Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Hiếu Ánh Ngọc

Tối ưu hóa kế toán bán hàng, kiểm soát doanh thu và chi phí. Hướng dẫn chi tiết cách xác định chính xác kết quả kinh doanh cho doanh nghiệp.

• Tác giả: Nguyễn Thị Hằng
• Người hướng dẫn: ThS. Chu Thị Thu
• Trường học: Trường Đại học Lâm Nghiệp
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH thương mại dịch vụ Hiếu Ánh Ngọc – Yên Định – Thanh Hóa
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh

Trong môi trường kinh tế thị trường, hoạt động bán hàng là khâu then chốt quyết định sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp thương mại dịch vụ. Đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng để thu về doanh thu, bù đắp chi phí và tạo ra lợi nhuận. Việc tổ chức hiệu quả công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là công cụ quản trị nội bộ sắc bén. Một hệ thống kế toán chính xác giúp doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ dòng tiền, quản lý công nợ, và đánh giá hiệu quả của từng chiến dịch kinh doanh. Đặc biệt tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hiếu Ánh Ngọc, một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực cung cấp thiết bị văn phòng và dịch vụ công nghệ, việc này càng trở nên quan trọng để cạnh tranh và phát triển. Thông tin từ kế toán là cơ sở để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược, từ việc điều chỉnh giá bán, kiểm soát chi phí đến việc mở rộng thị trường. Do đó, việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng là một mục tiêu cấp thiết, giúp doanh nghiệp phản ánh trung thực kết quả hoạt động, tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và các quy định của pháp luật như Thông tư 133/2016/TT-BTC, đồng thời nâng cao năng lực quản trị tài chính tổng thể. Bài viết này sẽ đi sâu vào việc phân tích thực trạng và đề xuất các giải pháp nhằm tối ưu hóa quy trình này.

1.1. Khái niệm và các phương thức bán hàng chủ yếu

Bán hàng được định nghĩa là giai đoạn cuối cùng trong chu trình kinh doanh, nơi giá trị của hàng hóa được thực hiện thông qua việc chuyển giao cho khách hàng và nhận lại tiền hoặc một khoản phải thu. Tại các doanh nghiệp thương mại, có nhiều phương thức bán hàng khác nhau, mỗi phương thức có cách hạch toán riêng. Các phương thức phổ biến bao gồm bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng, bán lẻ thu tiền trực tiếp, bán hàng trả chậm, trả góp, và bán hàng qua đại lý. Công ty Hiếu Ánh Ngọc chủ yếu áp dụng hai phương thức chính: bán buôn cho các đại lý, cơ quan và bán lẻ trực tiếp tại cửa hàng. Việc lựa chọn phương thức bán hàng ảnh hưởng trực tiếp đến thời điểm ghi nhận doanh thu và quy trình kế toán bán hàng.

1.2. Tầm quan trọng của việc xác định kết quả kinh doanh

Mục tiêu cuối cùng của mọi doanh nghiệp là lợi nhuận. Xác định kết quả kinh doanh là quá trình tổng hợp và so sánh giữa tổng doanh thu thu được và tổng chi phí bỏ ra trong một kỳ kế toán. Kết quả này, được thể hiện qua chỉ tiêu lãi hoặc lỗ, là thước đo chính xác nhất về hiệu quả hoạt động. Nó không chỉ phản ánh tình hình tài chính mà còn là cơ sở để tính thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Một báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh rõ ràng, minh bạch giúp các nhà quản lý, nhà đầu tư và các bên liên quan có cái nhìn toàn diện về sức khỏe của doanh nghiệp, từ đó đưa ra những quyết định phù hợp. Việc xác định kết quả kinh doanh đòi hỏi phải ghi nhận chính xác các khoản mục như doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

