Tổng quan nghiên cứu

Ngành xăng dầu đóng vai trò thiết yếu trong nền kinh tế, đặc biệt trong các lĩnh vực giao thông vận tải, công nghiệp và nông nghiệp. Tại Việt Nam, nhu cầu tiêu thụ xăng dầu ngày càng tăng trong bối cảnh công nghiệp hóa và hội nhập kinh tế quốc tế. Tuy nhiên, ngành này cũng đối mặt với nhiều rủi ro như biến động giá dầu thế giới, cơ chế điều hành giá trong nước và các nguy cơ gian lận, thất thoát tài sản. Công ty cổ phần Dầu khí Mekong, thành lập năm 1998 và hoạt động chủ yếu tại khu vực Đồng bằng sông Cửu Long, là một trong những doanh nghiệp tiêu biểu trong ngành. Với vốn điều lệ 514 tỷ đồng và hệ thống kho bãi, cửa hàng xăng dầu phân bố rộng khắp, công ty đang trong quá trình hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) nhằm nâng cao hiệu quả quản trị và giảm thiểu rủi ro.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào đánh giá thực trạng HTKSNB tại Công ty cổ phần Dầu khí Mekong, xác định nguyên nhân các bất cập và đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống này. Nghiên cứu được thực hiện trong giai đoạn 2016-2019, với dữ liệu thu thập từ báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, khảo sát và phỏng vấn các bộ phận liên quan trong công ty. Việc hoàn thiện HTKSNB không chỉ giúp bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cậy thông tin mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, góp phần quan trọng vào sự phát triển bền vững của công ty trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình kiểm soát nội bộ tiêu chuẩn quốc tế, trong đó nổi bật là khuôn mẫu COSO (Committee of Sponsoring Organizations) với năm thành phần cấu thành: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, giám sát. COSO nhấn mạnh kiểm soát nội bộ là một quá trình liên tục, do con người vận hành nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ pháp luật.

Bên cạnh đó, luận văn áp dụng quan điểm của Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) về HTKSNB, tập trung vào ba yếu tố cấu thành chính: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin (bao gồm hệ thống kế toán) và thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố nội bộ như cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch và bộ máy kiểm soát, cũng như các yếu tố bên ngoài như quy định pháp luật và ảnh hưởng của các cơ quan chức năng. Hệ thống thông tin đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đầy đủ cho việc ra quyết định. Thủ tục kiểm soát là các chính sách, quy trình nhằm ngăn ngừa, phát hiện và xử lý các sai sót, gian lận.

Các khái niệm chính được sử dụng gồm: kiểm soát nội bộ, hệ thống kiểm soát nội bộ, môi trường kiểm soát, thủ tục kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán, đánh giá rủi ro và giám sát.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, quy chế chi tiêu nội bộ và các tài liệu kế toán liên quan trong giai đoạn 2016-2018. Dữ liệu sơ cấp gồm kết quả khảo sát bằng bảng câu hỏi và phỏng vấn sâu với các đối tượng gồm Ban lãnh đạo, Ban kiểm soát, phòng Tài chính Kế toán, phòng Kinh doanh và phòng Tổ chức Hành chính.

Cỡ mẫu phỏng vấn gồm 11 cá nhân có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm từ 6 đến 11 năm, đảm bảo tính đại diện và độ tin cậy. Phương pháp chọn mẫu lý thuyết được áp dụng để khai thác ý kiến chuyên gia, sử dụng bảng câu hỏi bán cấu trúc với câu hỏi mở và đóng nhằm thu thập đa chiều thông tin.

Quy trình nghiên cứu gồm các bước: nghiên cứu tài liệu, thu thập dữ liệu, xử lý và phân tích dữ liệu bằng thống kê mô tả, đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp. Thời gian khảo sát sơ cấp từ tháng 3 đến tháng 6 năm 2019.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng môi trường kiểm soát: Công ty có cơ cấu tổ chức rõ ràng với 5 phòng ban và 10 chi nhánh, tổng số nhân sự 429 người. Môi trường kiểm soát được đánh giá có tính chính trực và giá trị đạo đức tương đối cao, tuy nhiên còn tồn tại hạn chế về sự phân công quyền hạn và trách nhiệm chưa rõ ràng ở một số bộ phận. Khoảng 74% nhân viên được đào tạo bài bản nhưng vẫn còn thiếu sự đồng bộ trong công tác kế hoạch và truyền thông nội bộ.

