Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam ngày càng phức tạp, các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước trong lĩnh vực viễn thông di động, đang đối mặt với nhiều rủi ro gia tăng do cạnh tranh khốc liệt và các hành vi gian lận tinh vi. Viễn Thông Thành phố Hồ Chí Minh (VTTP), một đơn vị thành viên lớn của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT), thực hiện khối lượng mua hàng hóa rất lớn, đồng thời là lĩnh vực dễ xảy ra sai phạm trong chu trình mua hàng – thanh toán. Do đó, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong chu trình này là cấp thiết nhằm giảm thiểu rủi ro, bảo vệ tài sản, đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào việc hoàn thiện hệ thống KSNB đối với chu trình mua hàng – thanh toán tại VTTP trong khoảng thời gian từ tháng 01/2014 đến tháng 12/2014. Nghiên cứu nhằm tổng hợp lý thuyết về KSNB, đánh giá thực trạng hệ thống tại đơn vị và đề xuất các giải pháp hoàn thiện phù hợp. Việc nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, giảm thiểu sai sót và gian lận, đồng thời góp phần tăng cường năng lực cạnh tranh của VTTP trên thị trường viễn thông.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên khuôn mẫu kiểm soát nội bộ COSO, được phát triển qua các phiên bản năm 1992, 2004 và 2013. COSO 2013 định nghĩa KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên chi phối nhằm cung cấp sự bảo đảm hợp lý để đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ. Khuôn mẫu COSO 2013 gồm năm thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và hoạt động giám sát. Mỗi thành phần được hỗ trợ bởi các nguyên tắc cụ thể nhằm đảm bảo hệ thống KSNB hiệu quả.

Ngoài ra, nghiên cứu còn vận dụng các khái niệm về chu trình mua hàng – thanh toán, bao gồm các chức năng chính như xử lý đơn đặt hàng, nhận hàng, ghi nhận khoản nợ và xử lý thanh toán. Các sai phạm phổ biến trong chu trình này cũng được phân tích để làm cơ sở xây dựng các thủ tục kiểm soát phù hợp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp giữa tổng hợp lý luận và khảo sát thực tiễn. Dữ liệu được thu thập từ các văn bản quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông, VNPT, VTTP và các tài liệu liên quan đến chu trình mua hàng – thanh toán. Phương pháp khảo sát được thực hiện qua bảng câu hỏi với 75 câu, phát cho 100 nhân viên liên quan tại VTTP, thu về 80 phiếu hợp lệ.

Phân tích dữ liệu sử dụng thống kê mô tả để đánh giá thực trạng hệ thống KSNB theo các yếu tố cấu thành của COSO. Cỡ mẫu 80 phiếu khảo sát được chọn nhằm đảm bảo tính đại diện cho các phòng ban và đơn vị trực thuộc VTTP. Thời gian nghiên cứu tập trung trong năm 2014, giúp phản ánh chính xác thực trạng và các vấn đề tồn tại trong hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát còn nhiều hạn chế: 73% nhân viên cho biết công ty có quy định nghiêm cấm nhận quà từ nhà cung cấp, nhưng chỉ 45% cho rằng các biện pháp xử lý vi phạm được thực hiện đúng quy định. 53% nhân viên chưa đọc kỹ các văn bản về đạo đức và trung thực. Điều này cho thấy việc thực thi chính sách chưa đồng đều và còn nhiều trường hợp vi phạm chưa được xử lý nghiêm.

  2. Chính sách nhân sự và đào tạo chưa hiệu quả: 100% ý kiến cho rằng thông tin tuyển dụng không được công bố rộng rãi, không có quy trình tuyển dụng cụ thể và không có yêu cầu rõ ràng về kiến thức, kỹ năng. 94% cho biết đơn vị ưu tiên tuyển người thân quen, gây ảnh hưởng đến tính khách quan. Chỉ 30% nhân viên được tham gia đào tạo nâng cao nghiệp vụ, dẫn đến sự phân hóa về năng lực và thái độ làm việc.

