Luận văn về hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy

Công tác tổ chức mua hàng là một trong những hoạt động quan trọng nhất trong doanh nghiệp, đặc biệt là tại Công ty cổ… 68 trang · Đại học Thương Mại · 2016.

• Tác giả: Đặng Thị Thu Hằng
• Người hướng dẫn: Th.S Đào Thị Phương Mai
• Trường học: Đại học Thương Mại
• Chuyên ngành: Quản trị doanh nghiệp
• Đề tài: Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2016
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
• 1.1. Các khái niệm có liên quan
• 1.2. Các nội dung của công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp
• 1.3. Tìm kiếm nhà cung cấp
• 1.4. Lựa chọn nhà cung cấp
• 1.5. Thương lượng và đặt hàng
• 1.6. Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng
• 1.7. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp thương mại
• 1.7.1. Nhân tố bên trong doanh nghiệp
• 1.7.2. Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
• 1.7.3. Chính sách sản phẩm
• 1.7.4. Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật
• 1.7.5. Khả năng tài chính của doanh nghiệp
• 1.7.6. Nguồn nhân lực của doanh nghiệp
• 1.7.7. Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp
• 1.7.8. Nhà cung cấp
• 1.7.9. Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng
• 1.7.10. Đối thủ cạnh tranh
• 1.7.11. Môi trường kinh tế chính trị
• 2. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TIẾN HUY
• 2.1. Khái quát về công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
• 2.2. Quá trình hình thành, phát triển
• 2.3. Chức năng, nhiệm vụ
• 2.4. Cơ cấu bộ máy tổ chức
• 2.5. Lĩnh vực kinh doanh
• 2.6. Môi trường hoạt động kinh doanh
• 2.7. Nhân tố môi trường bên trong
• 2.8. Nhân tố môi trường bên ngoài
• 2.9. Kết quả hoạt động kinh doanh trong ba năm từ năm 2013 – 2015 của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
• 2.10. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
• 2.10.1. Thực trạng về công tác tìm kiếm nhà cung cấp của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
• 2.10.2. Thực trạng về công tác lựa chọn nhà cung cấp của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
• 2.10.3. Thực trạng về công tác thương lượng và đặt hàng của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
• 2.10.4. Thực trạng về công tác tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
• 2.10.5. Các kết luận thực trạng công tác tổ chức mua hàng của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
• 2.10.5.1. Những thành công và nguyên nhân
• 2.10.5.2. Những hạn chế và nguyên nhân
• 3. CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TIẾN HUY
• 3.1. Phương hướng hoạt động của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy trong thời gian tới
• 3.2. Quan điểm giải quyết thực trạng công tác tổ chức mua hàng của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
• 3.3. Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
• 3.3.1. Tăng cường chủ động trong công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
• 3.3.2. Nâng cao chất lượng công tác thương lượng và đặt hàng
• 3.3.3. Thực hiện tốt hơn nữa công tác giao nhận và thanh toán tiền hàng
• 3.3.4. Tăng cường chú trọng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng
• 3.3.5. Cần có công tác đánh giá kết quả mua hàng
• 3.3.6. Các giải pháp khác
• KẾT LUẬN
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Tổng quan về công tác tổ chức mua hàng tại Công ty Tiến Huy

Công tác tổ chức mua hàng là một trong những hoạt động quan trọng nhất trong doanh nghiệp, đặc biệt là tại Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy. Hoạt động này không chỉ đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh. Việc tổ chức mua hàng hiệu quả giúp công ty tối ưu hóa chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm. Để hiểu rõ hơn về quy trình này, cần phân tích các khía cạnh liên quan đến tổ chức mua hàng.

1.1. Quy trình mua hàng tại Công ty Tiến Huy

Quy trình mua hàng tại Công ty Tiến Huy bao gồm các bước như tìm kiếm nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng. Mỗi bước đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý cho sản phẩm.

1.2. Vai trò của công tác tổ chức mua hàng

Công tác tổ chức mua hàng không chỉ giúp công ty duy trì nguồn cung mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh. Việc quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả sẽ giúp công ty tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ.

II. Những thách thức trong công tác tổ chức mua hàng tại Công ty Tiến Huy

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế, Công ty Tiến Huy phải đối mặt với nhiều thách thức trong công tác tổ chức mua hàng. Những thách thức này không chỉ đến từ thị trường mà còn từ nội bộ công ty. Việc nhận diện và giải quyết các thách thức này là rất cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động.

2.1. Thách thức từ thị trường

Thị trường ngày càng cạnh tranh gay gắt, yêu cầu Công ty Tiến Huy phải tìm kiếm nhà cung cấp với giá cả hợp lý và chất lượng tốt. Điều này đòi hỏi công ty phải có chiến lược mua hàng linh hoạt và hiệu quả.

2.2. Thách thức từ nội bộ

Nội bộ công ty cũng gặp phải những khó khăn như quy trình phê duyệt chậm, thiếu thông tin về nhà cung cấp. Những vấn đề này cần được khắc phục để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức mua hàng.

III. Phương pháp cải thiện công tác tổ chức mua hàng tại Công ty Tiến Huy

Để hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng, Công ty Tiến Huy cần áp dụng một số phương pháp cải tiến. Những phương pháp này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả mà còn giảm thiểu rủi ro trong quá trình mua hàng.

3.1. Tối ưu hóa quy trình tìm kiếm nhà cung cấp

Công ty cần xây dựng một hệ thống thông tin để theo dõi và đánh giá nhà cung cấp. Việc này sẽ giúp công ty nhanh chóng tìm kiếm và lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp.

3.2. Nâng cao kỹ năng thương lượng

Đào tạo nhân viên về kỹ năng thương lượng sẽ giúp công ty đạt được những điều kiện mua hàng tốt hơn. Kỹ năng này rất quan trọng trong việc giảm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm.

IV. Ứng dụng công nghệ trong công tác tổ chức mua hàng

Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện công tác tổ chức mua hàng. Việc áp dụng công nghệ thông tin sẽ giúp công ty Tiến Huy quản lý quy trình mua hàng hiệu quả hơn.

4.1. Sử dụng phần mềm quản lý mua hàng

Phần mềm quản lý mua hàng giúp công ty theo dõi và quản lý quy trình mua hàng một cách hiệu quả. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

4.2. Tích hợp công nghệ vào quy trình giao nhận

Việc tích hợp công nghệ vào quy trình giao nhận sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả trong việc kiểm soát hàng hóa và thanh toán. Điều này cũng giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình giao nhận.

V. Kết quả nghiên cứu và ứng dụng thực tiễn

Kết quả nghiên cứu cho thấy rằng việc hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại Công ty Tiến Huy không chỉ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn tạo ra giá trị bền vững cho công ty. Những giải pháp đề xuất sẽ được áp dụng trong thời gian tới.

5.1. Đánh giá kết quả thực hiện

Sau khi áp dụng các giải pháp, công ty cần đánh giá kết quả thực hiện để điều chỉnh kịp thời. Việc này sẽ giúp công ty duy trì và nâng cao hiệu quả trong công tác tổ chức mua hàng.

5.2. Hướng đi tương lai

Công ty Tiến Huy cần tiếp tục nghiên cứu và áp dụng các phương pháp mới trong công tác tổ chức mua hàng. Điều này sẽ giúp công ty duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường.

VI. Kết luận về công tác tổ chức mua hàng tại Công ty Tiến Huy

Công tác tổ chức mua hàng tại Công ty Tiến Huy cần được hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu của thị trường. Việc áp dụng các giải pháp cải tiến sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo ra giá trị bền vững.

6.1. Tóm tắt các giải pháp đề xuất

Các giải pháp đề xuất bao gồm tối ưu hóa quy trình tìm kiếm nhà cung cấp, nâng cao kỹ năng thương lượng và ứng dụng công nghệ trong công tác tổ chức mua hàng.

6.2. Tầm quan trọng của công tác tổ chức mua hàng

Công tác tổ chức mua hàng không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh mà còn quyết định sự phát triển bền vững của Công ty Tiến Huy trong tương lai.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại và sản xuất, mua hàng là khâu đầu tiên tạo lập nguồn lực đầu vào đồng bộ, kịp thời về số lượng, quy cách, phẩm chất, đáp ứng kế hoạch kinh doanh và nhu cầu thị trường với chi phí tối ưu. Dưới góc độ quản trị, mua hàng thể hiện mối quan hệ trao đổi, đàm phán giữa doanh nghiệp với các đối tác nguồn hàng nhằm thiết lập lượng dự trữ hàng hóa tối ưu.

Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, gia công cơ khí và kinh doanh các mặt hàng sắt thép, vật tư thiết bị tiêu dùng. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường vật liệu xây dựng và cơ khí, công tác tổ chức mua hàng tại công ty gặp phải nhiều khó khăn và tồn tại những điểm hạn chế nhất định trong quy trình tìm kiếm, lựa chọn, đàm phán và quản lý nhà cung cấp. Do đó, việc nghiên cứu nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng trở thành yêu cầu cấp thiết đối với công ty.

Văn bản khóa luận xác định các mục tiêu nghiên cứu cụ thể sau:

1. Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại.
2. Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy trong giai đoạn 2013 – 2015.
3. Đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy trong thời gian tới.

Nhiệm vụ nghiên cứu gắn liền với việc hệ thống hóa các chỉ tiêu lý thuyết, khảo sát thực tế các khâu nghiệp vụ mua hàng, đánh giá những thành công, hạn chế và nguyên nhân, từ đó xây dựng hệ thống giải pháp khả thi.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được xác lập:

• Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động hoàn thiện công tác tổ chức mua các mặt hàng nguyên vật liệu phục vụ quá trình sản xuất tại bộ phận mua hàng của doanh nghiệp.
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu tại Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy (địa chỉ: Thôn Đông Trại, xã Đồng Quang, huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương).
• Phạm vi thời gian: Thu thập, phân tích và xử lý dữ liệu hoạt động kinh doanh và công tác mua hàng trong 3 năm từ năm 2013 đến năm 2015; thời điểm hoàn thành đề tài vào năm 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận cơ sở lý thuyết quản trị mua hàng từ các tài liệu học thuật chuyên ngành. Tác giả dẫn chiếu khái niệm mua hàng theo Giáo trình Quản trị doanh nghiệp (GS.TS. Đồng Thị Thanh Phương, 2010, NXB Thống Kê, tr. 245): Mua hàng là hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa - tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được lợi ích của hai bên. Dưới góc độ quản trị, quản trị mua hàng được tiếp cận theo hai hướng: tiếp cận quá trình (hoạch định, tổ chức, điều hành, kiểm soát) và tiếp cận tác nghiệp (xác định nhu cầu, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng, đặt hàng, kiểm tra giao nhận và thanh toán).

Quy trình lựa chọn nhà cung cấp được xây dựng theo khung lý thuyết từ Giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, bao gồm 5 bước: (1) Thu thập thông tin nhà cung cấp; (2) Lập danh sách nhà cung cấp ban đầu; (3) Lập tiêu chí đánh giá; (4) Tiến hành đánh giá; (5) Lựa chọn nhà cung cấp chính thức.

Khung lý thuyết của đề tài cũng phân tích hệ thống các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng:

• Nhân tố bên trong doanh nghiệp: Chiến lược kinh doanh, chính sách sản phẩm, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật, khả năng tài chính, và nguồn nhân lực.
• Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp: Nhà cung cấp, nhu cầu khách hàng, đối thủ cạnh tranh, và môi trường kinh tế - chính trị - pháp luật.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả triển khai bao gồm:

• Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:
  • Phương pháp điều tra trắc nghiệm: Thiết kế phiếu khảo sát gồm 8–10 câu hỏi xoay quanh các khâu tìm kiếm, lựa chọn, thương lượng, giao nhận và thanh toán. Phiếu được phát cho 10 cán bộ công nhân viên (chủ yếu thuộc phòng kinh doanh), thu về 10 phiếu hợp lệ (đạt tỷ lệ 100%).
  • Phương pháp phỏng vấn chuyên sâu: Xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn gồm 7–10 câu hỏi, phỏng vấn trực tiếp Giám đốc (ông Phan Tiến Đại), Trưởng phòng kinh doanh và nhân viên mua hàng nhằm thu thập thông tin định tính về thực trạng và kế hoạch cung ứng.
• Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Kế thừa và trích xuất số liệu từ các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm (2013–2015), báo cáo tổng kết tình hình mua hàng, kế hoạch cung ứng nội bộ của công ty và các tài liệu tham khảo chuyên ngành.
• Phương pháp xử lý, phân tích số liệu: Sử dụng phương pháp so sánh (đối chiếu các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận qua các năm) và phương pháp phân tích - tổng hợp để rút ra kết luận thực tiễn.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại doanh nghiệp thương mại

Chương 1 hệ thống hóa các vấn đề lý luận nền tảng về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. Tác giả phân định rõ bản chất kinh tế của hành vi mua hàng và vai trò của khâu này trong việc đảm bảo lưu thông hàng hóa liên tục.

Về nội dung nghiệp vụ, chương này chuẩn hóa 4 bước triển khai công tác tổ chức mua hàng:

1. Tìm kiếm nhà cung cấp: Trình bày các tiêu chí phân loại nhà cung cấp (theo giá trị hàng mua: chính/phụ; theo tính chất quan hệ: truyền thống/mới; theo địa lý: trong nước/nước ngoài); nguồn thông tin tìm kiếm (quảng cáo, hội chợ, đơn chào hàng, hội nghị khách hàng, hồ sơ nội bộ); nội dung lập hồ sơ nhà cung cấp.
2. Lựa chọn nhà cung cấp: Phân tích nguyên tắc cân đối số lượng đối tác cung ứng ("không nên chỉ có một nhà cung cấp"), ưu nhược điểm của việc chọn ít hoặc nhiều nhà cung cấp, phương pháp chấm điểm tiêu chí kết hợp trọng số và quy trình lựa chọn 5 bước.
3. Thương lượng và đặt hàng: Bản chất của thương lượng nhằm giải bài toán mua hàng với các ràng buộc chặt và lỏng (tiêu chuẩn kỹ thuật, giá cả, phương thức thanh toán, thời gian, địa điểm giao nhận); các hình thức đặt hàng gồm hợp đồng mua bán kinh tế, đơn đặt hàng và hóa đơn bán hàng.
4. Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng: Quy trình nghiệm thu nhập kho, kiểm tra số lượng và chất lượng, lập biên bản giao nhận và thực hiện thanh toán theo các phương thức đã thỏa thuận.

Cuối chương, tác giả đi sâu phân tích 5 nhân tố môi trường nội bộ và 4 nhân tố môi trường bên ngoài chi phối đến chất lượng tổ chức mua hàng.

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy

Chương 2 trình bày tổng quan về Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy (thành lập ngày 24/02/2006, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0403000390 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hải Dương cấp, mã số thuế 0800304399, vốn điều lệ 9 tỷ đồng, quy mô 50 cán bộ công nhân viên). Doanh nghiệp sở hữu dây chuyền sản xuất dây thép đen 1 ly, lưới thép đen B40 và kinh doanh các sản phẩm sắt thép, tôn, que hàn, ống nhựa PVC. Cơ cấu tổ chức gồm Ban Giám đốc, Văn phòng, Xưởng sản xuất, Bộ phận kinh doanh (bao gồm bộ phận bán hàng), Bộ phận kế toán, Bộ phận hành chính nhân sự và Bộ phận sản xuất.

Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Tiến Huy giai đoạn 2013 – 2015
(Đơn vị: Triệu đồng)

Chỉ tiêu	Năm 2013	Năm 2014	Năm 2015	So sánh 2014/2013 (+/-)	So sánh 2014/2013 (%)	So sánh 2015/2014 (+/-)	So sánh 2015/2014 (%)
Doanh thu bán hàng & CCDV	45.654	-	-	-	-	+2.654	106,17
Các khoản giảm trừ doanh thu	0	0	0	0	0	0	0
Doanh thu thuần	45.654	-	-	-	-	+2.654	106,17
Giá vốn hàng bán	43.028	-	-	-	-	-	104,95
Lợi nhuận gộp	2.626	-	-	-	-	-	130,08
Doanh thu hoạt động tài chính	4	27	16	+23	675,00	-11	59,26
Chi phí tài chính	438	397	478	-41	90,64	+81	120,40
Trong đó: Chi phí lãi vay	438	397	478	-41	90,64	+81	120,40
Chi phí quản lý kinh doanh	1.495	-	-	-	-	-	132,16
Lợi nhuận thuần từ HĐKD	129	172	211	+43	133,33	+39	122,67
Tổng lợi nhuận trước thuế	129	172	211	+43	133,33	+39	122,67
Chi phí thuế TNDN	32	38	46	+6	118,75	+8	121,05
Lợi nhuận sau thuế TNDN	97	134	165	+37	138,14	+31	123,13

(Nguồn: Báo cáo bộ phận kinh doanh, trích từ khóa luận)

Phân tích số liệu cho thấy lợi nhuận sau thuế tăng trưởng đều qua các năm: từ 97 triệu đồng (năm 2013) lên 134 triệu đồng (năm 2014, tăng 38,14%) và đạt 165 triệu đồng (năm 2015, tăng 23,13%).

Về thực trạng nghiệp vụ tổ chức mua hàng, kết quả khảo sát thực tế được tổng hợp qua các bảng số liệu sau:

Bảng 2: Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp của Công ty Tiến Huy

STT	Nguồn thông tin	Số phiếu	Tỷ lệ (%)
1	Mối quan hệ với các nhà cung cấp truyền thống	9/10	90%
2	Thông tin nhà cung cấp lưu trữ tại hồ sơ công ty	8/10	80%
3	Thư chào hàng của nhà cung cấp	4/10	40%
4	Qua người quen giới thiệu	4/10	40%
5	Vô tuyến truyền hình, đài, mạng Internet	3/10	30%
6	Đại diện nhà cung cấp đi giới thiệu sản phẩm	2/10	20%
7	Hội chợ triển lãm và giới thiệu sản phẩm	0/10	0%
8	Hồ sơ dự thầu của các nhà cung cấp	0/10	0%
9	Báo, tạp chí	0/10	0%

(Nguồn: Khảo sát thực tế trích từ khóa luận)

Bảng 3: Danh sách đối tác cung ứng chính của Công ty Tiến Huy

STT	Tên nhà cung cấp	Mặt hàng cung cấp
1	Công ty TNHH Hiền Huy Bắc Ninh	Bột rút thép
2	Công ty CP Dây lưới thép Nam Định	Dây thép mạ kẽm, thép gai, lưới B40, lưới hàn, lưới lục giác
3	Công ty CP Kim Tín	Que hàn
4	Công ty TNHH MTV Long Nhật	Dầu diexel
5	Công ty CP Thương mại Thái Hưng	Thép D6.5
6	Công ty CP SMC Hà Nội	Thép D6

(Nguồn: Tổng hợp từ tài liệu công ty)

Bảng 4: Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp tại Công ty Tiến Huy

STT	Tiêu chuẩn đánh giá	Số phiếu lựa chọn	Tỷ lệ (%)
1	Chất lượng sản phẩm	9/10	90%
2	Thời gian giao hàng	9/10	90%
3	Giá thành hàng mua	7/10	70%
4	Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp	5/10	50%
5	Khả năng sản xuất của nhà cung cấp	5/10	50%
6	Khả năng tài chính của nhà cung cấp	3/10	30%
7	Dịch vụ sau bán và dịch vụ bảo trì	3/10	30%

(Nguồn: Khảo sát thực tế trích từ khóa luận)

Đánh giá thực trạng các khâu mua hàng tại doanh nghiệp:

• Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp: Công ty phụ thuộc lớn vào nguồn đối tác truyền thống (90%) và hồ sơ lưu trữ nội bộ (80%), hoàn toàn bỏ qua các kênh hội chợ triển lãm, hồ sơ dự thầu và báo chí chuyên ngành (0%). Đặc biệt, công ty duy trì việc chỉ mua mỗi chủng loại nguyên vật liệu từ một nhà cung cấp duy nhất, tạo ra nguy cơ rủi ro cao khi nguồn cung biến động hoặc bị ép giá.
• Thương lượng và đặt hàng: Việc thương lượng với đối tác quen chủ yếu tiến hành qua điện thoại và email theo quy ước sẵn có; đàm phán trực tiếp chỉ áp dụng với nhà cung cấp mới (SMC Hà Nội, Thuận Tiến). Hình thức đặt hàng chủ yếu là đơn đặt hàng và hóa đơn bán hàng, thiếu các hợp đồng kinh tế chặt chẽ. Quy định bảo hành đổi trả trong 15 ngày thường bị bỏ lỡ do thủ tục xử lý thông tin nội bộ chậm.
• Giao nhận và thanh toán: Hàng được giao tại kho của công ty, kiểm tra nghiệm thu trực tiếp. Tồn tại hiện tượng giao hàng chậm, sai sót số lượng, nhầm mã hàng và hàng hóa trong kho sắp xếp chưa khoa học, cập nhật dữ liệu tồn kho chậm.

Chương 3: Đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy

Dựa trên phương hướng phát triển và quan điểm hoàn thiện quản trị mua hàng, chương 3 đề xuất hệ thống các giải pháp cụ thể:

1. Tăng cường chủ động trong tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp: Mở rộng các kênh tìm kiếm thông tin (tham gia hội chợ triển lãm vật liệu xây dựng, tìm kiếm trực tuyến, tiếp nhận đơn chào hàng); xóa bỏ tình trạng mua độc quyền một nhà cung cấp cho mỗi loại hàng; xây dựng bảng tiêu chí đánh giá đối tác (Bảng 3.1) kết hợp phương pháp chấm điểm và trọng số.
2. Nâng cao chất lượng công tác thương lượng và đặt hàng: Chuyển đổi phương thức giao dịch sang ký kết hợp đồng kinh tế bằng văn bản có đầy đủ điều khoản pháp lý ràng buộc; bồi dưỡng kỹ năng đàm phán cho nhân viên; chủ động theo dõi thời hạn khiếu nại, thực hiện đúng thủ tục đổi trả bảo hành trong vòng 15 ngày.
3. Thực hiện tốt hơn công tác giao nhận và thanh toán tiền hàng: Chuẩn hóa quy trình kiểm tra số lượng, thông số kỹ thuật và phẩm chất khi nghiệm thu; quy hoạch sắp xếp lại mặt bằng kho bãi khoa học; theo dõi sát tiến độ giao hàng của nhà cung cấp.
4. Tăng cường chú trọng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng: Lập kế hoạch mua hàng định kỳ dựa trên dự báo nhu cầu thị trường và năng lực sản xuất, tránh tình trạng bị động chỉ mua khi có đơn đặt hàng từ khách.
5. Thiết lập công tác đánh giá kết quả mua hàng: Định kỳ đánh giá hiệu quả hoạt động mua hàng, đo lường mức độ đáp ứng của nhà cung cấp về chi phí, chất lượng và thời gian giao hàng.
6. Các giải pháp bổ trợ: Đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên phòng kinh doanh và hoàn thiện cơ chế phối hợp thông tin giữa các bộ phận kinh doanh, kế toán, thủ kho.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả và đóng góp cụ thể:

• Cung cấp số liệu tài chính phản ánh kết quả kinh doanh 3 năm (2013–2015) của Công ty Tiến Huy, cho thấy lợi nhuận sau thuế năm 2015 đạt 165 triệu đồng, tăng trưởng so với mức 97 triệu đồng năm 2013.
• Định lượng hóa thực trạng công tác mua hàng thông qua điều tra trắc nghiệm: chỉ ra tỷ lệ phụ thuộc vào nhà cung cấp truyền thống (90%), hồ sơ nội bộ (80%), các tiêu chuẩn lựa chọn ưu tiên như chất lượng (90%), thời gian giao hàng (90%), giá thành (70%).
• Thống kê chi tiết danh mục nhà cung cấp chính cho từng loại nguyên vật liệu (Hiền Huy Bắc Ninh cung cấp bột rút thép, Dây lưới thép Nam Định cung cấp dây thép mạ và lưới B40, Kim Tín cung cấp que hàn, Long Nhật cung cấp dầu diesel, Thái Hưng và SMC Hà Nội cung cấp thép D6 và D6.5).
• Đóng góp thực tiễn: Khóa luận là công trình đầu tiên nghiên cứu toàn diện và có hệ thống về công tác tổ chức mua hàng tại Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy, cung cấp hệ thống giải pháp gắn liền với thực trạng quản trị của doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số hạn chế gắn liền với phạm vi nghiên cứu được tác giả trình bày:

• Quy mô mẫu khảo sát định lượng còn nhỏ (n = 10 phiếu điều tra tại phòng kinh doanh), chủ yếu mang tính chất thăm dò nội bộ.
• Dữ liệu tài chính và hoạt động mua hàng dừng lại ở giai đoạn 2013 – 2015, chưa cập nhật biến động thị trường ở các giai đoạn tiếp theo.
• Khóa luận chưa đi sâu phân tích tác động của biến động giá nguyên liệu thép trên thị trường quốc tế tới chiến lược định giá và dự trữ của công ty.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát đối với toàn bộ hệ thống đối tác cung ứng bên ngoài, phân tích chuyên sâu chuỗi cung ứng ngành thép và xây dựng mô hình dự báo nhu cầu vật tư tự động hóa cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo phù hợp cho:

• Sinh viên, học viên các ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị doanh nghiệp thương mại, Logistics và Quản trị chuỗi cung ứng đang thực hiện khóa luận, đề án tốt nghiệp về chuyên đề tổ chức mua hàng và quản trị nhà cung cấp.
• Bộ phận quản trị mua hàng, cung ứng vật tư tại các doanh nghiệp sản xuất và thương mại cơ khí, sắt thép, vật liệu xây dựng có quy mô vừa và nhỏ.
• Các phần có giá trị tham khảo nổi bật bao gồm: bảng câu hỏi khảo sát thực trạng mua hàng (Bảng 2.2, Bảng 2.4), danh mục chỉ tiêu lựa chọn nhà cung cấp và quy trình 5 bước đánh giá đối tác cung ứng.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy hoạt động trong lĩnh vực gì và có quy mô như thế nào?
Công ty được thành lập năm 2006 tại Hải Dương, vốn điều lệ 9 tỷ đồng, quy mô 50 cán bộ công nhân viên. Doanh nghiệp hoạt động chính trong lĩnh vực sản xuất, gia công cơ khí (dây thép đen 1 ly, lưới B40) và kinh doanh sắt thép, tôn, que hàn, ống nhựa PVC.

2. Nguồn thông tin nào được Công ty Tiến Huy sử dụng nhiều nhất để tìm kiếm nhà cung cấp?
Theo kết quả khảo sát tại Bảng 2.2, nguồn thông tin từ các mối quan hệ với nhà cung cấp truyền thống chiếm tỷ lệ cao nhất (90% số phiếu), tiếp theo là thông tin lưu trữ tại hồ sơ nội bộ công ty (80% số phiếu).

3. Điểm hạn chế lớn nhất trong chính sách lựa chọn nhà cung cấp của Công ty Tiến Huy là gì?
Điểm hạn chế lớn nhất là công ty chỉ mua mỗi loại mặt hàng từ một nhà cung cấp duy nhất (như bột rút thép chỉ mua của Hiền Huy Bắc Ninh, dầu diesel chỉ mua của Long Nhật), dẫn đến nguy cơ bị động về nguồn hàng và chịu sức ép về giá khi thị trường biến động.

4. Hai tiêu chuẩn nào được doanh nghiệp coi trọng nhất khi lựa chọn nhà cung cấp?
Theo kết quả điều tra tại Bảng 2.4, hai tiêu chuẩn quan trọng nhất cùng đạt tỷ lệ lựa chọn 90% là "Chất lượng sản phẩm" và "Thời gian giao hàng".

5. Hình thức đặt hàng chủ yếu đang được Công ty Tiến Huy áp dụng là gì và có rủi ro gì?
Công ty đặt hàng chủ yếu thông qua hình thức "đơn đặt hàng" và "hóa đơn bán hàng". Đây là các hình thức có tính pháp lý thấp hơn so với hợp đồng kinh tế bằng văn bản, dễ dẫn đến rủi ro pháp lý khi phát sinh tranh chấp về chất lượng, số lượng hoặc tiến độ giao hàng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Đặng Thị Thu Hằng đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại và phân tích thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại Công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy giai đoạn 2013 – 2015. Nghiên cứu đã chỉ rõ các ưu điểm trong việc duy trì quan hệ với nhà cung cấp truyền thống, đồng thời vạch ra những hạn chế về sự phụ thuộc nguồn cung đơn lẻ, hình thức đặt hàng lỏng lẻo và công tác quản lý kho bãi. Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất hệ thống 6 nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình mua hàng, nâng cao năng lực đàm phán và tối ưu hóa chi phí đầu vào cho doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Các khái niệm có liên quan Mua hàng Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng. Thực chất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậu cần chịu ảnh hưởng lớn của hoạt động mua hàng. Mua hàng còn được hiểu là: Hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi ích của hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền.

(GSTS Đồng Thị Thanh Phương, năm 2010, Quản trị doanh nghiệp, NXB Thống Kê, trang 245) Quản trị mua hàng Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu đề ra. Theo cách tiếp cận tác nghiệp : Quản trị mua hàng là quá trình bằng các bước công việc như xác định nhu cầu mua hàng, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, kiểm tra việc giao nhận hàng hoá. SVTH: Đặng Thị Thu Hằng Lớp: K48A3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 9 ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì, của ai, với số lượng và giá cả như thế nào. Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lý, cung ứng.

Tổ chức triển khai mua hàng trong doanh nghiệp Tổ chức triển khai mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồng mua hàng. Nhà cung cấp Nhà cung cấp có thể là đơn vị sản xuất, đơn vị nhập khẩu, văn phòng đại diện, đơn vị phân phối độc quyền, đơn vị kinh doanh thương mại- dịch vụ. có chức năng cung cấp sản phẩm, hàng hoá. Tìm kiếm và lựa chọn NCC Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp là việc doanh nghiệp tiến hành tìm kiếm và lựa chọn những nhà cung cấp phù hợp có khả năng đáp ứng được nhu cầu về sản phẩm của doanh nghiệp.

Thương lượng và đàm phán Thương lượng là giao dịch mà cả hai bên có quyền bác bỏ kết quả cuối cùng. Nó đòi hỏi sự đồng thuận tự nguyện từ cả hai bên. Đây là một quy trình cho và nhận, trong đó các mục tiêu hay điều kiện tiên quyết của giao dịch được nhất trí trên cơ sở hai bên có thể chấp nhận được. Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác.

Đó là quy trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi SVTH: Đặng Thị Thu Hằng Lớp: K48A3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 10 ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI giữa ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ hoặc có những quyền lợi có thể đối kháng. Giao nhận hàng hóa và thanh toán tiền hàng Giao nhận hàng hóa là một hành vi thương mại, là hoạt động nằm trong khâu lưu thông hàng hóa, một khâu rất quan trọng gắn liền với sản xuất và tiêu thụ. Người làm công tác giao nhận hàng hóa sẽ nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng. Thanh toán tiền hàng là việc trả tiền cho nhà cung cấp theo đúng hợp đồng đã thỏa thuận.

Thanh toán tiền hàng có thể là trước hoặc sau khi nhận hàng, hình thức thanh toán có thể là qua thẻ hay tiền mặt.tùy vào thỏa thuận của hai bên đã ký kết. Các nội dung của công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp Sau khi đã xây dựng được kế hoạch mua hàng, lựa chọn được phương pháp mua hàng phù hợp doanh nghiệp thương mại sẽ lựa tổ chức thực hiện công tác mua hàng theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế. Tìm kiếm nhà cung cấp Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện được mục tiêu trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp.

Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp sẽ tìm ở đâu và như thế nào.  Phân loại nhà cung cấp: Có nhiều cách phân loại nhưng trong đó có 3 cách phân loại theo các hình thức sau: + Theo giá trị hàng mua: Nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ + Theo tính chất quan hệ: Nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới SVTH: Đặng Thị Thu Hằng Lớp: K48A3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 11 ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI + Theo phạm vi địa lý: Nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài  Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thương mại có thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể tìm thông qua các hình thức: + Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp. + Thông qua hội chợ, triển lãm.

+ Thông qua đơn thư chào hàng. + Thông qua hội nghị khách hàng. Ngoài ra, doanh nghiệp còn tìm kiếm nhà cung cấp thông qua nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp. Nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu trữ thông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanh nghiệp.

Hồ sơ nhà cung cấp bao gồm những thông tin sau: tên hiệu nhà cung cấp; chức năng nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh; chất lượng sản phẩm; uy tín doanh nghiệp; khả năng tài chính.  Lập hồ sơ nhà cung cấp Sau khi thu thập các thông tin về nhà cung cấp của doanh nghiệp, doanh nghiệp đánh giá, xử lý thông tin về nhà cung cấp theo nguyên tắc mà doanh nghiệp đề ra. Hồ sơ nhà cung cấp cần có các thông tin cơ bản: + Tên hiệu của nhà cung cấp + Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh + Phạm vi hoạt động theo thị trường + Chất lượng sản phẩm dịch vụ SVTH: Đặng Thị Thu Hằng Lớp: K48A3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 12 ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI + Uy tín, nhãn hiệu, thương hiệu sản phẩm + Các điều kiện cung cấp sản phẩm, dịch vụ + Khả năng tài chính + Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp 1. Lựa chọn nhà cung cấp Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp ”.

Muốn vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng như với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị.  Nguyên tắc lựa chọn nhà cung cấp Qua phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cung ứng so sánh và cân nhắc những người cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn người cấp hàng cho mình.

Các nguyên tắc lựa chọn được đặt ra cân nhắc là: + Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lượng mua nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá ưu đãi, về lâu dài có thể trở thành khách hàng truyền thống. nhưng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà cung cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho doanh nghiệp trong trường hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ hàng để bán, đôi khi bị ép giá. + Ngược lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có ưu điểm là giảm được độ rủi ro, tránh được sự ép giá. nhưng lại có hạn chế là không được giảm giá do mua SVTH: Đặng Thị Thu Hằng Lớp: K48A3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 13 ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính ổn định về giá cả và chất lượng không cao.

các nhà quản trị cần có sự lựa chọn hợp lý. + Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng (tức là những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần phải tìm kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “ nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ ”. + Đối với những hàng hoá mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp.  Phương pháp để lựa chọn: Xây dựng hàng loạt các chỉ tiêu và cho điểm các nhà cung cấp khác nhau để có quyết định lựa chọn.

Trên cơ sở danh sách đã lập ở trên tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp dựa trên các tiêu thức khác nhau gắn với mục tiêu của việc mua hàng đã xác định. Các tiêu thức để lựa chọn nhà cung cấp: + Vị thế và uy tín của nhà cung cấp trên thương trường (so với các nhà cung cấp khác) + Vị trí của nhà cung cấp trong các giai đoạn phát triển + Khả năng tài chính của các nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chình lành mạnh hay đang trong thời kì thua lỗ và có khó khăn về tài chính. SVTH: Đặng Thị Thu Hằng Lớp: K48A3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 14 ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI + Uy tín của nhà cung cấp: uy tín về chất lượng sản phẩm, uy tín trong việc giao nhận hàng hoá( đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng sản phẩm) + Các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp. + Vị trí địa lí của nhà cung cấp: điều này ảnh hưởng đến khẳ năng giao hàng.

+ Khả năng thích ứng của nhà cung cấp với thị trường nói chung và những đòi hỏi của doanh nghiệp nói riêng. đặc biệt khi xem xét các nhà cung cấp phải xem xét đến khả năng thay đổi, tốc độ phản ứng trước yêu cầu thay đổi.