  2. Hệ thống thông tin kế toán: Hệ thống thông tin kế toán được vận hành trên nền tảng phần mềm hiện đại, hỗ trợ luân chuyển chứng từ và báo cáo kịp thời. Tuy nhiên, khảo sát cho thấy khoảng 30% nhân viên phản ánh thông tin chưa đầy đủ hoặc chậm trễ trong một số trường hợp, ảnh hưởng đến việc ra quyết định quản lý.

  3. Thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát được thiết lập bao gồm phân công phân nhiệm, kiểm soát vật chất, kiểm tra độc lập và rà soát số liệu. Kết quả khảo sát cho thấy 65% các thủ tục được thực hiện đầy đủ, nhưng vẫn còn tồn tại các sai sót do sự lỏng lẻo trong kiểm soát mua hàng và kiểm soát hàng tồn kho, với tỷ lệ sai sót ước tính khoảng 10-15%.

  4. Đánh giá chung về HTKSNB: Hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty có nhiều ưu điểm như sự cam kết của lãnh đạo, hệ thống báo cáo tương đối đầy đủ và bộ máy kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên, các hạn chế về đánh giá rủi ro chưa được thực hiện bài bản, thiếu bộ phận chuyên trách và quy trình đánh giá rủi ro chưa khoa học, dẫn đến việc chưa phát hiện kịp thời các rủi ro tiềm ẩn.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các tồn tại trong HTKSNB là do sự thiếu đồng bộ trong phân công nhiệm vụ và trách nhiệm, cũng như hạn chế trong công tác truyền thông và đào tạo nhân viên. So với các nghiên cứu trong ngành dầu khí và các doanh nghiệp cùng lĩnh vực, kết quả này tương đồng với thực trạng chung về việc chưa chú trọng đầy đủ đến đánh giá rủi ro và giám sát định kỳ.

Việc hệ thống thông tin chưa hoàn toàn đáp ứng yêu cầu kịp thời và chính xác ảnh hưởng đến khả năng quản lý rủi ro và ra quyết định. Các sai sót trong thủ tục kiểm soát mua hàng và hàng tồn kho phản ánh sự cần thiết phải tăng cường kiểm tra độc lập và áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỷ lệ thực hiện các thủ tục kiểm soát, bảng phân tích mức độ hài lòng về hệ thống thông tin và sơ đồ cơ cấu tổ chức thể hiện phân công nhiệm vụ để minh họa rõ hơn các điểm mạnh và hạn chế.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát: Tăng cường phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban, đặc biệt là giữa Ban kiểm soát và các phòng nghiệp vụ. Thiết lập quy trình đào tạo định kỳ nhằm nâng cao nhận thức và năng lực nhân viên về kiểm soát nội bộ. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban Giám đốc và Phòng Tổ chức Hành chính.

  2. Nâng cấp hệ thống thông tin kế toán: Đầu tư nâng cấp phần mềm kế toán, tích hợp hệ thống quản lý kho và mua hàng để đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời. Xây dựng quy trình kiểm tra, rà soát dữ liệu định kỳ. Thời gian thực hiện: 9 tháng; Chủ thể: Phòng Tài chính Kế toán phối hợp với phòng Công nghệ Thông tin.

  3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát: Xây dựng và ban hành các quy trình kiểm soát chặt chẽ hơn đối với mua hàng, bán hàng, công nợ và hàng tồn kho. Áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm và kiểm tra độc lập trong các khâu quan trọng. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban Kiểm soát và Phòng Kế hoạch Đầu tư.

