CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÁC DOANH NGHIỆP 1. Khái quát về kế toán ở các doanh nghiệp 1. Khái niệm kế toán doanh nghiệp [5], [21], [29], [37] Một DN khi bắt đầu hoạt động SXKD để có thể tồn tại và phát triển mở rộng quy mô hoạt động của mình, nhà quản lý DN luôn quan tâm với số vốn bỏ ra ban đầu đã dùng vào đầu tư, mua sắm nhà xưởng, máy móc thiết bị, vật tư hàng hoá,. hết bao nhiêu, doanh thu bán sản phẩm thu lại được bao nhiêu để tính lãi (lỗ) sau mỗi kỳ kinh doanh là điều mà nhà lãnh đạo nào cũng muốn biết khi quản lý điều hành DN mình.
Những câu hỏi trên sẽ được trả lời bằng các thông tin được tạo ra thể hiện trên các báo cáo do kế toán cung cấp. Muốn có thông tin đó kế toán phải ghi chép lại toàn bộ nghiệp vụ kinh tế, tài chính diễn ra trong quá trình hoạt động của DN, sau đó xử lý tổng hợp phân tích các dữ liệu và tạo ra thông tin chính xác, kịp thời theo yêu cầu của nhà quản lý cần thiết cho việc kiểm tra, ra quyết định điều hành hoạt động của DN. Vì vậy đã có rất nhiều các quan điểm khác nhau nói về công việc của kế toán như: - Kế toán là một nghệ thuật của quá trình ghi chép, phân loại và tổng hợp một cách có ý nghĩa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo hình thái tiền tệ và các sự kiện liên quan đến tài chính. - Kế toán cung cấp thông tin tài chính về các đơn vị kinh tế phục vụ cho việc ra các quyết định kinh tế.
- Kế toán là công việc ghi chép, tính toán các con số dưới hình thức giá trị để phản ánh, kiểm tra tình hình vận động của các tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động SXKD của từng đơn vị. - Kế toán có tính khoa học thể hiện qua việc sử dụng các phương pháp kế toán, các yêu cầu và nguyên tắc kế toán ở việc thu thập dữ liệu, xử lý, tổng hợp và tạo ra thông tin. - Luật Kế toán Việt Nam năm 2003 thì cho rằng “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 Có quan điểm dựa vào nhiệm vụ của kế toán nói về công việc của kế toán, có quan điểm hướng vào chức năng của kế toán là cung cấp thông tin và theo Luật kế toán Việt Nam đề cập đến kế toán ở góc độ nhiệm vụ và chức năng của kế toán.
Mặt khác, công việc kế toán không chỉ dừng lại ở ghi chép số liệu, cung cấp thông tin mà người làm kế toán phải có khả năng thiết kế hệ thống thông tin kế toán, phán đoán, ước tính, nhận định, phân tích các thông tin kế toán để phục vụ cho việc điều hành, ra quyết định của nhà lãnh đạo DN. Bản chất và vai trò của kế toán Hằng ngày một đơn vị hoạt động SXKD có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh khắp mọi nơi. Kế toán có nhiệm vụ thu thập các dữ liệu này lại để xử lý, phân tích và tạo ra thông tin chung về hoạt động của đơn vị. Vì thế kế toán là một công cụ hỗ trợ quan trọng trong công tác quản lý của tất cả các DN.
Bản chất của kế toán [1], [22], [26], [36], [38] Bản chất của kế toán được thể hiện qua một số điểm sau: Kế toán là một hệ thống thông tin: gồm nhiều thành phần kết hợp lại với nhau (như con người, dữ liệu, thủ tục, phần mềm xử lý dữ liệu và qui trình kết hợp giữa con người, dữ liệu và phần mềm xử lý để tạo ra thông tin) nhằm ghi chép các dữ liệu rời rạc (dữ liệu liên quan đến các hoạt động kinh tế -tài chính của DN), sau đó xử lý, phân loại, hệ thống và tổng hợp các dữ liệu để tạo ra thông tin hữu dụng cho người dùng. Chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra: chức năng cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin liên quan đến quản lý toàn bộ tài sản, nguồn vốn của DN; kết quả hoạt động SXKD giữa kế hoạch so với thực tế; dòng tiền được tạo ra từ hoạt động nào, sử dụng cho hoạt động nào; thông tin về quá trình SX, hoạt động bán hàng,. dựa vào thông tin kế toán cung cấp cho người sử dụng nhằm hỗ trợ các quyết định cho hoạt động kinh tế hay đầu tư. Kế toán có thêm chức năng kiểm tra, giám sát các hoạt động trong DN, kiểm tra tính có thực của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong DN, kiểm tra độ tin cậy của số liệu kế toán so với thực tế như kiểm kê số lượng hàng tồn kho nhằm đảm bảo số liệu kế toán trên sổ sách tại thời điểm kiểm kê đúng với thực tế,.
