Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Khái quát chung về kế toán công nợ trong các Doanh nghiệp thương mại 1. Khái niệm và đặc điểm của Doanh nghiệp thương mại 1. Khái niệm Theo Giáo trình Marketing thương mại: “Doanh nghiệp thương mại là một đơn vị kinh doanh được thành lập hợp pháp, nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại” [1].
Như vậy, một tổ chức kinh tế được coi là một DNTM phải có đủ hai điều kiện sau: - Phải là một doanh nghiệp theo đúng luật qui định: “Là một tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, trụ sở giao dịch ổn định, có đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh” [2]. Về hoạt động: Hoạt động kinh tế cơ bản của DNTM là lưu chuyển hàng hóa, đó là sự tổng hợp các hoạt động gồm các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá. Về hàng hóa: Hàng hoá trong DNTM được hình thành chủ yếu do mua ngoài. Ngoài ra hàng hóa còn có thể được hình thành do nhận góp vốn liên doanh, do thu nhập liên doanh, do thu hồi nợ… Sinh viên: Vũ Quỳnh Hoa GVHD: TS.
Bùi Thị Thanh Tình 4 c. Về phương thức lưu chuyển hàng hoá : Lưu chuyển hàng hoá trong DNTM có thể theo một trong hai phương thức là bán buôn và bán lẻ: - Bán buôn là bán cho các tổ chức trung gian với số lượng nhiều để tiếp tục quá trình lưu chuyển hàng hoá. - Bán lẻ là việc bán thẳng cho người tiêu dùng cuối cùng với số lượng ít. Về sự vận động của hàng hoá: Sự vận động của hàng hoá trong DNTM không giống nhau, tuỳ thuộc nguồn hàng hay ngành hàng.
Do đó chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hoá cũng không giống nhau giữa các loại hàng. Khái niệm và đặc điểm về công nợ trong các DNTM Trong một DNTM thì việc mua bán hàng hóa diễn ra thường xuyên và đóng vai trò chủ yếu, điều này làm phát sinh các mối quan hệ thanh toán giữa người mua và người bán, giữa các đơn vị với nhau và trong nội bộ đơn vị. Trên cơ sở các mối quan hệ này mà các khoản phải thu, phải trả tương ứng xuất hiện hay còn được gọi là công nợ. Ở đây em xin được nghiên cứu tập trung về khoản phải trả người bán và khoản phải thu khách hàng.
Khoản phải trả người bán Nợ phải trả người bán là khoản nợ doanh nghiệp cam kết trả cho người bán khi mua sản phẩm, hàng hóa theo các hợp đồng kinh tế đã ký kết trong quá trình hoạt động kinh doanh. Về bản chất, nợ phải trả người bán là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp khi doanh nghiệp nhận về một tài sản, tham gia một cam kết hoặc phát sinh các nghĩa vụ pháp lý. Theo cách hiểu khác, khoản nợ phải trả người bán là nguồn vốn mà doanh nghiệp chiếm dụng của đơn vị khác theo các chính sách kinh tế tài chính trong một thời gian nhất định sau đó phải hoàn trả lại. Sinh viên: Vũ Quỳnh Hoa GVHD: TS.
Bùi Thị Thanh Tình 5 1. Khoản phải thu khách hàng Khoản phải thu của khách hàng là khoản phải thu phát sinh khi doanh nghiệp đã cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng những chưa được khách hàng thanh toán tiền. Xét về mặt bản chất, khoản phải thu khách hàng là tài sản của doanh nghiệp, mang tính chất thương mại phát sinh từ các giao dịch có tính chất mua-bán của doanh nghiệp, thể hiện quyền của đơn vị trong việc nhận tiền, sản phẩm, hàng hóa từ khách hàng, các tổ chức, cá nhân trong quá trình kinh doanh. Thông thường, khoản phải thu khách hàng thường phát sinh nhiều nhất, chiếm tỷ trọng cao nhất và cũng chứa đựng nhiều rủi ro nhất trong tổng số các khoản phải thu của một DNTM.
Khoản phải thu khách hàng còn được coi là khoản tiền mà doanh nghiệp cho khách hàng vay hay tài trợ riêng cho khách hàng. Đây là nguồn tài trợ ngắn hạn quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp đặc biệt là các DNTM. Dự phòng phải thu khó đòi Khoản phải thu khách hàng khó đòi là các khoản nợ mà khách hàng không có khả năng trả nợ đúng hạn hoặc khoản nợ chưa đến hạn thanh toán nhưng khách hàng gặp khó khăn, lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; khách hàng mất tích, bỏ trốn, đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết. Khoản phải thu khách hàng khó đòi có thể là khoản nợ phải thu bị quá hạn thanh toán trên hợp đồng kinh tế, trên các khế ước cho vay hoặc các cam kết nợ khác.
Để tuân thủ theo đúng nguyên tắc thận trọng và nguyên tắc phù hợp, đòi hỏi kế toán ghi nhận một khoản dự phòng trước cho khoản nợ khó có khả năng thu hồi bằng cách trích lập dự phòng cho khoản phải thu khó đòi. Theo thông tư 228/2009/TT-BTC ngày 7/12/2009: “Dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá Sinh viên: Vũ Quỳnh Hoa GVHD: TS. Bùi Thị Thanh Tình 6 hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khách nợ không có khả năng thanh toán.” Mục đích của việc lập dự phòng phải thu khó đòi là để đề phòng tổn thất do không đòi được các khoản phải thu khó đòi và nhằm xác định giá trị thực của khoản tiền vốn nằm trong khâu thanh toán khi lập BCTC cuối niên độ. Dự phòng phải thu khó đòi làm cho bảng cân đối tài sản của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị tài sản thực của doanh nghiệp qua đó có thể bù đắp các khoản giảm giá trị tài sản thực sự phát sinh ở niên độ sau.
