản trị: Hỗ trợ trong việc đánh giá, giám sát và tư vấn hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vận tải và các ngành liên quan.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ là gì và tại sao quan trọng với doanh nghiệp vận tải?
    Kiểm soát nội bộ là quá trình do con người thiết kế nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động, tính chính xác của báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật. Đối với doanh nghiệp vận tải, kiểm soát nội bộ giúp giảm thiểu rủi ro mất mát tài sản, gian lận và nâng cao chất lượng dịch vụ.

  2. COSO 2013 có điểm gì khác biệt so với các phiên bản trước?
    COSO 2013 cập nhật 17 nguyên tắc chi tiết hơn, nhấn mạnh vai trò của công nghệ thông tin và yêu cầu đánh giá liên tục, định kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ, phù hợp với môi trường kinh doanh hiện đại và toàn cầu hóa.

  3. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ?
    Hiệu quả được đánh giá dựa trên việc hệ thống có vận hành đúng thiết kế, giảm thiểu rủi ro, đảm bảo mục tiêu hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật. Các công cụ như khảo sát nhân viên, kiểm toán nội bộ và phân tích số liệu được sử dụng.

  4. Những hạn chế phổ biến của hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?
    Hạn chế thường do yếu tố con người như sai sót, gian lận, thông đồng; chi phí kiểm soát vượt quá lợi ích; thủ tục kiểm soát không phù hợp với thay đổi tổ chức; và thiếu giám sát hiệu quả.

  5. Giải pháp nào giúp doanh nghiệp vận tải nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ?
    Bao gồm tăng cường cam kết lãnh đạo, hoàn thiện đánh giá rủi ro, cập nhật chính sách kiểm soát, nâng cao truyền thông nội bộ và thiết lập quy trình giám sát thường xuyên, định kỳ. Việc đào tạo nhân viên cũng rất quan trọng để nâng cao nhận thức và kỹ năng thực hiện kiểm soát.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa và áp dụng thành công khuôn mẫu COSO 2013 để đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Vận Tải Nam Vân.
  • Phát hiện nhiều hạn chế trong môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, truyền thông và giám sát, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và phòng ngừa rủi ro.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể, thiết thực nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững của công ty.
  • Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn quan trọng cho các doanh nghiệp vận tải và các nhà quản lý trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất, theo dõi đánh giá hiệu quả và điều chỉnh phù hợp với sự phát triển của công ty và môi trường kinh doanh.

Hành động ngay hôm nay để nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp bạn, đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả trong tương lai!