CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG –TIỀN LƯƠNG VÀ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG ,TIỀN LƯƠNG CỦA CÔNG TY 1. Đặc điểm lao động của công ty Ngày nay không ai có thể phủ nhận vai trò của lao động đối với lịch sử tiến hoá của loài người, chính lao động đã đưa loài người đến sự sáng tạo,văn minh và phát triển, con người ngày càng vượt qua chính mình nhờ có lao động. Do lao động trong doanh nghiệp sản xuất tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau và để thuận tiện cho việc quản lí và hach toán,cần phải tiến hành phân loại lao động.Về mặt quản lí và hạch toán, lao động thường được phân loại theo các phương thức sau: - Phân loại theo thời gian lao động : theo thời gian lao động, toàn bộ lao động đươc chia thành: lao động thường xuyên, lao động trong danh sách (gồm cả số hợp đồng ngắn hạn và dài hạn) và lao động tạm thời, mang tính thời vụ.Nhờ vậy, doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của mình.Từ đó doanh nghiệp có kế hoạch sử dụng hợp lí, hiệu quả, đồng thời xác định được các khoản nghĩa vụ của người lao động với Nhà nước được chính xác. - Phân loại theo quan hệ với quá trình sản xuất: theo đó lao động được chia làm hai loại: lao động trực tiếp sản xuất và lao động gián tiếp sản xuất.
Cách phân loại lao động này giúp doanh nghiệp đánh giá được tính hợp lý của cơ cấu lao dộng.Từ đó có biện pháp tổ chức, bố trí lao động phù hợp với yêu cầu công việc,tinh giản bộ máy gián tiếp - Phân loại theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh: theo đó toàn bộ lao động trong doanh nghiệp được chia thành ba loại: lao động thực hiện chức năng sản xuất chế biến, lao động thực hiện chức năng bán hàng và lao động thực hiện chức năng quản lý. Cách phân loại trên đây giúp cho việc tập hợp chi phí lao độngđược kịp thời,chính xác,phân định được chi phí thời kì và chi phí sản phẩm… Nguyễn Thị Huyền Lớp: Kế toán 4 3 Khoá luận tốt nghiệp 4 Trong doanh nghiệp sản xuất, hạch toán lao động là hạch toán về mặt số lượng, thời gian và kết quả lao động. * Hạch toán số lượng lao động. Số lượng lao động của doanh nghiệp được phản ánh trên sổ sách dựa vào số lao động hiện có của doanh nghiệp bao gồm :số lao động theo nghề nghiệp,công việc trình độ tay nghề, cấp bậc kỹ thuật, bao gồm cả lao động dài hạn và số lao động tạm thời, cả lực lượng lao dộng gián tiếp và trực tiếp và lao động khu vực ngoài sản xuất.
Hạch toán số lượng lao động là việc theo dõi kịp thời, chính xác tình hình tăng giảm số lượng lao động theo từng loại lao động, trên sơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lương phải trả là các chế độ khác cho người lao dộng. Việc hạch toán số lượng lao động được hạch toán trên cơ sở: ”Danh sách lao động” của doanh nghiệp và sổ “Danh sách lao động” ở từng bộ phận. Sổ này được lập theo mẫu quy định và được lập thành hai bản:một bản do phòng tổ chức lao động, một do phòng kế toán quản lí. Căn cứ để ghi sổ sách này là các hợp đồng lao động và các quy định của các cấp có thẩm quyền duyệt theo quy định của doanh nghiệp ( khi chuyển công tác và thôi việc) Khi nhận được các chứng từ trên phòng lao động, phòng kế toán phải ghi chép kịp thời, đầy đủ vào sổ “ Danh sách lao động” của doanh nghiệp đến từng phòng ban, tổ sản xuất, đơn vị.
Việc ghi chép này là cơ sở đầu tiên để lập báo cáo lao động và phân tích tình hình biến động về lao động trong doanh nghiệp vào cuối tháng, cuối quý,tuỳ theo yêu cầu quản lí của cấp trên. * Hạch toán thời gian lao động. Đây là việc theo dõi kịp thời, chính xác thời gian lao động của từng người lao động, trên cơ sở đó tính lương phải trả cho người lao động được chính xác. Hạch toán thời gian lao động phản ánh số ngày công, số giờ làm Nguyễn Thị Huyền Lớp: Kế toán 4 4 Khoá luận tốt nghiệp 5 việc thực tế, số giờ ngừng sản xuất, nghỉ việc của từng lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp.
Chứng từ hạch toán thời gian lao động gồm: Bảng chấm công, Phiếu làm thêm giờ, Phiếu nghỉ hưởng BHXH. Bảng chấm công được lập hàng tháng, theo dõi hàng ngày của từng cá nhân, từng bộ phận sản xuất,từng bộ phận, tổ trưởng tổ sản xuất, tổ công tác hoặc những người được uỷ quyền theo lao động. Cuối tháng căn cứ theo thời gian lao động thực tế (số ngay công), số ngày nghỉ để tính lương, tính thưởng và tổng hợp thời gian lao động của từng người, trong từng bộ phận. Bảng chấm công phải được treo công khai để mọi người kiểm tra và giám sát Phiếu làm thêm giờ: Hạch toán chi tiết cho từng người.
