CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ HÀNG HOÁ TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI. Một số khái niệm cơ bản liên quan tới tổ chức dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại. Dự trữ hàng hoá: Dự trữ hàng hoá trong nền kinh tế quốc dân Dự trữ là sự ngưng đọng tạm thời của sản phẩm hàng hoá xã hội trong quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng, được giữ lại để bán và tiêu dùng sau này. Dự trữ trong hệ thống sản xuất kinh doanh Dự trữ bao gồm các sản phẩm hay nguyên liệu, nhiên liệu đang lưu trong kho, đang trên đường vận chuyển, đang chờ sản xuấy dở dang.
và cả những thành phẩm đang chờ bán. Hay nói cách khác, dự trữ bao gồm: Tất cả các sản phẩm, hàng hoá mà doanh nghiệp có để bán, tất cả nguyên vật liệu, phụ tùng mà doanh nghiệp lưu giữ và sử dụng để sản xuất ra các sản phẩm hay cung cấp dịch vụ. Hàng hoá dự trữ Hàng hoá dự trữ ở các doanh nghiệp thương mại (DNTM) được hình thành khi DNTM nhập hàng về và kết thúc khi DNTM bán hàng ( giao hàng) cho khách hàng. Hàng hoá dự trữ ở DNTM là toàn bộ hàng hoá được dự trữ ở các kho, trạm, của hàng, quầy hàng, siêu thị, đại lý, trung tâm mua sắm… của DNTM.
Như vậy, hàng hoá dự trữ là những hàng hoá đang ở dạng chuẩn bị bán cho khách hàng. Quản trị dự trữ Quản trị dự trữ là tổng hợp các hoạt động xác định nhu cầu dự trữ, tổ chức dự trữ và đánh giá công tác dự trữ nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Tổ chức dự trữ hàng hoá bao gồm các hoạt động về tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ hàng hoá, tổ chức quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật và giá trị. Định mức dự trữ Là mức dự trữ phải có theo kế hoạch của doanh nghiệp để đảm bảo quá trình kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành bình thường, liên tục.
Dự trữ thấp nhất Là mức dự trữ tối thiểu doanh nghiệp phải có để đảm bảo hoạt động bán hàng đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường cả về số lượng và chất lượng. Đây là mức dự trữ để đảm bảo nhu cầu hàng hoá kinh doanh trong khoảng thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng của doanh nghiệp. Dự trữ cao nhất Là mức dự trữ cao nhất mà doanh nghiệp có thể đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Mức dự trữ cao nhất là sự cụ thể hoá chính sách mua hàng của doanh nghiệp.
Mức 7 dự trữ cao nhất càng lớn thì doanh nghiệp quyết định mua hàng với số lượng lớn để nắm bắt cơ hội thị trường do giá cả tăng lên hoặc ưu đãi mua số lượng lớn. Ngược lại, mức dự trữ lớn nhất sẽ thấp khi doanh nghiệp áp dụng chính sách mua hàng liên tục với số lượng nhỏ, thực hiện dự trữ bằng 0. Dự trữ bình quân Dự trữ bình quân là trung bình cộng của dự trữ cao nhất và dự trữ thấp nhất. Chỉ tiêu dự trữ bình quân thể hiện mức dự trữ hợp lý của doanh nghiệp, việc xác định mức dự trữ bình quân và tính toán chi phí lãi vay.
Dự trữ bảo hiểm Là mức dự trữ đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng khi có những biến động ngoài dự kiến như hàng hoá không được cung ứng theo kế hoạch, gián đoạn vận chuyển… Doanh nghiệp thương mại thường tiến hành dự trữ bảo hiểm nhằm phòng tránh các trường hợp không có hàng để triển khai hợp đồng bán ra, từ đó mất uy tín với khách hàng và chịu phí tổn do phạt hợp đồng. Kho bãi dự trữ Kho bãi dự trữ được hiểu đơn giản là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ hàng hoá phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức dự trữ kho bãi bao gồm tổ chức hệ thống nhà kho, sân bãi, các trang thiết bị để chứa đựng và bảo quản sản phẩm. Tổ chức quản lý kho bãi bao gồm các công việc chính như xác định nhu cầu kho bãi, quy hoạch mạng lưới kho bãi, đầu tư cơ sở hạ tầng và mua sắm trang thiết bị kho bãi.
Theo dõi và quản lý hàng hoá dự trữ về mặt hiện vật Tổ chức quản lý hàng hoá dự trữ về mặt hiện vật nhằm mục đích đảm bảo, giữ gìn hàng hoá về giá trị và giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hư hỏng hàng hoá trong kho. Mặt khác, tổ chức quản lý hàng hoá dự trữ về mặt hiện vật còn giúp cho việc chất xếp, xuất nhập hàng trong kho được dễ dàng, các nhà quản trị luôn nắm được số lượng từng loại hàng trong kho để kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn về cung ứng hàng hoá. Theo dõi và quản lý hàng hoá dự trữ về mặt giá trị Theo dõi và quản lý hàng hoá dự trữ về mặt giá trị là việc hạch toán giá trị của hàng hoá dự trữ, làm cơ sở cho việc đánh giá tài sản của doanh nghiệp và hiệu quả sử dụng vốn hàng hoá 1.2 Các nội dung của công tác quản trị dự trữ của doanh nghiệp thương mại 1.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp thương mại 1.1 Xác định nhu cầu kho bãi Kho bãi được hiểu đơn giản là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ hàng hoá 8 phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức hệ thống kho bãi bao gồm tổ chức hệ thống nhà kho, sân bãi, các trang thiết bị để chứa đựng và bảo quản sản phẩm.