Vai trò và nhiệm vụ của kế toán công nợ trong các DNTM 1. Khái niệm Kế toán công nợ là một phần hành kế toán có nhiệm vụ hạch toán các khoản phải thu, phải trả diễn ra liên tục trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của một DNTM. Vai trò Đối với các doanh nghiệp và đặc biệt là các DNTM, khoản phải thu và phải trả giữ một vai trò hết sức quan trọng. Do đó, trong toàn bộ công tác kế toán của một DNTM, kế toán công nợ là một phần hành kế toán khá quan trọng.
Kế toán công nợ giúp doanh nghiệp sử dụng vốn hiệu quả hơn, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn; đồng thời tối ưu hóa khả năng chiếm dụng vốn của doanh nghiệp sao cho đảm bảo uy tín và khả năng thanh toán của đơn vị. Kế toán công nợ được tổ chức, vận hành tốt sẽ góp phần ổn định tình hình tài chính, thúc đẩy sự tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp. Nhiệm vụ Để có thể đảm bảo công tác kế toán công nợ đem lại hiệu quả tốt nhất, người kế toán cần thực hiện tốt nhiệm vụ của mình trong việc theo dõi, phân Sinh viên: Vũ Quỳnh Hoa GVHD: TS. Bùi Thị Thanh Tình 7 tích, đánh giá nhằm thu được thông tin chính xác và kịp thời về tình hình công nợ của đơn vị.
Cụ thể là: Kế toán cần phản ánh và theo dõi chặt chẽ và khoa học các khoản phải thu, phải trả thật chi tiết: theo từng đối tượng, khoản nợ, mặt hàng, thời gian Hệ thống chứng từ, sổ sách, chi tiết, tổng hợp về công nợ cần được ghi chép chính xác, cập nhập kịp thời. Cung cấp kịp thời về tình hình công nợ (nợ trong hạn, nợ quá hạn…) cho bộ phận quản lý để có biện pháp xử lý. Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành các kỷ luật về thanh toán tài chính, tín dụng. Đối với khoản phải thu khách hàng: Dựa trên Hợp đồng nguyên tắc bán hàng đã ký, kiểm tra giá trị hàng mà khách hàng muốn mua, hạn mức tín dụng và thời hạn thanh toán mà công ty chấp nhận cho từng khách hàng.
Cần kiểm tra chi tiết công nợ của từng khách hàng theo từng chứng từ phát sinh công nợ, hạn thanh toán, số tiền đã quá hạn, báo cho bộ phận bán hàng và cán bộ quản lý cấp trên. Đối với khoản phải trả người bán: Kế toán công nợ phải kiểm tra chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp theo từng chứng từ phát sinh công nợ phải trả, hạn thanh toán, số tiền nợ quá hạn… và báo cho các bộ phận mua hàng và cán bộ quản lý cấp trên. Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác kế toán công nợ trong các doanh nghiệp thương mại 1. Nhân tố chủ quan a.
Quy mô, cơ cấu tổ chức của DNTM Doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì các khoản công nợ của doanh nghiệp càng nhiều và phức tạp. Khi đó cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp càng chặt chẽ thì việc quản lý công nợ càng hiệu quả. Công tác kế toán công nợ Sinh viên: Vũ Quỳnh Hoa GVHD: TS. Bùi Thị Thanh Tình 8 thực hiện tốt sẽ đưa ra số liệu chính xác kịp thời giúp nhà quản trị nắm được tình hình tài chính của doanh nghiệp, trên cơ sở đó đưa ra các quyết định thanh toán, lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp.
Trình độ đội ngũ cán bộ Đây là một trong những nguồn lực quan trọng ảnh hưởng to lớn đến công tác kế toán công nợ trong DNTM. Trình độ và kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên kế toán cao sẽ góp phần đưa ra những biện pháp quản lý công nợ hiệu quả. Cán bộ quản lý có trình độ cao sẽ đưa ra các quyết định, chính sách thích hợp đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh hiệu quả, đạt được mục tiêu đề ra. Ngoài ra trình độ của các bộ phận liên quan tới công nợ như nhân viên kinh doanh, bộ phận kiểm soát đơn hàng… cũng ảnh hưởng tới công tác kế toán công nợ.
Cụ thể như nhân viên kinh doanh không có kinh nghiệm sẽ gặp khó khăn trong việc hối thúc khách hàng trả nợ dẫn tới chậm trễ trong việc thanh toán các khoản phải thu khách hàng, điều này làm cho công tác kế toán, xử lý khoản phải thu bị gián đoạn từ đó ảnh hưởng tới hiệu quả công việc. Chính sách bán chịu Một chính sách bán chịu hợp lí giúp cho doanh nghiệp có thể kiểm soát được các khoản phải thu khách hàng, đảm bảo thu hồi được nợ đúng hạn, tránh việc bị chiếm dụng vốn nhiều làm ảnh hưởng tới tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời chính sách bán chịu phù hợp còn giúp doanh nghiệp có được mối quan hệ hợp tác lâu dài với khách hàng.