Hoàn thiện công tác quản lí hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và Phân phối Vĩnh Thịnh, Thừa Thiên Huế

Khóa luận hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH TM&PP Vĩnh Thịnh, Huế

• Tác giả: Đặng Bảo Khuyên
• Người hướng dẫn: PGS. Nguyễn Quang Phục
• Trường học: Đại học Huế - Trường Đại học Kinh tế
• Chuyên ngành: Logistics và Quản lí Chuỗi Cung ứng
• Đề tài: Hoàn thiện công tác quản lí hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và Phân phối Vĩnh Thịnh, Thừa Thiên Huế
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH TM PP Vĩnh Thịnh

Công ty TNHH Thương mại và Phân phối Vĩnh Thịnh hoạt động tại tỉnh Thừa Thiên Huế từ năm 2015. Doanh nghiệp chuyên phân phối các mặt hàng tiêu dùng thiết yếu trên địa bàn. Hoạt động quản lý kho đóng vai trò cốt lõi trong chuỗi cung ứng của công ty. Ban lãnh đạo chỉ đạo trực tiếp các phòng ban phối hợp chặt chẽ. Phòng kế hoạch thị trường theo dõi nhu cầu khách hàng. Phòng kế toán quản lý hóa đơn chứng từ và quỹ tiền mặt. Bộ phận kho vận chịu trách nhiệm tiếp nhận, lưu trữ và xuất hàng hóa. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận quyết định tốc độ luân chuyển vốn. Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Việc duy trì lượng hàng tồn hợp lý giúp duy trì uy tín phân phối. Kho hàng đáp ứng đơn hàng nhanh chóng sẽ tạo lợi thế cạnh tranh bền vững. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình vận hành kho bài bản để thích ứng với thị trường bán lẻ.

1.1. Cơ cấu tổ chức và chức năng bộ phận kho vận

Mô hình quản lý tại công ty được phân định rõ ràng giữa từng phòng ban chức năng. Giám đốc doanh nghiệp phê duyệt các kế hoạch cung ứng và phân bổ ngân sách. Phòng kế hoạch chịu trách nhiệm khảo sát thị trường tiêu thụ và đặt hàng nhà sản xuất. Nhân viên thủ kho chịu trách nhiệm bảo quản nguyên vẹn tài sản hàng hóa. Đội ngũ giao vận thực hiện phân bổ sản phẩm đến các điểm bán lẻ đúng thời hạn. Quy trình xuất nhập kho luôn yêu cầu sự đối chiếu nghiêm ngặt cùng phòng kế toán. Mọi phát sinh chênh lệch đều được ghi nhận bằng văn bản để kiểm tra định kỳ.

1.2. Tầm quan trọng của hàng tồn kho trong chuỗi phân phối

Hàng tồn kho phản ánh sức khỏe tài chính và năng lực cung ứng của doanh nghiệp thương mại. Lượng dự trữ đầy đủ giúp công ty tránh tình trạng đứt gãy nguồn cung ngoài thị trường. Doanh nghiệp phân phối cần duy trì tốc độ luân chuyển hàng hóa liên tục và nhịp nhàng. Khi lượng hàng ứ đọng quá mức, chi phí bảo quản và tiền lãi vay sẽ tăng cao. Ngược lại, mức tồn kho quá thấp sẽ khiến doanh nghiệp mất cơ hội bán buôn lớn. Do đó, việc kiểm soát hàng hóa chính xác bảo vệ giá trị vốn kinh doanh an toàn. Quản trị tốt kho bãi còn củng cố mối quan hệ tin cậy với hệ thống đại lý bán lẻ.

II. Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH TM PP Vĩnh Thịnh

Công ty Vĩnh Thịnh duy trì quy trình kiểm soát chặt chẽ hoạt động xuất nhập kho hàng ngày. Đội ngũ thủ kho giàu kinh nghiệm thực tiễn và tinh thần trách nhiệm nghề nghiệp cao. Từng nhân viên được phân công nhiệm vụ cụ thể để dễ dàng quy trách nhiệm cá nhân. Ban quản lý luôn lắng nghe các đề xuất cải tiến từ bộ phận kho vận thực tế. Tuy nhiên, hệ thống quản trị kho vẫn bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng cần tháo gỡ. Cơ sở hạ tầng kho bãi còn chật hẹp và trang thiết bị xếp dỡ còn thô sơ. Tình trạng va chạm trong kho gây rách bao bì và đổ vỡ hàng hóa thường xuyên. Số liệu hàng hóa kiểm kê thực tế thường sai lệch so với báo cáo trên sổ sách kế toán. Sự thất thoát này gây hao hụt doanh thu và ảnh hưởng xấu đến lợi nhuận. Doanh nghiệp hoàn toàn bị động trước các đơn hàng bất ngờ do dự báo nhu cầu kém. Các mô hình quản trị kho hiện đại vẫn chưa được ứng dụng đồng bộ tại đơn vị.

