Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh kinh tế thị trường hiện đại, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả và bền vững của doanh nghiệp. Công ty TNHH HiDay, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và chuyển giao phần mềm công nghệ tại Đồng Nai, đã xây dựng hệ thống KSNB nhằm kiểm soát các rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý. Tuy nhiên, theo khảo sát thực tế từ tháng 1 đến tháng 6 năm 2024, hệ thống này còn tồn tại nhiều hạn chế, chưa bao quát toàn diện các quy trình vận hành sản xuất kinh doanh. Doanh thu của công ty trong giai đoạn 2021-2023 có biến động đáng kể, với mức tăng trưởng 262% năm 2023 so với năm 2022, cho thấy sự phát triển nhanh chóng nhưng cũng đặt ra yêu cầu cấp thiết về hoàn thiện hệ thống kiểm soát để quản lý rủi ro hiệu quả.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty TNHH HiDay, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống. Phạm vi nghiên cứu tập trung tại công ty trong nửa đầu năm 2024, với đối tượng khảo sát gồm Ban giám đốc, trưởng phó phòng và nhân viên các phòng ban, tổng cộng 64 bảng khảo sát hợp lệ. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc giúp công ty giảm thiểu rủi ro, bảo vệ tài sản, đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật, góp phần nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên khung lý thuyết kiểm soát nội bộ theo báo cáo COSO phiên bản 2013 và 2016, trong đó hệ thống KSNB được cấu thành bởi năm yếu tố chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và hoạt động giám sát. COSO 2013 nhấn mạnh 17 nguyên tắc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo sự hữu hiệu, tin cậy và tuân thủ pháp luật. COSO 2016 bổ sung quan điểm quản lý rủi ro doanh nghiệp, liên kết chặt chẽ giữa chiến lược và hiệu suất, giúp doanh nghiệp thích ứng với các rủi ro mới và hiện tại.

Ngoài ra, luận văn còn vận dụng lý thuyết đại diện để phân tích mối quan hệ giữa chủ sở hữu và người quản lý trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát, cũng như lý thuyết hành vi tổ chức để hiểu tác động của văn hóa doanh nghiệp và hành vi con người đến hiệu quả kiểm soát nội bộ. Các khái niệm chính bao gồm: tính chính trực và giá trị đạo đức, phân tích rủi ro, phân chia trách nhiệm, kiểm soát quy trình và giám sát định kỳ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp định lượng. Dữ liệu thu thập từ 64 bảng khảo sát được gửi đến Ban giám đốc, trưởng phó phòng và nhân viên các phòng ban của Công ty TNHH HiDay, với 71 câu hỏi phân bổ theo năm yếu tố cấu thành hệ thống KSNB. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu toàn bộ các thành viên liên quan trong công ty nhằm đảm bảo tính đại diện và khách quan.

Phân tích dữ liệu sử dụng phương pháp thống kê mô tả để đánh giá thực trạng từng thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ngoài ra, tác giả tiến hành quan sát thực tế các quy trình, hệ thống văn bản, tổ chức và vận hành KSNB tại công ty. Thời gian nghiên cứu kéo dài từ tháng 1 đến tháng 6 năm 2024, đảm bảo thu thập dữ liệu đầy đủ và cập nhật.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát: 100% người khảo sát xác nhận công ty đã xây dựng các quy tắc đạo đức và thiết lập mục tiêu tuân thủ pháp luật. Ban lãnh đạo thể hiện tính chính trực trong công việc. Tuy nhiên, chỉ có 68,75% nhân viên hài lòng về sự minh bạch thông tin, còn 31,25% không đồng thuận, cho thấy cần cải thiện truyền thông nội bộ.

  2. Đánh giá rủi ro: Công ty đã xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến mục tiêu hoạt động, tuy nhiên việc đánh giá rủi ro gian lận và thay đổi môi trường kinh doanh chưa được thực hiện thường xuyên và toàn diện. Khoảng 75% ý kiến cho rằng công tác nhận diện rủi ro còn hạn chế.

  3. Hoạt động kiểm soát: Phân chia trách nhiệm được thực hiện rõ ràng, với 85% đồng thuận về việc tách biệt chức năng bảo quản tài sản và kế toán. Kiểm soát chứng từ và phê duyệt nghiệp vụ được duy trì nghiêm túc. Tuy nhiên, kiểm soát vật chất và kiểm tra độc lập chưa đạt hiệu quả tối ưu, chỉ khoảng 70% ý kiến đánh giá tích cực.

