Chương 1, thực trạng áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL, để đưa ra các giải pháp hoàn thiện cho đề tại nghiên cứu, tại Chương 3, tác giả trình bày các vấn đề sau: Nâng cao tính hiệu quả của môi trường kiểm soát Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát là nhân tố nền tảng cho các thành phần khác của kiểm soát nội bộ. Với đặc điểm môi trường kiểm soát tại VIETTEL, theo tác giả, công việc quan trọng nhất là phải xây dựng “Sổ tay mô tả công việc” cho từng vị trí công tác để đảm bảo các mục tiêu tránh được các sai sót phát sinh do không được hướng dẫn đầy đủ hoặc không phân công, phân nhiệm rõ ràng. Bên cạnh đó, “Sổ tay mô tả công việc” còn là một công cụ quan trọng trong việc đánh giá năng lực của nhân viên dựa trên các tiêu chuẩn đã đề ra.
“Sổ tay mô tả công việc” bao gồm các Bản mô tả công việc cho từng vị trí phải được thể hiện rõ ràng và đảm bảo được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty; thực hiện sự phân định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng. Bảng mô tả công việc quy định rõ yêu cầu về kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức giúp đảm bảo công tác quản lý (từ khâu lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả. Như thế có thể tránh được các lỗi vô ý hoặc sai sót cố ý và đùn đẩy trách nhiệm khi có sự cố xảy ra. Xây dựng và vận hành bộ phận Quản lý rủi ro tại VIETTEL Những biến động kinh tế những năm gần đây cho thấy những thất bại của hệ thống quản lý rủi ro và quản trị rủi ro là hai nhân tố chính làm tổn thất giá trị của doanh nghiệp đối với các cổ đông, chủ nợ và các chủ thể liên quan.
Bởi vậy, việc chấp nhận rủi ro là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh, trong đó trách nhiệm của Ban lãnh đạo là đặc biệt quan trọng nhằm thiết lập và thực hiện tốt hệ thống quản lý rủi ro. Nếu quản lý rủi ro hiệu quả, VIETTEL có thể làm tăng đòn bẩy hoạt động và tăng dòng tiền, qua đó hỗ trợ tích cực cho hoạt động của mình. Bên cạnh đó, việc quản lý rủi ro tốt cũng giúp cho tăng cường hiệu quả trong việc thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát nội bộ. Để đạt mục tiêu này, VIETTEL nên thành lập bộ phận “Quản lý rủi ro” chuyên biệt.
việc thành lập một bộ phận chuyên trách như vậy giúp cho việc quản lý rủi ro, đặc biệt là khai thác khía cạnh tích cực của các yếu tố rủi ro thường xuyên hơn, hiệu quả hơn. Để đạt được điều đó, VIETTEL cần làm rõ trách nhiệm của bộ phận này, xii cũng như quy chế báo cáo, hoạt động, tiêu chuẩn các thành viên tham gia bộ phận quản lý rủi ro. Xây dựng và vận hành bộ máy kiểm toán nội bộ tại VIETTEL Qua việc khảo sát tại VIETTEL cho thấy việc xây dựng bổ sung một mô hình kiếm soát nội bộ tại VIETTEL là thực sự cần thiết. Hoạt động của bộ máy kiểm toán nội bộ sẽ giúp cho VIETTEL đạt được các mục tiêu: Thẩm tra thông tin tài chính và thông tin nghiệp vụ; Thẩm tra việc tuân thủ chính sách, kế hoạch, thủ tục, pháp luật và các quy định; Thẩm tra các biện pháp bảo vệ tài sản và sự tồn tại của các tài sản đó; Sử dụng các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả.
