Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và toàn cầu hóa, hoạt động giao thương hàng hóa giữa các quốc gia gia tăng nhanh chóng. Để tối ưu hóa hoạt động cốt lõi, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu có xu hướng ủy thác các khâu đóng gói, lưu kho, vận chuyển và thủ tục hải quan cho các nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL). Vận tải hàng không đóng vai trò quan trọng nhờ ưu thế vượt trội về tốc độ và tính an toàn, đặc biệt trong bối cảnh các phương thức vận tải đường biển và đường bộ gặp nhiều gián đoạn sau đại dịch COVID-19.

Công ty Cổ phần Giao nhận KTO (KTO Logistics) hoạt động hơn 8 năm trên thị trường giao nhận vận tải, phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp lớn cùng ngành như Bee Logistics, KLM Logistics. Việc hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics hàng không là yêu cầu cần thiết nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu hóa chi phí và duy trì niềm tin của khách hàng.

Khóa luận xác định mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về dịch vụ logistics và quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không.
  2. Phân tích thực trạng hoạt động cung ứng dịch vụ logistics hàng không cho hàng xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Giao nhận KTO giai đoạn 2021 - 2023.
  3. Đánh giá những kết quả đạt được, chỉ ra các hạn chế còn tồn tại và xác định nguyên nhân trong quy trình cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp.
  4. Đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện dịch vụ logistics hàng không xuất khẩu của công ty giai đoạn 2024 - 2026.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Giao nhận KTO.
  • Phạm vi không gian: Nghiên cứu dịch vụ logistics đối với hàng hóa xuất khẩu đi các thị trường trọng điểm gồm Châu Á, Châu Âu và Châu Mỹ.
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu thứ cấp thu thập trong giai đoạn 2021 - 2023; dữ liệu sơ cấp thu thập trong 3 tháng thực tập (từ tháng 1 đến tháng 4 năm 2024); các giải pháp định hướng áp dụng cho giai đoạn 2024 - 2026.
  • Phạm vi nội dung: Phân tích mạng lưới tuyến vận tải, quy trình vận hành từng bước, tích hợp vận tải và các chỉ tiêu đánh giá chất lượng dịch vụ logistics đường hàng không.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các quy định pháp luật và công trình nghiên cứu chuyên ngành:

  • Khung khái niệm và pháp lý: Căn cứ Điều 233 Luật Thương mại năm 2005 về định nghĩa dịch vụ logistics; các quy định của Luật Hàng không dân dụng Việt Nam về kiểm tra hải quan, an ninh và vận chuyển hàng hóa qua cảng hàng không.
  • Mô hình lý thuyết: Khung phân tích các chủ thể tham gia vào chuỗi logistics hàng không (Người gửi hàng - Shipper, Người nhận hàng - Consignee, Người vận chuyển - Carrier, Trung gian logistics gồm Đại lý vận tải và Môi giới vận tải, Chính phủ, Công chúng) và quy trình chuẩn 8 bước giao nhận hàng không trích từ giáo trình Quản trị logistics kinh doanh (An Thị Thanh Nhàn, Nguyễn Thông Thái, 2018) và Quản trị chuỗi cung ứng (An Thị Thanh Nhàn, 2021).
  • Tiêu chí đánh giá chất lượng dịch vụ: Khung đánh giá chất lượng dịch vụ logistics hàng không gồm 6 chỉ tiêu: Thời gian giao hàng, Độ tin cậy dịch vụ, Độ an toàn hàng hóa, Tính linh hoạt, Trải nghiệm dịch vụ khách hàng, Chi phí vận chuyển và hình thức thanh toán.
  • Môi trường tác động: Hệ thống yếu tố vĩ mô (tự nhiên, kinh tế, chính trị - pháp luật, công nghệ) và vi mô (nguồn nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất, khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Dữ liệu nội bộ từ phòng Kế toán (báo cáo tài chính, doanh thu 2021 - 2023), phòng Nghiệp vụ hàng không (hồ sơ quy trình, danh sách khách hàng, hợp đồng đối tác hãng bay), phòng Kinh doanh; kết hợp dữ liệu thống kê từ Tổng cục Thống kê, Bộ Công Thương và các tài liệu học thuật liên quan.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Quan sát trực tiếp hoạt động vận hành tại văn phòng và hiện trường sân bay trong 3 tháng; tiến hành phỏng vấn chuyên sâu Giám đốc Hoàng Ngọc Khánh vào ngày 10/03/2024 (16h00 - 17h30); tổng hợp dữ liệu từ các phiếu khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng do công ty thực hiện (Quý II/2022, Quý II/2023 và tháng 12/2023).
  • Phương pháp xử lý dữ liệu: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phân tích tổng hợp, so sánh dữ liệu qua các năm và phân tích định tính quy trình để nhận diện điểm nghẽn vận hành.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài

Chương 1 trình bày tính cấp thiết của đề tài trong điều kiện cạnh tranh ngành logistics, tổng quan tình hình nghiên cứu với 5 công trình tiêu biểu: nghiên cứu quy trình logistics quốc tế của Belay Seyoum (2021); đánh giá cơ hội và thách thức logistics Việt Nam của Sullivan (2006); lý thuyết chuỗi cung ứng dịch vụ của An Thị Thanh Nhàn (2021); quy trình giao nhận 3PL của An Thị Thanh Nhàn và Nguyễn Thông Thái (2018); nghiên cứu quy trình xuất khẩu hàng không tại Công ty Ken Logistics của Nguyễn Thị Trang (2021). Tác giả xác định tính độc lập của đề tài tại Công ty KTO và xác lập mục tiêu, đối tượng, phạm vi cùng phương pháp nghiên cứu.

Chương 2: Cơ sở lý luận về dịch vụ logistics cho hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không

Chương 2 hệ thống hóa các khái niệm dịch vụ logistics và dịch vụ logistics hàng không xuất khẩu. Tác giả phân tích 4 đặc tính chung của dịch vụ (vô hình, không tách rời, không ổn định, không lưu giữ được) cùng 4 đặc điểm riêng của vận tải hàng không (quy định an ninh nghiêm ngặt, thị trường toàn cầu cự ly xa, phụ thuộc vận tải kết nối đa phương thức, yêu cầu cao về công nghệ thông tin). Chương này mô tả chi tiết chức năng của 5 nhóm chủ thể tham gia chuỗi cung ứng, sơ đồ hóa dòng hàng hóa - chứng từ - thông tin, thiết lập 6 tiêu chí chất lượng và phân tích tác động từ môi trường vĩ mô và vi mô.

Chương 3: Thực trạng dịch vụ logistics cho hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Giao nhận KTO

Chương 3 giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Giao nhận KTO (thành lập ngày 23/11/2015, vốn điều lệ 5,5 tỷ đồng, 40 nhân viên, trụ sở tại Tòa N02T2 Khu đô thị Ngoại Giao Đoàn, Hà Nội). Cơ cấu bộ máy gồm Ban Giám đốc và 4 phòng ban: Kinh doanh, Nghiệp vụ (gồm bộ phận Hải quan, Hiện trường Ops, Chăm sóc khách hàng Cus), Kế toán, Hành chính nhân sự. Doanh nghiệp cung cấp 5 mảng dịch vụ chính: Chuyển phát nhanh quốc tế (đại lý cho DHL, FedEx, UPS), Vận tải hàng không, Vận tải đường biển, Dịch vụ hải quan, Vận tải đường bộ.

Loại hình dịch vụ Doanh thu 2021 (Tỷ VNĐ) Tỷ trọng 2021 (%) Doanh thu 2022 (Tỷ VNĐ) Tỷ trọng 2022 (%) Doanh thu 2023 (Tỷ VNĐ) Tỷ trọng 2023 (%)
Chuyển phát nhanh quốc tế 6,4 26,62 7,6 26,86 - -
Kết nối VC đường biển - - 6,8 24,03 - 23,02
Kết nối VC hàng không 4,2 - - - 5,2 18,71
Dịch vụ khai báo hải quan 4,5 - 4,7 - 4,7 16,91
Dịch vụ vận tải đường bộ 2,1 8,94 - 14,49 - 14,75

Quy trình cung ứng dịch vụ logistics hàng không xuất khẩu thực tế tại KTO gồm 7 bước:

  • Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu vận chuyển và tư vấn booking cho khách hàng.
  • Bước 2: Đặt chỗ (Booking) với các hãng hàng không hợp tác (Vietnam Airlines, Singapore Airlines, Qatar Airways, Japan Airlines, China Airlines, Korean Air, United Airlines) hoặc co-loader.
  • Bước 3: Chuẩn bị chứng từ (AWB, AMS, CO, CV, MSDS cho hàng nguy hiểm/đá khô) và phương tiện vận tải nội địa (thông qua đối tác Công ty TNHH MTV Vận tải Dương Anh hoặc tiếp nhận hàng do khách tự chở đến sân bay).
  • Bước 4: Khai báo và thông quan hải quan xuất khẩu tại Chi cục Hải quan cửa khẩu Sân bay quốc tế Nội Bài (Mã: 0181) qua hệ thống phần mềm ECUS, Ecustool và Ecus Sign; phối hợp kiểm tra thực tế hàng hóa tại hiện trường kho Nội Bài khi rơi vào luồng đỏ.
  • Bước 5: Gửi bộ chứng từ Pre-alert (MAWB, HAWB, MNF, INV, PKL) qua email cho đại lý tiếp nhận tại nước nhập khẩu trước khi máy bay hạ cánh.
  • Bước 6: Lập chứng từ kế toán, phát hành Debit note (phải thu khách hàng; phải trả hãng bay gồm cước AF, phụ phí FSC, phí soi chiếu X-ray, phí bốc dỡ THC, phí AMS, AWB) và phân kỳ quyết toán theo 2 đợt mỗi tháng (đợt 1 từ ngày 26 đến ngày 10 tháng sau; đợt 2 từ ngày 11 đến ngày 25).
  • Bước 7: Theo dõi hành trình lô hàng (track & trace) qua hệ thống website hãng bay và quyết toán công nợ.