2.1. Điểm mạnh từ kỷ luật vận hành và nhân sự thủ kho

Doanh nghiệp thiết lập kỷ luật nghiêm ngặt trong toàn bộ quy trình xuất và nhập hàng. Nhân sự quản lý kho sở hữu kinh nghiệm dày dặn về kỹ năng kiểm đếm giấy tờ. Sổ sách ghi chép được cập nhật liên tục ngay sau mỗi ca giao dịch phát sinh. Tinh thần trách nhiệm của đội ngũ công nhân giúp hạn chế nhầm lẫn đơn đặt hàng. Lãnh đạo duy trì kênh trao đổi cởi mở nhằm tiếp thu ý kiến từ nhân viên cấp dưới. Cơ chế phân nhiệm rõ ràng tạo điều kiện xử lý nhanh các vướng mắc tại hiện trường. Nhờ vậy, tiến độ giao nhận hàng hóa cơ bản duy trì sự ổn định tương đối.

2.2. Hạn chế về sai lệch số liệu và hư hỏng hàng hóa

Cơ sở hạ tầng kho bãi xuống cấp gây nhiều khó khăn cho công tác bảo quản hàng. Thao tác bốc dỡ thủ công làm phát sinh hiện tượng rách bao bì và xì nước sản phẩm. Điều này trực tiếp gây tổn thất tài chính và làm giảm uy tín thương hiệu. Khoảng cách chênh lệch giữa số lượng kiểm kê thực tế và sổ sách kế toán còn lớn. Tình trạng thất thoát hàng hóa diễn ra nhưng chưa tìm ra nguyên nhân cụ thể để khắc phục. Ngoài ra, việc dự báo nhu cầu khách hàng thiếu chuẩn xác dẫn đến thế bị động cung ứng. Lượng hàng dự trữ mất cân đối khiến chi phí lưu kho phát sinh ngoài định mức.

III. Giải pháp quản lý hàng tồn kho cho Công ty TNHH TM PP Vĩnh Thịnh

Doanh nghiệp cần áp dụng các mô hình định lượng tồn kho tiên tiến để cải thiện hiệu quả. Mô hình EOQ giúp xác định quy mô lô hàng đặt tối ưu nhằm tiết kiệm chi phí. Phân tích ABC hỗ trợ phân loại sản phẩm theo giá trị và tần suất tiêu thụ. Nhóm mặt hàng chủ lực cần được kiểm soát chặt chẽ hàng ngày để ngăn ngừa rủi ro. Công ty cần đầu tư cải tạo hệ thống sàn kho, giá kệ và ánh sáng đạt chuẩn. Thiết bị bốc xếp cơ giới hóa giúp giảm thiểu hư hỏng và va chạm vật lý bao bì. Bên cạnh đó, việc chuyển đổi số qua phần mềm quản lý kho chuyên dụng là điều cấp thiết. Dữ liệu quét mã vạch thời gian thực giúp đồng bộ tức thì với bộ phận kế toán. Tình trạng chênh lệch số sách sẽ được loại bỏ hoàn toàn nhờ kiểm kê điện tử. Sự minh bạch dữ liệu gia tăng năng suất và giảm thiểu chi phí quản lý vận hành.

3.1. Ứng dụng mô hình EOQ và phân tích ma trận ABC

Doanh nghiệp cần áp dụng mô hình sản lượng đặt hàng kinh tế EOQ vào quy trình nhập mua. Phương pháp này cân bằng giữa chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng mỗi chuyến. Đồng thời, kỹ thuật phân tích ABC cần được thực hiện trên toàn bộ danh mục sản phẩm. Nhóm hàng A mang lại giá trị doanh thu cao nhất nên phải giám sát mức tồn hàng ngày. Nhóm hàng B duy trì mức kiểm tra định kỳ hàng tuần theo kế hoạch định sẵn. Nhóm hàng C có giá trị thấp nhưng chủng loại nhiều nên quản lý theo phương thức đơn giản. Cơ chế này giúp giải phóng nguồn vốn lưu động ứ đọng không cần thiết.

