Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong quản lý tài chính doanh nghiệp, vốn bằng tiền là bộ phận tài sản lưu động có tính thanh khoản cao nhất, trực tiếp phục vụ nhu cầu thanh toán các nghĩa vụ tài chính tức thời, chi trả chi phí vận hành và mua sắm trang thiết bị vật tư. Do đặc tính luân chuyển nhanh và dễ bị tổn thất, công tác tổ chức kế toán vốn bằng tiền đóng vai trò then chốt trong việc phản ánh chính xác quy mô vốn, kiểm soát tình hình thu - chi, ngăn ngừa gian lận và hỗ trợ nhà quản trị đưa ra các quyết định điều hành tối ưu.

Khóa luận được thực hiện dựa trên quá trình khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Kiểm soát sinh vật gây hại An Sinh – Chi nhánh Hải Phòng (An Sinh Pest Control Co., Ltd). Chi nhánh được thành lập ngày 14 tháng 01 năm 2014 theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và đăng ký thuế số 0101542880-001 do Cục Thuế Thành phố Hải Phòng quản lý. Đơn vị hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ phòng trừ sinh vật gây hại, bao gồm diệt mối công trình xây dựng, phun thuốc diệt muỗi, kiểm soát côn trùng và khử khuẩn môi trường cho các nhà xưởng, khách sạn, nhà hàng và hộ gia đình.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định theo 3 nội dung chính:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quy định kế toán hiện hành.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền (kế toán tiền mặt tại quỹ và kế toán tiền gửi ngân hàng) tại Công ty TNHH Kiểm soát sinh vật gây hại An Sinh – Chi nhánh Hải Phòng.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị; trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và kiểm soát vốn bằng tiền tại chi nhánh.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán vốn bằng tiền, bao gồm kế toán tiền mặt và kế toán tiền gửi ngân hàng.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Kiểm soát sinh vật gây hại An Sinh – Chi nhánh Hải Phòng (Địa chỉ: Số 10A4, ngõ 630 đường Thiên Lôi, phường Vĩnh Niệm, quận Lê Chân, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế được thu thập và phân tích theo niên độ kế toán của doanh nghiệp (minh họa trọng tâm qua các chứng từ, sổ sách phát sinh năm 2022); khóa luận hoàn thành và bảo vệ năm 2024.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các quy định pháp lý và chuẩn mực kế toán Việt Nam dành cho khối doanh nghiệp nhỏ và vừa:

  • Chế độ kế toán áp dụng: Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
  • Khung tài khoản kế toán sử dụng:
    • Tài khoản 111 (Tiền mặt): Gồm TK 1111 (Tiền Việt Nam), TK 1112 (Ngoại tệ), TK 1113 (Vàng bạc, kim khí quý, đá quý).
    • Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng): Gồm TK 1121 (Tiền Việt Nam), TK 1122 (Ngoại tệ), TK 1123 (Vàng bạc, kim khí quý, đá quý).
    • Các tài khoản quan hệ đối ứng liên quan: TK 113 (Tiền đang chuyển), TK 141 (Tạm ứng), TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp), TK 1388 (Phải thu khác), TK 3388 (Phải trả, phải nộp khác), TK 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái).
  • Hệ thống chứng từ và biểu mẫu kế toán: Áp dụng hệ thống chứng từ bắt buộc theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, bao gồm Phiếu thu (Mẫu 01-TT), Phiếu chi (Mẫu 02-TT), Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT), Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04-TT), Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05-TT), Biên lai thu tiền (Mẫu 06-TT), Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu 07-TT), cùng các chứng từ ngân hàng như Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu và Sổ phụ ngân hàng.
  • Hệ thống sổ sách kế toán: Lý thuyết tổng quan về 4 hình thức ghi sổ (Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Kế toán trên máy vi tính).

Phương pháp nghiên cứu được thực hiện qua các kỹ thuật chuyên ngành:

  • Phương pháp thu thập tài liệu: Thu thập trực tiếp hệ thống chứng từ gốc, hóa đơn GTGT, giấy báo ngân hàng, sổ quỹ, sổ nhật ký chung và sổ cái từ Phòng Kế toán của chi nhánh.
  • Phương pháp hạch toán kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ, tài khoản đối ứng, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
  • Phương pháp so sánh, đối chiếu: Đối chiếu giữa số liệu chứng từ gốc với sổ quỹ, sổ chi tiết, sổ Nhật ký chung và Sổ Cái; đối chiếu số liệu ghi nhận trên sổ sách doanh nghiệp với sao kê thực tế từ ngân hàng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Lý luận chung về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp nhỏ và vừa

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các vấn đề lý luận về vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:

  • Phân loại vốn bằng tiền: Phân loại theo hình thức tồn tại (Tiền Việt Nam, Ngoại tệ, Vàng bạc kim khí quý đá quý) và theo trạng thái tồn tại (Tiền mặt tại quỹ, Tiền gửi ngân hàng, Tiền đang chuyển).
  • Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền:
    • Hạch toán liên tục, kịp thời theo trình tự thời gian phát sinh; phản ánh chính xác số tồn tại quỹ và số dư tài khoản ngân hàng ở mọi thời điểm.
    • Hạch toán ngoại tệ: Bên Nợ tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (trừ trường hợp rút ngoại tệ từ ngân hàng về quỹ tiền mặt áp dụng tỷ giá ghi sổ của TK 1122); bên Có áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền. Cuối kỳ đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế.
    • Xử lý chênh lệch tiền gửi ngân hàng: Khi có chênh lệch giữa chứng từ gốc/sổ kế toán với chứng từ của ngân hàng, cuối tháng tạm thời ghi sổ theo số liệu của ngân hàng; số chênh lệch ghi nhận vào TK 1388 (nếu số kế toán lớn hơn số ngân hàng) hoặc TK 3388 (nếu số kế toán nhỏ hơn số ngân hàng) để tiếp tục đối chiếu, xử lý vào kỳ sau.
    • Thấu chi ngân hàng không được ghi âm trên tài khoản tiền gửi mà phản ánh tương tự khoản vay ngân hàng.
  • Trình tự ghi sổ theo các hình thức kế toán: Phân tích đặc điểm, ưu nhược điểm và quy trình luân chuyển chứng từ của 4 hình thức tổ chức sổ kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Kế toán máy.

Chương II: Thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Kiểm soát sinh vật gây hại An Sinh – Chi nhánh Hải Phòng

Chương 2 phản ánh chi tiết cơ cấu tổ chức và thực trạng hạch toán vốn bằng tiền tại đơn vị thực tập:

  • Đặc điểm tổ chức bộ máy và chính sách kế toán tại công ty:
    • Cơ cấu quản lý: Giám đốc điều hành chung; Phó Giám đốc hỗ trợ điều hành và tham mưu; các bộ phận trực thuộc gồm Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán và Đội thi công.
    • Bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung, gồm 4 nhân sự: Kế toán trưởng; Kế toán thuế, tài sản cố định; Kế toán thanh toán và kế toán công nợ; Thủ quỹ kiêm kế toán tiền lương.
    • Chế độ kế toán áp dụng: Thông tư số 133/2016/TT-BTC; hình thức sổ kế toán Nhật ký chung; phương pháp kê khai thường xuyên đối với hàng tồn kho (tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ); tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ hạch toán là Đồng Việt Nam (VNĐ).
    • Hệ thống báo cáo tài chính định kỳ: Bảng cân đối tài khoản, Báo cáo tài chính (Mẫu B01a - DNN), Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu B02 - DNN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03 - DNN), Thuyết minh Báo cáo tài chính (Mẫu B09 - DNN).
  • Thực trạng hạch toán kế toán tiền mặt (TK 111):
    • Tại chi nhánh, tiền mặt chỉ phát sinh bằng tiền Việt Nam đồng (không phát sinh ngoại tệ hay vàng bạc). Tiền mặt do thủ quỹ trực tiếp quản lý tại quỹ.
    • Quy trình chứng từ: Phiếu thu và Phiếu chi đều được lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của người lập, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ và người giao/nhận tiền. Thủ quỹ giữ 1 liên ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho khách hàng/người nộp/người nhận, 1 liên lưu tại nơi lập phiếu. Cuối ngày, chứng từ kèm hồ sơ gốc được chuyển cho kế toán ghi Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 111.
    • Các nghiệp vụ tiền mặt tiêu biểu được trích xuất trong khóa luận:
      • Nghiệp vụ chi nộp tiền vào tài khoản ngân hàng (08/01/2022): Theo Phiếu chi số 025, nhân viên kế toán Nguyễn Thúy Hằng nộp 60.000.000 VNĐ vào tài khoản Ngân hàng Á Châu (ACB), kế toán định khoản Nợ TK 112 / Có TK 111, căn cứ Giấy báo Có số 533455.
      • Nghiệp vụ thu tiền dịch vụ (10/01/2022): Theo Hóa đơn GTGT số 0000214 và Phiếu thu số 037, thu tiền mặt từ Công ty TNHH Pegatron Việt Nam cho dịch vụ phun khử khuẩn nhà kho (98 $m^2$ với đơn giá 180.000 VNĐ/$m^2$, tiền hàng 17.640.000 VNĐ, thuế GTGT 10% là 1.764.000 VNĐ, tổng thanh toán 19.404.000 VNĐ), định khoản Nợ TK 111: 19.404.000 VNĐ / Có TK 511: 17.640.000 VNĐ, Có TK 3331: 1.764.000 VNĐ.
      • Nghiệp vụ chi tạm ứng công tác (12/01/2022): Theo Giấy đề nghị tạm ứng và Phiếu chi số 046, tạm ứng cho nhân viên Tô Văn Hòa (Phòng Kinh doanh) đi công tác Quảng Ninh số tiền 5.000.000 VNĐ, định khoản Nợ TK 141 / Có TK 111: 5.000.000 VNĐ.
      • Nghiệp vụ rút tiền gửi về nhập quỹ (25/01/2022): Căn cứ Giấy báo Nợ số 72286 từ Ngân hàng TMCP Á Châu và Phiếu thu số 086 do kế toán Tô Thị Dung lập, rút 110.580.000 VNĐ nhập quỹ tiền mặt, định khoản Nợ TK 111 / Có TK 112: 110.580.000 VNĐ.
  • Thực trạng hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 112):
    • Doanh nghiệp mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng TMCP Á Châu (ACB - STK: 8636723868266) và Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank).
    • Chứng từ hạch toán bao gồm Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Ủy nhiệm chi (như UNC số 024, UNC số 052) kèm các hóa đơn mua bán dịch vụ. Hàng ngày, kế toán theo dõi tiền gửi ghi chép sổ chi tiết tiền gửi theo từng ngân hàng, ghi sổ Nhật ký chung và đối chiếu với Sổ Cái TK 112.

