Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu ngày càng gay gắt và những biến động kinh tế phức tạp, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trở thành yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp nhằm giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả hoạt động và bảo vệ tài sản. Công ty Cổ phần Fiditour, một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực du lịch với doanh thu hàng năm trên 300 tỷ đồng và phục vụ khoảng 100.000 khách mỗi năm, cũng không tránh khỏi những khó khăn do suy giảm lượng khách và chi phí tăng cao. Thực trạng hệ thống KSNB tại Fiditour còn nhiều hạn chế, chưa phát huy được tính hữu hiệu, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và quản trị rủi ro.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là phân tích thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty CP Fiditour dựa trên khung lý thuyết COSO 1992, xác định những điểm yếu, nguyên nhân và đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ. Nghiên cứu tập trung khảo sát tại văn phòng chính và các đơn vị thành viên của công ty trong giai đoạn từ năm 2013 đến 2015, với đối tượng khảo sát là Ban Tổng Giám đốc, các trưởng, phó phòng và nhân viên có liên quan.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc giúp Fiditour nâng cao năng lực quản trị, giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh du lịch vốn có nhiều đặc thù như sự phụ thuộc vào nguồn nhân lực, đối tác đa dạng và các yếu tố bên ngoài khó kiểm soát. Kết quả nghiên cứu cũng góp phần bổ sung thực tiễn về kiểm soát nội bộ trong ngành du lịch tại Việt Nam, hỗ trợ các doanh nghiệp tương tự trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát hiệu quả.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên khung lý thuyết kiểm soát nội bộ của báo cáo COSO 1992, được xem là chuẩn mực quốc tế trong thiết kế và đánh giá hệ thống KSNB. Theo COSO, hệ thống KSNB bao gồm năm thành phần cấu thành chính:

  • Môi trường kiểm soát: Bao gồm các yếu tố như tính trung thực, giá trị đạo đức, năng lực nhân sự, cơ cấu tổ chức, phân chia quyền hạn và chính sách nhân sự.
  • Đánh giá rủi ro: Quá trình nhận diện, phân tích và quản lý các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu của doanh nghiệp.
  • Hoạt động kiểm soát: Các chính sách và thủ tục nhằm giảm thiểu rủi ro và đảm bảo thực hiện các chỉ thị quản lý.
  • Thông tin và truyền thông: Hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin cần thiết cho việc kiểm soát.
  • Giám sát: Quá trình đánh giá liên tục và định kỳ để đảm bảo hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả.

Ngoài ra, luận văn còn tham khảo báo cáo COSO 2013 để cập nhật các nguyên tắc mới về quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ trong môi trường kinh doanh hiện đại. Các khái niệm chuyên ngành như “rủi ro chấp nhận được”, “hoạt động kiểm soát chung về công nghệ thông tin” và “giám sát định kỳ” cũng được áp dụng để phân tích thực trạng.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng kết hợp phân tích, tổng hợp và thống kê mô tả. Dữ liệu thu thập gồm:

  • Dữ liệu sơ cấp: Thu thập qua bảng câu hỏi khảo sát gửi đến 20 cán bộ quản lý và nhân viên chủ chốt tại văn phòng chính và các đơn vị thành viên của Fiditour. Tỷ lệ phản hồi đạt 100%. Ngoài ra, phỏng vấn sâu các nhà quản lý để làm rõ các vấn đề liên quan.
  • Dữ liệu thứ cấp: Thu thập từ các quy định, quy trình, chính sách nội bộ của công ty liên quan đến kiểm soát nội bộ, bao gồm quy chế đạo đức, quy trình luân chuyển chứng từ, quy trình hợp đồng, quy trình bán tour, quy trình thanh toán, và bảng mô tả công việc.