Tổ chức quản lý kho bãi bao gồm các công việc chính sau như xác định nhu cầu kho bãi, quy hoạch mạng lưới kho bãi, đầu tư cơ sở hạ tầng và mua sắm trang thiết bị kho bãi. Với doanh nghiệp thương mại, hệ thống kho bãi có thể bao gồm các loại chính như sau: Kho bãi phục vụ mua, tiếp nhận hàng hoá: Loại kho bãi này thường được đặt ở nơi thu mua hoặc tiếp nhận hàng hoá. Kho bãi trung chuyển: Loại kho bãi này phục vụ nhu cầu vận chuyển hàng hoá của doanh nghiệp, thường nằm ở nhà ga, bến cảng để nhận hàng hoá từ phương tiện vận chuyển này sang phương tiện vận chuyển khác. Kho bãi dự trữ: Dùng để dự trữ hàng hoá đáp ứng nhu cầu bán ra hàng ngày của doanh nghiệp.
Kho bãi dự trữ có thể bao gồm nhà kho, bãi hoặc các điểm bán hàng. Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp cần căn cứ và định mức dự trữ hàng hoá của mình. Diện tích cần có thường bao gồm: Diện tích nghiệp vụ chính của kho: Dùng để tiếp nhận và xuất hàng hoá, bảo quản hàng hoá, xử lý hàng hoá (bao gói lại, đánh mã vạch và các xử lý khác nếu cần). Diện tích khác: Bao gồm diện tích văn phòng kho (nếu cần), diện tích cho bộ phận bảo vệ, diện tích dừng đỗ xe, diện tích cho lắp đặt và vận hành các trang thiết bị.
Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp có thể sử dụng kết hợp nhiều phương pháp khác nhau: Phương pháp kinh nghiệm: Doanh nghiệp căn cứ trên định mức dự trữ của mình bao gồm dự trữ định mức tối đa, định mức dự trữ bình quân để xác định nhu cầu kho bãi. Để thuận tiện, doanh nghiệp sẽ xác định từng loại diện tích dự trữ cho từng nhóm hàng, nghành hàng, diện tích nghiệp vụ chính, diện tích hành chính… Trên cơ sở các loại nhu cầu diện tích cụ thể, doanh nghiệp lên phương án tổng thể và vẽ sơ đồ tổng thể. Phương pháp tính theo trọng tải: Diện tích tính theo trọng tải áp dụng trong trường hợp kho bãi có sức chứa theo tải trọng. Phương pháp này thường áp dụng cho các hàng hoá chất xếp trên giá, kệ, chất đống… S=D/s Trong đó: S: là diện tích kho bãi cần có D: là định mức dự trữ theo ngày s: là trọng tải trên m Phương pháp tính theo thể tích: Phương pháp này áp dụng cho những hàng hoá chứa đựng và bảo quản theo đơn vị m 9 S=D/s Trong đó: V: là thể tích cần có D: là định mức theo ngày v: là hệ số thể tích chứa đựng cần có cho một đơn vị sản phẩm.
Tương tự S,V có thể được tính theo V tối đa, V tối thiểu, V bình quân. Mỗi loại hàng hoá nó có những đặc điểm riêng về hình dáng, kích thước, tính chất cơ lý hoá, hình thức bao gói, điều kiện bảo quản, thời hạn dự trữ… Do vậy, doanh nghiệp cần cần phải lựa chọn các kho dự trữ phù hợp với những đặc tính của hàng hoá.2 Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ Căn cứ vào nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp triển khai thiết lập hệ thống kho bãi. Bao gồm các công việc chủ yếu như xác định địa điểm đặt kho bãi, quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi, lên danh mục và triển khai đầu tư tài sản và trang thiết bị dự trữ. Căn cứ vào nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp triển khai thiết lập hệ thống kho bãi.
Bao gồm các công việc chủ yếu như xác định địa điểm đặt kho bãi, quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi, lên danh mục và triển khai đầu tư tài sản và trang thiết bị dự trữ. Quyết định địa điểm đặt kho bãi. Một địa điểm tốt đáp ứng các yêu cầu sau: Đáp ứng được các yêu cầu về kho bãi của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có đủ diện tích kho bãi theo đúng yêu cầu của mình.
Chi phí về kho bãi thấp: Chi phí kho bãi bao gồm: Chi phí thuê kho, chi phí vận chuyển, chi phí đi lại của nhân viên. Thời gian vận chuyển nhanh nhất, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhịp độ bán ra. Đảm bảo an ninh, vệ sinh, môi trường. Quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi.
Thực tế doanh nghiệp không nhất thiết phải đầu tư kho bãi vì có những doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ hậu cần kinh doanh kho bãi. Do đó nếu đi thuê có thể làm chi phí cố định giảm đi và bài toán chi phí tổng thể sẽ thấp hơn tự đầu tư. Doanh nghiệp sẽ cân nhắc phương án có lợi để triển khai đáp ứng nhu cầu kho bãi của mình. Lên danh mục và triển khai đầu tư trang thiết bị kho bãi.