CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CHẤT LƯỢNG, QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 1.1 Cơ sở lý luận về quản lý chất lượng 1.1 Cơ sở lý luận về quản lý 1.1 Quản lý là gì? Từ khi xã hội loài người được hình thành, hoạt động tổ chức, quản lý đã được quan tâm. Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công lao động nhằm đạt được hiệu quả cao hơn. Đó là hoạt động giúp cho người đứng đầu tổ chức phối hợp sự nổ lực của các thành viên trong nhóm, trong cộng đồng nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Quản lý – tên thuật ngữ tiếng Anh là Management đặc trưng cho quá trình điều khiển và dẫn hướng tất cả các bộ phận của một tổ chức, thường là tổ chức kinh tế, thông qua việc thành lập và thay đổi các nguồn tài nguyên (nhân lực, tài chính, vật tư, trí thực và giá trị vô hình).
Trong nghiên cứu khoa học, có rất nhiều quan niệm về quản lý theo những cách tiếp cận khác nhau. Chính vì sự đa dạng về cách tiếp cận, dẫn đến sự phong phú về quan niệm. Sau đây là một số khái niệm thường gặp: Đầu thế kỷ 20 nhà văn quản lý Mary Parker Follett định nghĩa quản lý là "nghệ thuật khiến công việc được làm bởi người khác". Theo tác giả Nguyễn Ngọc Quang: “Quản lý là tác động có mục đích, có kế hoạch của chủ thể quản lý đến tập thể của những người lao động (nói chung là khách thể quản lý ) nhằm thực hiện được những mục tiêu dự tính”.
Theo tác giả Đặng Quốc Bảo: “Công tác quản lý lãnh đạo một tổ chức xét cho cùng là thực hiện hai quá trình liên hệ chặt chẽ với nhau: Quản và Lý. Quá trình 8 “Quản” gồm sự coi sóc, giữ gìn, duy trì hệ ở trạng thái ổn định, quá trình “Lý” gồm việc sửa sang sắp xếp, đổi mới đưa vào thế “phát triển”. Theo các thuyết quản lý hiện đại thì: “Quản lý là quá trình làm việc với và thông qua những người khác để thực hiện các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động”. Như vậy theo chúng tôi khái niệm quản lý có thể được hiểu: “Quản lý là một quá trình tác động gây ảnh hưởng của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý nhằm đạt dược mục tiêu chung.
Bản chất của quản lý là một loại lao động để điều khiển lao động xã hội ngày càng phát triển, các loại hình lao động phong phú, phức tạp thì hoạt động quản lý càng có vai trò quan trọng” 1.2 Hệ thống quản lý là gì? Hệ thống quản lý là hệ thống để thiết lập chính sách và mục tiêu và để đạt được các mục tiêu đó. Một hệ thống quản lý của một tổ chức có thể bao gồm các hệ thống quản lý khác nhau, ví dụ như hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý tài chính, hay hệ thống quản lý môi trường. (TCVN ISO/IEC 9000:2007) Quản lý là một hệ thống mở hoạt động bên trong môi trường và tác động qua lại với nó. Quá trình quản lý chỉ diễn ra khi có hai yếu tố là chủ thể quản lý và đối tượng quản lý.
Chủ thể quản lý là người quản lý, đối tượng quản lý bao gồm các nguồn lực, nội dung quản lý, mục tiêu, kế hoạch và điều kiện, phương tiện quản lý. Mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý luôn cụ thể và xác định. Để có thể đạt được mục tiêu thì tổ chức phải luôn đảm bảo được sự cân bằng về quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên. Tuy nhiên, quản lý chỉ xuất hiện khi có quyền lực của nhà lãnh đạo.
Quản lý là một chu trình nhằm giải quyết một nhiệm vụ, một mục tiêu cụ thể bằng việc: dự báo, lập kế hoạch, xây dựng tổ chức, lãnh đạo, thực hiện kế hoạch và kiểm tra. Công cụ thực hiện việc quản lý của các nhà lãnh đạo chính là xây dựng ra 9 các đường lối, chính sách, quy định hiện hành của các chủ thể như Nhà nước, tổ chức, hoặc các quy định, tiêu chí, chuẩn mực của công ty doanh nghiệp … Hoạt động quản lý chính là sự tác động đến đối tượng quản lý một cách có chủ ý để đạt được những mục tiêu của tổ chức. Quản lý con người chính là quản lý các hoạt động của con người, quản lý công việc chính là quản lý cách mà con người thực hiện công việc. Hiện nay với sự phát triển của khoa học và công nghệ, khoa học quản lý cũng ngày càng phát triển tương xứng với xã hội hiện đại.
Sử dụng những lý luận về quản lý, các nhà lãnh đạo có trong tay những kiến thức cơ bản và cả những kinh nghiệm thực tế, kết hợp với việc ứng dụng nó trong công tác lãnh đạo con người thực hiện công việc. Người lãnh đạo sẽ biết tổ chức, xây dựng và hoàn thành mục tiêu, sứ mệnh một cách có hiệu quả. Đó chính là những nhà quản lý giỏi, có tri thức, luôn hướng tổ chức đối diện với những thách thức mới, đem lại những vẻ vang mới cho chính mình và tổ chức.2 Chất lượng và quản lý chất lượng 1. Chất lượng là gì? Chất lượng hay đúng ra phẩm chất là một phạm trù phức tạp và có nhiều định nghĩa khác nhau.
Có rất nhiều quan điểm khác nhau về chất lượng. Hiện nay có một số định nghĩa về chất lượng đã được các chuyên gia chất lượng đưa ra như sau: " Chất lượng là sự phù hợp với nhu cầu" (theo Juran - một Giáo sư người Mỹ). [8] " Chất lượng là sự phù hợp với các yêu cầu hay đặc tính nhất định" Theo Giáo sư Crosby.[11] " Chất lượng là sự sự thoả mãn nhu cầu thị trường với chi phí thấp nhất" Theo Giáo sư người Nhật – Ishikawa. [8] 10 Chất lượng là khái niệm đặc trưng cho khả năng thoả mãn nhu cầu của khách hàng.
Vì vậy, sản phẩm hay dịch vụ nào không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì bị coi là kém chất lượng cho dù trình độ công nghệ sản xuất ra có hiện đại đến đâu đi nữa. Đánh giá chất lượng cao hay thấp phải đứng trên quan điểm người tiêu dùng. Cùng một mục đích sử dụng như nhau, sản phẩm nào thoả mãn nhu cầu tiêu dùng cao hơn thì có chất lượng cao hơn. Trong mỗi lĩnh vực khác nhau, với mục đích khác nhau nên có nhiều quan điểm về chất lượng khác nhau.
Tuy nhiên, có một định nghĩa về chất lượng được thừa nhận ở phạm vi quốc tế, đó là định nghĩa của Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế ISO.1 của tiêu chuẩn ISO 9000:2005 định nghĩa chất lượng là: "Mức độ đáp ứng các yêu cầu của một tập hợp có đặc tính vốn có" [6] Yêu cầu của khách hàng đối với sản phẩm hay dịch vụ thường là: tốt, đẹp, bền, sử dụng lâu dài, thuận lợi, giá cả phù hợp. Theo đó, chất lượng được hiểu nhất quán dần. Theo ISO 9000:2000: “Chất lượng là mức độ của một tập hợp các đặc tính vốn có của một sản phẩm, hệ thống hoặc một quá trình thoả mãn các yêu cầu của khách hàng và các bên có liên quan”. [4] Theo ISO 9001:2015: “Chất lượng là mức độ của một tập hợp các đặc tính vốn có của đối tượng đáp ứng các yêu cầu”.
[5] Ở đây yêu cầu là những nhu cầu hay mong đợi đã được công bố, ngầm hiểu chung hay bắt buộc. Các bên có liên quan bao gồm khách hàng nội địa - cán bộ nhân viên của tổ chức, những người thường xuyên công tác với tổ chức, những người cung ứng nguyên vật liệu, luật pháp… Như vậy, chất lượng nằm trong con mắt khách hàng, được xác định bởi mức độ đáp ứng nhu cầu khách hàng của sản phẩm dịch vụ. Do đó quan điểm chất lượng là sự thoả mãn yêu cầu của khách hàng, giá thành hợp lý và thời gian dịch vụ, giao nhận tốt là đầy đủ và chính xác. Đặc điểm của chất lượng: 1/ Chất lượng được đo lường bởi sự thỏa mãn nhu cầu.
Nếu một sản phầm vì lý do nào đó mà không được nhu cầu chấp nhận thì phải bị coi là có chất lượng kém, cho dù trình độ công nghệ để chế tạo ra sản phẩm đó có thể rất hiện đại. Đây là một kết luận then chốt và là cơ sở để các nhà chất lượng định ra chính sách, chiến lược kinh doanh của mình. 2/ Do chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu, mà nhu cầu luôn luôn biến động nên chất lượng cũng luôn luôn biến động theo thời gian, không gian, điều kiện sử dụng. 3/ Khi đánh giá chất lượng của một đối tượng, ta phải xét và chỉ xét đến mọi đặc tính của đối tượng có liên quan đến sự thỏa mãn những nhu cầu cụ thể.
Các nhu cầu này không chỉ từ phía khách hàng mà còn từ các bên có liên quan, ví dụ như các yêu cầu mang tính pháp chế, nhu cầu của cộng đồng xã hội. 4/ Nhu cầu có thể được công bố rõ ràng dưới dạng các quy định, tiêu chuẩn nhưng cũng có những nhu cầu không thể miêu tả rõ ràng, người sử dụng chỉ có thể cảm nhận chúng, hoặc có khi chỉ phát hiện được trong chúng trong quá trình sử dụng. 5/ Chất lượng không phải chỉ là thuộc tính của sản phẩm, hàng hóa mà ta vẫn hiểu hàng ngày. Chất lượng có thể áp dụng cho một hệ thống, một quá trình.
Có một số nhận thức sai lầm về chất lượng; - Nâng cao chất lượng đòi hỏi chi phí lớn; - Nhấn mạnh vào chất lượng sẽ làm giảm năng suất; - Quy lỗi về chất lượng kém cho người lao động; - Cải tiến chất lượng đòi hỏi đầu tư lớn; - Chất lượng được đảm bảo do kiểm tra chặt chẽ.2 Quản lý chất lượng Quản lý chất lượng đã được áp dụng trong mọi ngành công nghiệp, không chỉ trong sản xuất mà trong mọi lĩnh vực, trong mọi loại hình công ty, quy mô lớn đến quy mô nhỏ, cho dù có tham gia vào thị trường quốc tế hay chỉ thị trường nội địa. Quản lý chất lượng đảm bảo cho doanh nghiệp làm đúng những việc phải làm và những việc quan trọng. Nếu các doanh nghiệp muốn cạnh tranh trên thị trường quốc tế, phải tìm hiểu và áp dụng các khái niệm về quản lý chất lượng có hiệu quả. Quản lý chất lượng là các hoạt động có phối hợp nhằm định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng.
Việc định hướng và kiểm soát về chất lượng thường bao gồm lập chính sách, mục tiêu, hoạch định, kiểm soát, đảm bảo và cải tiến chất lượng.