3.2. Hiện đại hóa cơ sở hạ tầng kho và chuyển đổi số

Nâng cấp cơ sở vật chất kho bãi là yêu cầu cấp bách của đơn vị hiện nay. Công ty cần quy hoạch lại diện tích xếp dỡ và trang bị kệ pallet chịu lực tốt. Việc trang bị xe nâng tay và xe nâng điện giúp thao tác vận chuyển an toàn hơn. Bao bì hàng hóa sẽ không còn rách vỡ hoặc chảy đổ chất lỏng ra sàn kho. Doanh nghiệp cần triển khai hệ thống phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp kết hợp máy quét mã vạch. Thủ kho cập nhật trạng thái đơn hàng theo thời gian thực tại hiện trường bốc xếp. Nhờ kết nối số liệu trực tuyến, dữ liệu kế toán luôn trùng khớp với hàng hóa thực tế.

IV. Đánh giá quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH TM PP Vĩnh Thịnh

Hoàn thiện công tác quản lý kho bãi mang lại lợi ích tài chính to lớn cho công ty. Doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí hư hại hàng hóa và lãng phí kho bãi. Dòng vốn lưu động được luân chuyển nhanh chóng giúp tăng hiệu suất đầu tư kinh doanh. Mức độ sẵn sàng phục vụ đơn hàng của các đại lý tăng lên rõ rệt. Uy tín thương hiệu của công ty trên thị trường Thừa Thiên Huế được củng cố vững chắc. Ban lãnh đạo dễ dàng đưa ra các quyết định nhập hàng dựa trên số liệu chuẩn xác. Công tác kiểm kê định kỳ diễn ra nhanh chóng, minh bạch và tiết kiệm nhân lực. Việc áp dụng mô hình quản trị mới là bước chuyển mình quan trọng của doanh nghiệp thương mại. Sự kết hợp giữa hạ tầng hiện đại và phần mềm số tạo ra nền tảng vận hành bền vững. Đây là điều kiện tiên quyết để mở rộng mạng lưới phân phối trong tương lai.

4.1. Tối ưu chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh

Việc quản lý khoa học giúp loại trừ tổn thất phát sinh do lưu kho quá hạn. Chi phí bảo quản giảm xuống mức thấp nhất nhờ sắp xếp kho bãi ngăn nắp. Khả năng giao hàng đúng hẹn cho các đại lý tăng cao đáng kể. Mức độ hài lòng của khách hàng là thước đo trực tiếp cho dịch vụ cung ứng. Khi giảm thiểu lãng phí hàng rách hỏng, biên lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ cải thiện rõ rệt. Nguồn vốn nhàn rỗi được tái đầu tư vào các mặt hàng có tốc độ tiêu thụ cao. Doanh nghiệp khẳng định được vị thế phân phối vững mạnh tại thị trường miền Trung.

4.2. Lộ trình mở rộng quy mô phân phối trong tương lai

Doanh nghiệp hướng đến xây dựng chuỗi cung ứng đồng bộ và chuyên nghiệp trong dài hạn. Kế hoạch mở rộng kho vệ tinh tại các huyện lân cận đòi hỏi sự chuẩn hóa quy trình. Hệ thống phần mềm quản lý hiện tại sẽ làm tiền đề cho tích hợp ERP toàn diện. Đội ngũ nhân sự tiếp tục được đào tạo kỹ năng quản trị chuỗi cung ứng hiện đại. Doanh nghiệp sẽ chủ động đàm phán chính sách chiết khấu tốt hơn với các nhà cung cấp lớn. Sự kiểm soát chặt chẽ hàng hóa bảo đảm tính thanh khoản cho hoạt động mở rộng kinh doanh. Mô hình quản lý tiên tiến trở thành động lực phát triển bền vững cho công ty.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp thương mại và phân phối đóng vai trò trung gian quan trọng trong việc lưu thông hàng hóa từ nhà sản xuất đến các đại lý bán lẻ và người tiêu dùng. Để duy trì khả năng cạnh tranh và vận hành ổn định, doanh nghiệp phải kiểm soát chặt chẽ tất cả các khâu từ mua hàng, lưu trữ đến tiêu thụ. Quản lý hàng tồn kho là hoạt động cốt lõi quyết định tính liên tục của chuỗi cung ứng, giúp cân đối cung cầu, hạn chế rủi ro thiếu hụt hàng hóa hoặc ứ đọng vốn lưu động.