Phân tích dữ liệu sử dụng phương pháp thống kê mô tả để đánh giá mức độ đồng thuận về các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB, đồng thời so sánh với các tiêu chuẩn COSO để xác định điểm mạnh, điểm yếu và nguyên nhân. Timeline nghiên cứu kéo dài từ tháng 6/2014 đến tháng 11/2014, bao gồm thu thập dữ liệu, phân tích và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát:

    • 85% người được khảo sát đồng ý hoặc hoàn toàn đồng ý rằng công ty có ban hành văn bản quy định về tính trung thực và giá trị đạo đức, tuy nhiên vẫn còn 10% không đồng ý, cho thấy việc phổ biến chưa đồng đều.
    • 90% đồng ý nhà quản lý thực thi tính chính trực trong lời nói và việc làm, tạo gương mẫu cho nhân viên.
    • 80% đồng ý công ty có bảng mô tả công việc rõ ràng, nhưng chỉ 40% đồng ý công ty sa thải nhân viên không đủ năng lực, đặc biệt là người thân của Ban Tổng Giám đốc, phản ánh hạn chế trong chính sách nhân sự.

  2. Đánh giá rủi ro:

    • Công ty chưa có quy trình đánh giá rủi ro chính thức và toàn diện, đặc biệt chưa đánh giá đầy đủ các rủi ro đặc thù ngành du lịch như thiên tai, dịch bệnh, và biến động chính trị.
    • 60% người khảo sát cho rằng công ty chưa nhận diện đầy đủ các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động kinh doanh.

  3. Hoạt động kiểm soát:

    • Các chính sách và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhưng chưa đồng bộ và thiếu sự giám sát chặt chẽ.
    • 50% ý kiến cho rằng nguyên tắc ủy quyền chưa được thực hiện nghiêm ngặt, dẫn đến rủi ro trong quản lý và vận hành.

  4. Thông tin và truyền thông:

    • 90% đồng ý công ty có hệ thống thông tin nội bộ hỗ trợ công tác kiểm soát, nhưng việc truyền thông thông tin chưa kịp thời và đầy đủ đến tất cả các bộ phận.
    • Việc truyền thông giữa các phòng ban còn hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả phối hợp.

  5. Giám sát:

    • Công ty thực hiện giám sát thường xuyên nhưng giám sát định kỳ còn yếu, chưa có đánh giá độc lập và khách quan về hệ thống KSNB.
    • 70% ý kiến cho rằng việc báo cáo các khiếm khuyết của hệ thống chưa được thực hiện kịp thời.

Thảo luận kết quả

Kết quả khảo sát cho thấy môi trường kiểm soát tại Fiditour tương đối tốt về mặt đạo đức và cam kết của nhà quản lý, phù hợp với đặc điểm ngành du lịch đòi hỏi sự tận tâm và trung thực cao. Tuy nhiên, hạn chế trong chính sách nhân sự như việc sa thải nhân viên không đủ năng lực còn hạn chế, ảnh hưởng đến chất lượng nguồn nhân lực và hiệu quả kiểm soát.

Việc thiếu quy trình đánh giá rủi ro toàn diện là điểm yếu lớn, đặc biệt trong ngành du lịch chịu ảnh hưởng mạnh từ các yếu tố bên ngoài như thiên tai, dịch bệnh và biến động kinh tế. Điều này làm giảm khả năng dự báo và phòng ngừa rủi ro, dẫn đến tổn thất tiềm ẩn.

Hoạt động kiểm soát chưa được thực hiện nghiêm ngặt, đặc biệt là nguyên tắc ủy quyền chưa được tuân thủ chặt chẽ, tạo ra nguy cơ sai phạm và gian lận. Thông tin và truyền thông chưa hiệu quả làm giảm khả năng phối hợp và phản ứng kịp thời với các vấn đề phát sinh.

Giám sát định kỳ yếu kém khiến các khiếm khuyết trong hệ thống không được phát hiện và xử lý kịp thời, làm giảm tính hữu hiệu của hệ thống KSNB. So sánh với các nghiên cứu trong ngành du lịch cho thấy những hạn chế này là phổ biến, nhưng Fiditour có lợi thế về môi trường kiểm soát đạo đức và sự cam kết của lãnh đạo.