Nâng cao tính hiệu quả của các thủ tục kiểm soát đối với hàng tồn kho Quy trình mua sắm Nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn cho nhân sự tham gia công tác đấu thầu mua sắm Đội ngũ cán bộ tham gia công tác đấu thầu có vai trò rất quan trọng đối với cả tiến trình đấu thầu, từ lúc lập kế hoạch đấu thầu cho đến khi vận hành dự án. Nếu họ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có ý thức tinh thần trách nhiệm thì công tác đấu thầu sẽ thành công, góp phần hoàn thiện dự án. Vì vậy, VIETTEL cần đề cao việc bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân sự tham gia công tác đấu thầu. Nâng cao chất lượng chọn nhà thầu Công tác chuẩn bị hồ sơ mời thầu đóng vai trò hết sức quan trọng trong quy trình đấu thầu.
Muốn nhận được một hồ sơ dự thầu tốt, đạt chất lượng cao thì hồ sơ mời thầu cần phải được lập một cách đầy đủ, chính xác, tránh việc phải sửa đổi hồ sơ mời thầu, gây tốn kém thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án. Quy trình nhận hàng Theo dõi trùng chéo vật tư nhận từ các nhà cung cấp Để hạn chế tình trạng theo dõi trùng chéo vật tư tại chi nhánh cần phải phân lại hệ thống kho ít nhất trên hệ thống sổ sách mà ở đây là phần mềm kho và phần mềm tài chính. Cụ thể chi nhánh mở thêm kho cho vật tư của từng nhà cung cấp và tách riêng vật tư sử dụng cho công trình, dự án riêng với vật tư sửa chữa mang tính chất thường xuyên tại chi nhánh. Ví dụ, tại Chi nhánh Hải Dương lúc đó trên phần mềm sẽ có các kho như : Kho vật tư xây dựng của Công ty mẹ tại Hải Dương, kho vật tư của Công ty Viettel Telecom, Công ty Truyền dẫn Viettel.
và kho vật tư của chi nhánh. Việc phân hệ thống kho như vậy sẽ làm cho vật tư tại chi nhánh trở lên rõ xiii ràng hơn, không còn tình trạng kế toán vật tư không thể quản lý được xem trong kho vật tư tại chi nhánh còn số lượng vật tư như thế nào và vật tư của mỗi đơn vị cung cấp là bao nhiêu. Thiết kế bổ sung các thủ tục kiểm soát vật tư tại các Chi nhánh VIETTEL Phân quyền truy cập phần mềm tại Chi nhánh VIETTEL Theo phân quyền trên phần mềm hiện tại cho phép nhân viên giao dịch được được quyền hủy giao dịch, hủy hóa đơn dẫn đến doanh thu thu giữa các ca không đúng với thực tế (hủy nhầm phải tạo lại giao dịch) và mất thời gian kiểm kê, đối chiếu chi tiết cuối tháng để tìm ra chênh lệch. Để khắc phục điểm yếu này, VIETTEL cần thực hiện rà soát việc phân quyền truy cập hệ thống tại tất cả các chi nhánh, cửa hàng VIETTEL.
Theo đó, việc thực hiện các lệnh hủy giao dịch, hủy hóa đơn phải được thực hiện bởi CHT. Các NVGD chỉ được thực hiện các giao dịch khi được sự cho phép của CHT. Theo dõi hàng hỏng Do số lượng hàng hỏng phát sinh tại các chi nhánh rất lớn nhưng VIETTEL vẫn chưa có hướng dẫn cho các chi nhánh VIETTEL. Đối với số lượng hàng bảo hành xuất cho Cửa hàng để đổi hàng hỏng cho khách hàng đề nghị Chi nhánh yêu cầu thủ kho lập Phiếu xuất kho, Cửa hàng lập phiếu nhập kho và ghi nhận trên sổ sách của Cửa hàng như hàng hóa thông thường để tránh tình trạng bị mất hàng hóa (khi kiểm kê thực tế tại Cửa hàng thì những hàng bảo hành đã chuyển cho Cộng tác viên để lắp cho khách hàng).