Công ty TNHH Thương mại và Phân phối Vĩnh Thịnh (thành lập ngày 20 tháng 10 năm 2015, có trụ sở tại Lô A11, A12 Khu định cư Bàu Vá 2, phường Thủy Xuân, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế; kho hàng đặt tại số 72 Nguyễn Tất Thành, tổ 5, thị xã Hương Thủy, tỉnh Thừa Thiên Huế) là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực phân phối đồ uống, nước giải khát, bia và các sản phẩm dầu nhớt phụ trợ. Dù công ty đã thiết lập được quy trình vận hành kho hàng nhất định, hoạt động quản trị tồn kho tại đây vẫn bộc lộ nhiều điểm hạn chế như sai lệch số liệu giữa sổ sách và thực tế, hư hỏng hiện vật trong quá trình bảo quản, và sự bị động trong dự báo nhu cầu đặt hàng. Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đặng Bảo Khuyên tập trung phân tích thực trạng này nhằm đề xuất các biện pháp hoàn thiện.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định gồm:

• Mục tiêu tổng quát: Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và Phân phối Vĩnh Thịnh, Thừa Thiên Huế.
• Các mục tiêu cụ thể:
  1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận và thực tiễn về công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
  2. Đánh giá thực trạng quản lý hàng tồn kho của Công ty TNHH Thương mại và Phân phối Vĩnh Thịnh giai đoạn 2020–2022.
  3. Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm khắc phục tồn tại và nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Các hoạt động quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp.
• Phạm vi không gian: Thực hiện tại Công ty TNHH Thương mại và Phân phối Vĩnh Thịnh, tỉnh Thừa Thiên Huế.
• Phạm vi nội dung: Tập trung vào thực trạng tổ chức, quy trình hạch toán, quản lý hiện vật, ứng dụng phần mềm và các giải pháp hoàn thiện quản lý hàng tồn kho.
• Phạm vi thời gian: Các dữ liệu, số liệu tài chính và báo cáo kho được thu thập và phân tích trong giai đoạn 3 năm, từ năm 2020 đến năm 2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các chuẩn mực kế toán và giáo trình quản trị kinh tế hiện hành:

• Khung pháp lý và định nghĩa: Căn cứ Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) về Hàng tồn kho (ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính), hàng tồn kho được xác định là tài sản giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường, đang trong quá trình sản xuất dở dang, hoặc nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất, cung cấp dịch vụ.
• Khung lý thuyết chi phí và mô hình quản trị: Trích dẫn theo Giáo trình Kinh tế Đầu tư của tác giả Hồ Tú Linh, tác giả phân loại các chi phí liên quan đến hàng tồn kho bao gồm chi phí đặt hàng ($C_{dh} = F \times D / Q$), chi phí mua hàng ($C_{mh}$), chi phí tồn trữ ($C_{tt}$ bao gồm kho bãi, nhân lực, thiết bị, hao hụt, lãi vay) và chi phí dự trữ ($C_{dt}$). Nghiên cứu hệ thống hóa các mô hình kiểm soát dự trữ như mô hình lượng đặt hàng kinh tế (EOQ), mô hình lượng đặt hàng theo lô sản xuất (POQ), phương pháp phân loại ABC và hệ thống sản xuất - tồn kho kịp thời (Just In Time - JIT).
• Phương pháp hạch toán và xuất kho: Phân biệt phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ; các phương pháp xác định giá trị tồn kho cuối kỳ gồm bình quân gia quyền, giá đích danh, nhập trước - xuất trước (FIFO) và nhập sau - xuất trước (LIFO). Tác giả cũng tổng hợp 5 nguyên tắc sắp xếp kho hàng: nguyên tắc FIFO, theo diện tích kho, theo nhu cầu kinh doanh, theo kích thước/yêu cầu bảo quản và theo nguồn gốc xuất xứ.
• Dữ liệu thực tiễn ngành: Tổng quan thị trường đồ uống trích xuất từ báo cáo của aglobal.vn và Market Watch (dự báo thị trường nước giải khát có gas toàn cầu đạt 316.977,47 triệu USD vào năm 2028 với CAGR 4,48%; tại Việt Nam năm 2022, 5 doanh nghiệp đầu ngành chiếm 57% thị phần gồm PepsiCo, Coca-Cola, Tân Hiệp Phát, URC, Red Bull).

Phương pháp nghiên cứu thực tế bao gồm:

• Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Trích xuất báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh), bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho và hệ thống tài liệu nội bộ do phòng kế toán Công ty Vĩnh Thịnh cung cấp trong giai đoạn 2020–2022, kết hợp sách giáo trình và tài liệu mạng.
• Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Khảo sát và phỏng vấn trực tiếp nhân viên phụ trách kho, chuyên viên kế toán và các bộ phận liên quan (thực hiện theo mẫu câu hỏi tại Phụ lục 4); phương pháp quan sát trực tiếp mặt bằng kho bãi tại Hương Thủy để ghi nhận cách thức bố trí, điều kiện bảo quản và quy trình giao nhận hàng.
• Phương pháp xử lý dữ liệu: Phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh tuyệt đối và tương đối giữa các năm nhằm nhận diện xu hướng biến động nguồn vốn, doanh thu, chi phí và lượng hàng tồn kho.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lí hàng tồn kho