Dữ liệu có thể được trình bày qua các bảng thống kê tỷ lệ đồng thuận về từng yếu tố KSNB và biểu đồ so sánh mức độ thực hiện giữa các bộ phận, giúp minh họa rõ ràng các điểm mạnh và điểm yếu.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro toàn diện

    • Thiết lập quy trình nhận diện, phân tích và quản lý rủi ro đặc thù ngành du lịch, bao gồm rủi ro thiên tai, dịch bệnh, biến động chính trị.
    • Mục tiêu giảm thiểu rủi ro không kiểm soát được xuống mức chấp nhận được trong vòng 12 tháng.
    • Chủ thể thực hiện: Ban Tổng Giám đốc phối hợp phòng Kế hoạch và Phòng Quản lý chất lượng.

  2. Tăng cường chính sách nhân sự và đào tạo nâng cao năng lực

    • Áp dụng chính sách tuyển dụng và sa thải minh bạch, công bằng, đặc biệt xử lý nghiêm các trường hợp không đủ năng lực dù là người thân của lãnh đạo.
    • Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ về kỹ năng chuyên môn và ý thức kiểm soát nội bộ cho nhân viên.
    • Mục tiêu nâng tỷ lệ nhân viên phù hợp vị trí lên trên 90% trong 18 tháng.
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Hành chính - Nhân sự phối hợp Ban Tổng Giám đốc.

  3. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát và ủy quyền

    • Rà soát, cập nhật và chuẩn hóa các chính sách, thủ tục kiểm soát nội bộ, đảm bảo nguyên tắc ủy quyền được thực hiện nghiêm ngặt.
    • Thiết lập hệ thống kiểm soát chéo giữa các phòng ban để giảm thiểu rủi ro gian lận.
    • Mục tiêu đạt 100% thủ tục kiểm soát được tuân thủ trong 12 tháng.
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Tài chính - Kế toán phối hợp Phòng Kiểm soát nội bộ.

  4. Nâng cao hiệu quả thông tin và truyền thông nội bộ

    • Xây dựng kênh truyền thông nội bộ hiệu quả, đảm bảo thông tin kiểm soát được truyền đạt kịp thời và đầy đủ đến mọi bộ phận.
    • Tổ chức các buổi họp định kỳ để trao đổi thông tin và phản hồi về hoạt động kiểm soát.
    • Mục tiêu cải thiện mức độ hài lòng về truyền thông nội bộ lên trên 85% trong 6 tháng.
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Quan hệ công chúng phối hợp Ban Tổng Giám đốc.

  5. Tăng cường giám sát định kỳ và độc lập

    • Thiết lập bộ phận giám sát nội bộ độc lập hoặc thuê đơn vị kiểm toán bên ngoài thực hiện đánh giá định kỳ hệ thống KSNB.
    • Báo cáo kịp thời các khiếm khuyết và đề xuất biện pháp khắc phục cho Ban Tổng Giám đốc và Hội đồng quản trị.
    • Mục tiêu thực hiện giám sát định kỳ ít nhất 2 lần/năm.
    • Chủ thể thực hiện: Ban Kiểm soát phối hợp Phòng Kiểm toán nội bộ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp du lịch

    • Lợi ích: Hiểu rõ tầm quan trọng và cách thức xây dựng hệ thống KSNB phù hợp với đặc thù ngành du lịch, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị và giảm thiểu rủi ro.
    • Use case: Áp dụng các giải pháp đề xuất để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp mình.

  2. Chuyên gia kiểm toán và tư vấn quản trị

    • Lợi ích: Có cơ sở thực tiễn để tư vấn, đánh giá và thiết kế hệ thống KSNB cho các doanh nghiệp du lịch, đặc biệt trong bối cảnh thị trường Việt Nam.
    • Use case: Sử dụng kết quả nghiên cứu để xây dựng các chương trình kiểm toán nội bộ và tư vấn cải tiến.

