Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VE LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH kế hoạch ngân sách 1. Khái niệm ngân sách Có nhiều cách định nghĩa về ngân sách, tùy theo mục đích nghiên cứu. Một trong những cách định nghĩa phổ biến có thé là: “ Một kế hoạch hành đông được lượng hóa và được chuẩn bị cho một khoảng thời gian cụ thể” [8. Khái niệm nêu trên thể hiện một số điểm đáng chú ý: $# Ngân sách phải được lượng hóa này có nghĩa là ngân sách phải được biểu thị bằng các con số, thực tế thường là một số tiền.
Một danh sách liệt kê những gì dự tính nhưng nó không phải là một bảng ngân sách nếu nó không được thể hiện bằng các con số. Như vậy, ngân sách còn có thể bao hàm kế hoạch về quỹ thời gian, hoạch nguồn lao động, $* Ngân sách phải được chuẩn bị từ trước Bảng ngân sách phải được lập trước thời gian dự định thực hiện ngân sách đó. Các số liệu trong hoặc sau thời gian thực hiện ngân sách có thể cũng. quan trọng nhưng không phải là một phần của bảng ngân sách.
+ Ngan sách phải được áp dụng cho một khoảng thời gian cụ thể Bảng ngân sách được lập cho một khoảng thời gian xác định cụ thể (thường, nhưng không nhất thiết là một năm). Một kế hoạch tải chính mở cho. tương lai (không có điểm kết thúc) không được coi là bảng ngân sách. ‹# Ngân sách phải là một kế hoạch hành động.
Ngân sách không phải là một bảng bao gồm các số liệu thực tế vì nó liên quan đến những sự việc chưa hề xảy ra. Nó là định hướng phân bổ nguồn lực để các bộ phận trong một công ty cam kết thực hiện. Vai trò và tầm quan trọng của lập kế hoạch ngân sách trong kinh doanh. Tầm quan trọng của ngân sách Ngân sách giúp cá nhân, bộ phận hay tổ chức đạt được mục tiêu theo kế hoạch.
Ngân sách cũng có thẻ giúp thể hiện trách nhiệm tai chính của tổ chức. đối với nhiều đối tượng: chủ nợ, nhà cung cắp, nhân viên, khách hàng và chủ sở hữu Ngân sách rất quan trọng trong việc lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động của tổ chức. Ngân sách giúp điều phối các hoạt động của những nhà quản lý và những bộ phận khác nhau, đồng thời đảm bảo cho tô chức đạt được mục tiêu mong muốn. Ngân sách cũng cho phép các nhà quản lý bộ phận được quyền chỉ tiêu và xác lập mục tiêu doanh thu.
Ngân sách có thể trở thành thước đo để giám sát những hoạt động thực tế, nhờ đó ngân sách là cách thức. tin cậy để phân tích hiệu quả kinh doanh thực tế. Thêm vào đó, ngân sách là cách để tổ chức có thé thu thập thông tin nhằm đánh giá mức độ tiến triển và thích ứng của kế hoạch kinh doanh thống nhất khi xem xét thực tế hoạt động. Mục đích của ngân sách Ngân sách là một công cụ quản lý chủ yếu giúp lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát các nguồn tài chính cho một dự án hoặc một tô chức.
Nội dung của ngân sách là dự tính các khoản thu và chỉ cho một thời kỳ nhất định của một dự án hoặc tổ chức. Ngân sách được sử dụng với một số mục đích sau: ~ Giám sát các khoản thu chỉ trong thời hạn một năm (hoặc khung thời gian cụ thể của một dự án). - Giúp xác định những điều chỉnh cần thiết đối với các chương trình và mục tiêu. ~ Dự báo thu chỉ đối với các dự án, bao gồm thời gian và dự báo các nguồn thu dự kiến (như các khoản tài trợ bổ sung), ~ Tạo cơ sở cho việc giải trình trách nhiệm và tính minh bach.
