Giới thiệu dự án

Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu hóa và sự chuyển dịch mạnh mẽ của chuỗi cung ứng nông nghiệp công nghệ cao, quản trị thu mua (Procurement Management) đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa chi phí sản xuất và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Ngành sản xuất và kinh doanh hoa tươi Việt Nam những năm qua ghi nhận sự tăng trưởng ổn định, trong đó Công ty TNHH Dalat Hasfarm khẳng định vị thế dẫn đầu khu vực Châu Á - Thái Bình Dương với quy mô 4 trang trại rộng gần 400 hecta, cung ứng hàng năm hơn 450 triệu ngọn giống, 200 triệu cành hoa và 6 triệu chậu hoa, chiếm hơn 50% tổng sản lượng hoa xuất khẩu của cả nước.

Để tạo ra một sản phẩm hoa thương phẩm hoàn chỉnh phục vụ thị trường trong nước (22 cửa hàng bán lẻ, 153 quầy hoa siêu thị) và 16 thị trường quốc tế (Nhật Bản, Úc, Đan Mạch, Singapore,...), mặt hàng phụ liệu (xốp cắm hoa, giấy gói hoa vân long, ruy băng, bình xịt màu, chậu tre, chậu gỗ, giỏ mây) giữ vai trò then chốt. Tuy nhiên, công tác thu mua phụ liệu đối mặt với nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng:

  • Dự báo nhu cầu thiếu chính xác: Lượng đặt hàng trong các đợt cao điểm lễ Tết, 14/2, Giáng sinh chênh lệch lớn so với thực tế, gây tồn kho ứ đọng kéo dài và phát sinh chi phí lưu kho, bảo quản.
  • Xử lý đơn hàng phân tán: Phát sinh nhiều đơn hàng mua lẻ cục bộ từ các chi nhánh/cửa hàng làm gia tăng chi phí vận hành và giá mua đơn vị.
  • Nghẽn chứng từ nhập khẩu và kiểm dịch: Độ trễ trong luân chuyển chứng từ vận tải quốc tế (Air Waybill - AWB, Ocean Bill of Lading - B/L, Phytosanitary Certificate) gây chậm trễ trong khâu làm thủ tục hải quan tại Cảng Cát Lái và Sân bay Tân Sơn Nhất.
  • Hư hỏng hàng hóa: Quy cách đóng gói phụ liệu dễ vỡ (chậu gốm, sứ, giỏ mây) từ nhà cung cấp chưa chuẩn hóa, làm tăng tỷ lệ tổn thất trong vận chuyển nội địa.

Đề tài khóa luận tốt nghiệp: "Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện quy trình mua hàng phụ liệu tại Công ty TNHH Dalat Hasfarm" của sinh viên Nguyễn Ngọc Thảo My (Khoa Quản trị Kinh doanh, Trường Đại học Mở TP.HCM; GVHD: TS. Vũ Ngọc Đan Thanh) được xây dựng nhằm giải quyết triệt để các vấn đề trên.

[Phòng Ban Yêu Cầu] ---> (Purchasing Request - PR) 
[Phòng Mua Hàng] ------> (Lập Bảng So Sánh Báo Giá ≥ 2 NCC) 
[Hệ Thống Navision] ---> (Tạo PO: PRM_OR / PPA_OR / PI_OR / PTR_OR) 
[Thủ Tục Logistics] ---> (Khai Báo VNACCS & Đăng Ký Kiểm Dịch PQS) 
[Kho DC / Cửa Hàng] ---> (Kiểm Nhận, Đối Chiếu 3 Bên: PO - Hóa Đơn - Phiếu Kho)

Mục tiêu của dự án

  1. Hệ thống hóa toàn bộ chuỗi quy trình mua hàng phụ liệu nội địa và nhập khẩu hiện hữu tại Dalat Hasfarm.
  2. Phân tích định lượng số liệu mua hàng và cơ cấu thị trường cung ứng (Trung Quốc 64%, Hà Lan 26%, Pháp 10%) giai đoạn 2019–2022 nhằm chỉ rõ các mắt xích lãng phí và rủi ro chuỗi cung ứng.
  3. Chuẩn hóa quy trình xử lý đơn đặt mua hàng (Purchase Order - PO) trên hệ thống ERP Microsoft Dynamics NAV (Navision) và quy trình thông quan kiểm dịch thực vật.
  4. Xây dựng các giải pháp khả thi: kiểm soát tồn kho theo định mức an toàn, thiết lập hệ thống chấm điểm nhà cung cấp (Vendor Scorecard), thử nghiệm phụ liệu sinh học thân thiện môi trường, và số hóa khâu tiếp nhận yêu cầu mua hàng (Purchasing Request - PR).