Khóa luận chỉ ra Bước 3 là khâu kém hiệu quả và tiềm ẩn nhiều rủi ro nhất do công ty không sở hữu đội xe riêng, phụ thuộc nhà xe ngoài dẫn đến tình trạng chậm trễ gom hàng ngoại tỉnh, kèm theo sai sót thông tin hàng hóa đặc thù (hàng có pin, đá khô, hàng dễ hư hỏng).

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện dịch vụ logistics cho hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Giao nhận KTO

Dựa trên dự báo thị trường logistics hàng không giai đoạn 2024 - 2026, tác giả đưa ra các nhóm giải pháp:

  • Hoàn thiện quy trình cung ứng: Chuẩn hóa khâu tiếp nhận thông tin đơn hàng; kiểm soát chặt chẽ danh mục chứng từ chuyên ngành (MSDS, CV, kiểm dịch); tăng cường giám sát đối tác vận tải nội địa để hạn chế trễ giờ tập kết kho sân bay.
  • Nâng cao chất lượng dịch vụ: Rút ngắn thời gian xử lý khiếu nại đền bù hàng hóa; giảm tính phụ thuộc thụ động vào hãng bay; nâng cấp hạ tầng phần mềm quản lý nội bộ và xây dựng trang web chính thức của công ty để khách hàng chủ động tra cứu lịch trình.
  • Phát triển thị trường và nhân sự: Lập kế hoạch nghiên cứu tiếp cận khách hàng mới; đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu về quy chế hàng nguy hiểm IATA, thủ tục hải quan và ngoại ngữ chuyên ngành cho nhân viên.
  • Kiến nghị vĩ mô: Đề xuất với Bộ Giao thông Vận tải và Cục Hàng không mở rộng hạ tầng logistics sân bay; kiến nghị Tổng cục Hải quan đơn giản hóa thủ tục điện tử; đề nghị Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA) tăng cường kết nối hội viên và hỗ trợ đào tạo nguồn nhân lực.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đưa ra các kết quả đánh giá định lượng về chất lượng dịch vụ tại KTO:

  • Thời gian giao hàng: Tuyến Châu Á đạt 2 - 3 ngày; Châu Âu đạt 3 - 4 ngày; Châu Mỹ đạt 4 - 5 ngày; vùng sâu vùng xa đạt 7 - 10 ngày. Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn đạt mức 90%.
  • Độ an toàn hàng hóa: Năm 2023 toàn công ty chỉ ghi nhận 5 đơn hàng gặp sự cố hư hỏng hoặc thất lạc, chiếm tỷ lệ 0,06% trên tổng sản lượng đơn hàng vận chuyển.
  • Đánh giá từ khách hàng: 85% khách hàng hài lòng về độ tin cậy dịch vụ (khảo sát Quý II/2022); 87% khách hàng hài lòng về thái độ phục vụ của nhân viên (khảo sát tháng 12/2023); 80% khách hàng đánh giá cước phí cạnh tranh tốt (khảo sát Quý II/2023). Tỷ lệ giữ chân khách hàng 6 tháng đầu năm 2023 đạt 85%, số lượng khách hàng mới tăng 25%.

Đóng góp của đề tài:

  • Phản ánh chi tiết quy trình tác nghiệp thực tế 7 bước của một doanh nghiệp giao nhận 3PL quy mô vừa và nhỏ tại khu vực phía Bắc.
  • Chỉ ra các điểm nghẽn cụ thể trong việc xử lý chứng từ hàng nguy hiểm, quản lý dữ liệu tờ khai hải quan qua phần mềm ECUS và rủi ro từ việc thuê ngoài vận tải bộ kết nối sân bay.
  • Đề xuất giải pháp có tính khả thi trực tiếp cho ban lãnh đạo Công ty KTO giai đoạn 2024 - 2026.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của đề tài: Dữ liệu sơ cấp chỉ thu thập trong thời gian 3 tháng thực tập; phạm vi nghiên cứu tập trung vào chiều xuất khẩu bằng đường hàng không tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty KTO), chưa mở rộng so sánh chuyên sâu với toàn bộ các doanh nghiệp cùng quy mô trên địa bàn Hà Nội.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo: Mở rộng nghiên cứu quy trình logistics hàng không cho chiều hàng hóa nhập khẩu; nghiên cứu tối ưu hóa mô hình vận tải đa phương thức kết hợp đường biển - đường hàng không (Sea-Air) qua các trạm trung chuyển quốc tế (Singapore, Dubai).