II. Đánh giá thực trạng công tác kế toán bán hàng tại Hiếu Ánh Ngọc

Qua khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hiếu Ánh Ngọc, việc đánh giá thực trạng công tác kế toán cho thấy đơn vị đã xây dựng được một quy trình tương đối hoàn chỉnh, tuân thủ các quy định hiện hành. Công ty áp dụng chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung giúp việc quản lý và kiểm soát dữ liệu được thống nhất tại phòng kế toán. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty vẫn còn một số điểm cần hoàn thiện. Việc quản lý công nợ đôi khi còn thủ công, chưa tận dụng tối đa các tính năng của phần mềm kế toán để tự động hóa việc đối chiếu và gửi thông báo nợ. Hệ thống sổ sách kế toán liên quan đến bán hàng được ghi chép đầy đủ nhưng việc phân tích sâu các chỉ số hiệu quả bán hàng còn hạn chế. Đây là những thách thức mà công ty cần đối mặt để nâng cao hiệu quả quản trị, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng. Việc phân tích kỹ lưỡng thực trạng này là tiền đề quan trọng để đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả kế toán phù hợp với đặc thù của công ty.

2.1. Mô hình tổ chức bộ máy và chính sách kế toán áp dụng

Công ty Hiếu Ánh Ngọc tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tại phòng kế toán trung tâm. Đứng đầu là Kế toán trưởng, chịu trách nhiệm chung và tham mưu cho Giám đốc. Dưới quyền là các kế toán viên phụ trách từng phần hành cụ thể như kế toán thanh toán, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Về chính sách, công ty áp dụng nhất quán Thông tư 133/2016/TT-BTC, niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. TSCĐ được khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Hình thức ghi sổ kế toán là Nhật ký chung, một hình thức phổ biến, đơn giản và phù hợp với quy mô của doanh nghiệp.

2.2. Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng thực tế

Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng tại công ty bắt đầu khi phòng kinh doanh nhận được đơn đặt hàng. Sau khi kiểm tra khả năng cung cấp và hạn mức công nợ của khách, phòng kinh doanh sẽ yêu cầu bộ phận kho lập Phiếu xuất kho. Dựa trên phiếu xuất kho, kế toán bán hàng tiến hành lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Các chứng từ gốc như Hợp đồng kinh tế, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT và các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, Giấy báo có) được tập hợp đầy đủ tại phòng kế toán. Kế toán viên sẽ căn cứ vào các chứng từ này để ghi nhận nghiệp vụ vào sổ sách kế toán liên quan đến bán hàng, cụ thể là Sổ Nhật ký chung, sau đó vào Sổ Cái các tài khoản liên quan như TK 511, TK 131, TK 632.

2.3. Thách thức trong việc kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng

Mặc dù quy trình đã được thiết lập, công tác kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng vẫn tồn tại một số thách thức. Việc đối chiếu công nợ cuối kỳ đôi khi còn chậm trễ. Sự phối hợp giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán trong việc cập nhật thông tin khách hàng và theo dõi các khoản nợ khó đòi chưa thực sự nhịp nhàng. Ngoài ra, việc phân tích hiệu quả bán hàng theo từng mặt hàng, từng khu vực chưa được thực hiện thường xuyên, dẫn đến khó khăn trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh tối ưu. Đây là những điểm cần cải thiện để hệ thống kế toán công nợ phải thu hoạt động hiệu quả hơn và giảm thiểu rủi ro thất thoát cho doanh nghiệp.