  4. Thông tin và truyền thông: Việc thu thập và truyền đạt thông tin nội bộ được thực hiện nhưng chưa đồng bộ và kịp thời, ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định nhanh chóng. Khoảng 65% nhân viên cho rằng thông tin chưa được cập nhật đầy đủ và minh bạch.

  5. Hoạt động giám sát: Giám sát thường xuyên được thực hiện bởi các nhà quản lý, nhưng giám sát định kỳ qua kiểm toán nội bộ hoặc độc lập còn hạn chế, chỉ đạt khoảng 60% mức độ hài lòng. Việc phát hiện và xử lý khiếm khuyết kiểm soát chưa kịp thời.

Thảo luận kết quả

Kết quả khảo sát phản ánh môi trường kiểm soát tại Công ty TNHH HiDay tương đối vững chắc với sự cam kết của Ban giám đốc về đạo đức và tuân thủ pháp luật, phù hợp với nguyên tắc 1 và 2 của COSO 2013. Tuy nhiên, sự không đồng thuận về minh bạch thông tin và truyền thông nội bộ cho thấy cần cải thiện kênh thông tin để nâng cao sự tin tưởng và phối hợp giữa các phòng ban.

Việc đánh giá rủi ro chưa toàn diện có thể do thiếu nguồn lực chuyên môn hoặc chưa có quy trình đánh giá rủi ro định kỳ, điều này tương tự với các nghiên cứu trong ngành cho thấy nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa gặp khó khăn trong việc nhận diện và quản lý rủi ro phức tạp. Hoạt động kiểm soát dù được phân chia rõ ràng nhưng kiểm soát vật chất và kiểm tra độc lập chưa đạt hiệu quả cao, có thể do hạn chế về nhân sự hoặc công nghệ hỗ trợ.

Thông tin và truyền thông chưa đồng bộ ảnh hưởng đến khả năng phản ứng nhanh với biến động thị trường, điều này cũng được ghi nhận trong các nghiên cứu về kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp công nghệ. Hoạt động giám sát định kỳ còn yếu kém làm giảm khả năng phát hiện sớm các sai phạm và rủi ro, cần tăng cường kiểm toán nội bộ và báo cáo kịp thời cho Ban giám đốc.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ đồng thuận của nhân viên về từng yếu tố KSNB, bảng so sánh mức độ hài lòng giữa các phòng ban, và biểu đồ đường thể hiện xu hướng doanh thu giai đoạn 2021-2023 để minh họa tác động của hệ thống kiểm soát đến hiệu quả kinh doanh.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường minh bạch và truyền thông nội bộ: Thiết lập kênh thông tin chính thức, cập nhật thường xuyên các chính sách, quy trình và kết quả hoạt động kiểm soát. Mục tiêu nâng tỷ lệ hài lòng về minh bạch thông tin lên trên 90% trong vòng 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Hành chính - Nhân sự phối hợp với Ban giám đốc.

  2. Xây dựng quy trình đánh giá rủi ro định kỳ: Áp dụng công cụ phân tích rủi ro theo chuẩn COSO 2013, tổ chức đánh giá rủi ro hàng quý để nhận diện và xử lý kịp thời các rủi ro mới. Mục tiêu giảm thiểu rủi ro không kiểm soát được xuống dưới 5% trong năm đầu tiên. Chủ thể thực hiện: Phòng Kiểm soát nội bộ và Ban quản lý dự án.

  3. Nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát vật chất và kiểm tra độc lập: Tăng cường kiểm kê tài sản định kỳ, phân công rõ ràng trách nhiệm kiểm tra độc lập, sử dụng phần mềm quản lý tài sản để giảm thiểu sai sót. Mục tiêu đạt 95% tuân thủ kiểm kê trong 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Kế toán và Phòng Kiểm toán nội bộ.

  4. Tăng cường giám sát định kỳ và báo cáo kịp thời: Thiết lập lịch trình kiểm toán nội bộ định kỳ, báo cáo kết quả giám sát cho Ban giám đốc và Hội đồng quản trị để xử lý khiếm khuyết nhanh chóng. Mục tiêu hoàn thành ít nhất 4 cuộc kiểm toán nội bộ mỗi năm. Chủ thể thực hiện: Phòng Kiểm toán nội bộ và Ban giám đốc.