  3. Ban Giám đốc và kiểm soát nội bộ chưa phát huy vai trò: 90% cho biết BGĐ không thường xuyên giám sát hoạt động mua hàng, mặc dù 100% đơn vị đã thành lập phòng Kiểm soát nội bộ. Việc báo cáo tuân thủ quy định chỉ diễn ra một năm một lần, làm giảm hiệu quả phát hiện và xử lý sai phạm kịp thời.

  4. Cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn rõ ràng nhưng còn bất cập: 100% đồng ý cơ cấu tổ chức phù hợp và phân định quyền hạn rõ ràng, tuy nhiên 45% nhà quản lý chưa phân tích kỹ năng nhân viên khi giao việc. 20% ý kiến phản ánh có hiện tượng ưu ái trong ủy quyền do quan hệ gia đình, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

  5. Thiếu thiết lập mục tiêu và đánh giá rủi ro: 100% nhân viên cho biết đơn vị không thiết lập mục tiêu cụ thể cho chu trình mua hàng – thanh toán, không nhận dạng các sự kiện tiềm tàng và không đánh giá rủi ro liên quan. Đơn vị chủ yếu chấp nhận rủi ro mà không có phương án xử lý, làm tăng nguy cơ thất thoát và sai sót.

Thảo luận kết quả

Kết quả khảo sát cho thấy VTTP đã xây dựng một số quy định và cơ cấu tổ chức phù hợp với yêu cầu quản lý, tuy nhiên việc thực thi các chính sách kiểm soát nội bộ còn nhiều hạn chế. Việc thiếu đồng bộ trong đào tạo và tuyển dụng dẫn đến năng lực nhân viên không đồng đều, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kiểm soát. So với các nghiên cứu trong lĩnh vực sản xuất, VTTP còn yếu về thiết lập mục tiêu và đánh giá rủi ro, điều này làm giảm khả năng phòng ngừa và xử lý kịp thời các sai phạm.

Việc BGĐ chưa thường xuyên giám sát và nhận báo cáo kiểm soát nội bộ làm giảm vai trò quản lý chiến lược, khiến các sai phạm tiềm ẩn khó được phát hiện sớm. Mặc dù cơ cấu tổ chức rõ ràng, nhưng sự ưu ái trong ủy quyền và phân công công việc theo cảm tính làm giảm tính minh bạch và hiệu quả vận hành. Các dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỷ lệ đồng thuận của nhân viên về từng yếu tố kiểm soát nội bộ, giúp minh họa rõ hơn các điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống hiện tại.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường thực thi chính sách đạo đức và xử lý vi phạm: Ban lãnh đạo cần xây dựng quy định xử phạt cụ thể, nghiêm minh và công khai các hình thức kỷ luật đối với hành vi vi phạm trong chu trình mua hàng – thanh toán. Thời gian thực hiện: trong 6 tháng tới. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc và Phòng Kiểm soát nội bộ.

  2. Xây dựng quy trình tuyển dụng và đào tạo chuyên nghiệp: Công bố rộng rãi thông tin tuyển dụng, xây dựng quy trình tuyển chọn dựa trên năng lực và kỹ năng phù hợp. Tổ chức đào tạo định kỳ cho toàn bộ nhân viên liên quan đến chu trình mua hàng nhằm nâng cao năng lực và nhận thức. Thời gian: 12 tháng. Chủ thể: Phòng Tổ chức Cán bộ – Lao động phối hợp Phòng Kế hoạch.

  3. Thiết lập mục tiêu cụ thể và đánh giá rủi ro định kỳ: Xây dựng mục tiêu chi tiết cho từng bộ phận trong chu trình mua hàng – thanh toán, đồng thời thiết lập quy trình nhận dạng và đánh giá rủi ro thường xuyên. Thời gian: 6 tháng. Chủ thể: Ban Giám đốc phối hợp Phòng Kiểm soát nội bộ.

  4. Tăng cường vai trò giám sát và báo cáo của Ban Giám đốc: Thiết lập hệ thống báo cáo định kỳ (quý hoặc tháng) về tuân thủ quy định và hiệu quả kiểm soát nội bộ, đồng thời tổ chức các cuộc họp đánh giá và chấn chỉnh kịp thời. Thời gian: ngay lập tức và duy trì liên tục. Chủ thể: Ban Giám đốc và Phòng Kiểm soát nội bộ.