  3. Giảng viên và sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán, Quản trị kinh doanh

    • Lợi ích: Nắm bắt kiến thức chuyên sâu về kiểm soát nội bộ trong ngành du lịch, đồng thời có tài liệu tham khảo thực tiễn phong phú.
    • Use case: Sử dụng luận văn làm tài liệu học tập, nghiên cứu và tham khảo trong các khóa học chuyên ngành.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước và hiệp hội ngành du lịch

    • Lợi ích: Hiểu rõ thực trạng và các khó khăn trong kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp du lịch, từ đó xây dựng chính sách hỗ trợ và hướng dẫn phù hợp.
    • Use case: Phát triển các chương trình đào tạo, hướng dẫn và kiểm tra tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngành.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ là gì và tại sao quan trọng đối với doanh nghiệp du lịch?
    Kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách, thủ tục và hoạt động nhằm đảm bảo doanh nghiệp đạt được mục tiêu về hiệu quả hoạt động, tính chính xác báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật. Trong ngành du lịch, kiểm soát nội bộ giúp giảm thiểu rủi ro từ các yếu tố bên ngoài và nội bộ, bảo vệ tài sản và nâng cao chất lượng dịch vụ.

  2. Khung lý thuyết COSO có điểm gì nổi bật trong nghiên cứu này?
    COSO cung cấp mô hình toàn diện với năm thành phần cấu thành hệ thống KSNB, giúp doanh nghiệp đánh giá và thiết kế hệ thống kiểm soát phù hợp. Luận văn áp dụng COSO 1992 làm nền tảng, đồng thời tham khảo COSO 2013 để cập nhật các nguyên tắc quản trị rủi ro hiện đại.

  3. Phương pháp khảo sát được sử dụng như thế nào trong nghiên cứu?
    Nghiên cứu sử dụng bảng câu hỏi khảo sát gửi đến 20 cán bộ quản lý và nhân viên chủ chốt, kết hợp phỏng vấn sâu và thu thập tài liệu nội bộ. Phương pháp thống kê mô tả được dùng để phân tích dữ liệu, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB.

  4. Những hạn chế chính của hệ thống KSNB tại Fiditour là gì?
    Hạn chế gồm thiếu quy trình đánh giá rủi ro toàn diện, hoạt động kiểm soát chưa nghiêm ngặt, truyền thông nội bộ chưa hiệu quả và giám sát định kỳ yếu kém. Ngoài ra, chính sách nhân sự còn chưa minh bạch, ảnh hưởng đến chất lượng nguồn nhân lực.

  5. Giải pháp nào được đề xuất để hoàn thiện hệ thống KSNB?
    Giải pháp bao gồm xây dựng quy trình đánh giá rủi ro, tăng cường chính sách nhân sự và đào tạo, hoàn thiện hoạt động kiểm soát và ủy quyền, nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ, và tăng cường giám sát định kỳ độc lập. Các giải pháp này nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh.

Kết luận

  • Luận văn đã phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty CP Fiditour dựa trên khung lý thuyết COSO, xác định các điểm mạnh và hạn chế cụ thể.
  • Môi trường kiểm soát tại Fiditour tương đối tốt về mặt đạo đức và cam kết lãnh đạo, nhưng còn hạn chế trong chính sách nhân sự và hoạt động kiểm soát.
  • Công ty chưa có quy trình đánh giá rủi ro toàn diện và giám sát định kỳ còn yếu, ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị rủi ro.
  • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tập trung vào đánh giá rủi ro, chính sách nhân sự, hoạt động kiểm soát, truyền thông và giám sát.
  • Nghiên cứu có thể được áp dụng trong vòng 12-18 tháng tới để nâng cao hiệu quả quản trị tại Fiditour và các doanh nghiệp du lịch tương tự.

Call to action: Các nhà quản lý và chuyên gia trong ngành du lịch nên áp dụng các giải pháp đề xuất để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững doanh nghiệp.