Phiếu nghỉ hưởng BHXH: Dùng cho trường hợp thai sản, ốm đau, con ốm, tai nạn lao động.Chứng từ này do y tế cơ quan( nếu được phép) hoặc do bệnh viện và được ghi vào Bảng chấm công * Hạch toán kết quả lao động. Đây là việc theo dõi kịp thời, chính xác số lượng, chất lượng sản phẩm của từng công nhân hoặc từng tập thể để từ đó tính lương, tính thưởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế, kiểm tra sự phù hợp của việc thực hiện định mức lao động của từng người, từng bộ phận và của toàn doanh nghiệp Tuỳ thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp mà sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau. Các chứng từ có thể sư dụng là : “Phiếu khoán”, “Bản kê khối lượng công việc hoàn thành”, “Bảng giao nhận sản phẩm ’’, “Giấy giao ca”, “Hợp đồng giao khoán”, “Bảng kê sản lượng từng người”. Chứng từ kết quả lao động phải do người lập( tổ trưởng) kí,cán bộ kế toán kiẻm tra xác nhận,lãnh đạo kí duyệt(quản đốc phân xưởng và trưởng bộ phận).Sau đó chứng từ được chuyển cho nhân viên hạch toán để tổng hợp kết Nguyễn Thị Huyền Lớp: Kế toán 4 5 Khoá luận tốt nghiệp 6 quả của người lao động toàn đơn vị, rồi lại được chuyển lên phòng lao động tiền lương xác nhận.Cuối cùng được chuyển về phòng kế toán của doanh nghiệp làm căn cứ để tính lương, tính thưởng.
Để tổng hợp kết quả của người lao động tại mỗi phân xưởng, bộ phận sản xuất và trong toàn đơn vị, nhân viên hạch toán phân xưởng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động. Trên cơ sở các chứng từ hạch toán kết quả lao động do các tổ gửi đến hàng ngày hoặc định kỳ, nhân viên hạch toán phân xưởng ghi kết quả lao động của từng người, từng bộ phận và cộng sổ, lập báo cáo kết quả lao động gửi cho bộ phận quản lí có liên quan. Phòng kế toán doanh nghiệp cũng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động chung của toàn doanh nghiệp. Như vậy để thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho CBCNV, hàng tháng kế toán lập “Bảng thanh toán tiền lương” cho từng đối tượng từng tổ sản xuất dựa trên kết quả tính lương đã có.
Dưới đây là bảng tổng hợp số lượng lao động của công ty Bảng 1.1 Cơ cấu lao động của công ty STT Phân loại Số lượng Tỷ trọng% I Tổng số lao động 208 100 1 Theo giới tính - Nam 97 46.6 2 Theo hình thức làm việc - Lao động gián tiếp 46 22.1 - Lao động trực tiếp 162 77.9 3 Theo trình độ - Đại học trở lên 114 54.7 - Trung cấp và cao đẳng 34 16.6 - Tốt nghiệp PTTH 60 28.7 II Lao động là Đảng viên 59 28.3 III Độ tuổi - Dưới 30 tuổi 70 33.3 Nguyễn Thị Huyền Lớp: Kế toán 4 6 Khoá luận tốt nghiệp 7 1.2 Các hình thức trả lương của công ty 1.1 Nội dung quỹ tiền lương Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương trả cho tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng. Quỹ tiền lương bao gồm các khoản chủ yếu như tiền lương trả cho người lao động làm việc thực tế (theo thời gian, theo sản phẩm…); tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng việc, nghỉ phép hoặc đi học; các loại tiền thưởng trong sản xuất, các khoản phụ cấp thường xuyên (phụ cấp công việc, phụ cấp trách nhiệm…). Tuỳ theo mục đích nghiên cứu mà có thể phân quỹ tiền lương theo nhiều tiêu thức khác nhau, chẳng hạn căn cứ vào thời gian lập quỹ, quỹ tiền lương gồm quỹ tiền lương báo cáo và quỹ tiền lương kế hoạch. Tuy nhiên để thuận tiện cho công tác hạch toán nói chung và quản lý quỹ tiền lương nói riêng thì tiêu thức căn cứ theo nguồn hình thành quỹ lương được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp.
Theo tiêu thức này, quỹ tiền lương được chia làm 2 loại là tiền lương chính và tiền lương phụ. Tiền lương chính là các khoản lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực tế làm việc (bao gồm cả lương cấp bậc, tiền thưởng và các khoản phụ cấp có tính chất lương). Còn tiền lương phụ là khoản lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế không làm việc nhưng được chế độ quy định như nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ, tết… Cách phân loại này không những giúp cho việc phân bổ tính toán lương chính xác mà còn dễ dàng cung cấp thông tin cho việc phân tích quỹ tiền lương. Nguyễn Thị Huyền Lớp: Kế toán 4 7 Khoá luận tốt nghiệp 8 1.2 Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp 1.1 Hình thức trả lương theo thời gian Hình thức trả lương theo thời gian là hình thức tiền lương mà mức lương phụ thuộc vào số lượng thời gian làm việc có tính đến trình độ lành nghề và chất lượng lao động của người lao động.
Được áp dụng đối với các công việc không thể tính bằng sản phẩm, đối với cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ kỹ thuật. Khi áp dụng hình thức này các doanh nghiệp tuỳ tình hình cụ thể trả lương cho người lao động sao cho vừa đảm bảo hiệu suất lao động lại không lãng phí công, gây ảnh hưởng đến lợi nhuận chung của doanh nghiệp. Để trả lươnng theo thời gian căn cứ vào 3 yếu tố: Ngày công thực tế của người lao động Đơn giá tiền lương tính theo ngày công Hệ số tiền lương (hệ số cấp bậc công việc) Có 2 chế độ trả lương theo thời gian: Trả lương theo thời gian giản đơn và trả lương theo thời gian có thưởng.