CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Cơ sở lý luận chung về kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán. Kế toán vốn bằng tiền. Khái niệm Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động trong doanh nghiệp, tồn tại dưới hình thức tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất.
Với tính linh hoạt cao, vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp. Phân loại Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền bao gồm: - Tiền Việt Nam: là loại giấy bạc do NHNN Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức với toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị. - Ngoại tệ: là loại giấy bạc không phải do NHNN Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành trên thị trường Việt Nam như: đồng Đô la Mỹ ( USD), đồng tiền chung Châu Âu (EURO),đồng yên Nhật (JPY),… - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý( ở DN không có chức năng kinh doanh vàng bạc, đá quý): là loại tiền thực chất nhưng không có khả năng thanh khoản cao. Nó được sử dụng chủ yếu với mục đích cất giữ, mục tiêu đảm bảo một lượng dự trữ an toàn trong nền kinh tế hơn vì mục đích thanh toán trong kinh doanh.
Theo nơi quản lý, vốn bằng tiền bao gồm: - Vốn bằng tiền được bảo quản tại quỹ của doanh nghiệp gọi là tiền mặt. - Tiền gửi tại các ngân hàng, cá tổ chức tài chính, kho bạc nhà nước gọi chung là tiền gửi ngân hàng. - Tiền đang chuyển: là tiền trong quá trình trao đổi mua bán với khác hàng và nhà cung cấp. Như vậy, kế toán vốn bằng tiền là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến các TK 111,112,113.
Khi đó, kế toán sẽ có nhiệm vụ lập chứng từ phát sinh của các nghiệp vụ này( gồm phiếu thu, phiếu chi, viết séc, lập ủy nhiệm chi, …) sau đó SVTH: Đặng Thị Minh Phượng 6 Lớp: K21KTDNH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Bình tiến hành ghi chép đầy đủ vào sổ kế toán và theo dõi những biến động trên các tài khoản này. Kế toán các khoản phải thu, phải trả Nghiệp vụ thanh toán là quan hệ giữa DN với các khách hàng, với các đối tác và giữa các DN với nhà cung cấp về các khoản nợ phải thu, phải trả phát sinh trong quá trình kinh doanh của DN. Cụ thể: - Thanh toán với người mua là nghiệp vụ thanh toán phát sinh khi DN bán các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa được khách hàng trả tiền. Thanh toán với người mua có thể liên quan đến các nghiệp vụ chi tiêu tiền, hàng hóa, tài sản tương ứng với số tiền khách hàng phải trả, DN bán chịu hoặc nhận tiền đặt trước của khách hàng.
- Thanh toán với người bán là nghiệp vụ thanh toán phát sinh giữa các DN với các nhà cung cấp vật tư hàng hóa, dịch vụ, người nhận thầu xây lắp ( chính hoặc phụ), người ủy thác xuất khẩu và người nhận ủy thác nhập khẩu theo các hợp đồng kinh tế đã ký kết. Vai trò, nhiệm vụ và nguyên tắc kế toán 1. Vai trò của kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán Việc quản lý tốt công tác kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán góp phần phát triển và lưu thông hệ thống tiền tệ của DN, giúp cho DN có thể tránh được những tình trạng ứ đọng vốn hoặc bị chiếm dụng vốn để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn , nâng cao khả năng cạnh tranh với các DN khác cùng ngành từ đó nâng cao khả năng, vị thế của DN trên thị trường. Ngoài ra, còn đảm bảo việc duy trì tốt mối quan hệ qua lại giữa các thành phần kinh tế từ đó thúc đẩy tốc độ phát triển kinh tế của DN.
Phần hành kế toán này vừa là cơ sở để đánh giá thực lực tài chính của DN trong quá trình sản xuất , kinh doanh, tạo niềm tin cho các đối tác của DN vừa giúp các nhà quản trị đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của DN mình để từ đó đưa ra các phương án kinh doanh kịp thời để phát triển DN. Nhà quản trị DN thông qua vòng lưu chuyển tiền tệ trong DN để nhận định được DN trong thời kỳ qua đã đáp ứng được kỳ vọng về hiệu quả kinh doanh đã đặt ra hay không. Để quản lý tốt hệ thống tiền tệ của mình, DN cần phải củng cố công tác kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp SVTH: Đặng Thị Minh Phượng 7 Lớp: K21KTDNH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Bình vụ thanh toán. Công tác kế toán này giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong bộ máy kế toán tại DN.
