CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về kiểm soát nội bộ 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ Nền kinh tế của các quốc gia phát triển mạnh mẽ, số lượng các công ty ngày càng tăng nhanh. Cùng với sự phát triển kinh tế, các vụ gian lận cũng ngày càng tăng với quy mô ngày càng lớn, gây ra tổn thất cho các doanh nghiệp và nền kinh tế. Điều này làm các nhà quản lý phải đặt sự quan tâm đến việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, vì nó đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý và phát triển doanh nghiệp.
Thuật ngữ kiểm soát nội bộ bắt đầu xuất hiện và được phát triển qua từng giai đoạn như sau: Giai đoạn sơ khai Do nhu cầu phát triển ngày càng cao, các công ty cần có vốn và tăng cường nhu cầu quản lý vốn và liên tục kiểm tra thông tin sử dụng vốn. Mục tiêu ban đầu của kiểm soát nội bộ và kiểm toán tiền và thuật ngữ “kiểm soát nội bộ” bắt đầu xuất hiện từ giai đoạn này. Năm 1929, thuật ngữ “Kiểm soát nội bộ” lần đầu tiên được nhắc đến bởi Cục dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin), chính thức thừa nhận vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Từ đó kiểm soát nội bộ được định nghĩa là công cụ bảo vệ tiền và các tài sản khác, đồng thời thúc đẩy tăng hiệu quả hoạt động.
Đây là cơ sở lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên. Năm 1936, hiệp hội kiểm toán viên công chức Hoa Kỳ (AICPA) đã đưa ra định nghĩa về kiểm soát nội bộ: “Kiểm soát nội bộ là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách”. Giai đoạn hình thành Năm 1949, AICPA công bố công trình nghiên cứu đầu tiên về kiểm soát nội bộ là: “Kiểm soát nội bộ, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập”. ` 9 Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) đã ban hành thủ tục kiểm toán 29 (SAP 29): “Phạm vi xem xét kiểm soát nội bộ của kiểm toán viên”, lần đầu tiên phân biệt kiểm soát nội bộ về kế toán và kiểm soát nội bộ về quản lý.
Năm 1962, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) ban hành SAP 33, trong đó giới hạn nghiên cứu kiểm soát nội bộ về kế toán nhưng không bị buộc đánh giá kiểm soát nội bộ về quản lý. Năm 1972, CAP ban hành SAP 54, “Tìm hiểu và đánh giá kiểm soát nội bộ” trong đó nghiên cứu kiểm soát nội bộ về kế toán, đưa ra bốn thủ tục kiểm soát kế toán, cụ thể đó là phê chuẩn, ghi nhận đúng đắn, hạn chế tiếp vận tài sản và kiểm kê. Năm 1973, CAP ban hành chuẩn mực kiểm toán SAS 1. Trong suốt giai đoạn hình thành, khái niệm kiểm soát nội bộ đã liên tục mở rộng vượt ra khỏi thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán.
Trước báo cáo COSO (1992), kiểm soát nội bộ vẫn chỉ dừng lại như là công cụ để phục vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán báo cáo tài chính. Giai đoạn phát triển Trong những năm từ 1970 - 1980, nền kinh tế của Hoa Kỳ và nhiều quốc gia khác tăng trưởng nhanh chóng. Bên cạnh đó, do các trường hợp gian lận trong doanh nghiệp ngày càng gia tăng thúc đẩy xã hội bắt đầu chú ý hơn đến hệ thống kiểm soát nội bộ. Năm 1977, luật về chống hối lộ nước ngoài được ban hành sau một vụ bê bối chính trị trong nền chính trị Mỹ - vụ bê bối Watergate (1973).
Năm 1979, SEC yêu cầu các công ty phải báo cáo về kiểm soát nội bộ đối với hoạt động kế toán nội bộ ở công ty mình. Vì vậy, cần có các tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Điều này dẫn đến việc thành lập Ủy ban COSO (1975). Đây là Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về phòng chống gian lận trong báo cáo tài chính (thường được gọi là Ủy ban Treedway) và được thành lập dưới sự bảo trợ của 5 tổ chức: Hiệp Hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ (AAA – American Accounting Association), Hiệp hội quản trị viên tài chính (FEI – Financial Executive Institute), Hiệp hội kế toán viên quản trị ( IMA – Institute of Management Accountants), Hiệp hội kế toán viên nội bộ (IIA – Institute of Interal Auditors).