  5. Đào tạo nâng cao nhận thức và năng lực nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo về kiểm soát nội bộ, đạo đức nghề nghiệp và quản lý rủi ro cho toàn bộ nhân viên, đặc biệt là quản lý cấp trung. Mục tiêu 100% nhân viên tham gia đào tạo trong năm 2024. Chủ thể thực hiện: Phòng Đào tạo và Phát triển nguồn nhân lực.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban giám đốc và quản lý cấp cao doanh nghiệp: Nhận thức sâu sắc về vai trò và tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản trị doanh nghiệp, từ đó xây dựng chiến lược quản lý rủi ro hiệu quả.

  2. Phòng Kiểm soát nội bộ và Kiểm toán nội bộ: Áp dụng các phương pháp đánh giá và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ theo chuẩn COSO, nâng cao hiệu quả giám sát và kiểm tra.

  3. Nhân viên phòng Kế toán và Tài chính: Hiểu rõ các quy trình kiểm soát nội bộ liên quan đến nghiệp vụ kế toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch của báo cáo tài chính.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Kế toán, Quản trị doanh nghiệp: Tham khảo mô hình nghiên cứu thực tiễn, phương pháp khảo sát và phân tích dữ liệu trong lĩnh vực kiểm soát nội bộ doanh nghiệp công nghệ.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì và tại sao quan trọng?
    Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các chính sách, quy trình và hoạt động nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính chính xác và tuân thủ pháp luật. Ví dụ, tại Công ty TNHH HiDay, hệ thống này giúp giảm thiểu rủi ro gian lận và thất thoát tài sản.

  2. COSO 2013 và COSO 2016 khác nhau như thế nào?
    COSO 2013 tập trung vào thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ với 17 nguyên tắc cụ thể, trong khi COSO 2016 bổ sung quản lý rủi ro doanh nghiệp, liên kết chiến lược và hiệu suất, giúp doanh nghiệp thích ứng với rủi ro mới. Công ty TNHH HiDay áp dụng COSO 2013 để đánh giá hiệu quả kiểm soát.

  3. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ?
    Hiệu quả được đánh giá qua việc hệ thống có giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu hoạt động, báo cáo tài chính tin cậy và tuân thủ pháp luật không. Tại HiDay, khảo sát nhân viên và phân tích số liệu thực tế là phương pháp chính để đánh giá.

  4. Những hạn chế phổ biến của hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?
    Hạn chế bao gồm sai sót do con người, sự thông đồng, lạm quyền của nhà quản lý và chi phí kiểm soát vượt quá lợi ích. Ví dụ, tại HiDay, kiểm soát vật chất và giám sát định kỳ còn yếu kém do hạn chế về nhân sự và công nghệ.

  5. Giải pháp nào giúp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ?
    Các giải pháp gồm tăng cường minh bạch thông tin, xây dựng quy trình đánh giá rủi ro định kỳ, nâng cao kiểm soát vật chất, tăng cường giám sát định kỳ và đào tạo nhân viên. HiDay đã áp dụng các giải pháp này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ theo chuẩn COSO 2013 và 2016, làm nền tảng cho đánh giá thực trạng tại Công ty TNHH HiDay.
  • Thực trạng cho thấy công ty đã xây dựng môi trường kiểm soát tốt nhưng còn tồn tại hạn chế trong đánh giá rủi ro, kiểm soát vật chất, truyền thông và giám sát định kỳ.
  • Các giải pháp đề xuất tập trung vào cải thiện minh bạch thông tin, quy trình đánh giá rủi ro, kiểm soát vật chất, giám sát và đào tạo nhân viên nhằm nâng cao hiệu quả hệ thống.
  • Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn quan trọng giúp HiDay giảm thiểu rủi ro, bảo vệ tài sản và nâng cao uy tín trên thị trường công nghệ.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất, theo dõi đánh giá hiệu quả và điều chỉnh phù hợp trong vòng 12 tháng tới.

Hành động ngay hôm nay để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, bảo vệ doanh nghiệp và phát triển bền vững!