Đối với các nhà tài trợ, ngân sách còn là một công cụ thiết yếu vì nó giúp họ hiểu được công việc của doanh nghiệp. Các nhà tải trợ xem xét ngân sách để cân nhắc những vấn đề sau: ~ Lên kế hoạch sử dụng các khoản tài trợ này như thế nào? ~ Những nguồn tài chính khác hỗ trợ cho hoạt động này là gì? ~ Ngân sách đã phản ánh đúng mặt bằng giá ở địa phương chưa? ~ Những chỉ tiêu có tương ứng với các hoạt động không? ~ Dự toán ngân sách có tuân thủ các quy định sử dụng khoản tải trợ không? - Chỉ phí vận hành (bao gồm trả lương, thuê văn phòng, thiết bị) chiếm tỷ trọng bao nhiêu trong dự toán ngân sách? 1. Các loại ngân sách Ngân sách của công ty được chia làm hai bộ phận: Các ngân sách họat động liên quan đến các hoạt động tạo ra thu nhập cho công ty như bán hàng, sản xuất, mua sắm. Các ngân sách liên quan đến dòng tiền vào và dòng tiền ra và liên quan đến vị thể tài chính.
Tình hình tăng giảm. quỹ dự kiến được trình bày chỉ tiết trong ngân sách quỹ, báo cáo nguồn và sử dụng và cuối cùng vị thế tài chính dự kiến vào cuối thời kỳ lập ngân sách được trình bảy trong dự toán Bảng Cân đối kế toán. Ngân sách tài chính thường được xây dựng cho một năm theo năm tài chính. Các ngân sách hàng năm có thê được chia thành ngân.
ách hàng quý hay hàng tháng. Vi ir dung thời kỳ ngắn hơn cho phép các nhà quản trị so sánh dữ liệu thực tế với ngân sách thường xuyên hơn và từ đó có thể đưa ra những điều chỉnh kịp thời. Với ngân sách hàng tháng, tiến trình hoạt động có thể được kiểm tra thường xuyên hơn nên giảm được nhiều rủi ro hơn. Hầu hết các tổ chức đều dành nhiều thời gian cho việc xây dựng ngân sách cho năm sau nhiều lúc mắt từ bốn đến năm tháng.
Tuy nhiên, một số tổ chức xây dựng triết lý lập ngân sách liên tục. Ngân sách liên tục là một ngân sách 12 tháng. Khi hết một tháng trong ngân sách, tháng tiếp theo lại được bổ. sung để công ty luôn duy trì một kế hoạch 12 tháng.
Lập ngân sách liên tục đảm bảo thúc đây các nhà quản trị lập kế hoạch liên tục. Tương tự như ngân sách liên tục là ngân sách cập nhật thường xuyên. Mục tiêu của ngân sách này không phải là để họ luôn có 12 tháng thông tin ngân sách mà thay vì thế họ cập nhật ngân sách tải chính trong từng tháng khi có thông tin mới. Với hệ thống này, ngân sách được cập nhật liên tục trong năm.
Thất bại trong việc lập ngân sách tài chính, dù chính thức hay không chính thức đều có thể dẫn đến hậu quả khôn lườn trong tài chính. Các nhà quản trị doanh nghiệp dù là lớn hay nhỏ đều phải biết năng lực của họ và có kế hoạch chỉ tiết về việc sử dụng nguồn lực của công ty. Việc lập kế hoạch cẩn thận là vấn đề sống còn đối với sức khỏe tài chính hay nói cách khác là sự tồn tại của doanh nghiệp. Chuẩn bị cho lập kế hoạch ngân sách 1.