` 10 Năm 1992, Ủy ban COSO đã công bố ban hành Báo cáo 1992. Đây là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu và định nghĩa về kiểm soát nội bộ đầy đủ và một cách có hệ thống. Điểm nổi bật của báo cáo COSO 1992 là một tầm nhìn quản lý toàn diện trong đó kiểm soát nội bộ không chỉ còn là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà được mở rộng sang các phương diện hoạt động và tuân thủ. Luật về chống hối lộ nước ngoài (Foreign Corrupt practices act) được ban hành vào năm 1977 sau vụ bê bối Watergate (1973).
Năm 1979, SEC yêu cầu các công ty báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công tác kế toán của công ty. Năm 1985, Ủy ban COSO được thành lập, COSO đã chính thức sử dụng thuật ngữ “kiểm soát nội bộ” thay vì “kiểm soát nội bộ về kế toán”. AICPA không sử dụng các thuật ngữ kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý.1988 "Xem xét kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính" đưa ra ba yếu tố của kiểm soát nội bộ là môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. Giai đoạn hiện đại Sau Báo cáo COSO 1992, nhiều nghiên cứu nhấn mạnh về kiểm soát nội bộ ra nhiều trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Năm 1996 COBIT do ISACA ban hành. COBIT tập trung đến các biện pháp kiểm soát trong môi trường tin học bao gồm các việc lập kế hoạch, tổ chức, mua hàng, triển khai, phân phối, hỗ trợ và giám sát. Năm 1998, báo cáo Basel của Ủy ban Basel ban hành về giám sát ngân hàng. Năm 2001, Ủy ban Các tổ chức bảo trợ (COSO) của Ủy ban Treadway đã ủy quyền cho Pricewaterhouse Coopers phát triển một phương pháp tiếp cận hiệu quả để xác định, đánh giá và quản lý rủi ro.
Dự án kết thúc vào năm 2004 với sự ra đời của mô hình hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp – ERM. Năm 2006, COSO nghiên cứu và ban hành hướng dẫn “Kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính – Hướng dẫn cho các công ty nhỏ”. Năm 2009, COSO đã phát hành một bản cập nhật Hướng dẫn giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ, nhấn mạnh vai trò quan trọng của việc giám sát trong việc bảo đảm rằng hệ thống kiểm soát nội bộ của một tổ chức hoạt động hiệu quả. ` 11 Năm 2013, COSO đã phát hành khuôn mẫu kiểm soát nội bộ phiên bản 2013.
Trong đó cập nhật sự thay đổi nội dung theo các mục tiêu, phản ánh sự thay đổi trong môi trường hoạt động và kinh doanh. Phiên bản 2013 tập trung vào việc cung cấp phương pháp toàn diện để doanh nghiệp có thể đánh giá và cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của mình.2 Khái niệm kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ theo báo cáo COSO 2013 Định nghĩa Báo cáo COSO 2013 đã định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình ảnh hưởng bởi Ban tổng giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức được thiết lập nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ với các luật và quy định liên quan”. (COSO - Internal Control - Integrated Framework 2013) COSO 2013 cung cấp ba loại mục tiêu, cho phép các tổ chức tập trung vào các khía cạnh của kiểm soát nội bộ khác nhau: - Mục tiêu hoạt động: Đề cập đến sự hiệu quả và hữu hiệu của các hoạt động trong đó bao gồm mục tiêu về hoạt động và tài chính đồng thời đảm bảo tài sản không bị mất mát. - Mục tiêu báo cáo: Đề cập đến những báo cáo tài chính và phi tài chính ra bên ngoài và trong nội bộ bao gồm độ tin cậy, kịp thời, minh bạch hoặc các điều khác được quy định bởi các cơ quan quản lý về pháp luật, quy định và chính sách của tổ chức.
- Mục tiêu tuân thủ: Đề cập đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định chi phối các hoạt động của tổ chức. Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Kiểm soát nội bộ là một quá trình Các hoạt động của đơn vị được thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần kiểm soát các hoạt động của mình, kiểm soát nội bộ là quá trình này.
` 12 Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, gắn bó và xuyên suốt mọi hoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức. Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu khi nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức. Con người Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người, đó là Hội đồng quản trị, Ban tổng giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. Kiểm soát nội bộ là một công cụ giúp nhà quản trị quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn.
Nói cách khác, nó được thực hiện bởi những con người trong tổ chức, bởi suy nghĩ và hành động của họ. Chính họ sẽ vạch ra mục tiêu, đưa ra biện pháp kiểm soát và vận hành chúng. Tuy nhiên, không phải lúc nào con người cũng hiểu rõ, trao đổi và hành động một cách nhất quán. Mỗi thành viên tham gia vào tổ chức với khả năng, kiến thức, kinh nghiệm và nhu cầu khác nhau.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể hữu hiệu khi từng thành viên trong tổ chức hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình.