CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Các khái niệm có liên quan Mua hàng Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng. Thực chất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậu cần chịu ảnh hưởng lớn của hoạt động mua hàng. Mua hàng còn được hiểu là: Hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi ích của hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền.
(GSTS Đồng Thị Thanh Phương, năm 2010, Quản trị doanh nghiệp, NXB Thống Kê, trang 245) Quản trị mua hàng Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu đề ra. Theo cách tiếp cận tác nghiệp : Quản trị mua hàng là quá trình bằng các bước công việc như xác định nhu cầu mua hàng, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, kiểm tra việc giao nhận hàng hoá. SVTH: Đặng Thị Thu Hằng Lớp: K48A3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 9 ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì, của ai, với số lượng và giá cả như thế nào. Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lý, cung ứng.
Tổ chức triển khai mua hàng trong doanh nghiệp Tổ chức triển khai mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồng mua hàng. Nhà cung cấp Nhà cung cấp có thể là đơn vị sản xuất, đơn vị nhập khẩu, văn phòng đại diện, đơn vị phân phối độc quyền, đơn vị kinh doanh thương mại- dịch vụ. có chức năng cung cấp sản phẩm, hàng hoá. Tìm kiếm và lựa chọn NCC Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp là việc doanh nghiệp tiến hành tìm kiếm và lựa chọn những nhà cung cấp phù hợp có khả năng đáp ứng được nhu cầu về sản phẩm của doanh nghiệp.
Thương lượng và đàm phán Thương lượng là giao dịch mà cả hai bên có quyền bác bỏ kết quả cuối cùng. Nó đòi hỏi sự đồng thuận tự nguyện từ cả hai bên. Đây là một quy trình cho và nhận, trong đó các mục tiêu hay điều kiện tiên quyết của giao dịch được nhất trí trên cơ sở hai bên có thể chấp nhận được. Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác.
Đó là quy trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi SVTH: Đặng Thị Thu Hằng Lớp: K48A3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 10 ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI giữa ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ hoặc có những quyền lợi có thể đối kháng. Giao nhận hàng hóa và thanh toán tiền hàng Giao nhận hàng hóa là một hành vi thương mại, là hoạt động nằm trong khâu lưu thông hàng hóa, một khâu rất quan trọng gắn liền với sản xuất và tiêu thụ. Người làm công tác giao nhận hàng hóa sẽ nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng. Thanh toán tiền hàng là việc trả tiền cho nhà cung cấp theo đúng hợp đồng đã thỏa thuận.
Thanh toán tiền hàng có thể là trước hoặc sau khi nhận hàng, hình thức thanh toán có thể là qua thẻ hay tiền mặt.tùy vào thỏa thuận của hai bên đã ký kết. Các nội dung của công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp Sau khi đã xây dựng được kế hoạch mua hàng, lựa chọn được phương pháp mua hàng phù hợp doanh nghiệp thương mại sẽ lựa tổ chức thực hiện công tác mua hàng theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế. Tìm kiếm nhà cung cấp Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện được mục tiêu trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp.
Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp sẽ tìm ở đâu và như thế nào. Phân loại nhà cung cấp: Có nhiều cách phân loại nhưng trong đó có 3 cách phân loại theo các hình thức sau: + Theo giá trị hàng mua: Nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ + Theo tính chất quan hệ: Nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới SVTH: Đặng Thị Thu Hằng Lớp: K48A3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 11 ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI + Theo phạm vi địa lý: Nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thương mại có thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể tìm thông qua các hình thức: + Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp. + Thông qua hội chợ, triển lãm.
+ Thông qua đơn thư chào hàng. + Thông qua hội nghị khách hàng. Ngoài ra, doanh nghiệp còn tìm kiếm nhà cung cấp thông qua nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp. Nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu trữ thông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanh nghiệp.
Hồ sơ nhà cung cấp bao gồm những thông tin sau: tên hiệu nhà cung cấp; chức năng nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh; chất lượng sản phẩm; uy tín doanh nghiệp; khả năng tài chính. Lập hồ sơ nhà cung cấp Sau khi thu thập các thông tin về nhà cung cấp của doanh nghiệp, doanh nghiệp đánh giá, xử lý thông tin về nhà cung cấp theo nguyên tắc mà doanh nghiệp đề ra. Hồ sơ nhà cung cấp cần có các thông tin cơ bản: + Tên hiệu của nhà cung cấp + Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh + Phạm vi hoạt động theo thị trường + Chất lượng sản phẩm dịch vụ SVTH: Đặng Thị Thu Hằng Lớp: K48A3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 12 ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI + Uy tín, nhãn hiệu, thương hiệu sản phẩm + Các điều kiện cung cấp sản phẩm, dịch vụ + Khả năng tài chính + Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp 1. Lựa chọn nhà cung cấp Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp ”.
Muốn vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng như với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị. Nguyên tắc lựa chọn nhà cung cấp Qua phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cung ứng so sánh và cân nhắc những người cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn người cấp hàng cho mình.
Các nguyên tắc lựa chọn được đặt ra cân nhắc là: + Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lượng mua nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá ưu đãi, về lâu dài có thể trở thành khách hàng truyền thống. nhưng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà cung cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho doanh nghiệp trong trường hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ hàng để bán, đôi khi bị ép giá. + Ngược lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có ưu điểm là giảm được độ rủi ro, tránh được sự ép giá. nhưng lại có hạn chế là không được giảm giá do mua SVTH: Đặng Thị Thu Hằng Lớp: K48A3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 13 ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính ổn định về giá cả và chất lượng không cao.
các nhà quản trị cần có sự lựa chọn hợp lý. + Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng (tức là những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần phải tìm kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “ nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ ”. + Đối với những hàng hoá mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp. Phương pháp để lựa chọn: Xây dựng hàng loạt các chỉ tiêu và cho điểm các nhà cung cấp khác nhau để có quyết định lựa chọn.
Trên cơ sở danh sách đã lập ở trên tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp dựa trên các tiêu thức khác nhau gắn với mục tiêu của việc mua hàng đã xác định. Các tiêu thức để lựa chọn nhà cung cấp: + Vị thế và uy tín của nhà cung cấp trên thương trường (so với các nhà cung cấp khác) + Vị trí của nhà cung cấp trong các giai đoạn phát triển + Khả năng tài chính của các nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chình lành mạnh hay đang trong thời kì thua lỗ và có khó khăn về tài chính. SVTH: Đặng Thị Thu Hằng Lớp: K48A3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 14 ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI + Uy tín của nhà cung cấp: uy tín về chất lượng sản phẩm, uy tín trong việc giao nhận hàng hoá( đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng sản phẩm) + Các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp. + Vị trí địa lí của nhà cung cấp: điều này ảnh hưởng đến khẳ năng giao hàng.
+ Khả năng thích ứng của nhà cung cấp với thị trường nói chung và những đòi hỏi của doanh nghiệp nói riêng. đặc biệt khi xem xét các nhà cung cấp phải xem xét đến khả năng thay đổi, tốc độ phản ứng trước yêu cầu thay đổi.