III. Quy trình hạch toán doanh thu bán hàng theo Thông tư 133 2016

Việc hạch toán doanh thu bán hàng là nghiệp vụ trung tâm trong công tác kế toán bán hàng. Tại Công ty Hiếu Ánh Ngọc, quy trình này được thực hiện nghiêm túc theo quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC. Tài khoản chính được sử dụng là TK 511 - "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ", với các tài khoản cấp 2 chi tiết cho từng loại hình. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) và các chứng từ liên quan để ghi nhận doanh thu. Ví dụ, ngày 06/12/2018, công ty bán hàng cho Công ty TNHH Nam Lực với tổng giá trị thanh toán 800.000 VNĐ (bao gồm 10% VAT). Kế toán sẽ định khoản: Nợ TK 111/131: 800.000, Có TK 511: 727.273, Có TK 3331: 72.727. Bút toán này phản ánh đồng thời doanh thu chưa thuế và số thuế GTGT đầu ra phải nộp. Cuối kỳ, toàn bộ doanh thu thuần phát sinh sẽ được kết chuyển từ TK 511 sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Việc ghi nhận doanh thu phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp, tức là doanh thu và chi phí tạo ra doanh thu đó phải được ghi nhận trong cùng một kỳ kế toán. Điều này đòi hỏi sự chính xác và kịp thời trong việc tập hợp và xử lý chứng từ.

3.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng để ghi nhận doanh thu

Để ghi nhận doanh thu, kế toán cần một bộ chứng từ hợp lệ bao gồm: Hợp đồng kinh tế (nếu có), Đơn đặt hàng, Phiếu xuất kho, và quan trọng nhất là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Các chứng từ thanh toán như Phiếu thu, Giấy báo có của ngân hàng xác nhận việc thu tiền. Công ty sử dụng TK 511 - "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ" để phản ánh tổng doanh thu. Tài khoản này được chi tiết thành TK 5111 - "Doanh thu bán hàng hoá" và TK 5118 - "Doanh thu cung cấp dịch vụ" để theo dõi riêng biệt, giúp việc lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh chi tiết và chính xác hơn.

3.2. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu theo quy định

Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại được hạch toán trực tiếp vào bên Nợ của TK 511, thay vì sử dụng các tài khoản riêng (TK 521, 531, 532) như theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Khi phát sinh các nghiệp vụ này, kế toán sẽ ghi: Nợ TK 511 (chi tiết), Nợ TK 3331 (số thuế GTGT được điều chỉnh giảm), và Có các TK 111, 112, 131. Việc hạch toán này giúp đơn giản hóa hệ thống tài khoản nhưng đòi hỏi kế toán phải theo dõi chi tiết trên các sổ phụ để có thông tin phân tích khi cần thiết.

IV. Phương pháp xác định kết quả kinh doanh Giá vốn và chi phí

Để xác định kết quả kinh doanh một cách chính xác, bên cạnh việc ghi nhận doanh thu, kế toán phải tập hợp đầy đủ và đúng đắn các khoản chi phí liên quan. Hai khoản mục chi phí lớn nhất trong doanh nghiệp thương mại là giá vốn hàng bán và chi phí quản lý kinh doanh. Tại Công ty Hiếu Ánh Ngọc, giá vốn hàng xuất bán được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ, một phương pháp đơn giản và phù hợp với các mặt hàng có số lượng lớn và biến động thường xuyên. Kế toán sử dụng TK 632 - "Giá vốn hàng bán" để tập hợp trị giá gốc của hàng hóa đã bán trong kỳ. Đồng thời, các chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng và quản lý chung của công ty được tập hợp vào TK 642 - "Chi phí quản lý kinh doanh" (theo Thông tư 133 gộp chung chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp). Cuối kỳ, các tài khoản chi phí này (TK 632, 642, 635...) sẽ được kết chuyển sang TK 911. Lợi nhuận gộp được tính bằng cách lấy doanh thu thuần trừ đi giá vốn hàng bán. Lợi nhuận trước thuế là phần chênh lệch giữa tổng doanh thu và tổng chi phí. Việc kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí này là chìa khóa để tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

4.1. Kế toán giá vốn hàng bán TK 632 theo phương pháp KKTX

Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) để hạch toán hàng tồn kho. Theo đó, mọi biến động nhập, xuất kho đều được phản ánh liên tục trên các tài khoản kế toán. Khi xuất bán hàng hóa, bên cạnh bút toán ghi nhận doanh thu, kế toán đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán bằng bút toán: Nợ TK 632 / Có TK 156. Trị giá vốn được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp này đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời về giá trị hàng tồn kho và giá vốn tại mọi thời điểm, hỗ trợ tốt cho công tác quản lý.