Chương 1 hệ thống hóa khái niệm, đặc điểm và phân loại hàng tồn kho theo công dụng, nguồn hình thành, yêu cầu sử dụng, địa điểm bảo quản và mô hình phân nhóm ABC. Tác giả phân tích cấu trúc các loại chi phí phát sinh trong quản lý kho (chi phí đặt hàng, chi phí mua hàng, chi phí tồn trữ, chi phí dự trữ). Chương này diễn giải chi tiết công thức toán học và điều kiện áp dụng của mô hình EOQ (điểm cân bằng giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho) và mô hình POQ, đồng thời làm rõ ưu nhược điểm của phương pháp hạch toán kê khai thường xuyên so với kiểm kê định kỳ. Bên cạnh đó, tác giả phân tích cơ sở thực tiễn về thị trường nước giải khát toàn cầu và Việt Nam sau đại dịch Covid-19, chỉ ra sự hồi phục của sức mua nội địa và xu hướng tăng trưởng phân khúc nước tăng lực (CAGR giai đoạn 2017–2022 đạt 9,8%), làm bối cảnh cho hoạt động của các doanh nghiệp phân phối.

Chương 2: Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH TM&PP Vĩnh Thịnh, Thừa Thiên Huế

Chương này tập trung phản ánh nguồn lực, cơ cấu tổ chức và thực trạng công tác quản lý kho hàng tại đơn vị nghiên cứu:

• Đặc điểm hoạt động và danh mục hàng hóa: Công ty hoạt động với cơ cấu gồm Giám đốc, Phòng Kế hoạch và Thị trường, Phòng Tổ chức Tài chính, Phòng Kế toán và Bộ phận Kho - Vận chuyển. Danh mục kinh doanh bao gồm 30 nhóm sản phẩm chính: các dòng nước giải khát của Suntory PepsiCo (Mirinda, Pepsi, 7Up, Twister, Sting, Aquafina, Lipton, Tea+, Revive, Mountain Dew, Good Mood, Evervess, sữa trái cây Tropicana), nước khoáng thiên nhiên (Alba, Bạch Mã, Ion Health), bia (Huda, Festival) và các loại dầu nhớt, mỡ nhờn công nghiệp Shell (Gadus, Helix, Rimula, Spirax, Tellus, Turbo).
• Tình hình lao động và tài chính: Số lượng lao động tăng dần từ 21 người (năm 2020) lên 23 người (năm 2021) và 25 người (năm 2022), trong đó tỷ lệ lao động nam chiếm trên 60% do tính chất bốc xếp, giao hàng nặng nhọc.

Chỉ tiêu tài chính	Năm 2020	Năm 2021	Năm 2022	So sánh 2021/2020 (%)	So sánh 2022/2021 (%)
Doanh thu thuần (triệu đồng)	55.507	54.272	70.241	-2,22%	+29,42%
Giá vốn hàng bán (triệu đồng)	51.351	52.351	67.810	+1,95%	+29,53%
Lợi nhuận gộp (triệu đồng)	4.156	1.921	2.431	-53,78%	+26,55%
Lợi nhuận sau thuế (triệu đồng)	1.938	954	1.846	-50,62%	+93,50%
Tổng nguồn vốn (triệu đồng)	75.442	75.950	91.495	+0,67%	+20,47%

• Tình hình biến động hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp hạch toán kê khai thường xuyên và định giá tồn kho cuối kỳ theo phương pháp FIFO. Quy mô dự trữ bình quân khoảng 45.000 thùng sản phẩm.

Chỉ tiêu hàng tồn kho	Năm 2020	Năm 2021	Năm 2022
Tồn kho đầu kỳ (Thùng)	47.589,25	46.014,16	Chưa nêu cụ thể
Giá trị tồn kho đầu kỳ (Đồng)	3.476.629.005	3.361.569.819	6.084.602.440
Nhập kho trong kỳ (Thùng)	490.524,00	Chưa nêu cụ thể	Chưa nêu cụ thể
Giá trị nhập kho (Đồng)	54.938.688.000	55.074.268.469	69.362.268.748
Xuất kho trong kỳ (Thùng)	492.098,09	Chưa nêu cụ thể	Chưa nêu cụ thể
Giá trị xuất kho (Đồng)	55.053.747.186	52.351.235.848	67.810.084.776
Tồn kho cuối kỳ (Thùng)	46.014,16	Chưa nêu cụ thể	Chưa nêu cụ thể
Giá trị tồn kho cuối kỳ (Đồng)	3.361.569.819	6.084.602.440	7.636.786.412