Phạm vi nghiên cứu được thực hiện tại Trung tâm phân phối (DC) TP.HCM và trụ sở chính Đà Lạt, tập trung vào danh mục phụ liệu trang trí và đóng gói hoa tươi.

Phân tích và thiết kế giải pháp

Phân tích hiện trạng

Qua khảo sát thực tế tại Phòng Mua hàng Dalat Hasfarm, cơ cấu nguồn cung phụ liệu thể hiện sự phụ thuộc lớn vào thị trường nhập khẩu, trong đó Trung Quốc chiếm ưu thế nhờ thời gian vận chuyển nhanh (5–10 ngày) và chi phí thấp hơn 50–70% so với thị trường Châu Âu. Tuy nhiên, sự biến động chuỗi cung ứng hậu Covid-19 và rào cản kiểm dịch gỗ/mây tre đan đã bộc lộ nhiều điểm hạn chế.

Tiêu chí so sánh Nguồn cung nội địa Nguồn cung Trung Quốc Nguồn cung Châu Âu (Hà Lan, Pháp)
Chủng loại sản phẩm Màng bọc, que kẹp, giấy kiếng, kệ sắt Giỏ mây, chậu tre, ruy băng, phụ liệu Noel Xốp cắm hoa chuyên dụng, dưỡng hoa Chrysal
Thời gian giao hàng (Lead time) 1 – 3 ngày 5 – 10 ngày đường biển/bộ 30 – 45 ngày
Giá thành đơn vị Trung bình Tối ưu nhất Rất cao (gấp 2 - 3 lần Trung Quốc)
Yêu cầu chứng từ Hóa đơn GTGT, Phiếu giao nhận B/L, Invoice, Packing List, C/O, Phyto AWB/B/L, C/O Form EUR.1, Test Report
Rủi ro vận hành Đơn hàng lẻ phân tán Biến động cước, kiểm dịch thực vật tại cảng Vốn lưu động tồn đọng lớn

Phân tích ưu tiên yêu cầu nghiệp vụ theo ma trận MoSCoW:

  • Must have (Bắt buộc): Tích hợp kiểm tra tự động tồn kho thực tế trên Navision trước khi duyệt PR; lưu trữ bộ chứng từ 3 bên (PO - Invoice - Phiếu nhập kho) để kế toán tất toán trong vòng 3 ngày.
  • Should have (Nên có): Cơ chế phê duyệt PO phân cấp theo hạn mức ngân sách; quy trình kiểm tra chứng từ nháp (Draft B/L, Draft Phyto) trước khi phát hành chứng từ gốc.
  • Could have (Có thể có): Chuyển đổi sang danh mục phụ liệu tự hủy sinh học (Eco-friendly).
  • Won't have this time (Chưa thực hiện): Tự động hóa hoàn toàn bằng robot RPA cho khâu khai báo hải quan.

Thiết kế hệ thống và quy trình chuẩn hóa

Quy trình mua hàng phụ liệu được tái cấu trúc thành dòng dữ liệu khép kín thông qua ERP Navision và Cổng thông tin một cửa quốc gia:

[Nhận PR từ Cửa Hàng/DC]
    (Thiếu hàng)
[So Sánh ≥ 2 Báo Giá NCC]
[Phê Duyệt Theo Ma Trận Ngân Sách]
[Khai Báo Hải Quan VNACCS & Đăng Ký PQS] (Nếu là hàng nhập khẩu)

Ma trận phân loại mã đơn đặt hàng (PO) trên hệ thống Navision:

  • PRM_OR-xx-xxxxx: PO mua Vật tư các loại (nội địa).
  • PPA_OR-xx-xxxxx: PO mua Vật tư đóng gói (nội địa).
  • PI_OR-xx-xxxxx: PO mua Vật tư, máy móc, thiết bị (nhập khẩu).
  • PTR_OR-xx-xxxxx: PO mua Hàng thương mại (Trade items - nhập khẩu).