Tìm hiểu về mục tiêu của tổ chức 'Nên lập ngân sách dựa trên chiến lược rõ rằng, khách quan. Hãy xác định chiến lược ngay từ đầu bằng cách đánh giá nhiệm vụ của bộ phận để s sánh kết quả thực tế với những kết quả lý tưởng, sau đó chuẩn bị một kế koạch dự thảo ngân sách đề cân bằng sự chênh lệch 1.1 Đánh giá tình hình kinh doanh Doanh nghiệp phải triển khai đánh giá các bộ phận một cách trung thực, thực tế, kỹ lưỡng, và bao quát được tắt cả các khía cạnh kinh doanh có thể ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng. Thủ tục đánh giá sẽ tạo cơ hội xem xét bộ phận của mình với góc nhìn lập kế hoạch ngân sách một cách khách quan, có thể là một quá trình vừa thú vị vừa công bằng. Điều quan trọng khi đánh giá là phải có thông tin day du va trung thực.
Đây không phải là lúc đề tìm kiếm sai lầm hay ảo tưởng. Những bài học quá khứ chỉ nên được xem là một công cụ để hoạt động có hiệu quả trong tương lai. Phương pháp phân tích SWOT là điểm xuất phát tốt đẻ đánh giá, mặc dù những kỹ thuật khách quan và có cấu trúc khác cũng có hiệu quả tương tự. Quyết định mục tiêu doanh nghiệp Mục tiêu kinh doanh xem xét công việc kinh doanh một cách tổng thể, và có thể chỉ có một phần là định lượng được.
Một số mục tiêu rất khái quát; những mục tiêu khác liên quan cụ thể đến tiếp thị, tỏ chức và tài chính. Đặt mục tiêu cho bộ phận sẽ cho phép xác định được những mong đợi theo những cách có thể sử dụng đề đánh giá hiệu quả kinh doanh. Và có thể sẽ đạt được. nhiều hơn bằng cách nhớ cân bằng những điều có thẻ đạt được với những điều mong đợi.
Xác định mục tiêu tài chính Hãy chuyển những mục tiêu của bộ phận thành một ngân sách tài chính chính thức. Ngân sách này cần tính đến cả tiếp thị, sản xuất (hoặc cung cấp. dịch vụ), thu mua, nhân sự và quản lý. Hãy thể hiện những mục tiêu tải chính theo tài khoản lãi lỗ, bảng cân đối kế toán, và thuyết minh dòng tiền hàng năm.
cho toàn bộ thời kỳ ngân sách. Đề đẻ cập đến tất cả các khía cạnh kinh doanh, nên gộp cả những thước đo hiệu quả hoạt động phi tài chính trong kinh doanh, như là số lượng những phản hồi phan nan hay khen ngoi. Chuẩn hoá lập kế hoạch ngân sách Để điều phối ngân sách trong phạm vi tổ chức, các nhà quan lý nên sử dụng một mẫu dự thảo ngân sách tiêu chuẩn. Mẫu chuẩn này sẽ giúp phối hợp nội dung các ngân sách, và cho phép so sách và gắn kết chúng trong toàn tổ chức.1, Tao ra biéu mau Mẫu biểu ngân sách chuẩn hoá được sử dụng để thu thập và thể hiện tắt cả thông tin đưa vào ngân sách.
Trong khi hầu hết các tổ chức tuân thủ theo. những mẫu biểu tiêu chuẩn (đặc biệt là những lĩnh vực chính liên quan đến thu nhập, chỉ phí và vốn), một số tổ chức khác cho phép mức độ linh hoạt phù hộp với hoàn cảnh đặc biệt riêng. Cần ghỉ nhớ năm nguyên tắc sau để đảm bảo rằng biểu mẫu có hình thức đẹp, dễ sử dụng và hiệu quả: + Mẫu biểu cần đơn giản và rõ rằng, chỉ bao gồm những chỉ tiết cần thiết. + Tránh trang trí ảnh, minh hoạ quá nhiều và không chuyên nghiệp.
+ Tất cả các mẫu biểu nên thống nhất về cách trình bày, phông chữ và mẫu thiết kế. + Hình thức mẫu biểu nên được trình bày một cách lôgíc, và dễ hiểu mà không cần chỉ dẫn. + Bất cứ khi nảo có thê, hãy sử dụng bảng tính để đảm bảo thu thập và xử lý số liệu dễ dàng.