• Quy trình nghiệp vụ và công nghệ: Doanh nghiệp thiết lập quy trình quản lý tồn kho gồm 3 nghiệp vụ chính: quản lý mã hàng hóa, quản lý hoạt động nhập kho và quản lý hoạt động xuất kho (thực hiện qua 5 bước xét duyệt lệnh xuất giữa phòng kế hoạch, ban giám đốc, kế toán kho và thủ kho). Đơn vị đang ứng dụng phần mềm bán hàng và quản lý kho KiotViet. Phần mềm hỗ trợ quản lý mã định danh hàng hóa, cập nhật xuất nhập tự động và theo dõi định mức tồn kho tối thiểu. Tuy nhiên, KiotViet bộc lộ hạn chế là hỗ trợ kỹ thuật chậm, hiển thị giao diện di động chưa tối ưu và khó kiểm soát triệt để tình trạng thất thoát từ yếu tố con người.

Chương 3: Định hướng và giải pháp hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH TM&PP Vĩnh Thịnh, Thừa Thiên Huế

Dựa trên thực trạng phân tích, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp cụ thể:

• Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên: Tổ chức đào tạo nghiệp vụ quản lý kho, nâng cao ý thức trách nhiệm và tính kỷ luật cho nhân viên bốc xếp và thủ kho nhằm giảm sai sót khi giao nhận.
• Tăng cường rà soát, kiểm soát sổ sách: Thực hiện đối chiếu thường xuyên số liệu ghi chép giữa thẻ kho, phần mềm KiotViet và số lượng kiểm đếm thực tế; quy trách nhiệm cụ thể khi phát sinh chênh lệch số lượng.
• Nâng cao cơ sở vật chất kho bãi: Cải tạo mặt bằng kho tại 72 Nguyễn Tất Thành, nâng cấp hệ thống giá kệ, che chắn chống dột và chống ẩm nhằm hạn chế hiện tượng xì nước ngọt, rách bao bì carton do điều kiện thời tiết tại Thừa Thiên Huế.
• Hoàn thiện kế hoạch nhập hàng: Dự báo sát sao nhu cầu tiêu thụ của mạng lưới đại lý bán lẻ; xây dựng lịch đặt hàng khoa học thay vì nhập hàng theo cảm tính để giảm áp lực tồn ứ vốn lưu động vào cuối năm.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận cung cấp bức tranh chi tiết về thực trạng tài chính và vận hành chuỗi phân phối hàng tiêu dùng tại địa phương:

• Phản ánh trung thực các chỉ số tài chính: Ghi nhận biến động kết quả kinh doanh giai đoạn 2020–2022, chỉ ra tác động rõ rệt của dịch bệnh Covid-19 trong năm 2021 khiến doanh thu giảm 2,22% và lợi nhuận sau thuế giảm 50,62% (từ 1.938 triệu đồng xuống 954 triệu đồng), sau đó phục hồi mạnh mẽ vào năm 2022 khi doanh thu đạt 70.241 triệu đồng (+29,42%) và lợi nhuận sau thuế đạt 1.846 triệu đồng (+93,50%).
• Đánh giá định lượng về hàng tồn kho: Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ tăng liên tục qua các năm, từ hơn 3,36 tỷ đồng năm 2020 lên hơn 6,08 tỷ đồng năm 2021 và đạt trên 7,63 tỷ đồng vào năm 2022, phản ánh quy mô mở rộng nhập hàng nhưng cũng cảnh báo nguy cơ đọng vốn trong khâu lưu kho.
• Đóng góp về giải pháp và kiến nghị: Tác giả xây dựng các đề xuất mang tính ứng dụng cho Công ty Vĩnh Thịnh (cải thiện kiểm soát sổ sách, nâng cấp hạ tầng kho, lập kế hoạch nhập hàng). Ngoài ra, khóa luận đưa ra các kiến nghị đối với chính quyền tỉnh Thừa Thiên Huế (hỗ trợ hạ tầng giao thông logistics) và đối với các nhà cung cấp (chính sách giao hàng linh hoạt, hỗ trợ xử lý hàng lỗi hỏng).
• Đóng góp khoa học tự nêu: Khóa luận đóng góp vào việc hệ thống hóa lý luận quản lý tồn kho gắn liền với mô hình doanh nghiệp phân phối thương mại cấp tỉnh; kết hợp số liệu hạch toán thực tế với phân tích hiện trường.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài:

• Tác giả tự nhìn nhận kiến thức và kinh nghiệm thực tế còn hạn hẹp, khiến một số phân tích chưa bao quát hết mọi khía cạnh chuyên sâu của chuỗi cung ứng.
• Dữ liệu nghiên cứu bị giới hạn trong phạm vi 3 năm (2020–2022), trùng với giai đoạn dịch bệnh biến động bất thường nên một số quy luật tiêu thụ chưa đạt tính đại diện lâu dài. Bảng số liệu tồn kho năm 2021 và 2022 còn thiếu khuyết số lượng thùng chi tiết ở các khâu nhập, xuất và cuối kỳ.
• Đề tài chưa áp dụng các mô hình định lượng phức tạp (như tính toán điểm đặt hàng lại ROP thực tế hoặc lượng đặt hàng kinh tế EOQ dựa trên chi phí lưu kho chi tiết) mà mới dừng ở mức mô tả lý thuyết và đánh giá thực trạng vận hành.