Ma trận phân quyền phê duyệt ngân sách:

$$\text{Phê duyệt PO} = \begin{cases} \text{Trưởng BP / Giám đốc CN}, & \text{giá trị} < 6.000.000\text{ VND} \ \text{Ban Giám Đốc}, & 6.000.000 \le \text{giá trị} \le 20.000.000\text{ VND} \ \text{Tổng Giám Đốc}, & \text{giá trị} > 20.000.000\text{ VND (hoặc} > 2\text{ tỷ VND đối với TSCĐ)} \end{cases}$$

Phương pháp nghiên cứu (Methodology)

Nghiên cứu kết hợp phương pháp định tính và định lượng:

  • Dữ liệu sơ cấp: Quan sát trực tiếp quy trình luân chuyển chứng từ tại Phòng Mua hàng Dalat Hasfarm (Trung tâm Phân phối TP.HCM) và phỏng vấn chuyên sâu 5 chuyên viên phụ trách nhóm mua hàng.
  • Dữ liệu thứ cấp: Trích xuất báo cáo quyết toán kinh doanh giai đoạn 2019–2022, bảng kê chi tiết mua hàng phụ liệu nội địa/nhập khẩu và hồ sơ hải quan thực tế.
  • Mô hình phân tích: Áp dụng kỹ thuật phân loại hàng tồn kho ABC/XYZ kết hợp mô hình đặt hàng kinh tế (EOQ - Economic Order Quantity) để xác định điểm đặt hàng lại (Reorder Point - ROP).

Implementation và kết quả

Quy trình nghiệp vụ 9 bước chi tiết

Quy trình nhập khẩu và giải phóng mặt hàng phụ liệu gỗ/mây tre (thuộc diện kiểm dịch thực vật) được triển khai qua các bước tiêu chuẩn:

Bước 1: Tiếp nhận chứng từ nháp (Draft Invoice, Packing List, Phyto) từ NCC nước ngoài
Bước 2: Khai báo đăng ký kiểm dịch trên Cổng thông tin một cửa quốc gia (Hệ thống PQS)
Bước 3: Nhận số tiếp nhận kiểm dịch -> Khai báo tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS
Bước 4: Nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT (nếu có) theo phân luồng Hải quan (Xanh/Vàng/Đỏ)
Bước 5: Lấy mẫu kiểm tra thực tế tại Cảng Cát Lái / Tân Sơn Nhất bởi Chi cục Kiểm dịch
Bước 6: Nhận Giấy tạm cấp kết quả kiểm dịch thực vật
Bước 7: Hải quan duyệt thông quan / cho phép đưa hàng về bảo quản tại Kho DC Cộng Hòa
Bước 8: Giải phóng container/lô hàng, vận chuyển về kho đích và nhập kho trên Navision
Bước 9: Hoàn tất hồ sơ thanh toán 3 bên chuyển Phòng Kế toán xử lý

def calculate_reorder_point(daily_demand_mean, lead_time_days, safety_stock_factor, demand_std_dev):
    """
    Hàm tính toán Điểm Đặt Hàng Lại (Reorder Point - ROP) cho phụ liệu hoa
    - daily_demand_mean: Nhu cầu tiêu thụ trung bình ngày (cái/cuộn/hộp)
    - lead_time_days: Thời gian giao hàng của NCC (ngày)
    - safety_stock_factor (Z): Hệ số dịch vụ an toàn (ví dụ: 1.65 cho Service Level 95%)
    - demand_std_dev: Độ lệch chuẩn của nhu cầu ngày
    """
    import math
    lead_time_demand = daily_demand_mean * lead_time_days
    safety_stock = safety_stock_factor * demand_std_dev * math.sqrt(lead_time_days)
    reorder_point = lead_time_demand + safety_stock
    return {
        "lead_time_demand": round(lead_time_demand, 2),
        "safety_stock": round(safety_stock, 2),
        "reorder_point": round(reorder_point, 2)
    }

# Ví dụ áp dụng cho mặt hàng Giỏ Mây (Lead time Trung Quốc = 10 ngày)
result = calculate_reorder_point(daily_demand_mean=120, lead_time_days=10, safety_stock_factor=1.65, demand_std_dev=25)
# Output: ROP = 1200 + 130.44 = 1330.44 đơn vị

Kết quả thử nghiệm và đánh giá số liệu

Qua quá trình rà soát và thực nghiệm chuẩn hóa quy trình trong 2 tháng tại bộ phận mua hàng TP.HCM:

Chỉ số vận hành (KPIs) Trước cải tiến (Hiện trạng 2020-2022) Sau khi áp dụng quy trình chuẩn hóa Tỷ lệ cải thiện
Thời gian xử lý PR thành PO 3 – 5 ngày làm việc 24 – 36 giờ Rút ngắn 55.0%
Tỷ lệ sai lệch chứng từ Hải quan 12.5% (gây trễ lịch thông quan) < 1.8% (nhờ kiểm tra draft trước) Giảm 85.6%
Tỷ lệ tồn kho ứ đọng ngoài kế hoạch 18.2% tổng giá trị nhập 6.5% (áp dụng ROP & Min-Max) Giảm 64.3%
Thời gian hoàn tất quyết toán 3 bên 7 – 10 ngày sau nhận hàng Chuẩn hóa cố định trong 3 ngày Rút ngắn 60.0%
Tỷ lệ hư hỏng bao bì/chậu vỡ khi vận chuyển 3.4% giá trị lô 0.8% (yêu cầu foam chống sốc) Giảm 76.5%

Đổi mới và đóng góp

  1. Thiết lập hệ thống phân cấp mã hóa PO thông minh: Xây dựng cấu trúc định danh đơn hàng trên hệ thống Navision phân tách rõ nguồn hàng (PRM_OR, PPA_OR, PI_OR, PTR_OR), giúp phòng Kế toán và Mua hàng đối chiếu chi phí tức thì theo thời gian thực mà không cần xử lý thủ công qua bảng tính Excel.
  2. Mô hình đánh giá nhà cung cấp 6 tiêu chuẩn: Thay vì lựa chọn nhà cung cấp dựa hoàn toàn vào thói quen quan hệ cũ, doanh nghiệp triển khai bảng tiêu chí định lượng:

$$\text{Điểm NCC} = 0.25 \times \text{Giá} + 0.20 \times \text{Chất lượng} + 0.20 \times \text{Giao hàng} + 0.15 \times \text{Điều khoản TT} + 0.10 \times \text{Bảo hành} + 0.10 \times \text{Đúng số lượng}$$

  1. Chiến lược xanh hóa chuỗi cung ứng (Green Supply Chain): Đề xuất giải pháp thay thế màng bọc nilong và xốp cắm hoa truyền thống bằng giấy Kraft tự hủy sinh học và xốp phân hủy hữu cơ, đáp ứng tiêu chuẩn khắt khe từ thị trường xuất khẩu Nhật Bản và Châu Âu.

Ứng dụng thực tế và triển khai

Kịch bản vận hành thực tế

  • Kịch bản cao điểm Lễ Tết / 14-2: Phòng Mua hàng chốt số liệu PR tổng hợp trước 45 ngày so với ngày bắt đầu chiến dịch bán lẻ. Áp dụng công thức ROP để phát hành đơn PO tổng, giao hàng chia làm 3 đợt về Kho DC Cộng Hòa, tránh quá tải diện tích sàn kho.
  • Kịch bản nhập khẩu nguyên lô Chậu gỗ / Giỏ mây từ Trung Quốc: Trước khi tàu cập cảng 3 ngày, toàn bộ chứng từ scan (Commercial Invoice, Packing List, Phytosanitary) được nộp sơ duyệt trên hệ thống Cổng một cửa quốc gia, rút ngắn thời gian giải phóng hàng tại cảng xuống dưới 24 giờ sau dỡ hàng.
Lộ trình triển khai giải pháp (12 tháng):
Q1: Rà soát danh mục phụ liệu & Chuẩn hóa định mức Min-Max trên Navision
Q2: Triển khai hệ thống đánh giá Vendor Scorecard & Tối ưu hóa PR điện tử
Q3: Áp dụng quy trình kiểm soát chứng từ nháp & Tiêu chuẩn đóng gói chống sốc
Q4: Thử nghiệm diện rộng danh mục phụ liệu tự hủy sinh học & Đánh giá ROI

Phân tích hiệu quả tài chính (Cost-Benefit)

  • Chi phí triển khai: Không phát sinh chi phí mua mới phần mềm nhờ tận dụng triệt để module Mua hàng & Kho của Microsoft Dynamics NAV hiện hữu.
  • Lợi ích kinh tế: Giảm thiểu 12% chi phí lưu kho phụ liệu dư thừa, tiết kiệm ước tính 180–220 triệu VND chi phí phạt lưu kho bãi (demurrage/detention) và giảm thiểu tỷ lệ hàng hỏng vỡ hàng năm.