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Logistics, Quản lý Chuỗi cung ứng, Kinh tế quốc tế và Kinh doanh quốc tế khi nghiên cứu về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không.
  • Nhân viên mới tại các công ty forwarder/3PL cần tài liệu mô tả chi tiết quy trình chứng từ xuất khẩu (AWB, AMS, CO, CV, MSDS), thủ tục khai báo hải quan điện tử qua phần mềm ECUS tại Chi cục Hải quan cửa khẩu Sân bay quốc tế Nội Bài (Mã: 0181) và quy trình theo dõi xử lý công nợ Debit note.

Câu hỏi thường gặp

1. Quy trình cung ứng dịch vụ logistics hàng không xuất khẩu tại Công ty KTO gồm mấy bước?
Quy trình gồm 7 bước: (1) Tiếp nhận thông tin và tư vấn booking; (2) Đặt chỗ với hãng bay hoặc co-loader; (3) Chuẩn bị chứng từ và phương tiện vận chuyển nội địa; (4) Thông quan hải quan xuất khẩu tại Chi cục Hải quan Nội Bài; (5) Gửi bộ chứng từ Pre-alert cho đại lý nước ngoài; (6) Lập chứng từ kế toán, phát hành Debit note và lưu trữ hồ sơ; (7) Theo dõi hành trình lô hàng và quyết toán chi phí.

2. Khâu nào trong quy trình tại KTO được đánh giá là kém hiệu quả nhất và nguyên nhân do đâu?
Bước 3 (Chuẩn bị chứng từ và phương tiện vận chuyển nội địa) là khâu kém hiệu quả nhất. Nguyên nhân do công ty không có đội xe riêng, phụ thuộc hoàn toàn vào đối tác vận chuyển đường bộ bên thứ ba (Công ty Vận tải Dương Anh) hoặc phương tiện của khách hàng, dễ phát sinh chậm trễ khi gom hàng ngoại tỉnh; đồng thời chứng từ hàng đặc thù (hóa chất, đá khô, hàng có pin) thường bị thiếu thông tin hoặc sai sót.

3. Tỷ lệ an toàn hàng hóa và mức độ hài lòng của khách hàng tại KTO đạt mức nào?
Năm 2023, tỷ lệ thất lạc/hư hỏng hàng hóa tại KTO là 0,06% (5 đơn hàng trên tổng sản lượng). Tỷ lệ khách hàng hài lòng về độ tin cậy đạt 85% (Quý II/2022), tỷ lệ hài lòng về thái độ phục vụ đạt 87% (tháng 12/2023), và 80% khách hàng đánh giá mức cước phí dịch vụ ở mức tốt (Quý II/2023).

4. Thủ tục thông quan hàng hóa đường hàng không của KTO được thực hiện tại chi cục hải quan nào và bằng công cụ gì?
KTO chủ yếu mở tờ khai tại Chi cục Hải quan cửa khẩu Sân bay quốc tế Nội Bài (Mã chi cục: 0181). Doanh nghiệp sử dụng hệ thống phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS, kết hợp phần mềm Ecustool để trình ký và Ecus Sign để truyền dữ liệu qua chữ ký số.

5. Những hạn chế lớn nhất về mặt công nghệ và tổ chức của KTO là gì?
KTO chưa có trang web chính thức để xây dựng thương hiệu và hỗ trợ khách hàng tra cứu đơn hàng trực tuyến; hệ thống phần mềm nội bộ ít được cập nhật; doanh nghiệp không có đội ngũ nhân sự chuyên trách về công nghệ thông tin (IT) dẫn đến việc phụ thuộc hoàn toàn vào hệ thống tra cứu của các hãng hàng không.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Phạm Minh Dương đã phản ánh có hệ thống quy trình cung ứng dịch vụ logistics hàng không cho hàng xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Giao nhận KTO giai đoạn 2021 - 2023. Tác giả kết hợp khung lý luận chuyên ngành với số liệu thực tế về doanh thu, cơ cấu tổ chức và các chỉ số đo lường dịch vụ khách hàng để chỉ rõ ưu thế cạnh tranh về giá và độ an toàn của doanh nghiệp. Đồng thời, nghiên cứu nhận diện chính xác các rủi ro vận hành do phụ thuộc đối tác vận tải nội địa và hạn chế về công nghệ thông tin, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện quy trình cho giai đoạn 2024 - 2026.