Hướng nghiên cứu tiếp theo:

• Cần mở rộng phạm vi số liệu sang các năm sau dịch để đánh giá chu kỳ ổn định của doanh nghiệp.
• Ứng dụng các công cụ toán kinh tế để lượng hóa chính xác chi phí lưu kho trên từng thùng sản phẩm, từ đó tối ưu hóa quy mô lô hàng nhập cho từng nhóm mặt hàng chủ lực.

Giá trị tham khảo

Tài liệu có giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng sau:

• Sinh viên chuyên ngành Logistics và Quản lý Chuỗi cung ứng, Quản trị Kinh doanh, Kế toán doanh nghiệp: Là tài liệu tham khảo về phương pháp xây dựng báo cáo phân tích thực trạng tồn kho, quy trình luân chuyển chứng từ kho và phân tích báo cáo tài chính tại doanh nghiệp thương mại.
• Nhà quản lý tại các doanh nghiệp phân phối vừa và nhỏ (FMCG): Có thể tham khảo kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý kho KiotViet, quy trình 3 giai đoạn quản lý mã hàng - nhập kho - xuất kho, và cách nhận diện các nguyên nhân gây hao hụt, xì hỏng bao bì trong điều kiện khí hậu miền Trung.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH TM&PP Vĩnh Thịnh sử dụng phương pháp hạch toán và tính giá xuất kho nào? Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi, ghi chép biến động nhập - xuất hàng ngày và áp dụng phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) để xác định giá trị hàng xuất kho và tồn kho cuối kỳ.

2. Công ty đang ứng dụng phần mềm nào để quản lý hàng tồn kho và có những ưu nhược điểm gì? Công ty sử dụng phần mềm KiotViet. Ưu điểm là quản lý hàng hóa theo mã định danh không giới hạn, tự động cập nhật số liệu nhập xuất, cung cấp báo cáo tồn kho thông minh theo định mức tối thiểu/tối đa. Nhược điểm là khó phát hiện gian lận nội bộ, hiển thị trên thiết bị di động chưa tối ưu, thiếu báo cáo phân tách kênh bán online/offline và bộ phận hỗ trợ kỹ thuật phản hồi chậm.

3. Danh mục sản phẩm kinh doanh của công ty gồm những nhóm hàng nào? Doanh nghiệp kinh doanh 30 nhóm mặt hàng, chủ yếu là nước giải khát đóng chai và lon của Suntory PepsiCo (Pepsi, Mirinda, 7Up, Sting, Twister, Aquafina, Tea+, Revive...), nước khoáng (Alba, Bạch Mã, Ion Health), bia Huda, bia Festival và các sản phẩm dầu nhờn, mỡ bôi trơn công nghiệp nhãn hiệu Shell (Helix, Rimula, Tellus, Spirax, Gadus).

4. Vì sao giá trị hàng tồn kho cuối kỳ năm 2021 và 2022 của công ty tăng mạnh so với năm 2020? Năm 2020 giá trị tồn kho cuối kỳ là 3,36 tỷ đồng. Năm 2021 tăng lên 6,08 tỷ đồng do lượng nhập kho tăng nhưng sức mua giảm bởi ảnh hưởng dịch Covid-19. Đến năm 2022, giá trị tồn kho tiếp tục tăng lên 7,63 tỷ đồng do công ty chủ động nhập lượng hàng lớn (giá trị nhập đạt 69,36 tỷ đồng) để phục vụ nhu cầu phục hồi thị trường sau dịch.