Hạn chế và hướng phát triển

  • Hạn chế: Nghiên cứu mới khảo sát trực tiếp tại khu vực DC TP.HCM và trang trại Đà Lạt, chưa thu thập đầy đủ biến động chi phí vận hành tại các điểm phân phối khu vực Miền Bắc (Hà Nội) và Miền Tây (Cần Thơ).
  • Hướng phát triển: Tích hợp công nghệ dự báo nhu cầu ứng dụng Machine Learning dựa trên chuỗi thời gian tiêu thụ hoa lịch sử; nâng cấp hệ thống EDI (Electronic Data Interchange) kết nối tự động giữa Dalat Hasfarm và các đối tác vận tải/hãng tàu quốc tế.

Đối tượng hưởng lợi

  • Sinh viên & Học viên ngành Logistics/SCM: Cung cấp tài liệu tham khảo chi tiết về quy trình mua hàng thực chiến, thủ tục khai báo hải quan điện tử và kiểm dịch thực vật tại doanh nghiệp nông nghiệp quy mô lớn.
  • Chuyên viên thu mua (Procurement Specialists): Nắm vững quy trình quản lý PO, ma trận phân quyền tài chính và kỹ thuật đối chiếu hồ sơ thanh toán 3 bên.
  • Doanh nghiệp sản xuất hoa & nông sản: Ứng dụng trực tiếp mô hình tổ chức phòng mua hàng phân tán, tối ưu hóa điểm đặt hàng lại và quản trị rủi ro chuỗi cung ứng quốc tế.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống Navision xử lý việc kiểm tra trùng lặp đơn PR như thế nào?
    • Navision đối chiếu mã vật tư, số lượng yêu cầu và mã bộ phận phát sinh PR với định mức sử dụng tháng. Nếu vượt định mức hoặc trùng lặp trong chu kỳ đặt hàng, hệ thống tự động cảnh báo lên cấp quản lý trực tiếp.
  2. Mặt hàng phụ liệu nào bắt buộc phải đăng ký kiểm dịch thực vật khi nhập khẩu?
    • Tất cả các sản phẩm có nguồn gốc thực vật chưa qua chế biến sâu hoặc làm từ gỗ, tre, nứa, mây đan (như chậu gỗ, giỏ tre, rơm cuộn) đều thuộc danh mục phải kiểm dịch thực vật trên Cổng thông tin một cửa quốc gia trước khi thông quan.
  3. Vì sao Dalat Hasfarm ưu tiên nhập khẩu 64% phụ liệu từ Trung Quốc thay vì Châu Âu?
    • Thị trường Trung Quốc đáp ứng được sự đa dạng mẫu mã, chi phí sản xuất thấp hơn từ 2 đến 3 lần và thời gian vận chuyển nhanh (5–10 ngày so với 30–45 ngày từ Châu Âu), giúp tối ưu hóa dòng vốn lưu động của doanh nghiệp.
  4. Hồ sơ thanh toán 3 bên cần những giấy tờ gốc nào để Kế toán phê duyệt?
    • Bộ hồ sơ hoàn chỉnh gồm: (1) Đơn đặt hàng (PO) đã ký duyệt hợp lệ, (2) Phiếu Nhập kho có xác nhận đủ số lượng/chất lượng của Trưởng kho, và (3) Hóa đơn Giá trị gia tăng (Hóa đơn đỏ) từ nhà cung cấp.
  5. Thời gian hoàn vốn (ROI) khi chuẩn hóa quy trình mua hàng là bao lâu?
    • Do không tốn chi phí bản quyền phần mềm mới, doanh nghiệp ghi nhận hiệu quả cắt giảm chi phí tồn kho và chi phí thủ tục ngay trong quý đầu tiên áp dụng quy trình chuẩn hóa.

Kết luận

Báo cáo chuyên đề tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Ngọc Thảo My đã giải quyết toàn diện bài toán quản trị thu mua phụ liệu tại Công ty TNHH Dalat Hasfarm. Bằng việc phân tích sâu sắc thực trạng chuỗi cung ứng giai đoạn 2019–2022, tác giả đã chuẩn hóa thành công quy trình nghiệp vụ 9 bước từ PR đến thanh toán, hoàn thiện hệ thống phân cấp mã PO trên ERP Navision và đưa ra các giải pháp kiểm soát tồn kho, kiểm dịch hải quan mang tính ứng dụng thực tiễn cao. Đề tài đóng góp một mô hình chuẩn mực cho công tác quản trị thu mua trong ngành nông nghiệp công nghệ cao và chuỗi logistics hoa tươi tại Việt Nam.