  4. Thiết lập bộ phận đánh giá rủi ro chuyên trách: Thành lập bộ phận hoặc tổ chức chuyên trách đánh giá và quản lý rủi ro, xây dựng quy trình đánh giá rủi ro khoa học, liên tục cập nhật và giám sát các rủi ro tiềm ẩn. Thời gian thực hiện: 12 tháng; Chủ thể: Ban Giám đốc.

Các giải pháp trên nhằm mục tiêu giảm thiểu rủi ro, nâng cao độ tin cậy thông tin và hiệu quả hoạt động, góp phần phát triển bền vững công ty trong vòng 1-2 năm tới.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp ngành dầu khí: Giúp hiểu rõ vai trò và cách thức hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ để nâng cao hiệu quả quản trị và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh.

  2. Phòng Tài chính Kế toán và Kiểm toán nội bộ: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn để xây dựng, vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, đặc biệt trong quản lý tài sản và thông tin kế toán.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Kế toán, Quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo quý giá về phương pháp nghiên cứu, phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp trong lĩnh vực kiểm soát nội bộ doanh nghiệp.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước và các tổ chức kiểm toán: Hỗ trợ đánh giá, giám sát hoạt động kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp, từ đó đề xuất chính sách và hướng dẫn phù hợp.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì và tại sao quan trọng?
    Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các chính sách, thủ tục và hoạt động nhằm bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cậy thông tin và tuân thủ pháp luật. Nó giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động. Ví dụ, tại Công ty cổ phần Dầu khí Mekong, HTKSNB giúp phát hiện kịp thời các sai sót trong quản lý kho và mua hàng.

  2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ gồm những gì?
    Theo COSO và IFAC, hệ thống gồm môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin và thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát tạo nền tảng văn hóa; hệ thống thông tin cung cấp dữ liệu chính xác; thủ tục kiểm soát giúp ngăn ngừa và phát hiện sai phạm.

  3. Phương pháp nghiên cứu nào được sử dụng trong luận văn?
    Luận văn sử dụng phương pháp định tính, kết hợp thu thập dữ liệu thứ cấp từ báo cáo tài chính, kiểm toán và dữ liệu sơ cấp qua khảo sát, phỏng vấn chuyên sâu với các bộ phận liên quan trong công ty.

  4. Những hạn chế chính của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Dầu khí Mekong là gì?
    Hạn chế gồm thiếu bộ phận chuyên trách đánh giá rủi ro, quy trình kiểm soát chưa đồng bộ, thông tin chưa kịp thời và một số thủ tục kiểm soát chưa được thực hiện nghiêm túc, dẫn đến rủi ro gian lận và sai sót.

  5. Giải pháp nào được đề xuất để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ?
    Các giải pháp bao gồm hoàn thiện môi trường kiểm soát, nâng cấp hệ thống thông tin kế toán, xây dựng thủ tục kiểm soát chặt chẽ hơn và thành lập bộ phận đánh giá rủi ro chuyên trách nhằm nâng cao hiệu quả quản trị và giảm thiểu rủi ro.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về HTKSNB, tập trung vào ba yếu tố cấu thành chính: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin và thủ tục kiểm soát.
  • Đánh giá thực trạng tại Công ty cổ phần Dầu khí Mekong cho thấy hệ thống có nhiều ưu điểm nhưng còn tồn tại hạn chế về đánh giá rủi ro và thực thi thủ tục kiểm soát.
  • Các giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện HTKSNB tập trung vào nâng cao năng lực nhân sự, cải tiến hệ thống thông tin, hoàn thiện thủ tục kiểm soát và thiết lập bộ phận đánh giá rủi ro chuyên trách.
  • Nghiên cứu được thực hiện trong giai đoạn 2016-2019, cung cấp cơ sở thực tiễn và lý luận cho việc nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp trong ngành dầu khí.
  • Khuyến nghị các đơn vị trong ngành và nhà quản lý doanh nghiệp áp dụng các giải pháp này để tăng cường kiểm soát nội bộ, giảm thiểu rủi ro và phát triển bền vững.

Hành động tiếp theo là triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 1-2 năm tới, đồng thời tiếp tục nghiên cứu mở rộng phạm vi đánh giá rủi ro và ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát nội bộ.