5. Những nguyên nhân chính dẫn đến hư hỏng và chênh lệch hàng tồn kho tại kho hàng Vĩnh Thịnh là gì? Nguyên nhân chủ yếu do hạ tầng kỹ thuật kho bãi tại Hương Thủy còn thô sơ, chưa chống chịu tốt với thời tiết ẩm ướt, lũ lụt tại Thừa Thiên Huế; quá trình bốc xếp thủ công làm rách bao bì carton và xì nước ngọt lon/chai; ngoài ra việc dự báo nhu cầu thị trường chưa chuẩn xác dẫn đến một số lô hàng tồn lâu, gây sai lệch số liệu thực tế so với sổ sách báo cáo.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Đặng Bảo Khuyên đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và Phân phối Vĩnh Thịnh giai đoạn 2020–2022. Thông qua các dữ liệu tài chính, sổ sách kho và quan sát thực địa, tác giả đã chỉ rõ các thành tựu trong quy trình kiểm soát xuất nhập bằng phần mềm KiotViet, đồng thời nhận diện các hạn chế về cơ sở vật chất kho bãi và công tác dự báo nhu cầu. Hệ thống 4 nhóm giải pháp và các kiến nghị được đề xuất bám sát điều kiện thực tế của doanh nghiệp phân phối đồ uống tại địa bàn Thừa Thiên Huế. Khóa luận là tài liệu học thuật có giá trị tham khảo rõ ràng cho sinh viên khối ngành kinh tế và các nhà quản trị kho hàng thực hành.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lí hàng tồn kho 2 Chương 2: Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại công ty T HH TM&PP Vĩnh Thịnh, Thừa Thiên Huế. Chương 3: Định hướng và giải pháp hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho tại công ty T HH TM&PP Vĩnh Thịnh, Thừa Thiên Huế Phần III: Kết luận và kiến nghị 3 PHẦ II: ỘI DU G VÀ KẾT QUẢ GHIÊ CỨU ĐỀ TÀI CHƯƠ G 1: CƠ SỞ LÝ LUẬ VỀ QUẢ LÍ HÀ G TỒ KHO 1.1 Cơ sở lý luận về quản lí hàng tồn kho 1.1 Tổng quan về hàng tồn kho 1.1 Khái niệm, vai trò hàng tồn kho Theo chuNn kế toán Việt N am, chuNn mực số 02 ban hành và công bố (theo Quyết định số 194/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài) chính quy định hàng tồn kho là những tài sản: - Được giữ trong kho để bán trong kỳ sản xuất hay kinh doanh bình thường; - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; - N guyên vật liệu, công cụ và dụng cụ hay những thiết bị được sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Hàng tồn kho có vai trò vô cùng quan trọng trong việc điều phối cung, cầu và chiếm tỉ trọng vô cùng lớn trong tài sản lưu động, có thể xảy ra nhiều sai sót, thất thoát hay gian lận trong việc quản lí hàng tồn kho. Duy trì hàng tồn kho thích hợp cũng sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

Các vai trò hàng tồn kho: - Tránh thất thoát và mất mát hàng hoá: Khi xảy ra do quá nhiều nguyên nhân gây nên có thể như là nhân viên gian lận trong kho hàng hay những tổn thất liên quan do trượt giá. N hững việc quản lí hàng tồn kho rõ ràng sẽ hạn chế được những tối gian lận, mất mát do các nhân viên gây ra và giúp được các doanh nghiệp tránh đi những tổn thất không đáng kể, lên kế hoạch nhập hàng phù hợp. - Tiết kiệm chi phí: hàng tồn kho lâu ngày sẽ hết hạn buộc phải tiêu huỷ vì không đáp ứng được nhu cầu. N ếu những hàng tồn kho được thống kê một cách chặt chẽ và liên tục hơn thì sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh sự lãng phí.

- Có thể đáp ứng nhanh, kịp thời các đơn hàng đột xuất: giữ được mối quan hệ uy tín với khách hàng. - Giao dịch: giữ cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được duy trì liên tục, đảm bảo các nguyên liệu, vật liệu luôn có sẵn để sản xuất và có đủ hàng hóa để bán. Tránh tình trạng gián đoạn do không đủ nguồn lực để tiếp tục sản xuất. 4 - Bài toán đầu tư: giúp doanh nghiệp hình thành được các chiến lược kinh doanh và tính toán dài hạn.

Trong những trường hợp giá có xu hướng cao hơn mà doanh nghiệp luôn có một lượng hàng tồn kho nhất định thì sẽ hưởng được lợi ích từ yếu tố này.2 Đặc điểm hàng tồn kho Các đặc điểm của hàng tồn kho như sau: - Dễ bị xảy ra sai sót hoặc gian lận trong quản lí. - Chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số tài sản lưu động. - Giá trị của hàng tồn kho sẽ bị ảnh hưởng tới giá vốn của công ty, vì vậy giá trị hàng tồn kho sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận thuần trong năm. - Công việc xác định giá trị hàng tồn kho luôn phức tạp, khó khăn.

- Quản lí hàng tồn kho phức tạp và vô cùng quan trọng.3 Phân loại hàng tồn Trong doanh nghiệp hàng tồn kho bao gồm rất nhiều loại và đa dạng. Để quản lí tốt hàng tồn kho cần phân loại từng loại mặt hàng và nên có các biện pháp xử lí tốt nhất có thể.