góp phần làm cho thông tin được cung cấp càng có thêm độ tin cậy cao. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 Quyết định Các hoạt động kinh tế Quyết định quản trị tài chính mục tiêu PHẢN ÁNH HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ THÔNG TIN -Chứng từ -Phân loại -Báo cáo nhanh -Ghi chép -Sắp xếp -Báo cáo định kỳ -Tổng hợp Người có lợi ích trực tiếp Người có lợi ích trực tiếp Người có lợi ích gián tiếp -Chủ doanh nghiệp -Các nhà đầu tư -Cơ quan thuế -Hội đồng quản trị -Các chủ nợ, người bán -Cơ quan thống kê -Ban giám đốc -Các khách hàng mua hàng -Sở kế hoạch và đầu tư -Các bộ phận quản lý -Người lao động -Nhà hoạch định chính sách Sơ đồ 1.1: Chức năng của kế toán và các đối tượng sử dụng thông tin Thông tin thể hiện trên các chứng từ được thu thập làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán. Sau đó các dữ liệu sẽ được xử lý, phân loại, sắp xếp và tổng hợp một cách khoa học bằng các phương pháp kế toán như phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản, ghi sổ kép, kiểm kê,. Kết quả của quá trình xử lý thông tin là cung cấp thông tin đầu ra thông qua các báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lý, các báo cáo theo quy định cho các đối tượng bên ngoài có liên quan.
Thông tin do kế toán cung cấp trước hết phải phục vụ cho chính các nhà quản lý trong DN đó. Nhà quản lý có thể là Chủ DN, Hội đồng quản trị, Ban giám đốc. Trong nền kinh tế thị trường, cạnh tranh khốc liệt như hiện nay một DN muốn đứng vững và phát triển lâu dài, đạt khả năng sinh lợi cao nhất các nhà quản lý phải xây dựng các kế hoạch chiến lược ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, quyết định lựa chọn các phương án kinh doanh hợp lý, tối ưu nhất. Tất cả mọi quyết định đều dựa trên nền tảng thông tin, chất lượng của quyết định trong quản lý phản ánh chất lượng của thông tin kế toán.
Dựa trên thông tin của kế toán nhà quản trị DN mới ra quyết định chọn các chiến lược, phương án kinh doanh phù hợp. Đồng thời tổ chức triển khai mục tiêu, LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 chiến lược của nhà quản trị đến các thành viên trong từng bộ phận của DN hiểu và cùng nhau thực hiện các phương án, kế hoạch đề ra. Những người có lợi ích trực tiếp khác là Nhà đầu tư, Chủ nợ. Họ sẽ nhìn vào các chỉ tiêu thể hiện trên báo cáo của DN để ra quyết định.
Nhà đầu tư dựa vào thông tin kế toán trên BCTC để phân tích các hoạt động tài chính, HĐKD, hoạt động đầu tư của DN so với các DN khác cùng ngành để ra quyết định có nên đầu tư vào DN hay không? Chủ nợ thì xem xét về cơ cấu tài chính của DN, khả năng thanh toán nợ của DN ra sao để quyết định cho vay hay không, lãi suất cho vay bao nhiêu phần trăm?; có bán chịu cho DN hay không, thời gian bán chịu bao lâu?. Cơ quan thuế, Cơ quan thống kê, Cơ quan cấp giấy phép đăng ký kinh doanh, Nhà hoạch định chính sách là những người có lợi ích gián tiếp từ các thông tin của DN, giúp cơ quan thuế kiểm tra việc tuân thủ các quy định liên quan đến chính sách thuế và nghĩa vụ của DN đối với nhà nước. Cơ quan cấp giấy phép đăng ký kinh doanh kiểm tra về HĐKD của DN có đúng ngành nghề đã đăng ký, từ đó có các biện pháp xử phạt đối với đơn vị vi phạm. Cơ quan thống kê tập hợp các thông tin do kế toán DN cung cấp để báo cáo cho các cơ quan - tổ chức theo quy định, quản lý và điều hành nền kinh tế ở tầm vĩ mô, giúp các Nhà hoạch định chính sách đề ra các chính sách thích hợp để kích thích nền kinh tế và các DN phát triển.
Vai trò của kế toán [5], [37] Chức năng cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin của DN cho các đối tượng có lợi ích trực tiếp và lợi ích gián tiếp sử dụng như đã phân tích ở trên. Điều này nói lên vai trò của kế toán thể hiện ở tính hữu ích của thông tin do kế toán cung cấp. Đối tượng sử dụng thông tin kế toán trước tiên là nhà quản trị DN, kế toán được xem là công cụ hỗ trợ đặc biệt quan trọng giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định điều hành, quản lý HĐKD sao cho tối thiểu hoá chi phí, tối đa hoá lợi nhuận. Nhà đầu tư sử dụng thông tin trên BCTC để quyết định đầu tư hay rút vốn khỏi DN, các chủ nợ quyết định có bán chịu tài sản hay bán hàng thu tiền ngay, quyết định cho DN vay vốn hoặc không cho vay khi phân tích các tỷ số tài chính không khả quan.
Cơ quan thuế và các cơ quan ban ngành khác cũng dựa vào thông tin kế toán xem xét các quy định ban hành có phù hợp với tình hình thực tế không? từ đó có những sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc ban hành các chính sách mới tạo điều kiện thuận lợi cho DN phát LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 triển nhằm đảm bảo nguồn thu cho ngân sách nhà nước, đồng thời đưa ra các chính sách các công cụ tài chính thích hợp điều hành nền kinh tế vĩ mô của đất nước. Các nguyên tắc và yêu cầu cơ bản của kế toán [3], [5], [21], [24] 1.