Nhiệm vụ , nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán. Nhiệm vụ và nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền. - Nhiệm vụ: Phải theo dõi dòng tiền thu vào và dòng tiền chi ra của Tiền mặt (TK 111) và tiền gửi ngân hàng (TK 112). Khi có chênh lệch giữa sổ kế toán tiền mặt (TK 111) với sổ của thủ quỹ và sổ kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 112) với sổ phụ ngân hàng thì kế toán cần tìm ra nguyên nhân chênh lệch và điều chỉnh kịp thời.
Kiểm soát hóa đơn, chứng từ đầu vào sao cho Hợp pháp, hợp lý, hợp lệ để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN Hướng dẫn cho các phòng ban về quy định của hóa đơn chứng từ cũng như cách lập các biểu mẫu Lập báo cáo thu chi hằng ngày, báo cáo tiền gửi ngân hàng hằng ngày để gửi theo yêu cầu của Giám đốc. Liên hệ với ngân hàng nơi làm việc (về rút tiền, trả tiền… cuối tháng lấy sổ phụ ngân hàng và chứng từ ngân hàng.) Nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kế toán vốn bằng tiền không nên kiêm thủ quỹ Phải tổ chức theo dõi tiền gửi ngân hàng tại từng ngân hàng theo VND và theo Ngoại tệ. Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt kế toán phải lập phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. - Nguyên tắc kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC: Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập,xuất các loại tiền và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
Các khoản tiền do tổ chức và cá nhân ký cược, ký quỹ tại DN được quản lý và hạch toán như tiền của DN. Khi thu chi tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy SVTH: Đặng Thị Minh Phượng 8 Lớp: K21KTDNH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Bình định về chứng từ kế toán. Khi hạch toán tiền gửi ngân hàng phải có Giấy báo Nợ, Giấy báo Có hoặc bảng sao kê của Ngân hàng. Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ.
Khi phát sinh ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra đồng tiền ghi sổ kế toán ( đơn vị tiền tệ kế toán) theo nguyên tắc: Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Bên Có các tài khoản tiền được lựa chọn áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền hoặc tỷ giá giao dịch thực tế. Việc xác định tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền, tỷ giá giao dịch thực hiện theo quy định tại Điều 52 Thông tư này. Trong trường hợp DN sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán bên Có các tài khoản tiền, khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được ghi nhận đồng thời tại thời điểm chi tiền hoặc ghi nhận định kỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của DN.
Đồng thời, nếu tại thời điểm cuối kỳ kế toán : Các TK tiền không còn số dư nguyên tệ thì DN phải kết chuyển toàn bộ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính của kỳ báo cáo. Các TK tiền còn số dư nguyên tệ thì DN phải đánh giá lại theo quy định tại điều 52 Thông tư này. Tại thời điểm lập BCTC theo quy định của pháp luật doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi DN thường xuyên có giao dịch. Việc xác định tỷ giá chuyển khoản trung bình và xử lý chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại các TK tiền bằng ngoại tệ được thực hiện theo quy định tại điều 52 Thông tư này.
Để xác định tỷ giá giao dịch thực tế, kế toán dựa vào các nguyên tắc sau: “ Tỷ giá giao dịch thực tế khi mua, bán ngoại tệ là khi tỷ giá ký kết trong hợp đồng mua, bán ngoại tệ giữa doanh nghiệp và ngân hàng thương mại.” Trong trường hợp hợp đồng không quy định tỷ giá thanh toán thì DN ghi sổ kế toán theo nguyên tắc: - Tỷ giá giao dịch thực tế khi góp vốn hoặc nhận góp vốn là tỷ giá mua ngoại tệ SVTH: Đặng Thị Minh Phượng 9 Lớp: K21KTDNH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Bình của các ngân hàng thương mại nơi DN mở tài khoản để nhận vốn của các nhà đầu tư tại ngày góp vốn. - Tỷ giá giao dịch thực tế khi ghi nhận các khoản nợ phải thu là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi DN chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm phát sinh giao dịch - Tỷ giá thực tế khi ghi nhận các khoản nợ phải trả là tỷ giá bán của các ngân hàng thương mại nơi DN dự kiến giao dịch tại thời điểm giao dịch phát sinh - Đối với các giao dịch mua sắm tài sản hoặc các chi phí được thanh toán ngay bằng ngoại tệ thì tỷ giá giao dịch thực tế là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi DN thực hiện thanh toán. Với những ngoại tệ không công bố tỷ giá quy đổi ra đồng Việt Nam thì thống nhất quy đổi ra đồng Đô la Mỹ (USD). Tỷ giá ghi sổ kế toán: gồm tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh hoặc tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập hoặc cuối kỳ.