Bên cạnh đó, cần phải quy định khi hàng chuyển từ các cửa hàng về cho phòng chăm sóc khách hàng tại chi nhánh thì phòng chăm sóc khách hàng phải chuyển ngay bảng kê chi tiết cho phòng kế toán. Đồng thời quy định rõ phòng chăm sóc khách hàng sẽ chịu trách nhiệm về giảm trừ hàng hỏng. Xuất hàng bán qua các kênh bán hàng Đối với hàng hóa như kit, thẻ cào là những hàng hóa không thể kiểm soát qua đấu nối, có khả năng ghi nhận doanh thu và thu tiền chậm hơn thực tế do nhân viên đã bán hàng, đã thu tiền từ điểm bán nhưng chưa nộp tiền cho Cửa hàng. Do vậy, để kiểm soát việc bán hàng và thu tiền trong ngày, VIETTEL cần phải lập ra quy định kiểm tra thường sử dụng là, đối chiếu kiểm kê hàng đột xuất & kiểm tra các dịch vụ phải đấu nối và đối chiếu với số tiền đã nộp.
Bên cạnh đó, CHT và NH hỗ trợ điểm bán phải đối chiếu hàng hóa vào cuối tháng. Chỉ đối chiếu trên tổng số lượng hàng mỗi loại và ký trên sổ Giao hàng của CHT cho NV hỗ trợ điểm bán và phải lập Biên xiv bản kiểm kê hàng cuối tháng trong đó ghi rõ chi tiết số SERI để có cơ sở kiểm soát sau này. Tăng cường giám sát việc thực hiện các thủ tục kiểm soát vật tư tại các Chi nhánh VIETTEL Giám sát việc sử dụng thẻ kho thẻ kho Thủ kho tại chi nhánh không sử dụng thẻ kho để theo dõi cập nhật thường xuyên trong ngày hàng thực tế nhập, xuất hàng ra vào kho mà căn cứ vào phiếu nhập xuất kho cuối tháng mà bộ phận kế toán chuyển cho thủ kho để nhập lại vào thẻ kho sau đó đối chiếu với kế toán và kiểm kê thực tế tại kho. Do vậy, không đảm bảo cơ sở đối chiếu trên hai hệ thống kho và kế toán theo phương pháp ghi sổ song song.
Cách làm này không phải ánh kịp thời giá trị tồn kho thực tế tại kho và không có cơ sở độc lập để so sánh giữa số liệu thực tế với số liệu trên phần mềm kế toán nhằm phát hiện được những sai sót ghi chép của kế toán. Không xác định được nguyên nhân chênh lệch của hàng tồn kho giữa thực tế, sổ kế toán, thẻ kho. Để đảm bảo hiệu quả của các thủ tục kiểm soát nội bộ tại các Chi nhánh, VIETTEL cần tăng cường các hoạt động kiểm tra, giám sát việc lập và theo dõi Thẻ kho tại các cửa hàng. Giám sát việc đối chiếu số liệu và kiểm kê định kỳ Để giám sát việc đối chiếu công nợ cũng như số liệu giữa chi nhánh VIETTEL với Công ty Viettel Telecom, Công ty Thương mại Viettel,… và các cửa hàng Viettel, VIETTEL cần yêu cầu trong 10 ngày từ ngày kết thúc tháng thì các đơn vị phải hoàn thành Biên bản đối chiếu số liệu.
Các chênh lệch (nếu có) cần được xử lý trong tháng. Ban Kiểm toán nội bộ VIETTEL cũng cần thường xuyên kiểm tra, giám sát việc in sổ sách liên quan tới vật tư như Bảng cân đối nhập xuất tồn, Sổ chi tiết vật tư trong khi đó chưa có sự đối chiếu, đối soát một cách thường xuyên giữa bộ phận quản lý kho và số liệu sổ sách của Phòng Tài chính cũng như việc đối chiếu sổ sách kế toán với Thẻ kho.