4.2. Tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được gộp chung và theo dõi trên TK 642. Tài khoản này được chi tiết thành TK 6421 (Chi phí bán hàng) và TK 6422 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) để tiện cho việc phân tích. Các chi phí như lương nhân viên bán hàng, chi phí quảng cáo, chi phí vận chuyển, lương ban giám đốc, chi phí văn phòng phẩm, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý... đều được tập hợp vào đây. Cuối kỳ, toàn bộ số phát sinh bên Nợ TK 642 sẽ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.

4.3. Quy trình kết chuyển và lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Vào cuối kỳ kế toán (tháng, quý, năm), kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển. Doanh thu thuần được kết chuyển từ TK 511 sang TK 911. Các tài khoản chi phí (TK 632, TK 642, TK 635, TK 811) cũng được kết chuyển sang TK 911. Sau đó, kế toán xác định lợi nhuận trước thuế, tính toán chi phí thuế TNDN (TK 821) và kết chuyển sang TK 911. Số dư cuối cùng của TK 911 (lãi hoặc lỗ) được kết chuyển sang TK 421 - "Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối". Dữ liệu từ các tài khoản này là cơ sở để lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, một trong những báo cáo tài chính quan trọng nhất của doanh nghiệp.

V. Top 5 giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tối ưu

Dựa trên việc đánh giá thực trạng công tác kế toán tại Công ty Hiếu Ánh Ngọc, việc đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả kế toán là vô cùng cần thiết để tối ưu hóa quy trình và hỗ trợ công tác quản trị. Một trong những giải pháp hàng đầu là tự động hóa quy trình quản lý công nợ. Thay vì theo dõi thủ công, công ty nên tận dụng triệt để các module của phần mềm kế toán MISA hoặc FAST, thiết lập hệ thống cảnh báo nợ quá hạn tự động và đối chiếu công nợ định kỳ qua email. Thứ hai, cần xây dựng hệ thống báo cáo quản trị chi tiết, phân tích hiệu quả bán hàng theo từng nhân viên, từng nhóm sản phẩm và khu vực địa lý. Điều này cung cấp thông tin giá trị cho phòng kinh doanh để điều chỉnh chiến lược. Thứ ba, tăng cường công tác kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng bằng cách quy định rõ ràng trách nhiệm phối hợp giữa các bộ phận, đặc biệt là giữa kế toán và kinh doanh. Thứ tư, tổ chức các buổi đào tạo, cập nhật kiến thức thường xuyên cho đội ngũ kế toán về các thay đổi trong chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và chính sách thuế. Cuối cùng, cần xem xét xây dựng định mức chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp hợp lý để làm cơ sở kiểm soát và đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí. Việc áp dụng đồng bộ các giải pháp này sẽ góp phần hoàn thiện công tác kế toán bán hàng một cách toàn diện.

5.1. Tự động hóa quy trình kế toán công nợ phải thu

Để quản lý kế toán công nợ phải thu hiệu quả hơn, công ty nên đầu tư và khai thác tối đa chức năng của các phần mềm kế toán hiện đại như MISA, FAST. Phần mềm cho phép phân loại nợ theo tuổi, tự động tính lãi trả chậm (nếu có) và gửi email nhắc nợ cho khách hàng. Kế toán có thể thiết lập các báo cáo phân tích công nợ một cách nhanh chóng, giúp ban lãnh đạo nắm bắt kịp thời tình hình thu hồi vốn và giảm thiểu rủi ro nợ xấu.

5.2. Nâng cao chất lượng báo cáo quản trị và phân tích bán hàng

Thay vì chỉ dừng lại ở các báo cáo tài chính theo quy định, phòng kế toán cần chủ động xây dựng các báo cáo quản trị nội bộ. Các báo cáo này nên phân tích sâu về cơ cấu doanh thu, tỷ suất lợi nhuận gộp theo từng ngành hàng, chi phí trên mỗi đơn hàng, và hiệu suất làm việc của nhân viên kinh doanh. Dữ liệu này là đầu vào quan trọng cho việc ra quyết định kinh doanh, giúp tối ưu hóa danh mục sản phẩm và nâng cao hiệu quả hoạt động.