  5. Minh bạch trong phân công và ủy quyền: Rà soát và điều chỉnh cơ cấu tổ chức, đảm bảo phân công công việc dựa trên năng lực, tránh ưu ái cá nhân. Ban hành quy định rõ ràng về ủy quyền và giám sát thực hiện. Thời gian: 9 tháng. Chủ thể: Ban Giám đốc và Phòng Tổ chức Cán bộ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp viễn thông: Giúp hiểu rõ tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng – thanh toán, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro tài chính.

  2. Phòng Kiểm soát nội bộ và Kiểm toán nội bộ: Cung cấp cơ sở lý thuyết và thực tiễn để xây dựng, đánh giá và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc thù ngành viễn thông.

  3. Nhà quản lý các phòng ban liên quan đến mua hàng và tài chính: Hỗ trợ nhận diện các sai phạm phổ biến, hiểu rõ vai trò và trách nhiệm trong chu trình, từ đó phối hợp hiệu quả trong kiểm soát nội bộ.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Kế toán, Quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo quý giá về ứng dụng lý thuyết COSO trong thực tiễn doanh nghiệp nhà nước, đặc biệt trong lĩnh vực viễn thông.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống kiểm soát nội bộ COSO là gì?
    COSO là khuôn mẫu kiểm soát nội bộ gồm 5 thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Nó giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm soát hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu hoạt động và tuân thủ.

  2. Tại sao chu trình mua hàng – thanh toán dễ xảy ra sai phạm?
    Chu trình này liên quan đến nhiều bước và nhiều bộ phận, dễ phát sinh gian lận như đặt mua hàng không cần thiết, nhận hàng không đúng chất lượng, thanh toán sai lệch. Việc phân chia trách nhiệm không rõ ràng cũng làm tăng rủi ro.

  3. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ?
    Hiệu quả được đánh giá qua việc hệ thống có phát hiện và ngăn ngừa được sai sót, gian lận, đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và tuân thủ quy định. Các báo cáo kiểm soát nội bộ định kỳ và khảo sát nhân viên là công cụ hữu ích.

  4. Vai trò của Ban Giám đốc trong kiểm soát nội bộ là gì?
    Ban Giám đốc chịu trách nhiệm thiết lập môi trường kiểm soát, giám sát hoạt động, nhận báo cáo và đưa ra quyết định điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ vận hành hiệu quả.

  5. Giải pháp nào giúp nâng cao năng lực nhân viên trong chu trình mua hàng?
    Xây dựng quy trình tuyển dụng rõ ràng, công khai; tổ chức đào tạo định kỳ, cập nhật kiến thức mới; phân công công việc dựa trên năng lực; đồng thời tạo môi trường làm việc khuyến khích sáng tạo và phản hồi tích cực.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa lý thuyết về kiểm soát nội bộ theo COSO và áp dụng vào thực trạng chu trình mua hàng – thanh toán tại VTTP.
  • Thực trạng cho thấy nhiều hạn chế trong môi trường kiểm soát, chính sách nhân sự, giám sát và đánh giá rủi ro.
  • Các sai phạm phổ biến và nguyên nhân được phân tích chi tiết, làm cơ sở đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống.
  • Giải pháp tập trung vào tăng cường thực thi chính sách, đào tạo nhân sự, thiết lập mục tiêu và đánh giá rủi ro, nâng cao vai trò giám sát của Ban Giám đốc.
  • Nghiên cứu có thể được tiếp tục mở rộng để đánh giá hiệu quả sau khi áp dụng các giải pháp, góp phần nâng cao năng lực quản trị và phát triển bền vững của VTTP.

Để nâng cao hiệu quả quản lý chu trình mua hàng – thanh toán, các nhà quản lý và chuyên gia kiểm soát nội bộ nên áp dụng các giải pháp đề xuất và thường xuyên cập nhật, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp và môi trường kinh doanh.