Chương III: Một số nhận xét và ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Kiểm soát sinh vật gây hại An Sinh – Chi nhánh Hải Phòng

Chương 3 tổng kết đánh giá thực trạng công tác hạch toán tại doanh nghiệp và đưa ra các kiến nghị hoàn thiện:

  • Đánh giá ưu điểm:
    • Doanh nghiệp áp dụng đúng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; hệ thống tài khoản và biểu mẫu chứng từ cơ bản đảm bảo tính pháp lý.
    • Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động dịch vụ của chi nhánh, giúp việc ghi nhận rõ ràng, thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu.
    • Quy trình quản lý thu chi tiền mặt có sự kiểm duyệt chặt chẽ qua các cấp lãnh đạo (chữ ký của Giám đốc, Kế toán trưởng và người nhận/nộp tiền trên chứng từ).
  • Hạn chế và tồn tại:
    • Bố trí nhân sự kế toán còn kiêm nhiệm chưa hoàn toàn tách bạch: vị trí Thủ quỹ kiêm kế toán tiền lương có thể làm giảm tính độc lập trong kiểm soát nội bộ giữa chức năng quản lý tiền và chức năng tính toán chi phí lương.
    • Việc kiểm kê quỹ tiền mặt thực tế chưa lập thành Bảng kiểm kê quỹ định kỳ theo biểu mẫu chuẩn (Mẫu số 07-TT) mà chủ yếu dựa trên đối chiếu cuối ngày giữa sổ quỹ và số dư tiền mặt thực tế.
    • Công tác đối chiếu tiền gửi ngân hàng vào những thời điểm phát sinh giao dịch lớn cần rút ngắn thời gian xử lý để cập nhật nhanh chóng các khoản tiền đang chuyển hoặc phí dịch vụ phát sinh từ ngân hàng.
  • Các giải pháp đề xuất:
    • Tách biệt rõ chức năng thủ quỹ và kế toán tiền lương nhằm đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kiểm soát nội bộ.
    • Chuẩn hóa việc lập Bảng kiểm kê quỹ định kỳ (hàng tuần/hàng tháng) và đột xuất bằng văn bản có đầy đủ thành phần ban kiểm kê (đại diện Ban Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ quỹ).
    • Đẩy mạnh ứng dụng phần mềm kế toán tự động hóa trong khâu kết nối dữ liệu ngân hàng điện tử (Internet Banking) và hạch toán tự động vào Sổ Cái.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh trung thực toàn bộ thực tế tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị qua hệ thống bảng biểu và số liệu chứng từ thực tế:

Ngày chứng từ Số hiệu chứng từ Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tài khoản đối ứng Số tiền phát sinh (VNĐ)
08/01/2022 Phiếu chi số 025 / Giấy báo Có 533455 Nộp tiền mặt vào tài khoản Ngân hàng Á Châu (ACB) Nợ TK 112 / Có TK 111 60.000.000
10/01/2022 Hóa đơn 0000214 / Phiếu thu số 037 Thu tiền mặt dịch vụ khử khuẩn kho từ Cty Pegatron Việt Nam Nợ TK 111 / Có TK 511, Có TK 3331 19.404.000
12/01/2022 Giấy tạm ứng / Phiếu chi số 046 Tạm ứng tiền mặt cho nhân viên Tô Văn Hòa đi công tác Quảng Ninh Nợ TK 141 / Có TK 111 5.000.000
25/01/2022 Giấy báo Nợ 72286 / Phiếu thu số 086 Rút tiền gửi Ngân hàng Á Châu (ACB) nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 111 / Có TK 112 110.580.000

Đóng góp của khóa luận:

  • Mô tả chi tiết toàn bộ chu trình xử lý chứng từ và quy trình hạch toán vốn bằng tiền thực tế tại một doanh nghiệp dịch vụ đặc thù (kiểm soát sinh vật gây hại).
  • Chỉ ra các điểm hạn chế về kiểm soát nội bộ (kiêm nhiệm vị trí thủ quỹ) và thiếu sót trong việc lưu trữ Bảng kiểm kê quỹ theo quy định, từ đó đưa ra các khuyến nghị có tính ứng dụng trực tiếp cho chi nhánh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được giới hạn trong phạm vi dữ liệu kế toán tài chính tại một chi nhánh hạch toán phụ thuộc (Chi nhánh Hải Phòng) thuộc Tổng Công ty An Sinh; trong kỳ khảo sát, doanh nghiệp chỉ phát sinh nghiệp vụ tiền tệ bằng Đồng Việt Nam (không phát sinh ngoại tệ hay các công cụ tài chính bằng vàng), do đó các nội dung hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa được minh họa bằng số liệu thực tế tại đơn vị.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang công tác kế toán quản trị vốn bằng tiền, phân tích lưu chuyển dòng tiền (Cash Flow) phục vụ lập kế hoạch tài chính ngắn hạn và trung hạn, hoặc nghiên cứu mô hình kế toán hợp nhất vốn bằng tiền trên toàn hệ thống Tổng Công ty An Sinh.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp: Tham khảo cách thức tiếp cận, mô tả quy trình hạch toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký chung và Thông tư 133/2016/TT-BTC tại một doanh nghiệp dịch vụ vừa và nhỏ.
  • Kế toán viên và nhà quản lý tại các doanh nghiệp nhỏ: Tham khảo mẫu quy trình luân chuyển chứng từ tiền mặt (phiếu thu, phiếu chi 3 liên), biểu mẫu theo dõi tài khoản tiền gửi tại nhiều ngân hàng và các lưu ý về bố trí nhân sự kiểm soát quỹ.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào trong hạch toán vốn bằng tiền?
Công ty TNHH Kiểm soát sinh vật gây hại An Sinh – Chi nhánh Hải Phòng áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, tổ chức ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.

2. Cơ cấu nhân sự Phòng Kế toán tại đơn vị được bố trí như thế nào?
Phòng Kế toán của công ty gồm 4 vị trí: Kế toán trưởng; Kế toán thuế và tài sản cố định; Kế toán thanh toán và công nợ; Thủ quỹ kiêm kế toán tiền lương.

3. Nghiệp vụ thu tiền dịch vụ khử khuẩn nhà kho ngày 10/01/2022 có giá trị thanh toán và định khoản như thế nào?
Theo Hóa đơn GTGT số 0000214 và Phiếu thu số 037, doanh thu chưa thuế là 17.640.000 VNĐ (98 $m^2$ x 180.000 VNĐ/$m^2$), thuế GTGT 10% là 1.764.000 VNĐ, tổng số tiền thanh toán bằng tiền mặt là 19.404.000 VNĐ. Định khoản: Nợ TK 111: 19.404.000 VNĐ / Có TK 511: 17.640.000 VNĐ, Có TK 3331: 1.764.000 VNĐ.

4. Doanh nghiệp mở tài khoản tiền gửi tại những ngân hàng nào theo số liệu minh họa trong khóa luận?
Theo danh mục chứng từ và sổ chi tiết trong khóa luận, chi nhánh mở và theo dõi tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng TMCP Á Châu (ACB - Số tài khoản: 8636723868266) và Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank).

5. Nhược điểm chính trong công tác tổ chức nhân sự kế toán tại chi nhánh được tác giả chỉ ra là gì?
Nhược điểm đáng chú ý là sự kiêm nhiệm giữa vị trí Thủ quỹ và Kế toán tiền lương, điều này chưa đảm bảo tính độc lập và phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc kiểm soát nội bộ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Hằng Nga đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Tác giả đã mô tả chi tiết thực trạng luân chuyển chứng từ, mở sổ Nhật ký chung và ghi chép Sổ Cái cho các tài khoản tiền mặt (TK 111) và tiền gửi ngân hàng (TK 112) tại Công ty TNHH Kiểm soát sinh vật gây hại An Sinh – Chi nhánh Hải Phòng. Những phân tích về ưu điểm, hạn chế và giải pháp đề xuất mang tính cụ thể, bám sát thực tiễn hoạt động dịch vụ của doanh nghiệp.