5.3. Tăng cường phối hợp và kiểm soát nội bộ giữa các phòng ban

Cần xây dựng một quy chế phối hợp rõ ràng giữa phòng kế toán, phòng kinh doanh và bộ phận kho. Quy chế này cần quy định cụ thể về thời gian luân chuyển chứng từ, trách nhiệm xác nhận thông tin và quy trình xử lý các trường hợp phát sinh như hàng bán bị trả lại. Tăng cường kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng thông qua việc kiểm tra chéo, đối chiếu định kỳ sẽ giúp ngăn chặn sai sót và gian lận, đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán.

Trích đoạn nội dung tài liệu

phần mở đầu và phần kết luận chuyên đề gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1 : Cơ sở lý luận về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh Chƣơng 2: Đặc điểm cơ bản của Công ty TNHH thƣơng mại dịch vụ Hiếu Ánh Ngọc -Yên Định - Thanh Hóa Chƣơng 3: Kết quả nghiên cứu về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH thƣơng mại dịch vụ Hiếu Ánh Ngọc -Yên Định - Thanh Hóa 3 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 1. Những vấn đề chung về bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh 1. Khái niệm bán hàng Bán hàng là khâu cuối cùng trong hoạt động kinh doanh, là quá trình thực hiện giá trị của hàng hóa. Nói khác đi, bán hàng là quá trình doanh nghiệp chuyển giao hàng hóa của mình cho khách hàng và khách hàng trả tiền hay chấp nhận trả tiền cho doanh nghiệp.

Trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, hàng hóa bán đƣợc là yếu tố quan trọng cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Hàng hóa đạt tiêu chuẩn chất lƣợng cao, giá thành hạ thì hàng hóa của doanh nghiệp tiêu thụ nhanh mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp một vị trí vững chắc trên thị trƣờng. Các phương thức bán hàng  Các phương thức bán hàng tại công ty: 1) Phƣơng thức bán hàng trực tiếp cho khách hàng Phƣơng thức bán buôn hàng hóa: Là việc bán hàng cho các đơn vị thƣơng mại khác hoặc bán cho đơn vị sản xuất để tiếp tục sản xuất. Đặc điểm của nghiệp vụ bán buôn là hàng hóa chƣa đến tay ngƣời tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa chƣa đƣợc thực hiện đầy đủ.

Có hai phƣơng thức bán buôn đó là: Bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng. Thời điểm ghi nhận doanh thu đối với phƣơng thức này là lúc khi bên mua nhận hàng, đồng thời thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp hoặc chấp nhận thanh toán. Phƣơng thức bán lẻ hàng hóa: Là phƣơng thức bán hàng trực tiếp cho ngƣời tiêu dùng, các tổ chức kinh tế hoặc đơn vị tập thể mua hàng hóa về tiêu 4 dùng nội bộ. Hình thức này bao gồm bán hàng thu tiền tập trung và bán hàng thu tiền trực tiếp.

Thời điểm ghi nhận doan thu là lúc doanh nghiệp nhận đƣợc báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng. 2) Phƣơng thức bán hàng trả chậm, trả góp Theo phƣơng thức này khi giao hàng cho ngƣời mua thì lƣợng hàng chuyển giao đƣợc xác định là tiêu thụ. Khách hàng sẽ thanh toán một phần tiền hàng ở ngay lần đầu để đƣợc nhận hàng, phần còn lại sẽ đƣợc trả trong một thời gian nhất định và phải chịu một khoản lãi suất đã đƣợc quy định trƣớc ở trong hợp đồng. 3) Phƣơng thức hàng đòi hàng: Là phƣơng thức bán hàng mà doanh nghiệp đem sản phẩm vật tƣ, hàng hóa để đổi lấy vật tƣ hàng hóa khác tƣơng tự.

Giá trao đổi là giá hiện hành của vật tƣ, hàng hóa tƣơng ứng trên thị trƣờng. 4) Phƣơng thức bán hàng qua đại lý Phƣơng thức bán hàng qua đại lý là phƣơng thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp thƣơng mại giao hàng hóa cho các cơ sở nhận đại lý, ký gửi để các cơ sở này thực hiện công tác bán hàng. Sau khi bán hàng bên đại lý sẽ thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp, và đƣợc hƣởng hoa hồng theo thỏa thuận của hai bên.  Có hai hình thức thanh toán chủ yếu: 1) Thanh toán ngay Là hình thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.

Theo phƣơng thức thanh toán này, sau khi mua hàng khách hàng trao tiền trực tiếp hoặc chuyển khoản ngay cho đơn vị bán hàng. 2) Thanh toán sau Doanh nghiệp cho khách hàng mua nợ trong một thời gian. Sau hết thời gian nợ, khách hàng phải trả tiền cho doanh nghiệp hoặc có thể tiến hành thanh toán bù trừ trong trƣờng hợp đối tƣợng mua hàng vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp. Nội dung công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh 1.

Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1. Chứng từ và tài khoản sử dụng * Chứng từ sử dụng: Hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, thẻ quầy hàng, bảng kê bán hàng, các chứng từ thanh toán (phiếu thu, séc thanh toán, giấy báo có ngân hàng… * Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” TK 511 có 4 tài khoản cấp 2:  TK 5111 “Doanh thu bán hàng hoá”  TK 5112 “Doanh thu bán các thành phẩm”.  TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”  TK 5118 “Doanh thu khác” Kết cấu tài khoản 511: đã đƣợc quy định tại khoản 2, Điều 57, Chƣơng II thông tƣ 133/2016/TT – BTC về việc hƣớng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ thay thế quyết định 48/2006/QĐ – BTC. Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng (1) Trƣờng hợp bán hàng trực tiếp cho khách hàng TK 911 TK 511 TK131/111/112 Kết chuyển DTT Doanh thu bán hàng TK 111/112/131 Các khoản giảm trừ doanh thu TK 3331 Thuế GTGT Thuế GTGT đầu ra Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo phương thức bán hàng trực tiếp.

(2) Trƣờng hợp bán hàng trả chậm, trả góp 511 131 Doanh thu bán hàng Tổng số tiền (ghi theo giá bán trả tiền ngay) còn phải thu của 333(33311) khách hàng Thuế GTGT đầu ra 111,112 515 338(3387) Số tiền đã thu Định kỳ, kết chuyển Lãi trả góp hoặc doanh thu là tiền lãi phải lãi trả chậm phải của khách hàng thu của từng kỳ thu của khách hàng Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo phương thức trả chậm, trả góp 7 (3) Trƣờng hợp bán hàng theo phƣơng thức hàng đổi hàng TK 511 TK 131 TK 152/156/211 Doanh thu bán hàng Giá chƣa VAT TK 33311 TK 133 Thuế GTGT đầu ra VAT TK 111/112 Thu thêm tiền Hoặc thanh toán thêm tiền Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo phương thức hàng đổi hàng. (4) Trƣờng hợp bán hàng theo phƣơng thức hàng đại lý TK 511 TK 331 chủ hàng TK 111/112 Hoa hồng chƣa VAT Thu tiền bán hàng từ khách hàng ( giá bán cả VAT) TK 3331 VAT TK 111/112 Số tiền còn phải trả cho chủ hàng TK 6421 TK 511 TK 131 đại lý Hoa hồng chƣa VAT Giá bán chƣa VAT TK 133 Thuế GTGT TK 3331 đƣợc khấu trừ VAT TK 111/112 Số tiền hàng còn lại Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo phương thức đại lý 8 (5) Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh ”, kế toán ghi: Nợ TK 511- Doanh thu thuần về bán hàng (TK cấp 2 phù hợp ) Có TK 911- Xác định kết quả kinh doanh 1. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 1. Các khoản giảm trừ doanh thu là các khoản nhƣ: chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại, thuế GTGT phải nộp theo phƣơng pháp trực tiếp và thuế xuất nhập khẩu.

Các khoản giảm trừ doanh thu là cơ sở để tính doanh thu và kết quả kinh doanh trong kỳ kế toand. Các khoản giảm trừ doanh thu phải đƣợc phản ánh, theo dõi chi tiết, riêng biệt từng tài khoản kế toán phù hợp, nhằm cung cấp thông tin kế toán để lập báo cáo tài chính. Chứng từ và tài khoản sử dụng.  Chứng từ sử dụng:  Hóa đơn GTGT  Hóa đơn bán hàng  Phiếu nhập kho  Phiếu xuất kho  Tài khoản sử dụng: TK 511: Theo thông tƣ 133/2016/TT- BTC các khoản giảm trừ doanh thu ghi trực tiếp vào bên Nợ TK 511.

 Trình tự hạch toán: TK 111,112,131 TK 511 Khi phát sinh các khoản chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại TK 333 Giảm giá các khoản thuế phải nộp Sơ đồ 1.5: Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 9 1. Kế toán giá vốn hàng bán 1.1 Xác định trị giá vốn hàng hoá xuất bán Trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ đƣợc xác định nhƣ sau Trị giá vốn Trị giá mua Chi phí thu mua hàng hoá = hàng hoá + phân bổ cho xuất bán xuất bán hàng xuất bán Trị giá trị mua của hàng hoá xuất bán đƣợc xác định bằng một trong các phƣơng pháp sau: *Phương pháp giá thực tế đích danh: Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng trong trƣờng hợp doanh nghiệp quản ký hàng hóa theo từng lô hàng nhập. Hàng xuất kho của lô hàng nào thì lấy đơn giá của lô hàng đó để tính. Phƣơng pháp này thƣờng sử dụng với những loại hàng có giá trị cao, thƣơng xuyên cải tiến mẫu mã chất lƣợng.

* Phương pháp bình quân gia quyền: Là phƣơng pháp căn cứ vào giá trị hàng tồn kho đầu kì và giá trị hàng nhập trong kì để tính giá bình quân của 1 đơn vị hàng hóa. Sau đó tính giá trị hàng hóa xuất kho bằng cách lấy số lƣợng hàng hóa xuất kho nhân với giá đơn vị bình quân. * Phương pháp nhập trước-xuất trước(FIFO): Phƣơng pháp này dựa trên giả thuyết là hàng hóa nhập trƣớc thì sẽ xuất trƣớc. Do đó, giá trị hàng hóa xuất kho đƣợc tính hết theo giá nhập kho lần trƣớc rồi mới tính tiếp giá nhập kho lần sau.

Nhƣ vậy giá trị hàng hóa tồn sẽ đƣợc phản ánh với giá trị hiện tại vì đƣợc tính giá của những lần nhập kho mới nhất. Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hóa xuất bán đƣợc xác định nhƣ sau: Chi phí thu mua Chi phí thu phân bổ cho + mua phát sinh Trị giá mua Chi phí thu mua hàng tồn đầu kỳ trong kỳ hàng hoá phân bổ cho hàng = X Trị giá mua Trị giá mua xuất bán hoá xuất bán hàng tồn + hàng nhập trong kỳ đầu kỳ trong kỳ 10 1. Chứng từ sử dụng  Phiếu nhập kho, phiếu chi, biên bản kiểm kê hàng hóa…  Phiếu xuất kho, phiếu xuất vật tƣ…  Hóa đơn GTGT 1.3 Tài khoản sử dụng - Kế toán sử dụng TK 632 “Giá vốn hàng bán” - Nội dung tài khoản: Phản ánh toàn bộ giá trị hàng hóa mà doanh nghiệp đã tiêu thụ trong kỳ. - Kết cấu tài khoản : Bên Nợ Bên Có - Trị giá vốn của hàng hóa, sản phẩm sản xuất trong kỳ.